大數(shù)據(jù)視域下高職院校檔案信息化管理研究

朱紅茹

摘要：目前高職院校檔案信息化建設(shè)如火如荼，但也存在著檔案管理人員職業(yè)能力尚待提高、檔案信息化管理安全體系尚需健全以及數(shù)字檔案資源建設(shè)滯后等問題。提升高職院校檔案信息化建設(shè)水平，必須強(qiáng)化人員培訓(xùn)，不斷完善監(jiān)管制度，推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案管理；信息化；大數(shù)據(jù)

20世紀(jì)90年代以來，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和高等職業(yè)教育事業(yè)的高速發(fā)展，高職院校檔案工作呈現(xiàn)出數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢(shì)，高職院校檔案管理信息化需求日益迫切。由于大數(shù)據(jù)時(shí)代信息具有不可分割的整體價(jià)值，數(shù)據(jù)庫(kù)與眾多的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)均屬于檔案信息資源主要組成部分，因此信息幾乎承載了檔案的全部屬性。本文以大數(shù)據(jù)時(shí)代為背景，以南京交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，以檔案管理模式、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息平臺(tái)建設(shè)等方面為切入點(diǎn)，結(jié)合南京交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院實(shí)際工作中檔案信息化建設(shè)與利用的具體實(shí)例，探索高職院校檔案信息化建設(shè)存在的一些問題，以期進(jìn)一步提升高職院校檔案管理水平，提高檔案的使用效率。

一、高職院校檔案信息化管理勢(shì)在必行

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來沖擊著整個(gè)世界，變革著人們的生活、工作和思維方式。在此背景下，高職院校的檔案管理工作也不斷呈現(xiàn)出新特點(diǎn)、新趨勢(shì)。伴隨著影像技術(shù)、電子技術(shù)等現(xiàn)代化手段的廣泛運(yùn)用，在從傳統(tǒng)實(shí)體檔案館向現(xiàn)代檔案館成功轉(zhuǎn)型之后，高職院校檔案館建設(shè)進(jìn)一步向智慧檔案館方向邁進(jìn)，并將最終實(shí)現(xiàn)檔案信息化與檔案服務(wù)體系深度融合。

具體而言，大數(shù)據(jù)視域下高職院校檔案信息化管理必要性體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，有利于保護(hù)高職院校各類檔案資源，進(jìn)而確保檔案收集的完整性。大數(shù)據(jù)時(shí)代，高職院校檔案管理已非傳統(tǒng)檔案管理思維所能包涵，它在發(fā)展理念上更加注重全數(shù)據(jù)處理方式。在此處理方式指引下，高職院校檔案來源渠道得以“拓寬”，實(shí)現(xiàn)了將所有信息攬入檔案中，進(jìn)而使檔案資源收集范圍“大舉擴(kuò)張”，高職院校各種類型檔案資源的保存呈現(xiàn)欣欣向榮之勢(shì)。在此背景下，保障高職院校檔案全數(shù)據(jù)的完整性成為可能。南京交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院在組織學(xué)生參加各級(jí)各類職業(yè)技能大賽時(shí)，對(duì)于參賽材料的收集高度重視，從學(xué)校層面建立了完備的檔案收集制度，各部門、各院系分工明確，確保責(zé)任層層落實(shí)。如校內(nèi)舉行的學(xué)生實(shí)踐技能大賽，由教務(wù)處統(tǒng)籌安排各項(xiàng)賽事，各二級(jí)院系結(jié)合專業(yè)開設(shè)情況，自主確定賽項(xiàng)、自行組織初賽，教務(wù)處確定決賽時(shí)間，各二級(jí)院系組織決賽后，將賽果上報(bào)至教務(wù)處，再報(bào)請(qǐng)學(xué)校發(fā)文，統(tǒng)一加以表彰。整個(gè)賽事所涉及的賽項(xiàng)論證、參賽組織、賽場(chǎng)布置、競(jìng)賽實(shí)施、賽事評(píng)判、賽果匯總、表彰嘉獎(jiǎng)等諸多環(huán)節(jié)，所有的原始檔案材料，均采取了數(shù)字化的歸檔模式。這種信息化的建檔模式，可以全方位地對(duì)近2000名參賽選手的參賽全程做到細(xì)節(jié)化再現(xiàn)。傳統(tǒng)的檔案管理方法，顯然無法在空間節(jié)約及檢索便利等方面與之抗衡。

