圖書館、博物館和檔案館評估比較研究

馬雙雙 吳建華

[摘要]基于圖書館、博物館、檔案館評估對比研究的必要性和可行性分析，文章論述了始于20世紀(jì)80年代中期的圖書館評估工作，其形成了評估制度的常規(guī)化、評估過程的自動化、評估主體的多樣化等評估特色。而興起于21世紀(jì)初的博物館評估具有評估流程的現(xiàn)代化、評估結(jié)果的共享化、運(yùn)行評估的常態(tài)化等特色。借鑒兩者的工作經(jīng)驗(yàn)，我國的檔案館評估工作可從評估主體的多樣化、評估管理的現(xiàn)代化、評估結(jié)果的共享化、評估機(jī)制的制度化和常態(tài)化等方面加以參考。

[關(guān)鍵詞]圖書館博物館檔案館評估比較研究

[分類號]G270

A Comparative Study on Libraries， Museums and Archives Evaluation

Ma Shuangshuang，Wu Jianhua

（School of Information Management of Nanjing University， Nanjing， Jiangsu， 210023）

Abstract： Based on the analysis of the necessity and feasibility of comparative study of library， Museum and archives evaluation， this paper discusses the library evaluation works which began in the mid-1980s， and it has formed the evaluation characteristics of institutionalization， automation and diversification of evaluation subjects. Museum evaluation， which emerged in the early 21st century， has the characteristics of modernization of evaluation process， sharing of evaluation results and normalization of operation evaluation. Referring to the experience of both， the evaluation of archives in China can be referred from the aspects of diversification of evaluation subjects， modernization of evaluation management， sharing of evaluation results， institutionalization and normalization of evaluation mechanism.

Keywords： Library； Museum； Archives； Evaluation； Comparative Study

我國檔案館的評估工作可以追溯到20世紀(jì)80年代的企業(yè)檔案管理升級研究，經(jīng)過30多年的發(fā)展，我國檔案館評估工作已積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，但是，檔案館評估并未像圖書館和博物館評估那樣形成規(guī)范化、常態(tài)化、制度化的評估機(jī)制，個(gè)中原因是體制問題還是決策問題，值得我們檔案學(xué)人思考和回應(yīng)。以往的檔案館評估研究成果主要集中在檔案館資源建設(shè)以及檔案館公共服務(wù)能力等評估內(nèi)容指標(biāo)體系的設(shè)計(jì)上，而未有與相近機(jī)構(gòu)的評估工作進(jìn)行比較的先例。與檔案館性質(zhì)類似的圖書館、博物館的評估工作在不斷發(fā)展過程中，形成了良好的評估傳統(tǒng)和評估機(jī)制，其經(jīng)驗(yàn)特色值得我們學(xué)習(xí)和借鑒。

1比較的必要性和可行性研究

1.1比較的必要性

圖書館評估的對象主要是高校圖書館和公共圖書館，評估工作始于20世紀(jì)80年代中期的高校圖書館評估，其后評估對象逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)楣矆D書館。迄今為止公共圖書館已經(jīng)經(jīng)歷了大致以4—5年為評估頻率的六次評估，已經(jīng)形成規(guī)范化、制度化、常態(tài)化的評估機(jī)制，積累了豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。圖書館評估制度的常規(guī)化、評估過程的自動化、評估主體的多樣化等評估特色對我國檔案館評估具有借鑒意義。

博物館評估開始于21世紀(jì)初期。立足博物館事業(yè)發(fā)展的需要，以及博物館分布和建設(shè)狀況的差異性和不均衡性等實(shí)際發(fā)展現(xiàn)狀，博物館評估定級評審的標(biāo)準(zhǔn)和辦法逐步出臺，也形成了三年一次的評估機(jī)制，其評估流程的現(xiàn)代化、評估結(jié)果的共享化、運(yùn)行評估的常態(tài)化等評估特色對我國檔案館評估具有借鑒意義。

