加強(qiáng)工程檔案管理對促進(jìn)工程質(zhì)量的作用探討

李建華

摘 要：伴隨著近年來國民經(jīng)濟(jì)的騰飛，國內(nèi)工程建設(shè)的規(guī)模與數(shù)量也在持續(xù)攀升，在上述復(fù)雜背景形勢影響之下，工程檔案管理于工程質(zhì)量保障層面的重要作用與地位日益彰顯。工程檔案屬于現(xiàn)代工程建設(shè)管理工作中不容忽略的重要部分，其在某種程度上反映著工程質(zhì)量，因此加強(qiáng)對工程檔案的研究與管理具有特殊意義。本文將以工程檔案管理與工程建設(shè)之間關(guān)系作為切入點(diǎn)，詳細(xì)就工程檔案管理對工程質(zhì)量的促進(jìn)作用進(jìn)行詳細(xì)介紹，并在上述基礎(chǔ)之上就加強(qiáng)檔案管理促進(jìn)工程質(zhì)量提升的有效舉措進(jìn)行深入剖析，希望本文對從事工程檔案管理研究的技術(shù)人員有所幫助。

關(guān)鍵詞：工程檔案;工程檔案管理;工程質(zhì)量;檔案管理

我國經(jīng)濟(jì)體制深化改革的持續(xù)推進(jìn)，促使國內(nèi)工程建筑行業(yè)迎來了前所未有的良好發(fā)展機(jī)遇，建筑工程行業(yè)得以飛速發(fā)展，在滿足社會發(fā)展以及人們生活需求的同時，也帶來了令人堪憂的工程質(zhì)量問題。工程質(zhì)量不僅與工程的實(shí)用性及使用壽命息息相關(guān)，而且其直接關(guān)乎用戶的生命與財產(chǎn)安全，因此如何通過加強(qiáng)工程檔案管理的方式，有效提升工程整體質(zhì)量是時下不容回避的棘手問題。工程檔案屬于工程施建的重要記錄依據(jù)，其不僅是工程驗(yàn)收的重要內(nèi)容，而且也是工程投入使用之后的管理及維修的重要參考依據(jù)，因此加強(qiáng)對工程檔案管理工作具有重要意義。

一、工程檔案與工程建設(shè)之間的關(guān)系概述

工程質(zhì)量是工程建筑施工的核心內(nèi)容，任何企業(yè)都應(yīng)當(dāng)將其視作是重中之重，而工程檔案管理作為工程建設(shè)質(zhì)量相關(guān)的重要內(nèi)容，企業(yè)以及相關(guān)管理部門則必須對其予以高度重視。通常情況下，工程檔案的建立與管理會先于具體工程建設(shè)施工，相關(guān)工程項目立項文件為工程項目的順利立項以及核查等諸多環(huán)節(jié)提供重要依據(jù)，并且在整個工程項目的具體建設(shè)過程中發(fā)揮護(hù)駕保航的作用。在實(shí)際的運(yùn)營過程中，很多文件資料都需要在工程施建之前提前準(zhǔn)備到位，倘若相關(guān)文件缺失或者疏于管理，那么不僅僅無法保障工程建設(shè)項目的順利實(shí)施，而且工程建設(shè)質(zhì)量也將無法得到有效保障。另外，相關(guān)文件資料的合理合法性與工程建設(shè)施工的精準(zhǔn)性之間也存在密切的關(guān)系，以工程所涉及的原材料為例，所有工程項目中的原材料都必須進(jìn)行相應(yīng)的檢驗(yàn)試驗(yàn)，只有檢驗(yàn)結(jié)果符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)方可投入使用，而相關(guān)的檢驗(yàn)結(jié)果都需要生成相應(yīng)的檢驗(yàn)文件并進(jìn)行妥善的保存，這些文件將會作為工程質(zhì)量驗(yàn)收的重要內(nèi)容?？偠灾?，工程檔案管理貫穿整個工程建設(shè)的施工過程，成為了其不容忽略的重要組成部分，而且對于工程建設(shè)的順利進(jìn)行與整體質(zhì)量保障都至關(guān)重要，工程施工單位必須對其予以高度重視。

二、工程檔案管理對促進(jìn)工程質(zhì)量的作用探討

1.工程檔案隸屬于工程建設(shè)的重要內(nèi)容。工程檔案屬于工程項目的重要組成部分，該項內(nèi)容貫穿整個工程項目的始末，而且其涵蓋了整個項目中幾乎所有的相關(guān)文件資料。通常情況下，工程檔案主要包含與工程相關(guān)的相關(guān)審批文件、施工檢驗(yàn)記錄以及工程設(shè)計方案等內(nèi)容。工程項目在具體施工之前，所涉及的所有相關(guān)資料都在其管轄范圍之內(nèi)，因?yàn)楣こ虣n案是確保工程項目合法性的重要指標(biāo)，而且也是工程質(zhì)量保障的重要前提。倘若在具體工程施工建設(shè)過程中，上述內(nèi)容發(fā)生了補(bǔ)充或者變更，那么與之相對應(yīng)的工程檔案也應(yīng)第一時間進(jìn)行相應(yīng)的訂正。另外，關(guān)于工程檔案管理，文字文件記錄屬于檔案管理的常規(guī)形式，但也并非是唯一形式，例如我國基層的房屋工程建設(shè)大多都是依靠相傳的方式進(jìn)行傳遞，這種特殊方式并非是對檔案管理的否定，確切的講應(yīng)當(dāng)是檔案管理的一種特殊反映。

