高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中紙質(zhì)檔案的保護(hù)工作

王敏芝

摘 要：近年來，隨著計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案管理逐步邁向數(shù)字化進(jìn)程，電子檔案因其具備的界面簡潔、操作方便、便于更新的特點(diǎn)受到大家的喜愛，但是它并不能完全代替紙質(zhì)檔案，好多高校館藏檔案資料的主體仍是紙質(zhì)檔案，所以在推進(jìn)高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中，我們絕不能忽視對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理和維護(hù)。本文從高校紙質(zhì)檔案的重要性出發(fā)，分析了當(dāng)前高校紙質(zhì)檔案保護(hù)工作中存在的問題，并結(jié)合自身工作實(shí)踐，探討了紙質(zhì)檔案保護(hù)的幾點(diǎn)看法。

關(guān)鍵詞：高校檔案;數(shù)字化;紙質(zhì)檔案;保護(hù)

隨著數(shù)字化進(jìn)程不斷加快，高校傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理面臨巨大挑戰(zhàn)。實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字化已經(jīng)成為高校的一大發(fā)展戰(zhàn)略。這是高校檔案發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，不僅能夠保護(hù)紙質(zhì)檔案原件，而且能夠提高高校信息服務(wù)水平，提高檔案工作者的工作效率和業(yè)務(wù)水準(zhǔn)。如何在高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中做好紙質(zhì)檔案的保護(hù)工作，是當(dāng)前高校檔案管理工作中亟待解決的一個(gè)問題。

一、高校紙質(zhì)檔案的重要性

高校紙質(zhì)檔案是指高校在從事教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的文件材料，它記載著學(xué)校的教育及成長歷史，是一所學(xué)校寶貴的財(cái)富，對高校未來的建設(shè)發(fā)展具有重要的歷史參考價(jià)值。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為檔案發(fā)展的必然趨勢，在檔案數(shù)字化管理的過程中，紙質(zhì)檔案的存在一直是檔案管理人員爭論的主要議點(diǎn)。電子化的檔案雖然具有方便、快捷、更改以及修復(fù)更加簡單等優(yōu)點(diǎn)，但是電子檔案在修改以及變更上也更加容易，導(dǎo)致其真實(shí)可靠性受到質(zhì)疑，而高校紙質(zhì)檔案以其穩(wěn)定、永久、靜態(tài)、直觀的特點(diǎn)，能夠滿足高校發(fā)展的需求，所以在高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中，只有保持二者共同發(fā)展，才能更好地實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的意義，確保高校檔案管理的科學(xué)合理化。

二、高校數(shù)字化進(jìn)程中紙質(zhì)檔案管理所面臨的問題分析

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，尤其是檔案數(shù)字化進(jìn)程的加快，高校檔案管理出現(xiàn)了電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的局面，面臨這一變化，雖然已有一部分的人注意到這個(gè)問題，但卻沒有真正引起重視，沒有采取新的管理對策，紙質(zhì)檔案的管理工作正逐漸走向片面化和消極化。在檔案數(shù)字化進(jìn)程中，高校檔案管理如何解決紙質(zhì)檔案管理存在的問題，成為當(dāng)前亟需解決的難題。 當(dāng)前高校紙質(zhì)檔案管理工作存在的問題：

1.思想意識重視程度不夠。隨著辦公自動(dòng)化和檔案信息化的不斷推進(jìn)，電子檔案的優(yōu)勢已經(jīng)展現(xiàn)出來，于是一些高校的檔案管理人員認(rèn)為電子檔案將逐漸取代紙質(zhì)檔案，最終卻忽視了對紙質(zhì)檔案的管理與保護(hù);此外，還有一些檔案管理人員自身專業(yè)素質(zhì)低，缺乏檔案保護(hù)的專業(yè)意識和專業(yè)技能。

