智慧檔案館建設(shè)的實踐與探索

蔣建峰 金懌

[摘要]智慧檔案館建設(shè)成為一種趨勢，文章從實踐者的角度闡述了對智慧檔案館建設(shè)的認(rèn)識，介紹了張家港智慧檔案館建設(shè)實踐中取得的成效以及建設(shè)的總體架構(gòu)，然后重點介紹了智慧檔案館的一些關(guān)鍵功能的技術(shù)實現(xiàn)，最后介紹了項目實踐的困難與阻力，以期為今后的理論與實踐者提供實踐層面上的參考。

[關(guān)鍵詞]智慧檔案館物聯(lián)網(wǎng)架構(gòu)建設(shè)實踐

近幾年，關(guān)于“智慧檔案館建設(shè)”的討論越來越多，在全國范圍內(nèi)，著手智慧檔案館建設(shè)的實踐也日益趨多，這些建設(shè)單位主要集中在我國東南沿海和華中部分地區(qū)，有些已經(jīng)初步建成并投入使用。筆者親身參與了張家港智慧檔案館的建設(shè)，現(xiàn)從親身實踐的角度介紹張家港智慧檔案館項目建設(shè)中獲得的成果，同時也闡述項目建設(shè)中遇到的困難和阻力，以期對后來的理論研究者與實踐探索者提供一些有價值的參考。

一、對智慧檔案館的認(rèn)識

智慧檔案館是數(shù)字檔案館的發(fā)展與提升，是基于智慧管理技術(shù)的新型信息化形態(tài)檔案館[1]，這一論點已被越來越多的人接受。智慧檔案館這一提法是在物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算、移動互聯(lián)等技術(shù)發(fā)展到一定程度才出現(xiàn)的，總體來說，智慧檔案館的建設(shè)是把各項新技術(shù)運用到檔案工作各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中，從而使檔案工作中的各項需求得到智慧化的響應(yīng)和支持。具體地說，物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)的發(fā)展，使得物與物、人與物、人與人的互聯(lián)、互通、互動得以實現(xiàn)，這為檔案管理提供了基礎(chǔ)條件，檔案的各項業(yè)務(wù)開展及運行可以更加智能化、更加智慧化，為檔案事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造了更美好的前景。

智慧檔案館是一個虛擬的檔案館，筆者認(rèn)為分狹義和廣義兩種。狹義的智慧檔案館特指各級檔案館實體的智慧化，管理的重點對象是館藏的檔案，關(guān)注的重點是館藏檔案信息資源的管控利用。而廣義的智慧檔案館，則是包含了檔案局的一些行政管理職能，管理的范圍除了本身館藏，還包含了其行政區(qū)域的檔案的收、管、存、用、監(jiān)督、培訓(xùn)等。筆者所討論的智慧檔案館側(cè)重于狹義的智慧檔案館建設(shè)。

二、智慧檔案館建設(shè)實踐成效

張家港智慧檔案館的建設(shè)是在數(shù)字檔案館基礎(chǔ)之上開展的，結(jié)合目前比較前沿的一些技術(shù)，比如物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)，進(jìn)一步探索檔案現(xiàn)代化管理的一個創(chuàng)新實踐。在實體檔案館內(nèi)，通過有線、無線數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)，建立統(tǒng)一的物聯(lián)網(wǎng)平臺，把檔案館內(nèi)的人與人、人與物、物與物之間進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)互連，做到能隨時隨地采集檔案實體所在的空間信息、動態(tài)信息，在集成原有數(shù)字檔案館功能的基礎(chǔ)上，感知、分析、整合檔案資源信息和檔案館運行的信息，力求達(dá)到對檔案館信息的智慧獲取、智慧分析、智慧反饋，最終提高檔案館智能化服務(wù)的能力。筆者認(rèn)為，張家港“智慧檔案館”相比于“數(shù)字檔案館”而言，有以下特點：