2.工程檔案能夠折射出工程的質(zhì)量情況。在傳統(tǒng)的工程理念中，工程施工質(zhì)量僅僅只是工程性能以及安全等一系列性能的概括?，F(xiàn)如今，伴隨社會的進(jìn)步以及科技的發(fā)展，受眾以及社會對于工程質(zhì)量優(yōu)良重新進(jìn)行了定義，即現(xiàn)代工程除了需要滿足基本性能之外，還應(yīng)當(dāng)兼顧經(jīng)濟(jì)性、實(shí)用性以及環(huán)保性等諸多內(nèi)容。當(dāng)然，現(xiàn)如今的工程質(zhì)量評定也非僅僅依靠工程施工所能判定的，而是應(yīng)當(dāng)參照工程檔案進(jìn)行綜合全面的考量評價。另外，許多工程在具體的建設(shè)過程中，往往會存在或多或少的隱藏工程，而此類工程單一的依靠工程施工圖紙或者檢驗(yàn)試驗(yàn)記錄是無法進(jìn)行精確分析判斷的，若想要對其進(jìn)行中肯的評價就只能借助于工程檔案。綜上所述，加強(qiáng)工程檔案管理對于工程項目的質(zhì)量管控而言至關(guān)重要，當(dāng)然該項工作需要施工方、建設(shè)方以及監(jiān)理方共同協(xié)助完成，只有三方持續(xù)的提升檔案管理工作的重視程度，才能確保工程檔案管理工作有序開展。

3.工程檔案管理屬于工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。與工程檔案管理工作不同，工程檔案建立屬于一個相對比較模式化的工作，但是在具體的工程檔案管控過程中，檔案建立并非是一個簡易和獨(dú)立的過程，其需要依托工程項目的具體內(nèi)容和過程實(shí)事求是的構(gòu)建，而恰是該特點(diǎn)也決定了其對于工程質(zhì)量擁有了良好的管控作用。例如，關(guān)于工程施工現(xiàn)場的質(zhì)量管控，往往需要從生產(chǎn)工藝以及原材料質(zhì)量等多個層面著手，而不同工藝方法、材料質(zhì)量的情況等內(nèi)容都是影響工程質(zhì)量的關(guān)鍵指標(biāo)，而上述內(nèi)容又都隸屬于工程檔案管理，因此準(zhǔn)確的講工程檔案管理內(nèi)容涵蓋了工程質(zhì)量相關(guān)的諸多內(nèi)容，其本身就屬于工程質(zhì)量把控的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。

4.工程檔案管理對于工程質(zhì)量的提升有著明顯的促進(jìn)作用。從前文得知工程檔案管理屬于工程建設(shè)的重要行政許可條件，除此之外其也是工程驗(yàn)收的重要內(nèi)容之一。工程檔案管理本身就是行政部門進(jìn)行執(zhí)法檢查的一部分內(nèi)容，因此從某種意義上講加強(qiáng)工程檔案管理的審查，也是提升工程質(zhì)量的一種有效途徑。鑒于以上內(nèi)容，企業(yè)會投入更多的人力物力致力于工程檔案管理，對檔案中涉及的每一個工序、記錄以及試驗(yàn)都進(jìn)行縝密嚴(yán)格的記錄，而上述過程在某種意義上加強(qiáng)了管理人員對工程施工的監(jiān)督與監(jiān)控，整個工程的質(zhì)量水平自然也能夠有所提升。例如在工程施工之前，加強(qiáng)對各種信息資料的記錄審核，一旦發(fā)現(xiàn)問題都可以通過及時整改和優(yōu)化的方式，以此便能及時有效的遏制和減少工程質(zhì)量問題發(fā)生。

