如何做好婚姻登記檔案管理工作

劉彩霞

婚姻登記檔案是婚姻登記機關(guān)在辦理結(jié)婚登記、離婚登記、補發(fā)婚姻登記證的過程中形成的具有憑證作用的記錄。隨著社會的進步與人們法律意識的提高，婚姻檔案應用的范圍越來越來越廣，它可在辦理出國探親、遺產(chǎn)繼承、異地落戶、房產(chǎn)買賣、公證、計劃生育等事項中起重要憑證作用。加強婚姻檔案的規(guī)范化管理，維護好婚姻檔案本質(zhì)特性，方便查閱利用，更大范圍的為社會服務。

筆者就婚姻登記檔案管理工作談幾點粗淺的認識。

一、婚姻登記檔案的特性

（一）婚姻登記檔案建檔對象具有特殊性

婚姻登記檔案是由具有辦理婚姻登記職能的登記機關(guān)在辦理婚姻登記的過程中形成的。其建檔的對象是有婚姻關(guān)系的人或者是曾經(jīng)有過婚姻關(guān)系，其涉及的主體是一對，而不可能是單個的主體。婚姻當事人在辦理結(jié)婚登記、辦理離婚登記或者補發(fā)婚姻登記證時，不論是當事人自己提供的資料，還是婚姻登記機構(gòu)形成的材料，都是證明當事人人身關(guān)系的形成或解除，并由身份關(guān)系衍生出與之對應的經(jīng)濟關(guān)系、財產(chǎn)關(guān)系。所以，婚姻登記檔案與普通的人事檔案相比涵蓋的內(nèi)容更為復雜和廣泛。

（二）婚姻登記檔案具有保密性

婚姻登記檔案記載了當事人的個人信息，如姓名、出生日期、身份證號碼、婚姻締結(jié)或終止的具體時間等，而這些信息內(nèi)容都是當事人的隱私，具有保密性，不能隨意公開檔案內(nèi)容。如果基于社會各單位各層面的需求，需要對檔案進行查證時，必須嚴格遵守有關(guān)的規(guī)章制度，杜絕隨意泄露當事人的婚姻登記隱私，確保當事人的合法權(quán)益。工作中我們明確規(guī)定，不允許工作人員私自給任何單位和個人查閱當事人的電子檔案和紙質(zhì)檔案，不允許泄露當事人的任何登記信息。造成嚴重后果的，將被嚴肅處理并承擔相應的法律責任。

（三）婚姻登記檔案具有廣范性

社會中公民結(jié)婚登記后婚姻關(guān)系成立，而協(xié)議離婚后則是婚姻關(guān)系解除的過程，這種關(guān)系是由法定的登記程序來完成，婚姻登記檔案則是公民婚姻關(guān)系締結(jié)或解除的法律憑證?；橐龅怯浀姆尚Я缮婕暗缴鐣顑?nèi)容的方方面面，所以婚姻登記檔案涉及范圍廣泛，應該說目前涉及面最為廣泛的檔案，因此，婚姻檔案形成量較大，增加了管理工作的難度。

二、婚姻登記檔案管理利用現(xiàn)狀

（一）檔案資料保存不完整

一是婚姻登記檔案缺失。由于以前機制、體制的問題，婚姻登記檔案是在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦理和保存的，在九十年代婚姻登記管理的職能正式劃歸民政，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)將婚姻檔案向民政或檔案管理的移交過程中，很多檔案材料不完整，個別檔案缺失現(xiàn)象十分普遍。二是立檔材料不符合要求。主要表現(xiàn)為婚姻登記檔案的核心材料用紙、筆墨不規(guī)范，部分證件復印件模糊不清等，不利于檔案的長期保存。究其原因，客觀上是管理機制不健全，主觀上是管理人員素質(zhì)不高，檔案人員責任心不強，對檔案工作認識不深，忽視了婚姻登記檔案對于構(gòu)建和諧社會的重大作用，導致立歸移交不及時，不完整，或不移交，甚至人為造成損毀遺失。

（二）檔案利用工作不規(guī)范

有的婚姻登記機關(guān)對婚姻檔案管理利用制度不規(guī)范，沒有明確責任分工和工作流程，對利用者審查不明，保密措施不健全，利用情況不做登計，利用效果不做分析，造成在利用過程中對檔案內(nèi)容泄密，甚至造成原件遺失。這些問題既損害了婚姻登記當事人的利益，又可能造成不良的社會影響，此種現(xiàn)象的存在，主要原因是沒有健全的管理制度，沒有相應的評定標準、獎懲措施及約束機制，即使建立了相關(guān)制度，也不能照章辦事、形同虛設。比如外地公證處要求婚姻登記機關(guān)電話或函查婚姻登記檔案的，要按《公證法》第二十九條規(guī)定：公證機構(gòu)對申請公證的事項以及當事人提供的證明材料，按照有關(guān)辦證規(guī)則需要核實或者對其有疑義的，應當進行核實，或者委托異地公證機構(gòu)代為核實，有關(guān)單位或者個人應當依法予以協(xié)助?！爆F(xiàn)實中聲稱某單位或個人通過電話查詢婚姻檔案的，往往無法確認其真實的身份，有時存在一些不法之徒冒名單位或個人進行電話等形式的查詢，如此，往往會造成婚姻當事人隱私的泄露，造成婚姻檔案利用不規(guī)范現(xiàn)象發(fā)生。