實現(xiàn)了檔案實體的定位功能。所謂“檔案定位”是指利用無線射頻（RFID）定位技術(shù)對檔案實體進(jìn)行定位。這里運用了RFID的“多級標(biāo)簽管理法”，檔案卷件貼有RFID標(biāo)簽，標(biāo)簽與檔案實體唯一對應(yīng)，在檔案實體可能達(dá)到的地點安裝RFID的傳感器，包括樓道、庫房、密集架、柜格等都安裝RFID的定位傳感器，實現(xiàn)逐級標(biāo)記登記，這樣檔案進(jìn)出都會有跡可循。在檔案庫房里利用自跟隨盤庫車（搭載盤庫上架系統(tǒng)軟件）實現(xiàn)檔案“精確定位到盒卷”，避免檔案的“錯亂架”情況，及時發(fā)現(xiàn)檔案缺件情況。

實現(xiàn)了檔案實體的安全保管。一是檔案實體進(jìn)出實時反饋。利用RFID定位功能，檔案進(jìn)出庫房、進(jìn)出樓道、重要區(qū)域的路徑都有跡可循，對未經(jīng)授權(quán)的檔案非正常出入會自動報警到管理平臺，管理平臺通過短信或微信提醒管理員作出相應(yīng)處理。二是檔案實體的保管環(huán)境的安全。檔案庫房安裝了水浸、煙霧、溫濕度、安防監(jiān)控等傳感設(shè)備，溫濕度實現(xiàn)自動檢測調(diào)控，對出現(xiàn)漏水、火災(zāi)、盜竊等情況可作出及時反饋。三是對涉及檔案的出入人員進(jìn)行監(jiān)控。通過門禁、人臉識別、安防監(jiān)控等設(shè)備對相關(guān)人員進(jìn)行嚴(yán)格管理，可按事件、時間、場景等分類監(jiān)控，并實時傳送到管理平臺，實現(xiàn)預(yù)判、預(yù)警功能。

實現(xiàn)了檔案實體“生命體征”的表現(xiàn)。這里的生命體征分兩層意思，一是打破了人們對檔案原有的冷冰冰的固有思維。檔案實體不再是一動不動的卷宗或電子文件，它可以通過傳感器對周圍環(huán)境有感覺，通過自己的神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)——物聯(lián)網(wǎng)，把自己的感覺、舒適程度不斷地告訴管理平臺，管理平臺判斷是否需要對環(huán)境進(jìn)行調(diào)控，從而一定程度上實現(xiàn)自我調(diào)節(jié)。二是檔案實體內(nèi)容變得鮮活，通過數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)，可提醒甚至推送檔案內(nèi)容給用戶。對檔案實體的利用頻率、出入庫情況、保管情況實時主動推送至管理者，這在一定程度上打破了檔案在管理、利用上的被動承受的局面，體現(xiàn)了檔案的生命體征。

實現(xiàn)了檔案館的綠色節(jié)能。檔案館利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、節(jié)能微排技術(shù)對傳統(tǒng)檔案館進(jìn)行了系統(tǒng)改造、優(yōu)化，重塑了接收、保管、利用等業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)，不僅提高了檔案館的安全管理水平，也實現(xiàn)了檔案館綠色節(jié)能，使得檔案館經(jīng)費在投入產(chǎn)出方面達(dá)到效能最大化。

三、智慧檔案館的總體架構(gòu)

張家港智慧檔案館的建設(shè)是基于物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)的體系架構(gòu)，其功能架構(gòu)共分四層，可概括為“用”“知”“傳”“感”，從底層開始分別是感知層、通訊層、分析處置層、服務(wù)層。

1.感知層

主要負(fù)責(zé)感應(yīng)外界環(huán)境、觸發(fā)事件的變化，把模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號，向通訊層發(fā)送感知信息數(shù)據(jù)。由一些感知終端組成，感知終端可以是傳感器和一些輸入終端。感知環(huán)境的傳感器有溫濕度傳感器、空氣質(zhì)量傳感器（pm2.5、二氧化硫、二氧化氮、苯等）、水浸傳感器、煙霧傳感器、火焰?zhèn)鞲衅?、紅外人體感應(yīng)器。輸入終端包括人臉識別、指紋識別等設(shè)備。

2.通訊層

主要負(fù)責(zé)把底層（感知層）獲取的數(shù)據(jù)發(fā)送到上層（分析處置層）。筆者歸納了目前主流的可應(yīng)用在智慧檔案館的通訊技術(shù)，具體可分為四類，分別為有線傳輸、近距離無線傳輸、傳統(tǒng)互聯(lián)網(wǎng)、移動空中網(wǎng)。