三、加強(qiáng)工程檔案管理的有效措施探究

1.加強(qiáng)對工程檔案的創(chuàng)建管理。工程檔案管理是一項比較系統(tǒng)的工作，其需要管理人員在具體的工程施工前期就開始著手準(zhǔn)備，然后在后續(xù)的施工過程中以及竣工交付一定時間內(nèi)，盡快的將相關(guān)檔案信息進(jìn)行收集整理，然后依據(jù)工程的具體情況、分施工階段以及性質(zhì)進(jìn)行相關(guān)檔案創(chuàng)建。關(guān)于施工前的工程檔案創(chuàng)建，檔案管理工作人員應(yīng)第一時間對工程相關(guān)的設(shè)計文件、施工圖紙以及招投標(biāo)文件進(jìn)行仔細(xì)盤點(diǎn)，若上述文件和圖紙中存在缺失或者錯誤應(yīng)及時進(jìn)行相關(guān)處理，然后根據(jù)檔案管理要求對上述文檔資料進(jìn)行歸檔管理。在工程施工的過程中，檔案管理人員需要對整個工程中所涉及的相關(guān)原材料、施工人員、管理人員以及施工設(shè)備等資料進(jìn)行收集整理，然后在上述工作的基礎(chǔ)之上實(shí)現(xiàn)對整個工程項目的進(jìn)度以及施工質(zhì)量進(jìn)行全面的管控。待到工程竣工之后，工作人員還應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案管理細(xì)則對整個工程項目的評估文件、驗(yàn)收文件以及工程總結(jié)等諸多文件進(jìn)行收集整理。檔案的創(chuàng)建管理不僅要將工程中產(chǎn)生的紙質(zhì)文件進(jìn)行合理保管，還應(yīng)當(dāng)將工程檔案信息數(shù)據(jù)錄入檔案管理系統(tǒng)之中去，如此不僅能夠使得工程檔案更加的科學(xué)完善，而且還有助于后續(xù)的維護(hù)管理工作開展。

2.提升管理人員的職業(yè)能力與素養(yǎng)。相關(guān)工程企業(yè)應(yīng)當(dāng)引領(lǐng)檔案管理人員樹立端正科學(xué)的管理理念，并且通過實(shí)踐培訓(xùn)與理論教育相結(jié)合的方式，在企業(yè)內(nèi)部加強(qiáng)檔案管理知識的教育宣傳，激勵檔案管理人員在工程的實(shí)際情況進(jìn)行充分了解的基礎(chǔ)之上，盡量對傳統(tǒng)的管理手段以及管理方式進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新。通過多種途徑切實(shí)的提升檔案管理人員的職業(yè)能力水平，除此之外還要加強(qiáng)對檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)與道德水平提升。如果條件允許，企業(yè)可以為工程檔案管理人員建立周祥的培訓(xùn)檔案，將檔案管理人員根據(jù)其職責(zé)分工或者工作內(nèi)容進(jìn)行細(xì)致的分類，例如根據(jù)員工的職責(zé)劃分施工檔案管理員、監(jiān)理員、材料員以及安全員等等，并將上述內(nèi)容納入至檔案管理員工的培訓(xùn)總結(jié)之中去。對于那些參加過相應(yīng)培訓(xùn)并且通過考核的員工，應(yīng)當(dāng)為其頒發(fā)相應(yīng)的資格證書，然后還要將其培訓(xùn)時間和結(jié)果收錄至個人培訓(xùn)檔案之中。當(dāng)然，為了減少檔案人員培訓(xùn)管理層面的人力物力以及時間投入，工程企業(yè)也可以在社會上聘用那些專業(yè)優(yōu)秀的檔案管理人才，以此來有效的提升企業(yè)檔案管理團(tuán)隊實(shí)力，進(jìn)而為企業(yè)的工程質(zhì)量掌控與提升奠定良好的基礎(chǔ)。

3.建立健全企業(yè)的檔案管理制度。我國檔案管理部門先后出臺了一系列與工程檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)與制度政策，但是工程企業(yè)在實(shí)際的執(zhí)行和管理過程中，檔案管理人員還應(yīng)根據(jù)企業(yè)以及具體的工程項目情況，以國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為基礎(chǔ)制定出更加細(xì)致詳盡的檔案管理制度。具體的需要對任何一個相關(guān)工作人員的工作職責(zé)和工作內(nèi)容予以明確，與此同時對于檔案的形式、內(nèi)容以及分類等諸多內(nèi)容也需要進(jìn)一步的明確和優(yōu)化。另外，為了有效的避免工程企業(yè)發(fā)生工程檔案信息泄露事件，企業(yè)應(yīng)當(dāng)適時并且及時的對企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行必要的升級更新，如此才能確保企業(yè)因檔案管理疏漏造成不良影響，只有始終保證檔案管理制度的先進(jìn)性，才能始終保持企業(yè)工程檔案管理的信息化與科技化。

綜上所述，工程檔案管理工作無論是對工程質(zhì)量的保障，還是對社會的發(fā)展以及和諧社會的構(gòu)建而言都至關(guān)重要，因此相關(guān)管理部門以及工程企業(yè)必須對工程檔案管理工作予以高度重視，并且盡量從行政以及立法兩個層面入手，切實(shí)的提升工程檔案管理水平。本文在對工程檔案管理作用進(jìn)行深入分析的基礎(chǔ)之上，就加強(qiáng)上述工作的有效措施進(jìn)行深入剖析，希望本文能夠促使工程檔案管理能夠更好的融入現(xiàn)代工程質(zhì)量保證體系。

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