加強(qiáng)辦公室精細(xì)化管理

馬磊

【摘 ?要】辦公室行政精細(xì)化管理是提高辦公室管理水平的關(guān)鍵路徑，對(duì)我們更好地落實(shí)辦公室管理工作起著至關(guān)重要的作用。一定要建立精細(xì)化管理概念，形成精細(xì)化工作習(xí)性，經(jīng)過(guò)制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，切實(shí)推動(dòng)精細(xì)化管理的發(fā)展進(jìn)程。

【關(guān)鍵詞】辦公室;精細(xì);管理;策略

辦公室行政管理在廣義上包含行政管理、辦公管理、人力資源管理、財(cái)會(huì)管理四個(gè)層面;狹義上指的是以行政部門為主，負(fù)責(zé)行政事務(wù)和辦公事務(wù)，詳細(xì)包含有關(guān)制度的制定和實(shí)行推進(jìn)、平時(shí)辦公事務(wù)管理、秘書(shū)工作、文件管理、會(huì)議管理、公關(guān)事務(wù)管理、辦公物品管理，還觸及到生活后勤管理、車輛、安保管理等等。

1、辦公室精細(xì)化管理的必要性

辦公室精細(xì)化管理一方面是實(shí)際競(jìng)爭(zhēng)的需求，另一方面還是辦公室改變管理模式、提升管理水平的必經(jīng)之路。辦公室工作沒(méi)有小事，辦公室經(jīng)過(guò)辦文、辦事、辦會(huì)時(shí)候的所有事情、所有細(xì)節(jié)反映工作成效和服務(wù)質(zhì)量，繼而展現(xiàn)其管理水平、小事處理不好、細(xì)節(jié)處理不妥當(dāng)、就會(huì)導(dǎo)致整個(gè)大局受影響，可能還會(huì)導(dǎo)致工作上嚴(yán)重的失誤，一個(gè)電話記錄做得不好就可能對(duì)校領(lǐng)導(dǎo)的工作行程甚至學(xué)校部分工作造成直接影響。一個(gè)數(shù)字、一個(gè)標(biāo)記、一個(gè)字、一個(gè)詞的失誤就很可能影響到職員對(duì)領(lǐng)導(dǎo)意思的了解和清晰，工作人員的言行舉止還有對(duì)所有工作細(xì)節(jié)的解決都有很大的關(guān)聯(lián)，直接反映出辦公室大體上的工作情況，服務(wù)水平和工作成效。

俗話說(shuō)，細(xì)節(jié)決定成敗，將來(lái)的競(jìng)爭(zhēng)主要體現(xiàn)在細(xì)節(jié)的競(jìng)爭(zhēng)上。最近幾年，管理學(xué)領(lǐng)域重新審查和掌握傳統(tǒng)的管理行為，在現(xiàn)有的管理學(xué)理論的根基上開(kāi)展豐富和發(fā)展，發(fā)表“精細(xì)化管理”的新觀念，辦公室工作需要緊跟時(shí)代的腳步，順應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展特征，在精細(xì)化的管理方面付出精力，建設(shè)規(guī)范的、效率高的辦公室行政管理機(jī)制和運(yùn)作體系。需要辦公室人員形成嚴(yán)格謹(jǐn)慎、周全的工作風(fēng)格，以嚴(yán)格謹(jǐn)慎、仔細(xì)的態(tài)度解決所有的文件、所有的會(huì)議、所有領(lǐng)導(dǎo)安排要處理的事務(wù)、注重細(xì)節(jié)、保障效率高且沒(méi)有失誤，切實(shí)提升“三服務(wù)”的實(shí)際效率和功能，落實(shí)可持續(xù)性發(fā)展。實(shí)行精細(xì)化管理還是一切辦公室提升管理水平的必經(jīng)之路，一是只有經(jīng)過(guò)清晰的目的任務(wù)、知道自己的職責(zé)，才可以確保“三服務(wù)”全方位涉及、沒(méi)有任務(wù)空隙、沒(méi)有空缺位置、不遺漏任務(wù)，才可以有效減少辦公營(yíng)運(yùn)的成本，避免損失和浪費(fèi)的情況出現(xiàn)，二是只有經(jīng)過(guò)平常基本工作的量化，才可以切實(shí)做到公平公正，平等地看待每一位職員，對(duì)員工的工作成果開(kāi)展客觀、公平的評(píng)定，才可以更好地展現(xiàn)標(biāo)桿的鼓舞作用，讓員工意識(shí)到自己的優(yōu)勢(shì)和不足，加強(qiáng)員工的主動(dòng)性和創(chuàng)造性，提高員工綜合素養(yǎng)，服務(wù)水平和工作效能。

2、辦公室行政管理精細(xì)化的現(xiàn)實(shí)意義

精細(xì)化管理是一種管理理念，從辦公室行政管理精細(xì)化的現(xiàn)實(shí)意義上看，主要表現(xiàn)在三個(gè)方面，分別是加強(qiáng)辦公室內(nèi)部溝通、規(guī)范員工的日常行為、提高辦公室運(yùn)行效率，其具體內(nèi)容如下：

2.1加強(qiáng)辦公室內(nèi)部溝通

加強(qiáng)辦公室內(nèi)部溝通是辦公室行政管理精細(xì)化的現(xiàn)實(shí)意義之一。溝通效果決定管理效率，辦公室是承上啟下、溝通內(nèi)外、聯(lián)系四面八方的樞紐，行政管理精細(xì)化可以將工作流程化繁為簡(jiǎn)，推動(dòng)各項(xiàng)工作朝著既定目標(biāo)前進(jìn)，使內(nèi)部溝通可以起到事半功倍的效果。