根據(jù)張家港的實際情況，我們采用了以上四種結(jié)合的方式，在不同的應(yīng)用環(huán)境下，運用適合的數(shù)據(jù)通訊方式，分別組網(wǎng)，通過異構(gòu)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息傳輸交互，以達(dá)到較好的數(shù)據(jù)交互效果。

3.分析處置層

主要負(fù)責(zé)根據(jù)接收的信息作出合適的判斷并發(fā)出動作指令。根據(jù)已經(jīng)建成的業(yè)務(wù)模型、事件模型對通訊層發(fā)出的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析判斷，作出合理的響應(yīng)。分析處置層是智慧檔案館的大腦，通過各類規(guī)則定制可實現(xiàn)對檔案實體的風(fēng)險預(yù)警。

例如，通過工作流軟件定制各業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)業(yè)務(wù)的過程控制；通過定制各類事件觸發(fā)模型（如非正常時間的出入庫），實現(xiàn)各類事件的預(yù)案管控；通過數(shù)據(jù)挖掘模型實現(xiàn)內(nèi)容主動推送，也可對決策參考進(jìn)行支持。

4.服務(wù)層

接收服務(wù)請求，按需求提供服務(wù)。需求可以是檔案館內(nèi)部業(yè)務(wù)管理需求、到館檔案利用服務(wù)需求，也可以是館外的各類檢索、咨詢等需求。接收服務(wù)請求后，把請求信息發(fā)送給分析處置層，分析處置層結(jié)合具體需求從數(shù)據(jù)庫或物聯(lián)平臺提取相關(guān)內(nèi)容或信息返回給服務(wù)層，也可以是數(shù)據(jù)挖掘模型的內(nèi)容主動推送給服務(wù)層。

四、關(guān)鍵技術(shù)實現(xiàn)

張家港智慧檔案館建設(shè)的重點內(nèi)容，包括對檔案館空間環(huán)境的管理智慧化和對館藏檔案及資料管理智慧化兩方面。

1.庫房溫濕度控制

檔案館庫房是各類檔案集中保存的地方，庫房溫濕度必須控制在合理范圍，《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》對我國各類檔案庫房的溫濕度提出了明確的規(guī)定，紙質(zhì)檔案的溫濕度標(biāo)準(zhǔn)為溫度14～24℃，相對濕度45%～60%之間[2]。庫房的溫濕度控制與調(diào)節(jié)設(shè)備一般為精密空調(diào)，也可為普通空調(diào)配合濕度調(diào)控設(shè)備如加濕器、除濕器等，庫房在密閉條件下溫濕度的控制效果較為理想。張家港市檔案館建館時配置的庫房空調(diào)是艾默生精密空調(diào)，此精密空調(diào)有RS232/RS485通訊接口，通過數(shù)據(jù)采集器與精密空調(diào)系統(tǒng)對接，實現(xiàn)對精密空調(diào)的回風(fēng)溫度、出風(fēng)溫度、濕度、空調(diào)運行狀態(tài)、風(fēng)機(jī)運行狀態(tài)、壓縮機(jī)運行狀態(tài)等參數(shù)進(jìn)行動態(tài)監(jiān)測，實現(xiàn)空調(diào)的遠(yuǎn)程開關(guān)機(jī)。當(dāng)空調(diào)發(fā)生異常或超過系統(tǒng)預(yù)設(shè)閾值時，系統(tǒng)也可通過Web端、APP、短信等方式及時告知管理員。

2.燈光控制

對庫房內(nèi)燈光狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)測，實現(xiàn)來人即開、無人即關(guān)。通過紅外人體感應(yīng)傳感器對燈光進(jìn)行控制，并上傳至物聯(lián)平臺，也可通過移動端或其他終端發(fā)送指令控制開關(guān)燈。