2.紙質(zhì)檔案具有的特征逐漸消失。唯一性不復(fù)存在。紙質(zhì)檔案的形成都是具有一定的特殊條件，這就決定了其具有唯一性特點(diǎn)，它在形成后就不可能改變，是最有說服力的原始憑證。隨著電子檔案的產(chǎn)生，許多紙質(zhì)檔案成為了電子檔案的雙套制，明顯帶著電子檔案的痕跡，辦理過程全部是數(shù)字化操作，紙介質(zhì)上記載的信息也是統(tǒng)一的字體、數(shù)字印章，只要有需要就可以輸出，而且與所歸檔的紙質(zhì)檔案一模一樣，很難辨別真?zhèn)危捎诠ぷ髁鞒讨性诩埥橘|(zhì)上留下的易于鑒別的原始記錄越來越少，紙質(zhì)檔案以前所具有的唯一性也就會(huì)慢慢的消失。真實(shí)性被打破。紙質(zhì)檔案的真實(shí)性體現(xiàn)在它很難偽造和改動(dòng)，它的真?zhèn)我子谂袆e，而且已經(jīng)形成了一套成熟的鑒定技術(shù)，加固了它在檔案載體中的重要地位。對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化雖然帶來了檔案信息的共享，但由于網(wǎng)絡(luò)安全問題日益突出，數(shù)字化后的檔案信息容易被改動(dòng)，紙質(zhì)檔案記載的信息因?yàn)檩d體的改變而成為假信息產(chǎn)生的源泉。

3.紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工中存在著安全隱患。首先，當(dāng)前在紙質(zhì)檔案數(shù)字化推進(jìn)過程中，容易造成紙質(zhì)檔案的損毀。尤其是檔案的大量出庫會(huì)大大增強(qiáng)對紙質(zhì)檔案的管理難度，而且在紙質(zhì)檔案的掃描過程中因?yàn)槔谜叩睦眯枨?，勢必造成檔案的再次流動(dòng)，如果不注意安全難免會(huì)導(dǎo)致檔案實(shí)體的丟失。在檔案數(shù)字化加工過程中避免不了會(huì)對紙質(zhì)檔案進(jìn)行拆裝，這也就破壞了檔案原來的整體性，造成紙質(zhì)檔案的損傷。檔案出庫使保管環(huán)境發(fā)生變化（如溫濕度難以得到控制），掃描和拍照中受到光源的照射使紙張加速老化而縮短使用壽命。其次，還會(huì)引起信息被非正常途徑傳播。目前有些高校檔案部門會(huì)將紙質(zhì)檔案數(shù)字化項(xiàng)目承包給非檔案專業(yè)人員操作，由于這些工作人員缺乏檔案工作相關(guān)的法律法規(guī)知識和沒有相關(guān)的培訓(xùn)，工作人員極有可能將檔案信息外泄，引起信息非正規(guī)渠道的傳播給社會(huì)造成不必要的麻煩。

4.忽視了紙質(zhì)檔案的保護(hù)技術(shù)。隨著高校檔案數(shù)字化建設(shè)的不斷深入，紙質(zhì)檔案信息實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，使查閱者不通過實(shí)體檔案也能查閱到所需的檔案，對紙質(zhì)檔案的利用群體將逐漸減少，這樣就容易忽視對紙質(zhì)檔案實(shí)體的保管。一些年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案由于保管不善需要修復(fù)的越來越多，而紙質(zhì)檔案保護(hù)工作的技術(shù)性決定了它必須要由人工操作及在實(shí)際操作過程中積累的經(jīng)驗(yàn)，這些很難用文字表述并把它記載下來，久而久之對紙質(zhì)檔案的保護(hù)技術(shù)在很多方面可能就會(huì)失傳，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的病檔得不到修復(fù)，紙質(zhì)檔案的老化程度不斷惡化 ，在不久的將來年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案的數(shù)目會(huì)不斷的減少，從而重蹈了傳統(tǒng)載體檔案的遭遇，給人類的文明史詩留下了遺憾的篇章。

三、高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中加強(qiáng)紙質(zhì)檔案管理對策

高校檔案管理是高校管理工作的重要組成部分，對改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量，推動(dòng)高校發(fā)展具有重要作用。紙質(zhì)檔案作為高校重要的檔案形式，為高校各項(xiàng)工作有效開展提供參考和依據(jù)。因此，為促進(jìn)高校紙質(zhì)檔案作用的充分發(fā)揮，必須不斷提升高校紙質(zhì)檔案管理水平。

1.改變管理人員原有的管理觀念。面臨電子檔案的挑戰(zhàn)，在檔案信息化進(jìn)程中，如果想要使紙質(zhì)檔案繼續(xù)在檔案系統(tǒng)中發(fā)揮出作用，只應(yīng)用傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)無法滿足紙質(zhì)檔案的管理需求，首先需要高校檔案管理者改變管理理念，重新認(rèn)知紙質(zhì)檔案的應(yīng)用價(jià)值，還要積極學(xué)習(xí)多種類型的檔案材料的管理方法，學(xué)會(huì)將各類檔案材料結(jié)合應(yīng)用，獨(dú)立解決檔案處理工作中的各種問題，在工作中應(yīng)用創(chuàng)新型的檔案管理方法，使多種類型的檔案的價(jià)值均可以被體現(xiàn)，同時(shí)給自己設(shè)置更為嚴(yán)格的工作要求。