2.2規(guī)范員工的日常行為

規(guī)范員工的日常行為是辦公室行政管理精細(xì)化的又一現(xiàn)實(shí)意義。精細(xì)化管理就是以規(guī)范化為前提，辦公室行政管理精細(xì)化對(duì)員工的日常行為做了明確規(guī)定，崗位職責(zé)更加明確，管理責(zé)任更加具體，行政管理工作有章可循，這樣無(wú)疑對(duì)規(guī)范員工的日常行為大有裨益。

2.3提高辦公室運(yùn)行效率

辦公室行政管理精細(xì)化的現(xiàn)實(shí)意義還表現(xiàn)在提高辦公室運(yùn)行效率方面。辦公室行政管理精細(xì)化，就是將辦公室行政管理工作做精、做細(xì)，把整個(gè)辦公室行政與其他部門的工作有效進(jìn)行結(jié)合，及時(shí)調(diào)整各部門的工作任務(wù)，優(yōu)化工作思路，調(diào)動(dòng)他們的積極性，可以從整體上提高工作效率。因此，探索辦公室行政管理精細(xì)化的有效途徑勢(shì)在必行。

3、辦公室行政管理精細(xì)化策略

辦公室行政管理精細(xì)化，不單單是工作模式的改變，還是管理思路的轉(zhuǎn)變，要求管理人員在平時(shí)的工作中持續(xù)提升自我規(guī)范，按照精細(xì)化需求，轉(zhuǎn)變工作思想和模式，落實(shí)行政管理工作的精細(xì)化。

3.1建立精細(xì)化企業(yè)文化

企業(yè)要落實(shí)行政管理工作的精細(xì)化，一定要在企業(yè)中打造精細(xì)化企業(yè)文化。長(zhǎng)期以來(lái)，辦公室行政管理質(zhì)量太低，而且管理的過(guò)程中沒(méi)有落實(shí)量化和標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容，導(dǎo)致企業(yè)管理中成本效益無(wú)法獲得展現(xiàn)。建設(shè)精細(xì)化企業(yè)文化，有助于在企業(yè)行政管理工作中打造標(biāo)準(zhǔn)化和秩序化的管理模式。營(yíng)造精細(xì)化企業(yè)文化，要始終運(yùn)用“制度化、程序化、規(guī)范化”全方位提高辦公室精細(xì)化管理的質(zhì)量，要建設(shè)“文件處理、會(huì)議任務(wù)、公關(guān)接待、輪流值班”等各個(gè)方面的標(biāo)準(zhǔn)化工作程序，關(guān)注辦公室工作的精品概念，繼而讓辦公室成員在工作里形成精細(xì)化思想，讓企業(yè)辦公室管理落實(shí)從制度化限制轉(zhuǎn)換成文化限制，提升精細(xì)化水平。

3.2用制度化推動(dòng)精細(xì)化

落實(shí)以精細(xì)化管理文化來(lái)提高企業(yè)的發(fā)展水平，是現(xiàn)在企業(yè)管理工作的有利路徑。而怎樣在建立精細(xì)化企業(yè)文化的征程中，切實(shí)落實(shí)精細(xì)化從思想、制度到人們自主行為的改變，就是一個(gè)主要的問(wèn)題。以辦公室管理為首，要落實(shí)精細(xì)化，就一定要以合理的內(nèi)部制度管理為基本，經(jīng)過(guò)辦公室人員規(guī)范的工作行為為保障。精細(xì)化不是一步兩步就能落實(shí)的，要從精細(xì)化管理制度著手，將工作中獲得的有效管理經(jīng)驗(yàn)升級(jí)成工作制度，繼而進(jìn)一步提高辦公室員工的精細(xì)化工作水平。比如，我們辦公室在解決會(huì)務(wù)工作的時(shí)候，把平常落實(shí)的從會(huì)議目的、意義到會(huì)場(chǎng)的申請(qǐng)、再到會(huì)務(wù)的管理等多項(xiàng)會(huì)議準(zhǔn)備環(huán)節(jié)，歸納出一套規(guī)范、細(xì)化的會(huì)務(wù)工作程序，繼而推動(dòng)往后相似工作有章可依。并且實(shí)施的精細(xì)同時(shí)準(zhǔn)確。

3.3培養(yǎng)員工精細(xì)化工作習(xí)性

有優(yōu)良的觀念、良好的制度，還應(yīng)該有好的習(xí)性，長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)養(yǎng)成了粗糙的工作風(fēng)格，在精細(xì)化的管理背景下明顯已經(jīng)不符合現(xiàn)在的需求，一定要培養(yǎng)員工精細(xì)化的工作習(xí)性。一是養(yǎng)成員工任何時(shí)間地點(diǎn)歸納工作中的有效經(jīng)驗(yàn)，繼而給精細(xì)化管理打下根基。二是培養(yǎng)員工嚴(yán)禁根據(jù)程序辦事，同時(shí)對(duì)工作任務(wù)開(kāi)展分解，持續(xù)推動(dòng)精細(xì)化，落實(shí)工作任務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)，工作任務(wù)的量化審查。

結(jié)束語(yǔ)

辦公室是一個(gè)綜合、全面的辦事部門，所謂行政管理精細(xì)化，“精”就是管理質(zhì)量精益求精，“細(xì)”就是管理標(biāo)準(zhǔn)的具體量化。如何提高辦公室行政管理精細(xì)化水平是當(dāng)前辦公室管理關(guān)注的焦點(diǎn)。因此，探索辦公室行政管理精細(xì)化具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文以精細(xì)化管理為切入點(diǎn)，在概述辦公室行政管理精細(xì)化的現(xiàn)實(shí)意義的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)探討了辦公室行政管理精細(xì)化的有效途徑，以期為辦公室管理提供參考借鑒。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：國(guó)網(wǎng)山西省電力公司陽(yáng)泉供電公司）