我國檔案機(jī)構(gòu)評估可以追溯到20世紀(jì)80年代末期的企業(yè)檔案管理升級研究，興起時(shí)間要早于公共圖書館和博物館評估實(shí)踐，但是反觀現(xiàn)在的檔案館評估狀況，無論是評估機(jī)制、評估頻率還是評估成果，都與公共圖書館和博物館存在一定的差距。這種差距不只體現(xiàn)在檔案館評估并未形成制度化、常規(guī)化的評估機(jī)制以及共享化的研究成果上，還體現(xiàn)在面對評估實(shí)踐中出現(xiàn)的問題，檔案館評估實(shí)踐管理者和學(xué)術(shù)研究者的解決思路也有差異。因此，有必要借鑒圖書館和博物館的評估經(jīng)驗(yàn)來思索檔案館評估工作的發(fā)展對策。

1.2比較的可行性

第一，三者的機(jī)構(gòu)性質(zhì)具有共性。三者均屬于我國教育文化機(jī)構(gòu)，均對我國文化教育事業(yè)的發(fā)展起到重要作用，這是決定將三者的評估工作進(jìn)行比較的基礎(chǔ)。第二，三者還具有相似的社會職能。圖書館、博物館和檔案館均具有承擔(dān)社會教育、提供知識、對外服務(wù)等社會職能。第三，圖書館和博物館評估實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富。圖書館和博物館評估的興起雖然晚于檔案館，但是在實(shí)踐中積累的經(jīng)驗(yàn)對檔案館評估具有借鑒意義，對如何運(yùn)作檔案館評估具有一定的啟示。因此，比較具備一定的可行性。

2圖書館評估發(fā)展的過程和特色

2.1圖書館評估發(fā)展的過程

類型多樣、數(shù)量眾多、分布不均、發(fā)展水平不一是我國圖書館發(fā)展的客觀現(xiàn)狀。面對這一評估客體存在的問題，圖書館評估主要將著眼點(diǎn)落在高校圖書館和公共圖書館上。目前，圖書館學(xué)學(xué)者公認(rèn)地將這數(shù)十年的評估發(fā)展歷程劃分為三個(gè)階段（如表1所示），圖書館評估工作也經(jīng)歷了一系列調(diào)整和轉(zhuǎn)型，期間解決問題的思路值得檔案館評估借鑒。

目前，公共圖書館已經(jīng)經(jīng)歷了1994年、1998年、2004年、2009年、2013年和2017年六次評估，每次評估的間隔年份為4—5年，積累了豐富的理論和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。六次評估（六次評估的一級指標(biāo)如表2所示）均根據(jù)社會發(fā)展的變化以及圖書館事業(yè)發(fā)展的實(shí)際需要對標(biāo)準(zhǔn)和細(xì)則進(jìn)行修訂，體現(xiàn)出圖書館評估對社會環(huán)境和圖書館事業(yè)發(fā)展情況的積極適應(yīng)。

（1）第一階段（20世紀(jì)80年代）：受我國高等教育評估的影響，我國的圖書館評估興起于20世紀(jì)80年代中期在山東省開展的高校圖書館評估。1987年，國家教育委員會制定了《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)章》，規(guī)定了評估的基本指標(biāo)和依據(jù)。到1989年，全國已有寧夏、青海、遼寧、浙江、陜西、福建等11個(gè)?。▍^(qū)、市）高校圖書館開展評估活動[3]。受高校圖書館評估熱潮和精神文明建設(shè)的影響，圖書館評估對象開始向綜合圖書館轉(zhuǎn)移。公共圖書館評估始于天津市、湖南省、江蘇省等地在1980年代相繼開展的創(chuàng)建文明圖書館競賽活動。

（2）第二階段（20世紀(jì)90年代）：到了1990年代，國家教委正式下發(fā)了《關(guān)于開展普通高等學(xué)校圖書館評估工作的意見》，明確了組織領(lǐng)導(dǎo)、評估指標(biāo)體系等操作內(nèi)容。到1993年，參與評估的省份和部委所屬高校圖書館已達(dá)20多個(gè)[4]。到1990年代末，高校圖書館已經(jīng)開始開展自動化建設(shè)的單項(xiàng)評估，評估類型經(jīng)歷了由試點(diǎn)評估到全國范圍的綜合評估再到單項(xiàng)評估的過程。