3.漏水監(jiān)測

庫房的精密空調(diào)的冷凝水管有可能出現(xiàn)漏水，或者夏季雷暴雨天氣庫房墻壁也可能滲水，這些都將威脅著庫房內(nèi)檔案的安全保管。在庫房墻壁下沿靠地面一圈及一些容易造成漏水的地點安裝定位式漏水監(jiān)測設(shè)備，一旦有水觸碰到漏水監(jiān)測繩，監(jiān)測繩通過數(shù)據(jù)采集器將信號傳輸?shù)轿锫?lián)網(wǎng)網(wǎng)關(guān)后上報物聯(lián)平臺，同時聯(lián)動視頻監(jiān)控設(shè)備準(zhǔn)確地反映漏水的具體位置，產(chǎn)生相關(guān)報警信息，及時通知有關(guān)人員排除險情。

4.檔案定位與盤點

RFID（無線射頻識別）是一項比較成熟的無線通訊技術(shù)，早在二次世界大戰(zhàn)時就有應(yīng)用。其原理是通過無線電信號識別特定目標(biāo)，一般由查詢器、應(yīng)答器和軟件系統(tǒng)三部分組成。查詢器一般可以固定，也可以設(shè)計成手持，應(yīng)答器一般就是RFID標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)存有唯一編碼特征的信息內(nèi)容，查詢器發(fā)出無線電波，標(biāo)簽被電波驅(qū)動發(fā)送出信息反饋，查詢器接收解讀并傳輸給軟件系統(tǒng)。

RFID標(biāo)簽技術(shù)有眾多優(yōu)勢，比如可批量識別，標(biāo)簽信息存儲空間較大，安全性、保密性也較好，所以此項技術(shù)被廣泛應(yīng)用在各行各業(yè)，尤其適合檔案、圖書、物流等行業(yè)。張家港市檔案館對約23萬卷件檔案粘貼了RFID標(biāo)簽，每個標(biāo)簽有唯一編碼，標(biāo)簽存儲了檔號、卷件目錄信息、保管特征信息，以供讀取識別。標(biāo)簽還存儲了防偽加密信息，提高了安全性能，在5米范圍內(nèi)能準(zhǔn)確批量識別。這樣在檔案出入庫環(huán)節(jié)、檔案庫房盤架、檔案清點時無需一卷卷檔案掃描，可通過RFID的查詢器直接得到檔案是否在庫或在架的信息。

圖4是應(yīng)用到電子標(biāo)簽的軟件結(jié)構(gòu)圖。中間件的軟件訪問接口功能包括信息讀取、信息寫入、信息清除。通過電子標(biāo)簽中間件，實現(xiàn)對粘貼電子標(biāo)簽館藏檔案的信息讀寫、出入庫管理等功能。

RFID的“多級標(biāo)簽管理法”可實現(xiàn)檔案的定位功能[3]。其基本的思想是按照檔案庫房、檔案密集架、密集架正反面、密集架層、密級架格、檔案盒、檔案卷件進(jìn)行RFID標(biāo)簽的分級標(biāo)識，按照標(biāo)簽層級順序，可以實現(xiàn)檔案卷件的精確定位。此方法也可推廣至檔案庫房盤架、檔案清點、檔案追溯等各類檔案庫房管理工作中。

對于批量盤點檔案的功能，張家港智慧檔案館是采用多級標(biāo)簽管理與自動盤庫系統(tǒng)配合的方式解決。盤點時，采用自跟隨盤庫車進(jìn)行庫房自動盤點，自跟隨車上機(jī)械手按程序設(shè)定路徑進(jìn)行來回掃描識別，發(fā)現(xiàn)位置錯亂的情況后記錄發(fā)送至管理平臺，并同時提示管理人員進(jìn)行糾錯調(diào)整。自動盤庫車搭載盤庫系統(tǒng)后全程自動盤庫，自動記錄，自動提醒。自動盤庫車結(jié)合相關(guān)人工智能技術(shù)、機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)，下一步將更加完善。

5.數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)

