SAP Concur: 2019年差旅和費(fèi)用管理領(lǐng)域的六大看點(diǎn)

林星華

在全球化和數(shù)字化成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展關(guān)鍵詞的當(dāng)下，中國企業(yè)需要更加敏捷地推動自身的管理創(chuàng)新和業(yè)務(wù)創(chuàng)新以應(yīng)對海內(nèi)外瞬息萬變的市場趨勢。能否在從容應(yīng)對跨國業(yè)務(wù)相關(guān)法規(guī)和政策的基礎(chǔ)上，推動企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，進(jìn)而提升企業(yè)運(yùn)營效率和員工效率，降低總體成本，已經(jīng)成為中國企業(yè)在全球舞臺上贏得競爭的重要因素。

作為企業(yè)最首要的可控成本之一，全球化和數(shù)字化背景下的差旅和費(fèi)用管理亟待得到更好的優(yōu)化和調(diào)整。2019年，在全球差旅與費(fèi)用管理領(lǐng)域擁有25年成功經(jīng)驗(yàn)的SAP Concur認(rèn)為，企業(yè)需要關(guān)注六大要點(diǎn)，從而緊密把握未來發(fā)展趨勢。

機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)逐步落地

身處大數(shù)據(jù)時代，如何搜集、整理財(cái)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)，并細(xì)化數(shù)據(jù)的顆粒度，進(jìn)行提煉和挖掘，更好地指導(dǎo)企業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)展，是當(dāng)今財(cái)務(wù)管理者需要考慮的重要問題。目前，中國大多數(shù)企業(yè)在費(fèi)用管理上依然停留在手動階段，SAP Concur聯(lián)合國際數(shù)據(jù)公司（IDC）發(fā)布的《中國智慧費(fèi)用管理行業(yè)報(bào)告》顯示，53 %的受訪者認(rèn)為孤立的信息系統(tǒng)和信息孤島使得財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，如果財(cái)務(wù)人員可以掌握機(jī)器學(xué)習(xí)的處理能力，就會獲取獨(dú)一無二的由數(shù)據(jù)驅(qū)動的洞察力，其帶來的收益遠(yuǎn)超自動化的價值。

2019年，越來越多的企業(yè)開始嘗試使用機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)取代傳統(tǒng)的光學(xué)識別技術(shù)，不只是從圖片中提取文字，同時為字母和數(shù)字提供語境，并判斷其準(zhǔn)確性。利用機(jī)器學(xué)習(xí)的算法，以人力所不能及的方式處理海量數(shù)據(jù)（即大數(shù)據(jù)），從而使企業(yè)能夠以前所未有的規(guī)模和速度來分析和審計(jì)開支。展望未來，憑借在海量數(shù)據(jù)中做到實(shí)時識別和異常內(nèi)容檢測的機(jī)器學(xué)習(xí)能力，企業(yè)在改進(jìn)業(yè)務(wù)流程、降低成本和保障合規(guī)性等方面，將獲得前所未有的洞察力和靈活性。

CFO與CIO的合作更加緊密

雖然CFO和CIO的企業(yè)角色不同，但是在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的驅(qū)動下，二者會加強(qiáng)財(cái)務(wù)和IT部門的緊密合作，以進(jìn)一步提高效率、節(jié)約成本并支持業(yè)務(wù)發(fā)展。SAP Concur曾與Forrester咨詢公司共同調(diào)研，報(bào)告顯示超過70 %的財(cái)務(wù)管理人員正在或計(jì)劃將云計(jì)算等IT技術(shù)應(yīng)用到差旅和費(fèi)用管理系統(tǒng)，這也是其推動財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要步驟之一。CIO在新的一年希望公司增加IT預(yù)算，提供更多投資以支持包括云部署、人工智能和機(jī)器學(xué)習(xí)在內(nèi)的自動化技術(shù)項(xiàng)目，這就離不開CFO在預(yù)算決策上的平衡和協(xié)助。