而公共圖書館評估經(jīng)過各地創(chuàng)建文明圖書館競賽活動經(jīng)驗(yàn)的積累，1994年，文化部在試點(diǎn)評估的基礎(chǔ)上正式部署了面向全國的圖書館評估工作，并在3月份頒布了《關(guān)于在縣以上公共圖書館進(jìn)行評估定級的通知》，分別設(shè)置了省級、市級、縣級共三級公共圖書館評估標(biāo)準(zhǔn)[5]，常規(guī)化、長期化的圖書館評估工作由此展開。第二階段的1994年、1998年的圖書館評估活動主要由政府主導(dǎo)，包括評估標(biāo)準(zhǔn)的制定、評估組織工作的開展、評估方式的制定以及評估結(jié)果的公布等均由政府部門負(fù)責(zé)。評估內(nèi)容主要體現(xiàn)在辦館條件、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、服務(wù)工作等圖書館績效評估方面，具有典型的時(shí)代特征。

（3）第三階段（21世紀(jì)以來）：進(jìn)入21世紀(jì)以后，高校圖書館評估的內(nèi)容得到了進(jìn)一步規(guī)范和完善，2003年，評估內(nèi)容中開始加入讀者評價(jià)活動的指標(biāo)。在2004年公共圖書館評估中，在政府職能轉(zhuǎn)移和權(quán)限下放的大環(huán)境下，文化部將公共圖書館評估的評分細(xì)則的設(shè)置權(quán)限下放給中國圖書館學(xué)會，標(biāo)志著政府不再是單一主體，中國圖書館學(xué)會這一評估主體的參與為圖書館評估帶來了專業(yè)的指導(dǎo)和活躍的氛圍。但是，中國圖書館學(xué)會的參與并未改變圖書館評估內(nèi)容，僅在以往的評估細(xì)則和評分條文的基礎(chǔ)上，對措辭、布局和分值稍作調(diào)整，主要評估內(nèi)容并未及時(shí)更新。

由表2可知，2013年的第五次圖書館評估內(nèi)容發(fā)生了實(shí)質(zhì)性的變化。評估范圍擴(kuò)展為成人館和兒童館的省市縣三級評估，形成六套完整的評估體系。2017年，按照《文化部辦公廳關(guān)于開展第六次全國縣級以上公共圖書館評估定級工作的通知》（辦公共函〔2017〕5號）開展的第六次圖書館評估尤其具有特色。評估主體上，邀請了南開大學(xué)柯平教授團(tuán)隊(duì)參與評估標(biāo)準(zhǔn)的制定；評估內(nèi)容上，將以往的5—7個(gè)一級指標(biāo)簡化為服務(wù)效能、業(yè)務(wù)建設(shè)、保障條件三位一體的一級指標(biāo)體系，增加了新媒體指標(biāo)、讀者服務(wù)指標(biāo)等新型指標(biāo)；評估形式上，根據(jù)不同級別的圖書館所承擔(dān)的社會職能，分級設(shè)置評估細(xì)則，并設(shè)置了加分項(xiàng)，為評估打分賦予更多的彈性，積極鼓勵(lì)創(chuàng)新服務(wù)和活動。

2.2圖書館評估發(fā)展的特色

圖書館評估經(jīng)過40年的發(fā)展，其特色主要體現(xiàn)在公共圖書館評估的發(fā)展上，包含評估制度的常規(guī)化、評估主體的多樣化、評估過程的自動化等方面。

