高校檔案管理團隊建設(shè)的思考

張光明 郭書君

摘 要：高校檔案管理團隊承擔(dān)著高校師生檔案管理的重任，在落實管理理念、服務(wù)理念、利用理念的基礎(chǔ)上，通過科學(xué)的人才引進和培訓(xùn)制度、檔案管理團隊的基本組建、內(nèi)部管理制度和檔案轉(zhuǎn)接制度的完善，更加流暢的完成高校檔案管理的任務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理團隊;團隊理念;人才;制度

一、高校檔案管理團隊的概念

高校檔案管理團隊是以檔案管理為目標，具有一定內(nèi)部結(jié)構(gòu)的群體。傳統(tǒng)意義上的高校檔案管理團隊僅限于專門的檔案管理部門的工作人員，但實際上并非如此，從狹義上來說，高校檔案管理團隊僅包括高校檔案管理部門的人員，其人員組成相對穩(wěn)定;從廣義上來說，高校檔案管理團隊應(yīng)當涵蓋所有對檔案實施管理行為的人，即狹義上的專門檔案管理人員和臨時性檔案管理人員，臨時性檔案管理人員包括輔導(dǎo)員、二級學(xué)院教務(wù)人員以及其他非檔案部門人員。在高校檔案管理團隊構(gòu)建過程中，應(yīng)當站在廣義的角度上全面進行團隊建設(shè)，才能更好的完成檔案管理工作。

高校的檔案是高校師生在科研、教學(xué)、招生等過程中產(chǎn)生，以文字、圖表、聲像等形式保存下來，具有一定信息價值的歷史記錄。高校檔案對師生社會活動起到了憑證和參考兩個基本作用，其價值和使用價值是客觀存在的，但是要最大限度地彰顯其使用價值，還需要檔案管理者對高校檔案的相關(guān)信息進行挖掘和整合，在此過程中，只有發(fā)揮檔案管理團隊的積極性、主動性和創(chuàng)造性，才能更好地發(fā)揮檔案價值。

二、檔案管理團隊理念的重構(gòu)

檔案管理團隊的理念是綜合性的，能夠反映出檔案管理的本質(zhì)，涉及時代、社會、個體等多個因素，管理團隊理念的重構(gòu)，應(yīng)當在政策與實踐之間、理論與應(yīng)用之間、適應(yīng)與調(diào)整之間。

1.管理理念。管理理念強調(diào)的是對出于實體狀態(tài)的檔案所進行的收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計等一系列科學(xué)有效的專業(yè)性檔案管理活動

管理理念的落實主要是通過歷史管理和邏輯管理兩種方式，歷史管理法是根據(jù)檔案客觀的存在狀態(tài)，對檔案實體進行劃分和有序化管理，強調(diào)的是檔案的實體管理;邏輯管理法是根據(jù)檔案抽象的屬性、特征來進行分類。檔案的本質(zhì)是社會活動和社會生活的原始記錄，高校檔案的價值在于真實地記錄并再現(xiàn)高校師生社會生活的歷史，這就決定了檔案管理應(yīng)當以歷史管理法為基礎(chǔ)，尊重和突出檔案的本質(zhì)特征，遵循檔案的形成規(guī)律，維護檔案的有機聯(lián)系，避免傷害或者閹割檔案的本質(zhì)特征，使檔案變成與圖書、資料等其他信息沒有什么本質(zhì)區(qū)別的資料。邏輯管理法一般用于檔案內(nèi)容的信息發(fā)開利用等領(lǐng)域，對檔案信息從邏輯的角度來切割、分析、認識。檔案在形成過程中本來固有的完整性和真實性，不允許主觀的切割，只能用歷史的方法來加以管理，以維持其本來面目，并再現(xiàn)檔案信息的根本價值和本質(zhì)特征。需要說明的是，管理理念中的這兩種方法并不是涇渭分明的，在高校管理團隊中落實這兩種理念，既需要在檔案的實體管理中承認邏輯管理法的合理性，也要在檔案信息管理中采用歷史管理法，需要以辯證的觀點來看待檔案實體管理和信息管理中出現(xiàn)的問題和矛盾，才能更好的為師生服務(wù)。

