如何加強高校秘書工作的辦公自動化

邢鶯芳

摘要：隨著科學技術和社會經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，特別是計算機軟硬件技術、多媒體技術的發(fā)展和廣泛應用，辦公自動化已經(jīng)越來越成為高等院校日常管理工作不可或缺的條件。高校秘書工作要積極適應辦公自動化發(fā)展要求，運用現(xiàn)代化的技術設備和科學管理手段來提高工作質(zhì)量和效率，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化和決策科學化，這也對高校辦公室秘書人員提出了新的任務和要求，只有積極主動地學習并熟練掌握運用辦公自動化，才能適應自動化環(huán)境下的高校秘書工作。文章重點就如何加強高校秘書工作的辦公自動化進行研究分析，以供參考。

關鍵詞：高校;秘書工作;辦公自動化;研究

引言

秘書這個職業(yè)是實現(xiàn)領導與外界人士溝通的最佳途徑，是人員溝通的橋梁和領導的左膀右臂，各類信息都與秘書的工作息息相關。從某種程度上講，秘書的工作看似簡單，但卻遠不只是接收、整理、交換和傳輸信息的工作。秘書開展工作的方式有很多，例如收集資料、研究政策、反映問題和提供咨詢等。正因秘書的工作不可小覷，而且辦公自動化可以提高秘書工作的辦公效率，所以現(xiàn)代化的辦公進程得以如此迅猛地發(fā)展。

1辦公自動化對秘書工作的作用

1.1有利于提高辦公室秘書人員辦理公文的效率

傳遞和辦理公文是高校辦公室秘書人員的常規(guī)工作，秘書人員要將辦公室收到的來自上級不同單位的文件整理分類，及時準確地傳給不同的領導批閱，并遵照領導指示向?qū)W校各部門傳達文件精神。在應用辦公自動化之前，高校通常采取人工的方式完成這一過程，登記收文時間、收文編號后，再按時間先后、緊急程度等次序分別傳到領導手中。有時一份文件需要經(jīng)過多個校級領導傳閱后才能作出決策，這樣文件就得在傳閱途中逗留較長的時間，容易耽誤工作進度，甚至有的文件在領導還未傳閱時就過了文件規(guī)定的辦理時限，直接造成嚴重影響。應用辦公自動化后，辦公室秘書人員可以在第一時間將收到的文件掃描，通過學校的辦公自動化系統(tǒng)分別或同時發(fā)送給不同的領導批閱。領導可以隨時隨地對文件進行瀏覽批示，即使領導在外出差開會，也能充分利用網(wǎng)絡處理學校事務，不會影響工作進展。

1.2有利于提高辦公室秘書人員的業(yè)務素質(zhì)

辦公自動化需要以計算機為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設備和先進的網(wǎng)絡通信技術，廣泛迅速地收集整理、加工存儲和提取使用信息，使辦公室秘書人員方便快捷地共享信息，但同時它也對辦公室秘書人員的業(yè)務素質(zhì)提出了更高的要求，不僅要求秘書人員具備秘書專業(yè)知識，還要熟練掌握應用自動化辦公設備和技術的能力。辦公室秘書人員要有針對性地參加辦公室業(yè)務知識的進修和培訓，提高自身業(yè)務水平，掌握現(xiàn)代化科學管理技術，這樣才能更好地適應現(xiàn)代辦公自動化的需要。

1.3有利于辦公室秘書人員之間的協(xié)同合作

辦公室工作涉及到多個環(huán)節(jié)，常常需要多個辦公室秘書之間相互協(xié)作才能完成。比如緊急通知或文件，需要多個秘書人員共同處理，如果采用傳統(tǒng)的模式，就需要傳遞多個環(huán)節(jié)，耽誤處理的時間。應用辦公自動化后，可以直接在學校內(nèi)部的辦公自動化系統(tǒng)上進行文件的群發(fā)和共享，在最快的時間內(nèi)傳遞到相關部門和人員，為秘書工作的及時性提供有力保證。

2如何加強高校秘書工作的辦公自動化

2.1積極轉變思想觀念

提高對辦公自動化的重視程度，從思想觀念上充分認識到辦公自動化實現(xiàn)的必要性和長遠功效辦公自動化是一個全新的概念，是信息社會的重要標志之一。高校秘書人員必須盡快轉變思想觀念，跟上形勢和時代的發(fā)展步伐。在高校辦公自動化大發(fā)展的新形勢下，過去那種不合時宜的舊觀念、舊框框和習慣做法已不能適應辦公室秘書工作的需要。在新的歷史發(fā)展階段，秘書人員只有更新觀念，轉變工作方法，高度重視，積極學習先進的辦公自動化思想，使辦公自動化意識成為一種“自覺”，才能確保不被時代發(fā)展、科技發(fā)展的大潮拋棄，才能保證秘書工作高效有序地運作。

2.2強化學習意識

提升自身能力辦公自動化是一個高效的人機交互系統(tǒng)，在這個系統(tǒng)中，具有現(xiàn)代思想和技能的人始終是活動的主體。作為秘書工作人員，不僅要學習秘書工作的業(yè)務知識在實際工作中加以運用，更要加強辦公自動化理論學習，接觸盡可能多的新技術，完善自己的知識結構。要積極參加辦公自動化方面的培訓，掌握一定計算機軟硬件知識。秘書工作千頭萬緒，不僅要掌握電腦、傳真機、復印機等現(xiàn)代辦公手段，尤其要掌握計算機信息處理技術和網(wǎng)絡技術，熟練使用辦公自動化軟件，有能力和有條件的甚至可以向系統(tǒng)開發(fā)等高級應用技巧發(fā)展，以適應新環(huán)境對高校秘書的新要求，充分發(fā)揮高校秘書職能。

2.3認真實踐秘書工作的規(guī)范化操作

科學有效地建立辦公自動化條件下的秘書工作規(guī)范，嚴格規(guī)范秘書工作制度和程序，逐漸地在日常工作中，把傳統(tǒng)工作環(huán)節(jié)和先進的自動化手段相結合，真正提高工作效率。辦公自動化的實現(xiàn)對日常性的事務處理有極大的幫助，但是像公文辦理、檔案管理等工作雖然運用了自動化軟件，由于這類工作有傳統(tǒng)的規(guī)范程序，例如公文辦理中的擬辦、批辦、承辦等核心環(huán)節(jié)，檔案管理中的鑒定、分類、整理等核心環(huán)節(jié)，即使在辦公自動化環(huán)境下仍要堅持規(guī)范處理，使OA與傳統(tǒng)秘書工作真正相結合。

2.4強化責任意識

辦公自動化配備了諸多設備，如沒有強烈的責任心。用完了就拉倒，很容易造成設備的人為損壞或者不必要的浪費，甚至造成泄密。要強化責任意識，精心維護，確保OA正常運轉，延長設備使用壽命，實現(xiàn)“可持續(xù)使用”。認真分析工作中所需要的信息處理功能，分清輕重緩急，把有限的辦公自動化設備與軟件用在刀刃上。

結束語

綜上所述，辦公自動化有利也有弊，但利大于弊就有發(fā)展的意義所在，辦公自動化仍處在秘書工作中的重要一環(huán)，尤其是在市場競爭力如此迅猛和信息傳播速度極快的現(xiàn)今。構筑企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)，實現(xiàn)辦公自動化，成為許多企事業(yè)單位領導和信息主管部門的主要工作。辦公自動化作為新事物已逐漸普及，它將推動秘書工作的進一步發(fā)展，使其逐步走向自動化和現(xiàn)代化的新局面。

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（作者單位：昆山登云科技職業(yè)學院）