第一，評估制度的常規(guī)化。早期的以教育部門為主導(dǎo)的高校圖書館評估和以文化部為組織者的公共圖書館評估無一不是由政府管理部門扮演關(guān)鍵和統(tǒng)領(lǐng)角色，這種權(quán)力集中的優(yōu)勢在于形成了常規(guī)化和規(guī)范化的評估制度。如在公共圖書館評估中，于2004年就制定下來以4—5年為評估頻率的制度，一方面是出于政府權(quán)力對圖書館評估發(fā)展方向和發(fā)展質(zhì)量的把控，另一方面則體現(xiàn)出正是由于政府主管部門的正確引導(dǎo)才使得圖書館評估作為一種常態(tài)評估的規(guī)則被延續(xù)下來。這種連續(xù)性、有規(guī)則可循的評估頻率為不同級別的圖書館評估提供了歷時(shí)性的發(fā)展契機(jī)和指向，也使得常規(guī)化的圖書館評估傳統(tǒng)得以形成，每一次評估的內(nèi)容和細(xì)則不僅是圖書館要接受評估的主要方面，還是對圖書館發(fā)展方向的一種指引。同時(shí)，評估的內(nèi)容和細(xì)則并不是一成不變的，而是隨社會和行業(yè)的發(fā)展做動態(tài)調(diào)整?？傊?，評估制度的常規(guī)化有助于圖書館評估的長期運(yùn)作，長遠(yuǎn)來看，還有助于圖書館事業(yè)的不斷發(fā)展和繁榮。

第二，評估主體的多樣化。評估主體的多樣化主要體現(xiàn)在公共圖書館評估上，公共圖書館評估主體經(jīng)歷了由政府單一主導(dǎo)到現(xiàn)在的政府引領(lǐng)為主、中國圖書館學(xué)會和高校機(jī)構(gòu)參與為輔的評估發(fā)展過程，體現(xiàn)出公共圖書館評估主體多樣化的發(fā)展趨勢。政府單一主導(dǎo)的圖書館評估不符合漸入佳境的社會和圖書館發(fā)展環(huán)境，以及日新月異的評估實(shí)踐。因此，中國圖書館學(xué)會作為評估主體，前期承擔(dān)了為公共圖書館評估提供專業(yè)指導(dǎo)、指正評估細(xì)則中不符合實(shí)際發(fā)展需要的工作，后期承擔(dān)了評估定級工作；高校機(jī)構(gòu)的參與則為圖書館評估實(shí)踐和理論研究提供了解決問題的路徑，如制定評估定級標(biāo)準(zhǔn)。二者是在符合圖書館評估發(fā)展需要的前提下參與到評估實(shí)踐中，均為圖書館評估注入新鮮的血液和無限的活力。

第三，評估過程的自動化。如果稱公共圖書館前五次評估為手工評估，那么2017年的第六次評估則為自動化評估。圖書館評估過程的自動化主要通過商業(yè)盈利專業(yè)單位運(yùn)用圖書館評估管理平臺實(shí)現(xiàn)，在該平臺中，評估客體可將評估材料上傳至評估系統(tǒng)，系統(tǒng)可自動算分，評估專家可對上傳的評估材料進(jìn)行審核打分。圖書館評估的自動化主要體現(xiàn)在前期評估實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，為評估活動節(jié)約了大量的物力和財(cái)力，以及評估組織者和評估專家等人力。

3博物館評估發(fā)展的過程和特色

3.1博物館評估發(fā)展的過程

博物館的評估探索興起于21世紀(jì)初期，受企業(yè)質(zhì)量管理評估等因素的影響，博物館評估首先是以單個(gè)地方博物館或少部分專業(yè)博物館為評估對象，且主要集中在經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)，如2003年杭州市博物館達(dá)標(biāo)評定活動，2006年國家文物局在北京市、浙江省和四川省開展的評估定級試點(diǎn)工作等[6]。

