淺析事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的重要性

張偉

摘 要：新時(shí)代下，事業(yè)單位人事檔案管理工作（以下簡稱檔案管理工作）需要進(jìn)一步加強(qiáng)規(guī)范，才能實(shí)現(xiàn)新發(fā)展，邁上新臺階。因此，事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理（以下簡稱規(guī)范化管理）無疑是為檔案管理工作的優(yōu)化升級提供了關(guān)鍵助力，而且隨著社會對檔案管理工作的認(rèn)識不斷提升，進(jìn)一步嚴(yán)抓規(guī)范化管理已經(jīng)成為了檔案管理工作中必不可少的一環(huán)，據(jù)此，本文淺析規(guī)范化管理的重要性。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案規(guī)范化管理；重要性

筆者認(rèn)為，新時(shí)代下規(guī)范化管理不僅要實(shí)現(xiàn)制度、管理模式上的革新，還要利用信息技術(shù)優(yōu)勢提升規(guī)范化管理效率，同時(shí)降低工作成本。而隨著規(guī)范化管理價(jià)值和功能的不斷拓展，檔案管理人員要深刻認(rèn)識到規(guī)范化管理的重要作用，積極研究并遵守相關(guān)的規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)，利用規(guī)范化管理實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的進(jìn)一步創(chuàng)新和發(fā)展。本文擬按照上述思路進(jìn)行分析，具體如下。

一、改變傳統(tǒng)檔案管理工作的滯后性

信息時(shí)代是一個飛速發(fā)展的時(shí)代，而傳統(tǒng)檔案管理工作由于沒有信息技術(shù)支持，所以發(fā)展速度將遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后與時(shí)代發(fā)展速度，表現(xiàn)出了嚴(yán)重的滯后性，具體來說，主要包括以下幾點(diǎn)：1、檔案利用率低，造成珍貴檔案信息流失；2、實(shí)體檔案數(shù)量龐大，占用大面積土地；3、檔案信息流通效率低，而且容易丟失和損毀；4、檔案管理耗時(shí)長、投入成本非常高。

根據(jù)上述分析，狠抓規(guī)范化管理無疑是改變傳統(tǒng)檔案管理工作的滯后性的一劑良藥。因?yàn)橐?guī)范化管理可以利用相關(guān)制度、要求以及標(biāo)準(zhǔn)來控制檔案管理工作，從而會提高檔案管理工作的整體效率和質(zhì)量，職工、部門主管和事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)都遵循相同的檔案管理準(zhǔn)則，將大大改善管理不透明、管理資源浪費(fèi)等情況。

而且在信息化時(shí)代，這樣的做法可以很好的適應(yīng)信息時(shí)代電子檔案管理的發(fā)展趨勢，保證了保證檔案資料的利用效率。隨著規(guī)范化管理的功能越來越強(qiáng)大，檔案信息化管理的水平也會水漲船高，可以說，事業(yè)單位檔案服務(wù)想達(dá)到何種層次、實(shí)現(xiàn)什么功能，規(guī)范化管理都可以以直接或者間接的方式實(shí)現(xiàn)，例如現(xiàn)在的很多檔案管理部門都通過微信管理檔案資料，那加強(qiáng)對微信的規(guī)范化管理，可以讓微信發(fā)揮更大的檔案管理價(jià)值，既方便了檔案管理工作，又在很大程度上節(jié)省了人力物力財(cái)力，可以說是一舉兩得。

二、使檔案管理工作過程簡潔可控，信息安全度提升

現(xiàn)在個地方都出臺了相應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，初衷雖然很好，但是實(shí)際操作過程中，有些管理人員卻沒有嚴(yán)格執(zhí)行這套標(biāo)準(zhǔn)，也就是說，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)形同虛設(shè)，不僅沒有很好的解決檔案的安全問題，“一人一個做法”的情況還使得檔案管理工作面臨很大的困難，而為了保證檔案管理工作能和正規(guī)流程高度契合，就必須通過規(guī)范化管理簡化整個工作流程，同時(shí)提升的安全度。

