建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是現(xiàn)在檔案管理的趨勢(shì)

鐘智

摘 要：檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的規(guī)范管理和有效共享、開(kāi)發(fā)與利用。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)以檔案信息資源建設(shè)為核心，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為平臺(tái)，以擴(kuò)大檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用為目的，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為社會(huì)各項(xiàng)建設(shè)服務(wù)。本文通過(guò)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用在檔案管理方面的簡(jiǎn)單介紹，研究其意義和社會(huì)背景，為如何實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)提出幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)據(jù)庫(kù);檔案管理;趨勢(shì);探討證明

一、前言

社會(huì)信息化發(fā)展已經(jīng)開(kāi)始帶動(dòng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)也是信息社會(huì)建設(shè)的重要的組成部分。20世紀(jì)80年代以來(lái)，信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，引發(fā)了一場(chǎng)新的全球性產(chǎn)業(yè)革命——信息產(chǎn)業(yè)革命。在這場(chǎng)新興的產(chǎn)業(yè)革命中，國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的信息化是一項(xiàng)核心的內(nèi)容，信息化水平已成為衡量一個(gè)國(guó)家和地區(qū)現(xiàn)代化水平的重要標(biāo)志。我國(guó)信息化發(fā)展開(kāi)始進(jìn)入全方位、多層次推進(jìn)的新階段，各行各業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域的信息化迅猛發(fā)展，信息化已成為我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)[1]。檔案作為信息資源，面對(duì)信息化的發(fā)展潮流，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)也必然成為檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略選擇，這是時(shí)代賦予檔案事業(yè)的要求，攸關(guān)檔案事業(yè)的發(fā)展前途。同時(shí)信息化也是檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的契機(jī)，無(wú)論是國(guó)家信息化中對(duì)于信息資源建設(shè)作為核心內(nèi)容的要求，還是先進(jìn)的信息技術(shù)為手段為檔案各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展所提供的技術(shù)支持和保障，都是檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)改革與發(fā)展的重要契機(jī)，檔案部門(mén)必須緊緊抓住這一重要發(fā)展機(jī)遇期，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，積極作為，科學(xué)謀劃，夯實(shí)檔案信息資源作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略性基礎(chǔ)信息資源的地位，通過(guò)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)推動(dòng)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。

二、建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案管理的意義

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)符合社會(huì)需求與活動(dòng)規(guī)律。社會(huì)信息化導(dǎo)致檔案數(shù)量劇增，檔案載體呈現(xiàn)多樣性，檔案內(nèi)容分散交叉，檔案部門(mén)必須改變傳統(tǒng)管理方法，一方面由于社會(huì)信息量的激增和新型載體的應(yīng)用，不宜用傳統(tǒng)的方法來(lái)管理檔案;另一方面由于社會(huì)對(duì)檔案信息的需求不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能完全滿足這種需要。國(guó)家行業(yè)電子政務(wù)和電子業(yè)務(wù)的普遍應(yīng)用，大大拓寬了檔案信息的服務(wù)空間，對(duì)檔案資源服務(wù)的內(nèi)容和方式提出了更新更高的要求，促使檔案工作跳出傳統(tǒng)的狹窄思維，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，改變管理理念，創(chuàng)新服務(wù)方式，利用現(xiàn)代信息技術(shù)搭建數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的信息服務(wù)平臺(tái)，有效積累和儲(chǔ)備國(guó)家信息資源，真實(shí)保存社會(huì)記憶，實(shí)現(xiàn)更大范圍和更多種類的檔案信息資源互補(bǔ)與共享，以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展和國(guó)家信息化建設(shè)的需要[2]。

在探索檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中，其建設(shè)重點(diǎn)在于規(guī)劃與設(shè)計(jì)，規(guī)劃包括基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等。其整體規(guī)劃和總體架構(gòu)比較完整，不僅有對(duì)館藏?cái)?shù)字化和館務(wù)自動(dòng)化的具體規(guī)劃，還提出了實(shí)現(xiàn)文檔管理系統(tǒng)和目錄中心管理系統(tǒng)的中期規(guī)劃，以及實(shí)現(xiàn)文件管理系統(tǒng)的遠(yuǎn)期規(guī)劃。