其次，高職院校檔案的信息化管理有利于優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)工作流程，提升工作能力。由于大數(shù)據(jù)所具有的云計(jì)算、云存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)挖掘和分析等方面的特征，使得建立高職院校檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)與應(yīng)用平臺(tái)成為可能，進(jìn)而構(gòu)建高職院校檔案“收”“管”“用”的全流程控制、全技術(shù)支持、全智能服務(wù)系統(tǒng)，并與國(guó)家對(duì)檔案工作的要求高度契合。南京交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院依托智慧校園建設(shè)工程，正著力構(gòu)建一套檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，通過渠道細(xì)化、源頭收集等舉措，把原始檔案的收集細(xì)分到各二級(jí)院系、各職能部門。各院系（部門）的兼職檔案員及時(shí)將工作中產(chǎn)生的原始檔案以數(shù)據(jù)化的形式采集到系統(tǒng)中，再通過甄別、分類、歸檔等后續(xù)環(huán)節(jié)，進(jìn)一步加工整理后予以建檔。前述學(xué)生實(shí)踐技能大賽所形成的大量檔案，即通過此種方式得以建立。再以目前在高職院校中廣泛采用的畢業(yè)設(shè)計(jì)實(shí)習(xí)系統(tǒng)為例，畢業(yè)生、指導(dǎo)教師、系部、企業(yè)等各角色在畢設(shè)進(jìn)程中產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)，借助信息化管理，學(xué)?？梢宰龅诫S時(shí)調(diào)閱、即時(shí)管控、永久可查，保證了檔案工作的高效。

第三，高職院校檔案的信息化管理有利于檔案信息增值，提升其服務(wù)高職院校、社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的多重效益。高職院校檔案管理的最終價(jià)值體現(xiàn)在其利用率上，而將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入高職院校檔案管理軟件與系統(tǒng)，可充分發(fā)掘高職院校檔案的價(jià)值，最終實(shí)現(xiàn)其在教育主管部門、高職院校與行業(yè)企業(yè)間共享。例如，用人單位到南京交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院招聘時(shí)，可以通過調(diào)閱某同學(xué)自入校以來在各年度實(shí)踐技能大賽中的具體賽事信息，側(cè)面了解其專業(yè)興趣與專業(yè)特長(zhǎng)，在一定程度上為其未來職業(yè)定位與發(fā)展提供借鑒；通過調(diào)閱學(xué)工系統(tǒng)的專項(xiàng)數(shù)據(jù)庫(kù)，可以對(duì)某位同學(xué)的未來職業(yè)前景做出預(yù)判。而在校、行、政、企融合辦學(xué)的實(shí)踐探索中，學(xué)校與合作單位也可通過對(duì)某專業(yè)學(xué)生各類檔案數(shù)據(jù)的跟蹤分析，為人才培養(yǎng)“把脈”“開方”“施藥”，有效提高人才培養(yǎng)質(zhì)量及其與社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、區(qū)域發(fā)展的契合度。

二、大數(shù)據(jù)視域下高職院校檔案信息化管理困局

1.檔案管理人員職業(yè)能力尚待提高。高職院校檔案信息化管理是當(dāng)下大數(shù)據(jù)信息技術(shù)應(yīng)用的必然要求，檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)對(duì)高職院校檔案管理人員職業(yè)技能提出了更高的要求。受高職教育發(fā)展歷史相對(duì)較短等因素所限，目前高職院校檔案管理人員大多非檔案學(xué)專業(yè)出身，檔案專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備較少，不少人尚未達(dá)到高職院校檔案工作應(yīng)有的專業(yè)技術(shù)水平。另外，部分高職院校檔案管理人員只是初步掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，較高層次的通信技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還是其短板。鑒于高職院校檔案信息化管理并非是一成不變的重復(fù)性勞動(dòng)，它需要檔案管理人員不斷提升知識(shí)素養(yǎng)，因此可以說，高職院校缺乏既能熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)又精通高職院校檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。以南京交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，3名專職檔案管理人員中，2人為文秘專業(yè)出身，雖具備一定的檔案知識(shí)，但在具體的檔案管理工作中，仍時(shí)而暴露出專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備不足、信息化管理水平低的問題。而各二級(jí)院系及職能部門的兼職檔案管理員，專業(yè)背景更是五花八門，普遍缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)。此現(xiàn)狀與高職院校內(nèi)涵建設(shè)以及構(gòu)建現(xiàn)代化職教體系背道而馳，因此加強(qiáng)對(duì)高職院校檔案管理人員培訓(xùn)已經(jīng)刻不容緩。

