淺析事業(yè)單位會計電算化條件下會計檔案管理問題

趙汀

[摘 要]隨著電子計算機(jī)技術(shù)的普及及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，會計電算化已成為當(dāng)今事業(yè)單位會計管理工作的主流，由此也產(chǎn)生了電算化會計檔案。本文以電算化會計檔案管理為中心，簡約介紹了電算化條件下會計檔案管理的特點，剖析了目前會計電算化現(xiàn)實工作中會計檔案管理存在的問題，提出一系列基于電算化的事業(yè)單位會計檔案管理新問題的解決方案。

[關(guān)鍵詞]電算化；會計檔案管理；事業(yè)單位

事業(yè)單位單位會計檔案是記錄和反映自身經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會計核算專業(yè)資料，具有重要的經(jīng)濟(jì)意義和法律意義。事業(yè)單位電算化會計系統(tǒng)改變了傳統(tǒng)的會計檔案物質(zhì)載體，使事業(yè)單位會計所提供的檔案信息以全新的面目出現(xiàn)，事業(yè)單位會計檔案的內(nèi)涵和外延都發(fā)生了深刻的變化，會計檔案的內(nèi)容、載體、生成、傳輸、保管呈現(xiàn)出新的特點，這需要我們不斷深入研究與總結(jié)，加強(qiáng)對事業(yè)單位電算化會計檔案的管理。

一、事業(yè)單位會計電算化檔案的特點

隨著會計電算化事業(yè)的不斷發(fā)展，各單位在實行電算化以后，產(chǎn)生了許多依附于計算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)和文件，財務(wù)人員的日常工作也需要在計算機(jī)上來完成，從而給會計檔案賦予了許多新的特點。與傳統(tǒng)的會計檔案相比，電算化會計檔案一般具有以下特點：

1.會計檔案存儲的范圍和載體擴(kuò)大了

除傳統(tǒng)概念上的會計檔案外，原手工制作的會計憑證、會計賬薄和會計報表等傳統(tǒng)意義上的會計檔案，則由計算機(jī)會計系統(tǒng)通過打印機(jī)規(guī)范打印保存或采用磁盤、光盤等磁性存儲介質(zhì)來保存。這就要求實行會計電算化核算的事業(yè)單位不僅要有電子數(shù)據(jù)，而且要保存打印輸出紙張的會計檔案，從而使得電算化會計檔案擁有雙重的會計檔案載體。

2.會計檔案保管的要求更高了

傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質(zhì)上的會計檔案必須在特定的計算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用。其受存儲介質(zhì)質(zhì)量、存放環(huán)境和存儲有效期等因素的影響很大，如果保存當(dāng)很容易遭到破壞。為了便于利用計算機(jī)進(jìn)行查詢，及在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時進(jìn)行恢復(fù)，存有會計信息的磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)都應(yīng)作為會計檔案進(jìn)行保存，直至其會計信息到保管期限為止。此外，會計電算化系統(tǒng)全套方檔資料，如存儲有程序的介質(zhì)、用戶操作手冊等資料亦應(yīng)視同會計檔案保管，保管期應(yīng)截至該系統(tǒng)停止使用，且用該系統(tǒng)備份在磁介質(zhì)及其他介質(zhì)的會計檔案已達(dá)到保管期限。[1]

3.會計檔案的保密要求提高了

由于會計數(shù)據(jù)被記錄在磁盤或光盤等磁性介質(zhì)上，因此在技術(shù)上對電子數(shù)據(jù)的非法修改可以做到不留痕跡。一旦被修改，就很難辨別出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的“原貌”；再加上會計數(shù)據(jù)的高度集中，未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，復(fù)制、偽造、銷毀事業(yè)單位重要的數(shù)據(jù)。相對于手工會計系統(tǒng)而言，利用計算機(jī)舞弊和犯罪的發(fā)現(xiàn)難度則更大，它所造成的危害和損失也更大。[2]由于事業(yè)單位從事任務(wù)的特殊性決定了事業(yè)單位會計檔案與一般的會計檔案相比具有保密性要求高、管理要求嚴(yán)等特點，這就要求事業(yè)單位會計檔案管理相應(yīng)地加強(qiáng)保密性管理。

二、事業(yè)單位電算化會計檔案管理存在的主要問題

1.電算化會計檔案管理制度有待完善

實現(xiàn)會計電算化后，會計檔案的內(nèi)容增多了，對環(huán)境的要求也高了，而很多事業(yè)單位卻沒有認(rèn)識到這些變化，認(rèn)為會計電算化僅僅是數(shù)據(jù)處理工具的變化。如電算化會計檔案的收集、管理、查閱、銷毀仍沿用手工系統(tǒng)的制度；沒有對會計電算化信息系統(tǒng)檔案保管人員的職責(zé)作出相應(yīng)的規(guī)定；也沒有采取相應(yīng)的保障措施來改善保管會計檔案的環(huán)境等，因此會計檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。