根據(jù)國家統(tǒng)計(jì)局編制的《中國統(tǒng)計(jì)年鑒》的數(shù)據(jù)可知，2006年我國博物館總數(shù)有1617座[7]，2007年博物館總數(shù)有1722座[8]，2008年博物館總數(shù)有1893座[9]，兩年中博物館數(shù)量漲幅為176座，平均每年新增88座博物館。隨著博物館數(shù)量的不斷增加、試點(diǎn)單位評估經(jīng)驗(yàn)的積累以及博物館免費(fèi)開放和發(fā)展教育機(jī)構(gòu)的政策落實(shí)，國家文物局于2008年2月5日頒布了《關(guān)于印發(fā)〈全國博物館評估辦法（試行）〉〈博物館評估暫行標(biāo)準(zhǔn)〉和〈博物館評估申請書〉的通知》（文物博發(fā)〔2008〕6號）。博物館評估在解決行政隸屬關(guān)系、管理體制、機(jī)構(gòu)運(yùn)行、發(fā)展規(guī)模、種類眾多等多樣化和復(fù)雜化的評估對象問題時(shí)，提出把全國范圍內(nèi)的不同規(guī)模和類型的博物館系統(tǒng)看作一個(gè)整體，設(shè)定評估標(biāo)準(zhǔn)和體系，根據(jù)不同博物館的實(shí)際情況分條件進(jìn)行等級申報(bào)，設(shè)為一、二、三等級。全國范圍內(nèi)的博物館評估帷幕由此拉開，其現(xiàn)實(shí)意義不僅是對博物館事業(yè)發(fā)展的質(zhì)量管控，從歷史的眼光來衡量，這種評估方式打破了單純按照行政隸屬關(guān)系劃分等級的傳統(tǒng)格局[10]，其歷史意義不言而喻。自此，博物館評估由早先的單個(gè)個(gè)例或試點(diǎn)評估轉(zhuǎn)變?yōu)槿珖秶鷥?nèi)的博物館評估，并逐漸形成每三年或四年一次的等級評估的頻率。

其中，一級博物館在博物館事業(yè)發(fā)展中起領(lǐng)頭羊的作用。為了加強(qiáng)對入選的一級博物館的綜合管理，提高其運(yùn)行水平，2011年6月29日，國家文物局頒布了《關(guān)于開展2010年度國家一級博物館運(yùn)行評估工作的通知》[11]，委托中國博物館學(xué)會負(fù)責(zé)實(shí)行國家一級博物館2010年度運(yùn)行評估工作，確定了評估周期（1—2年）、流程（定性評估、定量評估和抽查復(fù)核）和合格等級（分為合格、基本合格和不合格）。開展國家一級博物館年度運(yùn)行評估對促進(jìn)博物館事業(yè)發(fā)展具有十分重要的意義，隨后，二三級博物館的發(fā)展也根據(jù)這一制度有規(guī)律地運(yùn)行。這一制度的重點(diǎn)在于明確博物館評估發(fā)展的長期性，也就是說評上一級博物館并不意味著一勞永逸，年度運(yùn)行評估制度的目的在于及時(shí)發(fā)現(xiàn)博物館的發(fā)展缺陷，一旦不符合要求，即被時(shí)代淘汰出局。如2013年5月北京天文館、抗美援朝紀(jì)念館、中國海軍博物館和華僑博物院4家博物館，因未達(dá)到國家一級博物館標(biāo)準(zhǔn)，被取消國家一級博物館等級，降為國家二級博物館[12]。

根據(jù)數(shù)據(jù)顯示，截止到2015年底，我國登記入冊的共有4692座博物館[13]，相比2012年的3589座[14]，四年內(nèi)上漲了1103座，平均每年大概上漲368座，比上文提到的2006-2008年平均每年增加88座博物館翻了四倍。由此可見，單從體量上來講，原先的評估規(guī)則已不適應(yīng)博物館發(fā)展新形勢的需求，博物館事業(yè)的蓬勃發(fā)展和公眾對博物館需求的多樣化促使博物館評估體系要跟進(jìn)博物館事業(yè)和社會發(fā)展的水平和步伐，做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。因此，2016年7月，國家文物局修訂和頒布了《博物館定級評估辦法》《博物館定級評估標(biāo)準(zhǔn)》等相關(guān)文件，博物館評估體系經(jīng)過實(shí)踐的檢驗(yàn)和不斷調(diào)整，逐漸形成科學(xué)的評估規(guī)范體系和常規(guī)的評估運(yùn)行機(jī)制。首先，評估政策的內(nèi)容顯示出評估主體由原來的國家文物局和文物行政部門轉(zhuǎn)變?yōu)橹袊┪镳^協(xié)會和博物館行業(yè)組織。其次，評估重點(diǎn)由注重文物藏品向社會服務(wù)工作轉(zhuǎn)變，這是由社會大眾需求的變化和博物館自身的定位調(diào)整所決定的。最后，評估內(nèi)容解決了合并重組和復(fù)審不合格等情況的博物館的評估定級，為實(shí)踐評估增加了可操作性，而且及時(shí)回應(yīng)了實(shí)踐中面臨和出現(xiàn)的新問題，具有時(shí)代進(jìn)步意義。