2.服務(wù)理念。服務(wù)理念側(cè)重于檔案管理團隊利用檔案、有針對性的提供檔案信息等交互過程

首先，檔案的管理并不是一個閉環(huán)的過程，在與外界交互的過程中，既需要充分考慮檔案是服務(wù)于全體高校師生的，又要認識到不同類型的檔案和個體間都存在一定差異。所以在規(guī)劃檔案服務(wù)時，要在滿足群體共性的基礎(chǔ)上，充分尊重個體間的差異，盡可能提供個性化的服務(wù);其次需要改變檔案藏而不用的情況，對檔案進行編輯梳理，深入挖掘檔案價值，對其進行深層次的加工，將相關(guān)信息適度、定期的向校內(nèi)師生開放;最后要改變檔案管理方式，提供更加便捷高效的檔案信息查詢渠道，拓寬各種服務(wù)方式，反復(fù)加深服務(wù)理念，使之徹底融入管理團隊，變?yōu)橐环N自覺行動。

3.利用理念。利用理念是以保存的檔案為基礎(chǔ)，通過一定的方式方法，對外界提供相關(guān)信息，為高校內(nèi)外服務(wù)的一項業(yè)務(wù)活動。

檔案利用理念的培養(yǎng)以實際操作為主，檔案利用主要包括：檔案的閱覽、外借、復(fù)制、證明、目錄、展覽、咨詢等等，檔案的利用是建立在管理團隊成員了解和熟悉各類典藏檔案的內(nèi)容和成分、熟悉諸如檔案檢索等檔案管理程序的操作的基礎(chǔ)上實現(xiàn)的。要求管理團隊能夠：分析和預(yù)測高校及社會對于檔案信息的需求特點，把握檔案利用需求的發(fā)展規(guī)律;通過各種方式和方法，迅速、準確地向檔案用戶提供他們所需要的檔案文獻。

高校檔案管理團隊理念的重構(gòu)負重致遠，影響著整個管理團隊今后發(fā)展的整體走向。新時代的到來是管理理念重構(gòu)的契機，既應(yīng)當避免落入傳統(tǒng)檔案管理的窠臼，還要謹防過度僵化所帶來的混亂，用客觀、理性的團隊理念來引領(lǐng)高校檔案管理團隊的發(fā)展。只有多元的管理理念，才能應(yīng)付新時代所帶來的挑戰(zhàn)。

三、高校檔案管理團隊的人才引進與培養(yǎng)

1.做好檔案管理人才的引進工作。在目前的檔案管理人才引進過程中，“教條化”嚴重、靈活性不足表現(xiàn)明顯，比如注重學(xué)歷標準而非能力本位，人才引進標準不符合實際工作情況等，未能充分考慮檔案管理工作的特殊要求和崗位特點，以至于選拔的人才不能適應(yīng)服務(wù)型檔案管理團隊發(fā)展的要求。

在檔案管理人員招聘時，應(yīng)當注重結(jié)構(gòu)優(yōu)化，充分考量備選人員的學(xué)歷和專業(yè)等，尤其是要應(yīng)對信息社會發(fā)展的內(nèi)在要求。在學(xué)歷方面應(yīng)當以檔案學(xué)相關(guān)專業(yè)為主，還可以包括信息技術(shù)、情報學(xué)、計算機科學(xué)與技術(shù)、歷史學(xué)、新聞學(xué)、人力資源管理，中文、外語等學(xué)歷的專業(yè)人才，根據(jù)實際情況充實管理隊伍，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，打造多元化管理團隊，促進檔案信息的有效挖掘和整合，為檔案信息價值的發(fā)揮提供保證，才能有效應(yīng)對檔案管理工作的挑戰(zhàn)。

2.做好檔案管理人才的培養(yǎng)工作。很多高校在檔案管理人員的培訓(xùn)方面，一直是一個短板，主要是因為不重視這方面的業(yè)務(wù)，認為檔案管理只是簡單是儲存檔案和調(diào)取檔案。

人才培養(yǎng)應(yīng)當在人才引進的基礎(chǔ)上，依托高校的豐富資源有計劃地實施跨建制、跨專業(yè)的交流引進，建立健全在職培訓(xùn)制度。通過參加講座、短期培訓(xùn)、專業(yè)進修等多種形式，來拓寬檔案人才生長的渠道。使管理人員成為既懂專業(yè)又善溝通，既懂技術(shù)又會管理的復(fù)合型人才。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)當區(qū)分專門檔案管理人員和臨時性檔案管理人員，對于專門檔案管理人員的培訓(xùn)應(yīng)當全面具體，培訓(xùn)主要包括各類檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索等業(yè)務(wù)工作;對于臨時性檔案管理人員，主要側(cè)重于檔案的保管和轉(zhuǎn)接，最大限度的提升培訓(xùn)效率，節(jié)約資源。