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)逐步規(guī)范。為進(jìn)一步規(guī)范數(shù)字的檔案館建設(shè)，盡可能的少走彎路，國(guó)家和地方檔案部門(mén)紛紛結(jié)合檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的實(shí)踐編制相應(yīng)的建設(shè)規(guī)范，有效的指導(dǎo)全國(guó)各地的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。以電子檔案為對(duì)象，以電子計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備為手段，基于網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案接收、整理、保管、鑒定、保護(hù)、共享利用的檔案管理模式[3]。其建設(shè)主要內(nèi)容包括網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、軟件建設(shè)、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、安全管理、制度建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)、施工、監(jiān)理與驗(yàn)收等。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要經(jīng)過(guò)調(diào)研、立項(xiàng)、論證、開(kāi)發(fā)、運(yùn)行等諸多環(huán)節(jié)，需要各業(yè)務(wù)部門(mén)、檔案管理部門(mén)以及其他相關(guān)單位的共同參與，是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作任務(wù)。

資源得到有效開(kāi)發(fā)利用。加快檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用、實(shí)現(xiàn)社會(huì)共享是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的根本目標(biāo)，“十二五”期間，各級(jí)檔案部門(mén)認(rèn)真貫徹黨的精神，充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，拓寬檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用手段，不斷加強(qiáng)和推進(jìn)信息化條件下檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作。加強(qiáng)多形式多層次共享平臺(tái)建設(shè)，推進(jìn)服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新，促進(jìn)檔案信息資源的公開(kāi)、共享和再利用，全面提升檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用水平和能力;加快優(yōu)化檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的保障環(huán)境，建立長(zhǎng)效發(fā)展機(jī)制。各級(jí)檔案部門(mén)也都將信息化條件下檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作納入本地區(qū)、本部門(mén)在“十二五”期間檔案事業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容。

三、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)展現(xiàn)狀

檔案數(shù)字化建設(shè)。檔案數(shù)字化是目前檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的重要內(nèi)容之一，“十二五”期間，許多檔案部門(mén)在國(guó)家檔案局一系列政策標(biāo)準(zhǔn)的支持和引導(dǎo)下，開(kāi)展了不同程度的數(shù)字化工作探索。檔案數(shù)字化工作迅速發(fā)展，檔案數(shù)字化的規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案數(shù)字化的規(guī)范日漸成熟，檔案數(shù)字化加工市場(chǎng)已經(jīng)逐漸形成，檔案數(shù)字化對(duì)象不斷豐富，不僅僅局限在紙質(zhì)檔案方面，已經(jīng)擴(kuò)展到照片、圖像、錄音、錄像、電影膠卷、縮微膠片等各種不同種類載體檔案的數(shù)字化[4]。

有政策大力引導(dǎo)支持。《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》中明確提出：根據(jù)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、標(biāo)準(zhǔn)先行、利用優(yōu)先、分步實(shí)施”的原則，有序推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進(jìn)程。充分利用信息化手段，對(duì)國(guó)家綜合檔案館館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工和數(shù)據(jù)資源整合，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，按照共建共享、互聯(lián)互通的要求，建立與完善國(guó)家檔案信息目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等各類檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

檔案數(shù)字化實(shí)踐探索。在檔案數(shù)字化的實(shí)踐活動(dòng)中，各地檔案部門(mén)依據(jù)各自不同的檔案特點(diǎn)和經(jīng)濟(jì)條件做出了不同的選擇，“十二五”期間，檔案部門(mén)在數(shù)字化建設(shè)中，已經(jīng)逐漸形成了一套完整、成熟的方法，雖然目前國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)還不完善，但是各地?cái)?shù)字化建設(shè)的思路和做法大同小異，標(biāo)準(zhǔn)和手段基本一致。

電子文件應(yīng)用狀況。由于國(guó)家信息化的整體推進(jìn)，信息技術(shù)已在各行各業(yè)得到普遍應(yīng)用，各組織機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位的文件檔案工作環(huán)境正由紙張環(huán)境向電子環(huán)境遷移，許多領(lǐng)域正逐步實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)活動(dòng)電子化、無(wú)紙化[5]。電子文件的地位和作用發(fā)生了明顯變化，越來(lái)越多的機(jī)構(gòu)開(kāi)始逐步采用電子文件單軌運(yùn)行。因而可以預(yù)見(jiàn)，電子文件應(yīng)用的廣度和深度將空前加強(qiáng)。