2.輸出的紙質(zhì)會計檔案達(dá)不到規(guī)定的保管期限

目前許多事業(yè)單位因考慮采用激光打印機(jī)所負(fù)擔(dān)的成本較高，往往較多采用針式打印機(jī)打印憑證、賬表等有關(guān)會計檔案資料。這些通過色帶打印的會計檔案資料很容易褪色，一般情況下，針式打印機(jī)打印的紙質(zhì)檔案資料在七八年后大多會字跡不清，若不及時采取措施保存這些電算化會計檔案，后果不堪設(shè)想。[3]

3.管理人員對電算化會計檔案認(rèn)識不清晰，素質(zhì)待進(jìn)一步提高

許多單位的檔案管理部門對會計檔案的認(rèn)識仍局限于傳統(tǒng)意義上的會計檔案概念，對電算化會計檔案的組成內(nèi)容不甚了解，對電算化會計檔案的管理缺乏經(jīng)驗，造成會計檔案和其他會計文檔資料不能及時歸檔，致使會計檔案既不安全也不完整。有些財會人員知識老化，業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，對計算機(jī)操作與維護(hù)不熟練，不能及時進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和檔案資料的整理，使電算化會計信息檔案的安全性難以達(dá)到要求。

4.會計電算化軟件安全保密性薄弱，達(dá)不到工作要求。

在多數(shù)軟件中，數(shù)據(jù)往往完全暴露在所有用戶的面前，只要具備簡單數(shù)據(jù)庫知識的人很容易隨意查詢、修改數(shù)據(jù)。許多軟件缺乏操作日志記錄功能，對操作人、操作時間和操作內(nèi)容沒有完全記錄下來，出現(xiàn)問題無法追究責(zé)任。同時，許多安全措施并未配置齊全，特別是硬件自身安全性能低，而硬件的安全問題直接影響會計應(yīng)用系統(tǒng)軟件的正常運用。另外，還有操作人員和管理人員安全意識淡薄、操作密碼管理不嚴(yán)格、安全管理制度檢查落實不到位等問題。

三、加強(qiáng)電算化會計檔案管理的具體措施

1.完善電算化下會計檔案管理各項制度

建立電算化會計檔案保管制度，加強(qiáng)會計電子檔案管理，保證會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資料及時存檔。制定符合本單位電算化檔案管理的具體辦法，對電算化會計檔案的保管方式、保管條件以及電算化會計檔案保管人員的工作職責(zé)應(yīng)做出明確的規(guī)定，并按要求嚴(yán)格執(zhí)行，形成有效的約束機(jī)制。

2.完善硬件設(shè)施建設(shè)

有條件的事業(yè)單位要提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī)，以它們作為打印紙質(zhì)會計檔案的工具；選用功能符合本單位實際業(yè)務(wù)需要的財務(wù)軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，如聯(lián)入互聯(lián)網(wǎng)，注意進(jìn)行定期的維護(hù)，避免會計檔案泄密或被人為惡意修改。

3.加強(qiáng)會計檔案工作隊伍的建設(shè)，完善人員配置

電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關(guān)，隨著電腦操作系統(tǒng)不斷更新?lián)Q代，財務(wù)管理和會計電算化應(yīng)用軟件也不斷升級，會計檔案不斷技術(shù)化、知識化和信息化，所以必須相應(yīng)增加專業(yè)人才，對檔案管理人員進(jìn)行有關(guān)檔案法規(guī)、檔案專業(yè)知識、會計電算化知識等方面的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，并組織相關(guān)的交流研討活動，使檔案管理人員既有豐富的會計業(yè)務(wù)知識和檔案管理專業(yè)知識，又精通信息技術(shù)，能夠熟練應(yīng)用會計電算化，為提供更有效的會計信息打好基礎(chǔ)。

4.加強(qiáng)數(shù)據(jù)的保護(hù)與保密

建立電算化會計檔案定期備份制度，電算會計檔案應(yīng)定期將會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息；同時由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對這些電算化會計檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制，以防止會計信息損壞。

建立財務(wù)軟件內(nèi)的會計檔案管理多用戶分權(quán)限調(diào)用制度，對電算化會計檔案的各項內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限。普通數(shù)據(jù).可較大范圍共享；涉及事業(yè)單位機(jī)密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的人員使用；而設(shè)計原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過這樣設(shè)置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙宗健.汪浩.張嵐.行政事業(yè)性單位電算化會計檔案管理改進(jìn)的構(gòu)想[J].財會研究.2004（9）：24-25

[2]凌紅蕾.電算化會計檔案管理研究[J].山西財經(jīng)大學(xué)學(xué)報.2004，34（1）：149-150

[3]劉斌.簡論電算化會計檔案的管理[J].河南社會科學(xué).2007，15（6）：95-96