首先，規(guī)范化管理準(zhǔn)則不僅要對職工、部門主管和事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的行為進(jìn)行管理和約束，還要對檔案管理的整個過程進(jìn)行說明，而且盡量通過信息化軟件簡化工作流程，只有落實(shí)好這項(xiàng)工作，才能保證檔案借閱的過程變得更加簡潔可控，既節(jié)省了管理成本，又合理配置了管理資源，大家在借閱、處理、歸還檔案公文的時(shí)候也不會覺得麻煩，主動走正規(guī)流程。其次，規(guī)范化管理必須要對職工、部門主管和事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)限做好設(shè)定，這時(shí)非常重要的，只有不同的人擁有不同的查閱權(quán)限，才能最大限度的提升檔案信息的安全性，一旦出現(xiàn)檔案損壞、丟失的情況時(shí)，能夠根據(jù)權(quán)限范圍縮小查找范圍，更利于快速的找到責(zé)任人。

三、做到與時(shí)俱進(jìn)，推動檔案管理朝著智能化方向發(fā)展

首先，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，利用它深入挖掘檔案信息的價(jià)值已經(jīng)成為了可能，而大數(shù)據(jù)技術(shù)作為一項(xiàng)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，也必須要有一整套的規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)對其進(jìn)行管理和約束，否則將產(chǎn)生非常嚴(yán)重的后果。

當(dāng)下，許多事業(yè)單位里的檔案管理人員都或多或少的在利用大數(shù)據(jù)技術(shù)管理繁雜的檔案信息，雖然并未直接從事專業(yè)的后臺數(shù)據(jù)管理，但是也經(jīng)常會接觸后臺數(shù)據(jù)庫，所以規(guī)范化管理后臺數(shù)據(jù)庫的使用，能夠保證相關(guān)的檔案管理人員不會因?yàn)閭€人操作失誤而刪除、修改重要的檔案信息，這不僅極大提高了檔案信息的安全性，而且由于對大數(shù)據(jù)技術(shù)的集中管理，能夠在最大程度上發(fā)揮其本身的智能化功能（例如將其被引入檢索系統(tǒng)中，從而進(jìn)一步提高檢索率；將其引入數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)中，進(jìn)一步提高排錯率和排重率等等）進(jìn)一步提升檔案管理工作效率和質(zhì)量。

四、規(guī)范工作，提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

如果沒有高素質(zhì)的人才，規(guī)范化管理不僅難有生存發(fā)育的土壤，更難以實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。而在新時(shí)代下，由于檔案管理人員也必須遵守規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)，所以在很大程度上利用規(guī)范化管理能夠快速提高管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，能夠促使他們在最短時(shí)間內(nèi)改變低效、重復(fù)的檔案工作方式，從而節(jié)省不少的工作時(shí)間。

而且在信息時(shí)代下，信息的交換方式和以前大不相同，檔案信息作為信息中的一種，自然也需要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，以全新的信息交換方式體現(xiàn)自身的先進(jìn)性。而作為檔案信息管理人員，通過規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)使用電子檔案管理軟件、大數(shù)據(jù)技術(shù)，不僅能夠提升自己的信息素養(yǎng)以為他人提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，還能夠不斷增強(qiáng)其互聯(lián)網(wǎng)思維以助力規(guī)范化管理共工作的現(xiàn)代化優(yōu)化、完善和發(fā)展。

結(jié)束語：

基于對新時(shí)代（信息化時(shí)代）下規(guī)范化管理對檔案管理工作的重要作用分析可知，規(guī)范化管理的主要功能體現(xiàn)在提升檔案管理工作效率和質(zhì)量、簡化流程并提高信息安全度、實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化以及提高人員職業(yè)素養(yǎng)等四個方面。新時(shí)期，檔案管理人員對規(guī)范化管理制度、標(biāo)準(zhǔn)的研究既要穩(wěn)扎穩(wěn)打見實(shí)效，又要勇于創(chuàng)新求發(fā)展，只要秉持這樣的工作精神和態(tài)度，利用好規(guī)范化管理這一利器，就能助力檔案管理工作實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

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