姚珍
摘 要:在現(xiàn)代信息社會中,信息技術廣泛應用,這給檔案管理帶來了機遇和挑戰(zhàn),更多的是機遇。隨著社會檔案信息需求的增強,實際檔案查閱利用具體工作中,經(jīng)常會出現(xiàn)查閱準確度不高、效率低下等問題,所以提升檔案管理的工作水平,推行檔案工作的信息化建設,不僅意義重要,而且亟待解決。實施檔案信息化建設,可以有效提升檔案工作的自動化水平,保護檔案實體的安全,提供便捷檔案的査詢,充分發(fā)揮檔案的價值作用。各單位必須結(jié)合實際工作情況,抓緊開展和有效推進檔案工作的信息化建設,讓檔案管理在信息化條件下管理更加規(guī)范,查閱利用更加便捷高效。
關鍵詞:檔案信息;檔案管理工作
一、檔案信息化建設的重要性
數(shù)字化時代,檔案作為重要的信息資源,社會需求度和關注度越來越高,檔案管理的工作任務也越來越重。在檔案管理工作中,只有不斷創(chuàng)新管理理念和工作方式,增強檔案管理的規(guī)范化、標準化,才能有效地提升工作水平和工作效率,這就需要開展檔案信息化建設工作。首先是通過開展檔案管理信息化建設工作,充分將單位工作中形成的各種資料、文件、相關數(shù)據(jù)及時在線地收集起來,建立檔案數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng),齊全完整地收集各種檔案信息資源,形成寶貴的數(shù)據(jù)資源庫。其次是在實施檔案信息化建設管理,可以大幅提升單位收錄、保管以及檢索、利用檔案信息的效率。檔案在其各項工作中是貫穿始終的,必須充分保證檔案內(nèi)容的準確性、完整性。信息化形式的檔案更便于建立、査找。再次是改變傳統(tǒng)的檔案保管方式。隨著信息化水平得到提高,不僅可以更為便捷地錄入信息,而且可以有效保存檔案信息,不需要大量庫房空間,也不需要檔案裝具等設備,管理更加簡單高效,存儲空間更加廣泛。
二、檔案信息化建設存在的問題
(一)缺乏專業(yè)技術人員
由于檔案信息化建設重視程度不夠,對信息化建設重要性和緊迫性認識不足,在檔案管理人員配備方面,往往注重政治堅定,有文字水平和檔案管理經(jīng)驗的人負責檔案管理工作,忽略了檔案信息技術人員的培養(yǎng)和配備。在檔案管理信息化建設方面,需要檔案管理崗位的工作人員要有更多的信息專業(yè)技能,但是從大部分基層單位的現(xiàn)狀來看,檔案管理工作人員不僅在專業(yè)知識方面有一定欠缺,而且在專業(yè)能力等方面的培訓也遠遠不夠,缺乏既懂檔案業(yè)務知識,又懂計算機信息技術的復合型人才,這樣就影響了檔案管理信息化建設的進程,檔案信息化建設與檔案管理脫節(jié)的現(xiàn)象大量存在。
(二)檔案管理制度滯后
目前,各單位檔案室都懸掛或者張貼了一些檔案管理制度,比如:檔案收集、檔案保管、檔案利用、檔案保密等很多相關的管理制度,但是這些制度在一定程度上形同虛設,在實際工作中沒有真正貫徹執(zhí)行,與工作實際不相匹配,這些管理制度在一定程度上滯后于工作需要,存在一定欠缺。這樣由于制度方面的欠缺,造成檔案管理相關制度缺乏執(zhí)行力,工作隨意性較大,影響檔案管理工作的有效開展,檔案管理缺乏科學規(guī)范標準,影響檔案信息化建設的進程。
(三)投入不足