2019年，隨著財(cái)務(wù)部門的現(xiàn)金流管理和其他日常任務(wù)越來越自動化，CFO將更深入地參與數(shù)字化業(yè)務(wù)并成為科技創(chuàng)新的驅(qū)動者。同樣，隨著企業(yè)對于保護(hù)數(shù)據(jù)隱私的重視性逐步攀升，CIO將更緊密地與財(cái)務(wù)部門合作，提供可靠有力的技術(shù)支持，為財(cái)務(wù)的各項(xiàng)數(shù)據(jù)安全和數(shù)據(jù)隱私保駕護(hù)航。

數(shù)據(jù)隱私保護(hù)愈加重要

歐盟的《通用數(shù)據(jù)保護(hù)條例》（簡稱GDPR）已經(jīng)成為企業(yè)在歐洲業(yè)務(wù)發(fā)展必須遵守的法規(guī)。針對數(shù)據(jù)安全問題，該條例有權(quán)對違法企業(yè)處以高達(dá)2 000萬歐元或者全球營收4 %（二者取其大）的巨額罰款。這無疑從根本上改變了全球企業(yè)處理用戶個人數(shù)據(jù)的方式，并影響到歐盟的企業(yè)及與歐盟有業(yè)務(wù)來往的企業(yè)運(yùn)營。任何存儲或處理歐盟國家內(nèi)有關(guān)歐盟公民個人信息的公司，即使在歐盟境內(nèi)沒有業(yè)務(wù)存在，也須遵守該條例。而中國涉及歐洲業(yè)務(wù)的諸多企業(yè)，已經(jīng)被自動納入到GDPR的管轄范圍，應(yīng)提前做好預(yù)案。

目前，許多中國企業(yè)還相對缺乏GDPR合規(guī)意識，甚至不了解GDPR是否適用于自身。如果中國企業(yè)在出海過程中不進(jìn)行個人數(shù)據(jù)隱私的合規(guī)管理，將可能合作受阻、甚至損失慘重。因此，有出海需求的中國企業(yè)在2019年會更加需要一個可保護(hù)員工數(shù)據(jù)隱私的費(fèi)用管理系統(tǒng)，通過增強(qiáng)的數(shù)據(jù)安全保護(hù)以及限制數(shù)據(jù)訪問權(quán)限等多重功能，滿足保護(hù)個人數(shù)據(jù)隱私的技術(shù)需求。SAP Concur始終致力于遵守包括GDPR在內(nèi)的相關(guān)法律法規(guī)，并承諾通過其產(chǎn)品和服務(wù)使其企業(yè)用戶順利遵守GDPR要求，確保合規(guī)性。

商旅生態(tài)系統(tǒng)不再是空中樓閣

如今，機(jī)票和酒店的預(yù)訂成本和效率成為企業(yè)內(nèi)一項(xiàng)越來越突出的問題。根據(jù)一份研究報(bào)告，接近一半的商旅人士每月需要花費(fèi)30～60分鐘的時間來完成機(jī)票、火車票和酒店預(yù)定，而18%的人則需要花費(fèi)1～2個小時不等。

在2019年，越來越多的企業(yè)會下定決心采用涵蓋商旅生態(tài)系統(tǒng)的自動化差旅和費(fèi)用管理解決方案，從而讓行程預(yù)訂的流程更簡單，提高員工生產(chǎn)力，并讓財(cái)務(wù)管理者更好地進(jìn)行費(fèi)用管理跟蹤和分析管理。具體而言，基于商旅生態(tài)系統(tǒng)，出差員工不再需要進(jìn)行大量的機(jī)票和酒店搜索；經(jīng)理無需再根據(jù)員工的差旅歷史記錄來批準(zhǔn)其出差和費(fèi)用申請。同時，一個優(yōu)質(zhì)的系統(tǒng)還可幫助企業(yè)自動區(qū)分商務(wù)和休閑旅行的費(fèi)用，確保差旅費(fèi)用的合規(guī)性并加強(qiáng)成本控制。SAP Concur針對中國市場打造了包括微信、攜程和滴滴出行等眾多本土商旅服務(wù)商的開放式平臺，在國際市場則打造了以Concur TripLink為核心的、集成了多家航空公司、住宿和地面交通供應(yīng)商的海外差旅生態(tài)系統(tǒng)，從而幫助企業(yè)員工在國內(nèi)外的差旅過程中都能享受無縫的便捷體驗(yàn)，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)切實(shí)的員工關(guān)懷。