3.2博物館評估發(fā)展的特色

從博物館評估的發(fā)展歷程可以看出，博物館評估中評估機(jī)制的常態(tài)化、評估流程的現(xiàn)代化和評估結(jié)果的共享化均對我國檔案館評估具有借鑒意義。

第一，評估機(jī)制的常態(tài)化。博物館評估經(jīng)歷了由試點(diǎn)和個(gè)例評估向綜合評估轉(zhuǎn)變的過程。博物館綜合評估從頂層設(shè)計(jì)的角度考慮，形成了博物館平均三年一次的等級評審以及兩年為一周期的運(yùn)行評估機(jī)制，具有全面性、科學(xué)性、規(guī)范化、常態(tài)化的評估特征。評估機(jī)制的常態(tài)化是決策者的大膽嘗試，從長遠(yuǎn)來看，不斷調(diào)整中的博物館評估長期發(fā)展戰(zhàn)略對提升博物館服務(wù)能力和質(zhì)量，促進(jìn)博物館事業(yè)的發(fā)展以及擴(kuò)大博物館在社會中的影響力具有深遠(yuǎn)的意義。

第二，評估流程的現(xiàn)代化。博物館評估流程的現(xiàn)代化主要體現(xiàn)為升級、降級雙軌道運(yùn)行模式和“全國博物館評估管理系統(tǒng)”的應(yīng)用。一方面，博物館實(shí)行升級、降級雙軌道運(yùn)行模式意味著不同等級的博物館要始終與社會發(fā)展和行業(yè)發(fā)展相適應(yīng)，不斷調(diào)整管理手段和運(yùn)行模式，謹(jǐn)防被淘汰；另一方面，中國博物館協(xié)會委托《中國博物館》編輯部（評估工作辦公室）聯(lián)合有關(guān)技術(shù)機(jī)構(gòu)開發(fā)了“全國博物館評估管理系統(tǒng)”，在線接受各博物館報(bào)送評估材料，通過系統(tǒng)內(nèi)置的賬號注冊功能在線申請系統(tǒng)賬號，為各博物館線上上報(bào)材料服務(wù)[15]。它的上線運(yùn)行標(biāo)志著博物館評估自動化運(yùn)行的開始，為未來的評估數(shù)字化奠定了基礎(chǔ)，對我國檔案館評估線上系統(tǒng)的開發(fā)尤其具有借鑒意義。

第三，評估政策和評估結(jié)果的共享化。博物館三級評估和運(yùn)行評估的政策和結(jié)果都依托于中國博物館協(xié)會官網(wǎng)進(jìn)行公布。其設(shè)置博物館定級評審專題，實(shí)現(xiàn)評估結(jié)果監(jiān)督和共享，還有利于大眾對評估數(shù)據(jù)進(jìn)一步的利用。