數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案館的應(yīng)用目前來說還不是特別廣泛，張家港智慧檔案館項目在文本數(shù)據(jù)挖掘方面做了一些探索。前期的數(shù)字檔案館建設(shè)實現(xiàn)了檔案資料的數(shù)字化，檔案實體的目錄基本以結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)形式保存在數(shù)據(jù)庫中，檔案全文信息目前基本以文件附件的形式放在數(shù)據(jù)庫外。張家港市檔案館對部分重要、使用頻繁的檔案全文附件進(jìn)行了OCR文字識別，文字信息存放在數(shù)據(jù)庫中，檔案館采用全文檢索技術(shù)來實現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速檢索，也便于對數(shù)據(jù)進(jìn)行內(nèi)容挖掘和整合處理。同時，在檔案館內(nèi)也存在大量的各類文件、統(tǒng)計報表、多媒體文件等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，依靠單一的全文檢索技術(shù)已不能完全滿足要求。在智慧檔案館建設(shè)過程中，我們利用文本及多維化挖掘技術(shù)進(jìn)行了補充完善，系統(tǒng)根據(jù)預(yù)先設(shè)定條件自動對檔案進(jìn)行篩選和分類，并對篩選出來的檔案自動進(jìn)行摘要和相似度分析，將用戶感興趣的信息主動推送給利用者，從而達(dá)到知識發(fā)現(xiàn)的目的。圖7是張家港市檔案館利用第三方軟件對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘的應(yīng)用架構(gòu)。

文本及多維化挖掘軟件通過數(shù)據(jù)挖掘軟件的運用，可在檔案庫中篩選、提取、整合出各類具有潛在價值利用的數(shù)據(jù)，提供給服務(wù)平臺進(jìn)行利用。

五、智慧檔案館建設(shè)實踐探索中的困難與阻力

張家港智慧檔案館建設(shè)目前已基本完成，在建設(shè)過程中也遇到思想、資金、技術(shù)、人才、業(yè)務(wù)習(xí)慣等各種困難和阻力。首先，智慧檔案館是新生事物，人們在思想上有時還不太接受，在資金落實、項目實施運行過程中遇到的阻力較大。管理、決策層的領(lǐng)導(dǎo)可能認(rèn)為建設(shè)項目不迫切，不批建設(shè)資金。其次，局館操作人員認(rèn)為只要維持好日常工作，搞這些嘗試沒有必要，在項目執(zhí)行過程中有時存在不配合、不主動、敷衍的情況。再次，智慧檔案館建設(shè)是一個系統(tǒng)工程，涉及的技術(shù)都比較前沿，各項技術(shù)緊密結(jié)合，互相協(xié)作，而檔案館在這方面人才不多，對第三方的依賴性較強(qiáng)。另外，項目完成后，需要對涉及的軟硬件進(jìn)行日常維護(hù)，如不維護(hù)的話，傳感器件、通訊網(wǎng)絡(luò)經(jīng)常會出問題，這方面，檔案局館人員的技術(shù)、精力明顯力不從心。

筆者認(rèn)為，要破解上述的困難和阻力。在思想上，檔案人必須改變傳統(tǒng)保守的舊習(xí)，主動融入智慧城市建設(shè)中去，加大資金爭取力度，拒絕檔案部門被邊緣化；執(zhí)行層面上，建設(shè)智慧檔案館需要建立一套完整的組織體系，局館主要領(lǐng)導(dǎo)任負(fù)責(zé)人，強(qiáng)化項目的實施、管理力度，鼓勵和要求業(yè)務(wù)人員參與建設(shè)，將日常業(yè)務(wù)工作放在智慧檔案平臺上進(jìn)行，多提改進(jìn)意見，不斷對系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化完善；加大信息化人員的培訓(xùn)力度，延展技術(shù)人員知識的廣度和深度，建立起一支業(yè)務(wù)水平高、運作能力強(qiáng)的隊伍；另外還需配備專項資金支持設(shè)備日常管理維護(hù)，建立管理維護(hù)制度，不折不扣地按照管理制度執(zhí)行，對出現(xiàn)的軟硬件故障及時進(jìn)行報修維護(hù)，保障智慧檔案管理平臺的正常運行。

過去未去，未來已來。面對飛速發(fā)展的技術(shù)，政府和社會對檔案部門已提出了更高的要求，智慧檔案館建設(shè)是滿足各方需求的必經(jīng)之路，也是檔案館現(xiàn)代化建設(shè)的趨勢，檔案人必須主動作為，努力提高自己的思想認(rèn)識和業(yè)務(wù)水平，跟上時代步伐，開創(chuàng)一個檔案管理現(xiàn)代化、智慧化的全新局面。

*本文為國家檔案局科技項目“基于智慧云的檔案館管理體系研究”（項目編號：2017-3-21）的研究成果之一。

參考文獻(xiàn)

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