流動(dòng)人才人事檔案管理存在的問題與對(duì)策

趙耀

摘要：現(xiàn)代社會(huì)，人事制度與國家經(jīng)濟(jì)體制都較以前有了很大的改革幅度，這在一定程度上促進(jìn)了單位用工方式的改變，加速了人才的流動(dòng)性，從某種角度來說，更大的人才流動(dòng)性帶動(dòng)了經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，但這種變化也給人事檔案管理帶來了不小的難度。機(jī)遇與困難并存，新的機(jī)遇來臨時(shí)，怎么針對(duì)流動(dòng)人才做好檔案管理工作，都會(huì)遇到哪些問題，怎么克服，本文中和大家一起探討。

關(guān)鍵詞：人才;檔案管理;問題;措施

前言：關(guān)于流動(dòng)人員的人事檔案，就是對(duì)一個(gè)人社會(huì)經(jīng)歷與德、才、績(jī)、能進(jìn)行實(shí)事求是的記錄，以個(gè)人為單位進(jìn)行集中保存，其作用就在于便于集中管理，必要時(shí)可以作為維護(hù)公民合法權(quán)益的重要法律依據(jù)。該類檔案是的典型的特點(diǎn)有：科學(xué)性、政治性、政策性、管理性、服務(wù)性與專業(yè)性?，F(xiàn)在各項(xiàng)制度越來越健全，迫使人事檔案內(nèi)容不斷豐富，管理范圍不斷擴(kuò)大，現(xiàn)在流動(dòng)人員的人事檔案管理已經(jīng)成為人力資源管理工作與人事檔案管理工作中一個(gè)極其重要的內(nèi)容。

1流動(dòng)人員人事檔案管理中存在的主要問題

1.1檔案管理缺乏關(guān)聯(lián)性

流動(dòng)人員檔案的主體大部分大中專畢業(yè)。隨著人才的流動(dòng)性加大，許多畢業(yè)生畢業(yè)后流轉(zhuǎn)各地工作，多數(shù)進(jìn)入私人企業(yè)，而一些企業(yè)只看畢業(yè)證，并不接收檔案。從用人單位來說，許多單位不知道從流動(dòng)人員人事檔案中去查詢所需人員情況。特別是非公有制單位在無從審閱檔案用人的情況更為嚴(yán)重。但有的畢業(yè)生并沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)自己的重要性，只有很少的一部分由畢業(yè)生攜帶進(jìn)入人才市場(chǎng)或用人單位，絕大多數(shù)或者由學(xué)生自己保管，或者由院校保管一兩年，或者通過院校委托由人才機(jī)構(gòu)保管，形成非?；靵y的學(xué)生檔案管理局面[1] 。真正到了需要檔案的時(shí)候，學(xué)生無所適從，不知道到哪里找自己檔案，又該怎樣辦理流轉(zhuǎn)手續(xù)。

1.2檔案內(nèi)容缺乏真實(shí)性

出現(xiàn)檔案的信息失真的主要原因是人們?cè)谫Y料填寫時(shí)往往以自身利益為前提，只要有利于自己就不以實(shí)際情況填寫，給檔案的有效利用帶來了極大的困難。而一些私企對(duì)人才使用并不接收檔案，而看文憑、職稱等相關(guān)證書，由于沒有檔案的證明，出現(xiàn)了一些假文憑、假職稱、假經(jīng)歷、假成果的現(xiàn)象，給用人單位在對(duì)錄用人員的能力評(píng)價(jià)、養(yǎng)老保險(xiǎn)、合同見證、學(xué)歷證書鑒別、權(quán)益保障、人事仲裁等方面帶來不利影響，給經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展帶來負(fù)面影響[2] 。

1.3流動(dòng)人員人事檔案缺乏規(guī)范管理

有些地方流動(dòng)人員人事檔案管理，沒有嚴(yán)格按照中央文件執(zhí)行，出現(xiàn)管理不規(guī)范的情況。如：待業(yè)的大中專畢業(yè)生的檔案，是流動(dòng)人員人事檔案管理的主要構(gòu)成之一，然而，畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)機(jī)構(gòu)、安置勞動(dòng)就業(yè)機(jī)構(gòu)都在保存檔案。由于流動(dòng)人員的檔案來源多種多樣，歸類繁雜，如大中專畢業(yè)、科技人員以及其他各種原因?qū)n案存放在人才中心。而人才中心由于人手不足，檔案歸類整理跟不上檔案存入的速度，加之在檔案?jìng)鬟f不夠及時(shí)，造成查檔困難。特別是前些年度的檔案由于人事的更迭，交接不明確使得這類檔案丟失、短缺、涂改、不真實(shí)等情況較嚴(yán)重。

2措施與對(duì)策

2.1優(yōu)化人才交流服務(wù)中心的機(jī)構(gòu)設(shè)置

對(duì)于流動(dòng)人才檔案管理來說，它是人社部門的一項(xiàng)重要工作，在保護(hù)我們切身利益的過程中起著很重要的作用。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，不少地方對(duì)人才的需求量不斷增大，人才流動(dòng)空前活躍，我們傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制已不能滿足當(dāng)今需要[3] 。目前全國各地已經(jīng)構(gòu)建了大量的人才交流服務(wù)中心，對(duì)流動(dòng)人才的檔案進(jìn)行管理。但是該模式的運(yùn)行當(dāng)前還不夠完善，制度層面、辦事流程方面都還有待改進(jìn)，同時(shí)此類機(jī)構(gòu)與傳統(tǒng)人事檔案管理的職能劃分也還不夠明晰，這需要對(duì)人才交流服務(wù)中心的機(jī)構(gòu)進(jìn)行進(jìn)一步的優(yōu)化，科學(xué)設(shè)置各科室，明確各自的管理范疇，并制定好監(jiān)管制度，從而保障流動(dòng)人才檔案服務(wù)質(zhì)量。