2.完善當(dāng)前的紙質(zhì)檔案的管理制度。紙質(zhì)檔案具有不可更改性和永久性，在紙質(zhì)檔案建立之初就應(yīng)該確保正確無誤的歸檔和保管。高校的紙質(zhì)檔案對高校的發(fā)展至關(guān)重要，因此高校檔案管理也要有一整套的科學(xué)管理制度體系，尤其是在紙質(zhì)檔案的建立過程中，應(yīng)該為每一份檔案建立相應(yīng)的記錄制度。此外，還要嚴(yán)格實(shí)施檔案保管、整理和借閱的相關(guān)責(zé)任制，從而確保在發(fā)生業(yè)務(wù)之后可以及時(shí)地歸檔，在其他人員借閱檔案后，也能及時(shí)地整理到位，從而使檔案的保存更加完整。 在檔案信息化不斷發(fā)展的今天，必須健全相應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和制度，以便實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，更好地提高檔案服務(wù)質(zhì)量。

3.加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理過程中的保護(hù)。為了既能高質(zhì)量地開展檔案數(shù)字化工作，又能切實(shí)做好對檔案實(shí)體的保護(hù)工作，可以采用下面這些辦法：一是在對檔案進(jìn)行掃描時(shí)，盡量使用不需拆卷的掃描設(shè)備。這樣，可以有效避免對檔案實(shí)體的破壞。一些因設(shè)備原因必須拆卷的檔案，不能用刀子來切割紙邊，而是用其他沒有破壞性的方法來拆解，尤其是要注意保證檔案紙張邊緣字跡的完整性，切忌出現(xiàn)脫落、缺失等現(xiàn)象。二是嚴(yán)格檔案整理，使用合格的裝訂材料和裝具，卸掉實(shí)體上不利于檔案長期保存的物件（如容易生銹的金屬物等），提高檔案質(zhì)量。三是為了有利于檔案的長期保存，經(jīng)過掃描的檔案宜作重新消毒、殺蟲、除塵等防護(hù)措施后，再進(jìn)行封存保管。

4.加快紙質(zhì)檔案保護(hù)新技術(shù)的應(yīng)用。要利用計(jì)算機(jī)新技術(shù)，加快紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理進(jìn)程，在檔案文件的掃描、復(fù)印件制作及異地備份、縮微等方面注重推廣應(yīng)用新技術(shù)。一方面定期開展數(shù)據(jù)監(jiān)測，保證電子文件高效、安全。另一方面，應(yīng)事先做好工作計(jì)劃，合理配備人員及必要的物資，以順利開展文獻(xiàn)資料的封存、保護(hù)、修補(bǔ)等工作。

5.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中，為了更好地保護(hù)紙質(zhì)檔案，促進(jìn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的并存發(fā)展，除了要更新觀念，建立完善的管理制度、采用檔案保護(hù)修復(fù)技術(shù)外，最重要的就是還要加強(qiáng)檔案管理人員的相應(yīng)素質(zhì)，因?yàn)闄n案的管理，最終離不開人的操作。為此，首先檔案管理人員要了解紙質(zhì)檔案在保管過程中需要注意的問題，如防潮、防蟲和防腐蝕等。其次，檔案管理人員應(yīng)記錄在編，防止自管自盜的現(xiàn)象發(fā)生。再次，檔案管理人員還需要了解一些現(xiàn)代檔案管理的制度，從而使紙質(zhì)檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化。

四、結(jié)語

隨著高校檔案數(shù)字化進(jìn)程的不斷加快，電子檔案在高校檔案管理工作中已經(jīng)占據(jù)了極其重要的位置，電子檔案所創(chuàng)造的價(jià)值引起人們關(guān)注，得到了普遍認(rèn)可。但是電子檔案還存在一定的缺陷，紙質(zhì)檔案還并不能完全被電子檔案所代替。因此，在當(dāng)前情況下，加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案的相關(guān)研究仍然十分有必要。在高校紙質(zhì)檔案管理建設(shè)方面，也應(yīng)該緊跟時(shí)代步伐，利用一些先進(jìn)的技術(shù)在紙質(zhì)檔案管理上搶占制高點(diǎn)，這樣才能使紙質(zhì)檔案與電子檔案在發(fā)展中交相輝映。

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