2.檔案信息化管理安全體系尚需健全。檔案信息化管理必然與信息化安全如影隨形，這就決定了在高職院校檔案信息化管理中，必須將信息安全放在重要位置，以保障高職院校檔案信息化工作順利推進(jìn)。鑒于高職院校檔案主管部門在檔案信息化管理過程中管理風(fēng)格與目標(biāo)要求的差異性，使得高職院校檔案信息化管理在確定性與集中性等方面存在著缺失[1]，因此高職院校檔案信息化管理存在著一定的安全漏洞。這種安全漏洞最具代表性的就是信息傳輸?shù)耐ǖ绬栴}。目前的高職院校，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的采集與傳輸，普遍做法是通過即時(shí)通訊軟件等公共渠道加以實(shí)現(xiàn)，一旦某一終端出現(xiàn)安全漏洞，則會(huì)帶來整個(gè)局部網(wǎng)絡(luò)的安全風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)由于校園內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部公用網(wǎng)絡(luò)之間存在較多的鏈接，同樣也會(huì)增加這種信息化管理的安全風(fēng)險(xiǎn)。鑒于安全性是保障檔案信息化管理正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基石，當(dāng)下存在的安全漏洞將對(duì)高職院校檔案信息化管理的成效產(chǎn)生非常重要的影響。

3.數(shù)字檔案資源建設(shè)滯后。目前，雖然高職院校檔案信息化建設(shè)如火如荼，但必須引起注意的是，高職院校檔案管理中，傳統(tǒng)的實(shí)體檔案仍是檔案管理的主要對(duì)象。由于這些高職院校實(shí)體檔案多以案卷級(jí)文件級(jí)目錄呈現(xiàn)，因而建立在此基礎(chǔ)上的數(shù)據(jù)庫(kù)多呈現(xiàn)出內(nèi)存化及信息化水平較低等共同特征。如日益受到廣泛關(guān)注的職業(yè)技能大賽，其檔案管理即存在較為明顯的信息化滯后。大部分高職院校對(duì)各項(xiàng)賽事，從參賽項(xiàng)目選擇、參賽選手選拔與培訓(xùn)、指導(dǎo)教師選定，到備賽進(jìn)程的跟蹤監(jiān)督、適時(shí)調(diào)整，進(jìn)而包括比賽的詳細(xì)進(jìn)程、賽果分析，普遍存在檔案資料收集不完備的現(xiàn)象，更遑論職業(yè)技能大賽檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。至于借此提升今后各項(xiàng)賽事備賽工作的科學(xué)化、精細(xì)化，更是無從談起了。這種現(xiàn)狀與大數(shù)據(jù)時(shí)期高職院校檔案管理發(fā)展方向相悖，須加大高職院校檔案信息化建設(shè)力度，迅速提升高職院校檔案管理案卷級(jí)文件級(jí)目錄信息化水平，使其實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。由此可見，加快高職院校數(shù)字檔案資源建設(shè)應(yīng)是近期高職院校檔案工作的重點(diǎn)。