4借鑒與啟示

梳理圖書館和博物館的評估發(fā)展過程可知，圖書館和博物館評估特色均對我國檔案館評估具有借鑒和啟發(fā)意義。

第一，評估主體的多樣化。圖書館評估對象的復(fù)雜性決定了該評估活動會逐漸脫離單一的評估主體。將中國圖書館學(xué)會、高校等機(jī)構(gòu)吸納進(jìn)評估活動中來，為圖書館評估帶來新鮮的血液和活力，并提供了更多解決問題的思路。檔案館評估的對象同樣具有類型多樣的復(fù)雜性，目前的評估主體依舊是以檔案行政管理機(jī)構(gòu)為主導(dǎo)，但是也應(yīng)看到這種單一評估主體帶來的弊端：一方面，評估主體的單一性面對評估客體的復(fù)雜多樣時(shí)，會使評估活動不能涵蓋評估客體的全貌，評估活動流于形式；另一方面，還會致使評估主體需要投入大量資源，降低評估效果。此外，對評價(jià)檔案工作發(fā)展?fàn)顩r和質(zhì)量把控最有發(fā)言權(quán)的檔案工作者和社會公眾始終被隔離在評估活動的邊緣，成為被評估者，也會因此失去聽取評估建議的最佳對象。所以，檔案館評估主體多樣化具有一定的必要性。但是，檔案館評估是一項(xiàng)復(fù)雜的活動，什么樣的對象可以納入評估主體，承擔(dān)哪些職責(zé)，則是檔案學(xué)人進(jìn)一步研究的課題。

第二，評估管理的現(xiàn)代化。圖書館和博物館評估對檔案館評估流程的現(xiàn)代化啟示主要體現(xiàn)為評估管理系統(tǒng)的開發(fā)和運(yùn)行評估模式的開展。一方面，信息技術(shù)的發(fā)展為不同機(jī)構(gòu)的評估活動帶來機(jī)遇和便利，圖書館和博物館均已與商業(yè)機(jī)構(gòu)合作開發(fā)出一套評估管理系統(tǒng)，在方便評估活動開展的同時(shí)，無紙化評估節(jié)約了物質(zhì)資源，網(wǎng)上操作還節(jié)約了評估雙方的時(shí)間和精力。檔案館評估也可以根據(jù)需要，采取商業(yè)合作的模式開發(fā)出一套或者多套檔案評估管理系統(tǒng)，與時(shí)俱進(jìn)。另一方面，博物館的運(yùn)行評估也可以借鑒到檔案館評估中來，入選等級后的檔案館要接受1—2年的復(fù)評估，一旦有不符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案館要給予警告或降級處罰，以此保證上等級檔案館的綜合質(zhì)量。

第三，評估結(jié)果的共享化。檔案館評估并不是檔案界圍墻內(nèi)的一場自我狂歡，而是要在遵守相關(guān)保密規(guī)則的前提下將評估結(jié)果公布于眾，滿足社會公眾的知情權(quán)以及接受大眾的監(jiān)督和反饋，使檔案館評估得以公開透明地進(jìn)行。此外，評估結(jié)果的共享不僅能使評估結(jié)果優(yōu)秀的檔案館分享自己成功的經(jīng)驗(yàn)，供其他檔案館借鑒和學(xué)習(xí)，而且還能供不同領(lǐng)域的學(xué)者利用評估結(jié)果的數(shù)據(jù)做科學(xué)研究。

第四，評估機(jī)制的制度化和常態(tài)化。公共圖書館已經(jīng)形成了以4—5年為評估頻率的機(jī)制，博物館也已經(jīng)形成了平均三年一次的等級評審以及兩年為一周期的運(yùn)行評估機(jī)制。事實(shí)證明，制度化、常規(guī)化的評估機(jī)制有助于評估活動的連續(xù)進(jìn)行，不斷保障機(jī)構(gòu)評估的質(zhì)量和活力。檔案館評估目前尚未形成連續(xù)性、制度化的評估機(jī)制，但是，2017年10月，國家檔案局頒布了《關(guān)于開展副省級以上綜合檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)評價(jià)工作的通知》（檔函〔2017〕211號）[16]，根據(jù)要求國家檔案局已于2018年5—11月對全國47個(gè)副省級以上國家綜合檔案館進(jìn)行業(yè)務(wù)建設(shè)評價(jià)，評估對象聚焦于綜合檔案館，明確規(guī)定以后將會以5年為一個(gè)考核周期定期開展該評價(jià)活動，體現(xiàn)出檔案館評估工作朝常態(tài)化發(fā)展的良好勢頭。

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