檔案信息化建設是一項龐大的系統(tǒng)工程,需要投入大量的資金、設施設備和人才支撐。例如在檔案管理軟件方面,需要專業(yè)人員根據(jù)檔案工作實際,開發(fā)適應管理要求的管理軟件,這樣就需要投入一定的研發(fā)經(jīng)費,邀請專業(yè)技術團隊提供信息技術支持。另一方面也需要龐大的資金購買計算機、掃描儀、存儲器等數(shù)字化設施設備。因此,很多單位在檔案管理信息化建設緩慢,甚至停留在過去的僅僅將檔案目錄實施了數(shù)字化,簡單應對目錄查閱,具體文字內(nèi)容還需要到庫房調(diào)閱實體紙質(zhì)檔案,本質(zhì)上查閱利用和管理還是停留在傳統(tǒng)手工階段。還有一些單位所做的檔案管理信息化工作,沒有專門的管理軟件,僅僅是對一些紙質(zhì)的檔案資料進行簡單掃描,制成電子檔案掃描件,技術含量低下,不成體系。
三、檔案信息化建設的策略
(一)提高認識,強化領導
檔案管理是單位的基礎性保障工作,是其他各項工作的有力支撐,只有切實做好檔案管理工作,確保檔案資料的完整性以及準確性,開發(fā)利用檔案信息進行總結(jié)工作,研究解決實際問題,形成科學決策,才能提高工作效率。在這個意義上,提高單位全員檔案意識勢在必行,這是做好檔案管理各項工作的重要基礎。只有認識到檔案管理工作的重要性,才能更好地做好檔案管理信息化建設工作。要將檔案信息化建設納入單位工作議事日程??茖W研究實施,不斷加大資金和人力投入,加強基礎設施建設、軟硬件建設,打造檔案信息資料的網(wǎng)絡系統(tǒng),應用檔案資科數(shù)字化設備,推進檔案信息化建設,最終打造檔案數(shù)字化館室,便捷高效地提供利用和搞好檔案信息資源開發(fā),發(fā)揮好檔案的價值作用。
(二)抓好基礎,穩(wěn)步推進
要把檔案信息化建設納入?yún)^(qū)域總體規(guī)劃,與地方政務建設和大數(shù)據(jù)建設同步規(guī)劃,共同實施。例如在智慧城市建設中,將檔案信息資源納入建設開發(fā)內(nèi)容,這樣借力搞好檔案數(shù)字信息化建設,也有利于與與各部門聯(lián)系溝通,獲得支持,形成合力,便于宏觀調(diào)控,從而打造更為統(tǒng)一、集中、高效、規(guī)范的檔案信息管理制度。
(三)加強人才隊伍建設
檔案信息化建設,人才是關鍵,沒有人才的支撐就等于“有米無巧婦”,致使檔案資源躺在館室“睡大覺”,致使資源的嚴重浪費。有規(guī)劃的加強人オ引進、教育培訓等方法,逐步建立起檔案信息化建設管理隊伍,為檔案管理長遠健康發(fā)展打好關鍵基礎。在檔案信息資料的錄入、保存的過程中,應該妥善開展檔案信息的綜合分類工作,讓各類檔案信息、資料的結(jié)構(gòu)充分優(yōu)化,從而更為有效地在部門間共享資源。通過編纂檔案信息目錄,對檔案資料進行標引以及分類,讓檔案信息的資料內(nèi)容更為科學有序,便于査詢,提升工作效率。另外要《電子文件管理規(guī)范標準要求》,加強檔案標準規(guī)范方面的建設,充分保證電子檔案信息內(nèi)容的安全和規(guī)范管理。
(四)確保檔案信息資源安全
由于檔案信息化后檔案信息以數(shù)字化形式存儲,便于數(shù)字傳輸,容易不留痕跡的復制拷貝,特別是在互聯(lián)網(wǎng)條件下,檔案數(shù)據(jù)更容易失竊或者丟失,所以在推進檔案信息化建設工作中,應該注重采取安全防范措施,比如實施物理隔離、異地備份、打造防火墻等安全技術,確保檔案信息資源的絕對安全,這是開展檔案管理信息化建設工作的前提。
綜上所述,檔案信息化建設是一項系統(tǒng)工程,更是檔案管理工作的必然要求,需要高度重視,科學規(guī)劃,穩(wěn)步推進,才能有效提高檔案信息化管理水平,充分發(fā)揮檔案資料所具有的重要價值。