（三）婚姻登記檔案的利用率高

目前我國的法律法規(guī)建立全面，法制社會不斷完善，隨著經(jīng)濟的發(fā)展，社會生活也出現(xiàn)一些新情況，社會流動人口增加，對外交流增多，人民群眾對婚姻登記檔案的利用需求不斷增長，如辦理調(diào)轉(zhuǎn)工作、居民動遷、房屋買賣、異地落戶、子女上學、出國、貸款、婚姻證件丟失后需要補領(lǐng)婚姻登記證等各方面都需要對婚姻登記檔案進行查證或利用，婚姻登記檔案的利用率日益上升，婚姻登記檔案己成為社會建設和管理中不可缺少的基礎(chǔ)信息。

三、加強婚姻登記檔案管理的措施

（一）思想重視，加強領(lǐng)導

婚姻登記檔案是一項重要的民生檔案，婚姻檔案工作是一項基礎(chǔ)的管理工作，民政部門和檔案部門，要加強對婚姻登記檔案管理工作的協(xié)調(diào)溝通，將婚姻登記檔案管理工作作為落實十九大精神的重要內(nèi)容，不斷提高認識，強化組織領(lǐng)導。各婚姻登記部門，要認真學習和嚴格執(zhí)行中華人民共和國民政部與中華人民共和國國家檔案局令第32號《婚姻登記檔案管理辦法》，檔案行政管理部門應該跟進監(jiān)督指導，切實將婚姻登記檔案管理工作納入規(guī)范化、制度化 科學化管理軌道。

（二）健全制度，狠抓落實

切實貫徹《婚姻登記檔案管理辦法》，嚴格依法辦事，為促進婚姻登記檔案的接收工作，充分發(fā)揮婚姻登記檔案資源在和諧社會建設中的作用，特別是根據(jù)婚姻登記檔案目前利用率高的現(xiàn)狀，民政部門應與檔案管理部門根據(jù)《辦法》要求，結(jié)合本地實際，盡快制定出較為健全的婚姻登記檔案管理制度，加強婚姻檔案管理人員的業(yè)務指導，嚴格履行監(jiān)督職能，用制度管人，按程序辦事，確?；橐龅怯洸牧蠚w檔的時效性、完整性;管理的規(guī)范性、科學性;利用的便捷性、實用性。

（三）科學歸檔，分級管理

在整理檔案過程中，應當講究科學，簡化整理過程，便于工作人員操作，提高工作效率。結(jié)合婚姻登記檔案的特點及相關(guān)規(guī)定，婚姻登記檔案應以年度和登記性質(zhì)為依據(jù)，以這兩個層次分類歸檔。按登記性質(zhì)可分為結(jié)婚登記、離婚登記、補發(fā)婚姻登記以及撤銷婚姻檔案類。在管理方式上采取分級管理。根據(jù)有關(guān)婚姻登記條例的規(guī)定，縣級以上的民政部門主管本地婚姻登記，因此辦理婚姻登記的鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府形成的婚姻登記檔案應及時進行移交，經(jīng)法院宣告無效的婚姻或被撤銷的婚姻判決副本寄送給婚姻登記機關(guān)后，婚姻登記機關(guān)應及時建立無效或撤銷卷，對不同性質(zhì)的檔案應嚴格進行區(qū)分，妥善管理，避免出現(xiàn)立卷混亂或保管不當?shù)膯栴}，影響檔案的合法利用，以致于侵害當事人的合法權(quán)益。

（四）推進婚姻登記信息化建設

打造符合時代要求的數(shù)字信息化建設體系，信息化建設是提高婚姻登記機關(guān)辦事效率和質(zhì)量，滿足社會對婚姻檔案進行合法利用的重要依據(jù)，是推動婚姻管理和服務改革的技術(shù)支撐，也是有效預防重婚騙婚等違法行為的重要屏障。民政部門要高度重視婚姻檔案的信息化建設，爭取加大信息化軟硬件設施的投人力度，建立和完善檔案信息管理體系，盡快完善婚姻登記信息數(shù)據(jù)庫，以爭取早日實現(xiàn)全國婚姻登記數(shù)據(jù)聯(lián)網(wǎng)，信息共享。如：人民法院作出與婚姻相關(guān)的判決、裁定和調(diào)解后生效司法文書送，當事人持之辦理婚姻登記時，婚姻登記機關(guān)應當將司法文書復印件存檔并將相關(guān)信息錄入婚姻登記信息系統(tǒng)。同時要加強婚姻登記信息化安全管理，增強安全意識，提高防范能力，防止失密、泄密事件發(fā)生，逐步完善信息安全管理體制。面對高速發(fā)展的經(jīng)濟社會形勢，我們應當在規(guī)范原有基礎(chǔ)檔案的同時積極打造符合時代發(fā)展需要的數(shù)字化登記體系，以滿足婚姻信息資源共享的需求，為和諧社會建設提供高效優(yōu)質(zhì)服務。

（作者單位：濰坊市奎文區(qū)婚姻登記服務中心）