把握全球稅務(wù)政策尤為關(guān)鍵

面對經(jīng)濟(jì)全球化的市場趨勢，每個國家對入境長期工作的外籍人員采取不同的工作簽證和跨境稅收規(guī)則，這給開展跨國業(yè)務(wù)的中國企業(yè)帶來了更多挑戰(zhàn)。因?yàn)榭鐕业拈L期工作簽證和跨境稅收的政策不同，如果公司無視這個問題，可能會對員工個人和公司造成巨大的稅務(wù)負(fù)擔(dān)。最糟糕的情況是公司還可能因違反簽證規(guī)定而面臨巨額罰款，造成金錢和信譽(yù)的雙重?fù)p失。另一方面，企業(yè)如果掌握員工海外差旅的跨境增值稅退稅的能力，也將獲得可觀的退稅收益。

毫無疑問，在2019年，中國企業(yè)要比以往任何時候都需要更智慧地應(yīng)對跨境工資稅、增值稅退稅等復(fù)雜性問題。SAP Concur在自有的差旅生態(tài)系統(tǒng)中集成了全球領(lǐng)先的增值稅退稅企業(yè)VAT IT，可以提供專業(yè)的退稅可行性分析，編制退稅申索資料并將其提交給相關(guān)的稅務(wù)機(jī)關(guān)。同時，借助全球25年的經(jīng)驗(yàn)和成熟穩(wěn)定的云架構(gòu)系統(tǒng)，SAP Concur可支持多語言，并熟知多國稅務(wù)政策要求，全面滿足中國企業(yè)進(jìn)行全球差旅和費(fèi)用管控的需求。

女性差旅安全得到更多重視

據(jù)統(tǒng)計(jì)，女性出差者占所有商務(wù)旅行者的40 %以上，而且該數(shù)字還在持續(xù)增長中。商旅專家們一致認(rèn)為，女性出差者相較于男性，在旅行中面臨更高的風(fēng)險，然而大多企業(yè)并沒有意識到這個問題。最近的全球商務(wù)旅行協(xié)會（GBTA）報(bào)告指出，僅有18 %的公司在其商旅安全政策中專門強(qiáng)調(diào)了女性出差者的安全需求。因?yàn)榇嬖跐撛诘娘L(fēng)險，女性員工在出差的時候其實(shí)也缺乏安全感，繼而影響其工作生產(chǎn)力和生活幸福感。

進(jìn)入2019年，越來越多的企業(yè)開始重視在商旅安全政策中優(yōu)先說明并強(qiáng)調(diào)女性出差者的困擾，從而履行對員工的關(guān)懷責(zé)任。同時，女性員工也主動要求公司優(yōu)先關(guān)照她們，而這將成為企業(yè)人才保留與員工關(guān)懷成功與否的一個重要指標(biāo)。

未雨綢繆早當(dāng)先，居安思危謀長遠(yuǎn)。在這個千帆競發(fā)、百舸爭流的時代，企業(yè)不僅要實(shí)現(xiàn)自身業(yè)務(wù)升級去應(yīng)對激烈的市場競爭，還要周全地在差旅和費(fèi)用管理方面多維度、多視角的全面布局。具有現(xiàn)代思維的企業(yè)管理者，不僅要關(guān)注更具便捷性和洞察力的差旅生態(tài)系統(tǒng)和基于大數(shù)據(jù)的機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)，還要全面熟知國際市場的數(shù)據(jù)安全法規(guī)和跨境稅費(fèi)政策，以及細(xì)致地考慮員工滿意度和履行員工關(guān)懷責(zé)任，這樣才能真正將高效的差旅和費(fèi)用管理落到實(shí)處，進(jìn)而在日趨激烈的國際競爭中占據(jù)更有利的位置。