四、如何發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案管理的作用

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)展過(guò)程中需要解決的問(wèn)題很多，其中相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)尤其重要，迫切性尤為突出。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的標(biāo)準(zhǔn)體系應(yīng)當(dāng)包括覆蓋文件和檔案管理的完整流程。

為適應(yīng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的快速發(fā)展，“十二五”期間的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)任務(wù)依然艱巨。需要加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，通過(guò)業(yè)務(wù)流程、生命周期、信息技術(shù)和資源描述等多重視角把握檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，做到框架合理、體系完整，能夠覆蓋電子文件和檔案管理的全過(guò)程[6]。使檔案數(shù)據(jù)庫(kù)工作落到實(shí)處，便于操作。

信息安全建設(shè)。檔案信息資源是國(guó)家的寶貴財(cái)富，檔案信息安全是國(guó)家信息安全工作的重要組成部分，確保檔案信息安全，既是檔案工作永恒的主題，也是國(guó)家信息安全工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。檔案信息安全體系建設(shè)是檔案工作的重中之重，是檔案事業(yè)各項(xiàng)工作順利開(kāi)展的基本保障。在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中加強(qiáng)信息安全管理，在采取有效措施和技術(shù)手段，保證數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)運(yùn)行安全、可靠的同時(shí)，建立健全本地區(qū)、本行業(yè)檔案數(shù)字化、網(wǎng)站運(yùn)行、數(shù)據(jù)庫(kù)管理等各項(xiàng)涉及檔案信息安全的工作環(huán)節(jié)的規(guī)章制度，建立檔案數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，提高信息化條件下檔案信息安全保障能力。

制定規(guī)劃措施，開(kāi)展檔案信息安全保障工作。加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理，保障操作安全、數(shù)據(jù)安全、接入安全和應(yīng)用服務(wù)安全。建立完備的檔案信息數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，確保檔案信息數(shù)據(jù)安全[7]。各地檔案部門(mén)，按照國(guó)家和檔案行政領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)關(guān)于信息安全的統(tǒng)一要求，將檔案信息安全保障體系建設(shè)納入檔案事業(yè)發(fā)展總體規(guī)劃，提出本地區(qū)、本行業(yè)檔案信息安全體系建設(shè)的具體要求，采取建設(shè)檔案數(shù)據(jù)災(zāi)備中心、省市級(jí)檔案館結(jié)對(duì)子進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)異地備份、重要檔案數(shù)據(jù)異質(zhì)備份等具體措施，有效開(kāi)展檔案信息安全保障體系的建設(shè)。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)任重而道遠(yuǎn)，是新時(shí)期檔案工作所面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，同時(shí)也為檔案事業(yè)迎來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇。作為新時(shí)期的檔案工作者，必須與時(shí)俱進(jìn)的牢記時(shí)代賦予的光榮使命與責(zé)任，勇于迎接挑戰(zhàn)、緊緊抓住機(jī)遇，把檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)作為檔案事業(yè)發(fā)展的有利契機(jī)，推動(dòng)檔案事業(yè)與社會(huì)進(jìn)步的同步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]陳慧.檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)——檔案管理信息化[J].城建檔案，2016，13（6）：52-54.

[2]柴軍榮.淺析人事檔案管理現(xiàn)狀及信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)[J].卷宗，2014，29（6）：354-354.

[3]李美玲.對(duì)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)研究[J].企業(yè)改革與管理，2015，27（9）：26-26.

[4]余松艷.信息化技術(shù)在地籍檔案管理中的應(yīng)用[J].城建檔案，2014，36（9）：58-60.

[5]譚彥梅.中職學(xué)校檔案管理工作的信息化研究[J].新課程學(xué)習(xí)（下），2014，28（12）：564-564.

[6]黃曉艷.淺談檔案管理理論對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的影響[J].中國(guó)科技信息，2014，31（9）：246-247.

[7]關(guān)敏峰.城建檔案管理工作發(fā)展趨勢(shì)的分析[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2017，11（10）：009-009.

（作者單位：臨高縣人力資源和社會(huì)保障局）