2.2建立信息化查詢系統(tǒng)

不斷進(jìn)步的社會(huì)，使得人們非常需要接收各種各樣的信息，對(duì)信息的利用水平一年高于一年，檔案方面的信息也是他們所需要的，他們需要非常精確的對(duì)檔案進(jìn)行查找。這一要求的實(shí)現(xiàn)，就得依靠現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行有效整合，怎么才能通過現(xiàn)代化化信息技術(shù)手段完成對(duì)檔案資源的檢索很有研究的價(jià)值?？茖W(xué)技術(shù)的進(jìn)步促進(jìn)了信息技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)在檔案資源的種類不斷豐富，數(shù)量極為巨大，如果還是通過傳統(tǒng)的方式去查找的話，不但所花費(fèi)的時(shí)間很長，而且效率低得出奇，同時(shí)還不一定查得全面，查得準(zhǔn)確。這種情況下，非常需要借助現(xiàn)代化的手段，按照信息化要求與檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行整合，加以整理與編目，從而能夠方便、快捷有序的查找。

2.3提高管理要求和對(duì)工作重要性的認(rèn)識(shí)

2.3.1加大力度宣傳人事檔案對(duì)流動(dòng)人員發(fā)展的重要性

最為重要的是要有主動(dòng)的意識(shí)，通過多種方式，多種渠道做好檔案方面的信息咨詢服務(wù)工作，尤其要經(jīng)常性的向流動(dòng)人員這個(gè)群體開展人事檔案管理知識(shí)的普及宣傳工作，讓他們充分的認(rèn)識(shí)與了解人事檔案的重要性，知道具體的操作程序。讓他們真真實(shí)實(shí)感受到，如今這個(gè)社會(huì)，流動(dòng)人員的人事檔案萬不可隨手亂丟，這些檔案一樣會(huì)影響到自己以后的發(fā)展、就業(yè)、職務(wù)晉升等，直接給自己生活造成很大影響。對(duì)于人事檔案的管理有著具體的工作原則與規(guī)定，從中流動(dòng)人才的綜合素質(zhì)得到直接體現(xiàn)，為企事業(yè)單位的用人與提拔用人等具有重要參考價(jià)值[4] 。

2.3.2進(jìn)一步提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

從事人事檔案管理的相關(guān)工作不是人人都能干的，他們也得具備這方面的專業(yè)技術(shù)知識(shí)，對(duì)相關(guān)規(guī)定要非常的熟悉，對(duì)管理人事檔案的技能與方法要非常熟悉。當(dāng)今社會(huì)中的人事工作遇到問題更多，要求更高，所以一定要通過進(jìn)一步的完善這方面的內(nèi)部規(guī)章制度，加強(qiáng)這方面的理論研究與政策研究，才能讓流動(dòng)人員人事檔案水平得到切實(shí)提高。檔案管理人員要嚴(yán)肅對(duì)待人事檔案管理工作，充分認(rèn)識(shí)其重要性，把這類人員人事檔案資源利用好、管理好、開發(fā)好，同時(shí)在具體的工人各不斷的改革服務(wù)方法與工作方式，對(duì)于一些可借鑒的或者創(chuàng)新的檔案管理工作模式要大膽進(jìn)行嘗試，讓檔案管理與服務(wù)工作的效率得到提高。

2.4加強(qiáng)信息技術(shù)應(yīng)用，提升管理效率與水平

要想進(jìn)一步提高人事檔案信息管理水平與利用效率，讓檔案信息資源充分的發(fā)揮作用，就得讓人事檔案信息的管理改變傳統(tǒng)手工方式，達(dá)到現(xiàn)代化的層次，讓工作效率與質(zhì)量快速提高，盡快的實(shí)現(xiàn)信息化與網(wǎng)絡(luò)化的管理。當(dāng)今社會(huì)計(jì)算機(jī)已經(jīng)普遍運(yùn)用于社會(huì)生活的方方面面，把計(jì)算機(jī)運(yùn)用到檔案管理之中，不但方便快捷，而且安全可靠，除此以外，查閱檔案極為方便，能在很短的時(shí)間內(nèi)完成查閱、統(tǒng)計(jì)、分析等工作，為決策提供參考，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在單位的流動(dòng)人員人事檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，非常有利于解決我們?cè)趯?shí)際管理工作中的具體問題，也將極大提升單位的檔案管理水平和檔案管理效率[5] 。

結(jié)束語：總的來說，如果真的能把流動(dòng)工作人員的人事檔案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，無論對(duì)于企事業(yè)單位，還是對(duì)于當(dāng)事人來說，都是大有裨益的，非常有意義，同時(shí)為城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展保證了充足的人力資源。不斷進(jìn)步的社會(huì)迫切需要一套嚴(yán)密、完整的人事檔案管理體系，為時(shí)代發(fā)展助力。

參考文獻(xiàn)：

[1] 黎琨.人事檔案管理中存在的問題及對(duì)策分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（09）：159.

[2] 耿潔.流動(dòng)人才人事檔案管理存在的問題與對(duì)策[J].城建檔案，2016（09）：57-58.

[3] 黨群生.人才流動(dòng)給人事檔案管理帶來的問題及對(duì)策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（09）：140.

[4] 趙明.淺析流動(dòng)人員人事檔案管理的問題與建議[J].民營科技，2017（07）：114.

[5] 胡浩媛.淺議流動(dòng)人員人事檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].廣西政法管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2014，29（03）：127-129.

（作者單位：重慶市人才大市場(chǎng)）