三、大數(shù)據(jù)視域下提升高職院校檔案信息化管理水平的路徑

1.強(qiáng)化人員培訓(xùn)。與過去高職院校檔案“勞動(dòng)密集型”管理有所不同的是，當(dāng)下高職院校檔案管理信息化氛圍越來越濃厚，這在大數(shù)據(jù)大行其道的今天表現(xiàn)得更為突出。在此背景下，高職院校檔案管理人員的職業(yè)能力面臨著新的挑戰(zhàn)，其對(duì)數(shù)字化的“敏感度”也需要不斷提升，即不僅需要提升高職院校檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，同時(shí)還需提升其信息化技能和素養(yǎng)。為了應(yīng)對(duì)上述挑戰(zhàn)，高職院校檔案管理在不斷強(qiáng)化計(jì)算機(jī)設(shè)備建設(shè)和改善網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等數(shù)字化“硬件”系統(tǒng)的同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)新型信息技術(shù)使用的培訓(xùn)，這樣才能使高職院校檔案管理人員擺脫重復(fù)勞動(dòng)，進(jìn)而提升其投入工作的熱情，提高高職院校檔案管理的效能。有鑒于此，南京交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院在檔案信息化建設(shè)工作中尤其注重對(duì)信息化人才的培養(yǎng)。在實(shí)際工作中，結(jié)合對(duì)學(xué)生職業(yè)技能大賽檔案的收集整理，學(xué)校通過不同范圍、不同層次的各類短期培訓(xùn)班，對(duì)所有兼職檔案人員進(jìn)行了計(jì)算機(jī)技能及信息化管理培訓(xùn)。通過“計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)全覆蓋”和“檔案信息化培訓(xùn)全覆蓋”，促使全體兼職檔案管理人員掌握檔案信息化基礎(chǔ)知識(shí)；通過“專項(xiàng)活動(dòng)專人指導(dǎo)”和“特定部門專人對(duì)接”，把指導(dǎo)送上門，檔案信息化管理中出現(xiàn)的問題力爭(zhēng)在現(xiàn)場(chǎng)加以解決。如在該校組織參加第十一屆全國(guó)交通運(yùn)輸行業(yè)“行云新能杯”汽車維修工（學(xué)生組）職業(yè)技能大賽江蘇省選拔賽過程中，正是由于有專業(yè)檔案管理人員及時(shí)提醒系部兼職檔案管理員，再由其提醒現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)教師收集整理選手訓(xùn)練過程中的任務(wù)工單、訓(xùn)練圖像等資料，才保證了整項(xiàng)賽事檔案資料得到妥善的信息化保存，為今后類似賽項(xiàng)積累了寶貴檔案資料。

2.完善監(jiān)管制度。南京交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院十分注重檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）等有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，明確了檔案管理人員的崗位職責(zé)，制定了檔案設(shè)備的管理、利用制度，檔案信息化管理業(yè)務(wù)規(guī)范，涵蓋信息安全、網(wǎng)絡(luò)安全及硬件安全的安全管理制度；規(guī)范了信息化條件下的檔案收集、整理、歸檔、管理、利用等各環(huán)節(jié)操作流程。

在大數(shù)據(jù)背景下，目前高職院校檔案信息化管理所使用的分布式構(gòu)架技術(shù)尚處在不斷完善階段，而高職院校檔案信息化管理所具有的開放性與多樣性特征使其信息安全備受關(guān)注，強(qiáng)化高職院校檔案信息化管理安全已刻不容緩[2]。面對(duì)如此嚴(yán)峻狀況，高職院校檔案信息化管理應(yīng)不斷完善檔案管理監(jiān)管制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案信息化管理的信息準(zhǔn)入制度，這樣才有可能使高職院校檔案信息化管理處于較為安全的狀態(tài)。同時(shí)，應(yīng)加大對(duì)高職院校檔案建設(shè)的投入，以保障高職院校檔案管理部門打造其檔案信息化管理平臺(tái)以及相關(guān)的安保體系。

3.推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。提升高職院校檔案信息化管理水平，應(yīng)著力打造高職院校檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，從而擴(kuò)大高職院校檔案信息受眾面。在推進(jìn)高職院校檔案信息化管理過程中，其文件保管形式已經(jīng)從紙質(zhì)向電子化轉(zhuǎn)型，檔案業(yè)務(wù)管理效能大為提高，高職院校檔案管理開始向名副其實(shí)的數(shù)字化邁進(jìn)。國(guó)務(wù)院頒布的《國(guó)家職業(yè)教育改革實(shí)施方案》明確要求：加快推進(jìn)職業(yè)教育國(guó)家“學(xué)分銀行”建設(shè)，從2019年開始，探索建立職業(yè)教育個(gè)人學(xué)習(xí)賬號(hào)，實(shí)現(xiàn)學(xué)習(xí)成果可追溯、可查詢、可轉(zhuǎn)換。這實(shí)質(zhì)上從國(guó)家層面闡明了高職院校檔案信息化管理工作的重大意義，同時(shí)也為此項(xiàng)工作的長(zhǎng)期穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展指明了方向。

信息化技術(shù)革新日新月異，高職院校檔案信息化管理從業(yè)人員應(yīng)樹立危機(jī)意識(shí)，不斷加大數(shù)字化技術(shù)在高職院校檔案信息化管理中的深度與廣度，使高職院校檔案管理在“全數(shù)據(jù)模式”與云計(jì)算等信息化技術(shù)幫助下做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷提升檔案信息化管理水平。

注釋及參考文獻(xiàn)

[1]李小晨.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理探討[J].云南檔案，2013（10）：48-50.

[2]蘭祝剛，惠英，李剛.大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案工作[J].中國(guó)檔案，2013（9）：74-75.