四、檔案管理團隊的制度完善

檔案管理團隊的管理制度是指在檔案管理的過程中，要求團隊成員共同遵守、按一定程序辦事的規(guī)程或行動準則。沒有制度的約束，各項工作都將面臨失去控制、混亂無序的風(fēng)險。制度完善的根本目的在于確保整個團隊的高效運行，也有利于檔案管理工作的順利開展。

1.完善團隊內(nèi)部管理制度。要想充分發(fā)揮檔案管理團隊的功能，減少沖突發(fā)生，在于分工合作，而分工的關(guān)鍵就在于權(quán)責(zé)分明。通過專任特定工作來發(fā)展專業(yè)技能，以此配合整個團隊的推進。檔案管理工作始于文件收集而終于典藏，這一過程中，分類、檢調(diào)、裝訂為快性、繕寫、編目、立卷為慢性，需要快慢得當，才能最大限度的解決勞逸不均的問題，有以下三種解決方案，各述利弊，以供參考。

（1）分工制。分工合作可以讓管理人員因熟生巧，逐步提升效率和準確性，但是，一旦崗位變化，必須要重新學(xué)習(xí)，反而影響工作效率。而且分工越細，對人員數(shù)量就要求越多，一旦有人員不能按時到崗工作，其他程序就有可能受到影響而停滯。由此而言，分工雖然是現(xiàn)代檔案管理的一種重要形式，但是過度拘泥于分工，反而會造成檔案整編工作的連鎖中斷。

（2）統(tǒng)一制。此處所說的統(tǒng)一制是將所有部門、學(xué)院的檔案資料統(tǒng)一收編、整理、保存，由專門性檔案管理團隊負責(zé)，不再分設(shè)臨時管理團隊。如此一來，檔案內(nèi)容與形式均能標準統(tǒng)一，也能避免轉(zhuǎn)接的繁瑣。但是過于集中，不但會導(dǎo)致檔案管理界限不清，而且檔案管理——查閱調(diào)取——各項繁瑣手續(xù)也不能劃分，加上繁重的工作量，必然會導(dǎo)致檔案積壓。

（3）單位制。單位制需要先將檔案其劃分為院級和校級檔案，院級檔案包括學(xué)生不須上交學(xué)籍檔案、個人檔案等，院級檔案主要是教職工檔案、學(xué)生需要上交到學(xué)校的檔案等。院級檔案由以二級學(xué)院和職能部門為分配工作對象，每個單位需要歸卷的檔案，由專門性檔案管理團隊中甲乙二人來進行管理，自檔案收集起至典藏出納止，完全由這二人來加以負責(zé)，二人所管轄的范圍為一個單位。但是這二人需要劃分清楚責(zé)任，以免混淆。這樣一來，權(quán)力雖然集中但是并不過度，責(zé)任即是專屬又有邊界，可以避免推諉責(zé)任的情況出現(xiàn)，而且分工細致明確，還可避免管理人員不能到崗帶來的影響。如此一來，雖然劃分了職責(zé)，但是仍然在檔案管理部門的統(tǒng)一指揮之下。

2.完善檔案轉(zhuǎn)接制度。這里所說的檔案轉(zhuǎn)接，指的是發(fā)生在專門性管理團隊和臨時性管理團隊之間的，比如畢業(yè)生畢業(yè)、教師招聘、黨員的申請與轉(zhuǎn)正等過程的檔案轉(zhuǎn)接。缺少合理的檔案轉(zhuǎn)接制度規(guī)范，必然會導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)錯亂，管理效率低下。

學(xué)校相關(guān)部門和培養(yǎng)單位應(yīng)建立一支由學(xué)院秘書、輔導(dǎo)員等人員組成的工作隊伍，充分發(fā)揮好檔案在組織關(guān)系轉(zhuǎn)接工作中的主體作用，減少信息傳遞中間環(huán)節(jié)，有效克服信息不對稱的問題;結(jié)合信息化強化過程管理，重要檔案信息進行數(shù)據(jù)化備份，在轉(zhuǎn)接過程中，可以先行傳遞電子檔案，或者將檔案目錄傳遞過去，可以最大程度上避免傳遞過程中的檔案缺失。還可以通過電子系統(tǒng)實現(xiàn)反饋和查詢功能，可以隨時了解接收方的進度，在線處理相關(guān)問題;制定標準化的轉(zhuǎn)接流程，確保團隊間的檔案轉(zhuǎn)接能夠有行之有效的操作方案。

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