關(guān)于高校人事檔案管理信息化的幾點(diǎn)思考

馮小芳

摘 要：隨著20世紀(jì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的興起，計(jì)算機(jī)逐漸影響到人們的工作和生活，隨著近些年網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)的進(jìn)一步飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)已經(jīng)深入到人們生活與工作的方方面面，因而人們將之稱為第三次科技革命。這種顛覆性的變革，影響著我們的學(xué)習(xí)、影響著我們的工作、影響著我們的出行……高校人事檔案管理是高校人事管理的一個(gè)重要組成部分，傳統(tǒng)的高校人事檔案材料多、查找難、管理繁，傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)嚴(yán)重落后于時(shí)代，人事檔案管理信息化勢(shì)在必行。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)將人事檔案信息化則可以有效解決傳統(tǒng)人事檔案管理中的各種難題，讓人事檔案管理工作變得輕松、變得高效。

關(guān)鍵詞：高校;人事檔案;管理;信息化;計(jì)算機(jī)

一、人事檔案概述

人事檔案管理，離我們的生活很近，大家對(duì)此也并不陌生，它是指收集、整理、保存、鑒定、記錄、查找人事檔案的相關(guān)工作。高校人事檔案記錄了學(xué)校相關(guān)人員的工作、學(xué)習(xí)和生活情況，反應(yīng)了他們的德育狀況和能力水平。人事檔案由人事部門、組織部門、檔案管理部門以文件的形式收集、整理，是記錄個(gè)人基本情況、社會(huì)關(guān)系、業(yè)務(wù)能力、知識(shí)水平、工作情況、思想道德、受獎(jiǎng)勵(lì)及受處罰情況的文件。

在人事檔案管理中，由于高校人事檔案是屬于的高校重要的機(jī)密文件，因此，作為人事檔案管理人員，首先要注意保守秘密，堅(jiān)決杜絕信息泄露;其次，要注意檔案材料的完整性，避免遺失或損壞;最后，在人事檔案材料的查找及使用過程中，一定要注意順序編排、用后歸位，以便實(shí)現(xiàn)人事檔案的高效利用和有序存放。

俗話說，“沒有規(guī)矩，不成方圓”，對(duì)機(jī)密的人事檔案材料進(jìn)行管理更是如此。人事檔案管理制度建設(shè)是人事檔案妥善和有效管理的前提和保障，區(qū)域不同、單位各異，因而各地、各單位的人事檔案管理相關(guān)制度也有所差異，但大致要包括以下幾點(diǎn)：

1.歸檔制度。新轉(zhuǎn)來的人事檔案、新加的人事材料都要及時(shí)歸檔，在歸檔過程中，一要對(duì)相關(guān)材料認(rèn)真檢查，確認(rèn)其滿足歸檔要求;二要根據(jù)新材料的內(nèi)容、性質(zhì)、屬性等確定其所應(yīng)的存放位置;三要將材料名稱及其相關(guān)說明記錄在材料清單表中，以便于查找。

2.核對(duì)檢查制度。核對(duì)、檢查是確保檔案準(zhǔn)確、完整、安全、有序的基礎(chǔ)。在核對(duì)過程中，要注意對(duì)檔案保管的環(huán)境、材料本身進(jìn)行在逐項(xiàng)核對(duì)，確保材料本身無損壞，存放檔案的庫(kù)房防火、防水、防盜措施到位。檢查核對(duì)并不只是增加新檔案時(shí)才做，而應(yīng)將其作為一項(xiàng)例行工作定期進(jìn)行，以便將問題及早發(fā)現(xiàn)、及時(shí)解決。

3.轉(zhuǎn)遞制度。我國(guó)經(jīng)濟(jì)快速增長(zhǎng)、人員流動(dòng)日趨頻繁，檔案轉(zhuǎn)移也隨之增加。因而，人事檔案轉(zhuǎn)遞成為高校人事管理工作的一個(gè)重要組成部分。

4.保密制度。保密是人事檔案工作的一項(xiàng)基本要求，在人事檔案管理工作中，除了要對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行教育，讓他們認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性，提高他們的保密意識(shí)外，保密制度建設(shè)同樣必不可少。對(duì)于違反規(guī)定的人員一定要嚴(yán)肅處理，違反法律規(guī)定的，還要依法追究其刑事責(zé)任。

5.統(tǒng)計(jì)制度。

二、傳統(tǒng)高校人事檔案管理的不足

傳統(tǒng)的人事檔案管理仍沿用以前手工書寫、人工整理、實(shí)物存放的方法。由于缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的文件內(nèi)容及格式，檔案管理人員出現(xiàn)變動(dòng)時(shí)，工作交接時(shí)的工作內(nèi)容龐雜，還容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。檔案工作中出現(xiàn)的疏漏也很難查出根源、找到真正的責(zé)任人。由于傳統(tǒng)檔案都是紙質(zhì)材料，在進(jìn)行材料的查找時(shí)，就不得不翻箱倒柜，工作量大且效率低下。具體來說傳統(tǒng)的人事檔案管理有以下幾點(diǎn)不足。

1.規(guī)格不統(tǒng)一。由于傳統(tǒng)的檔案全部由手工書寫、人工整理，雖然有檔案管理的相關(guān)規(guī)定，但由于單位及各單位具體情況的不同，各地的人事檔案內(nèi)容不統(tǒng)一、格式不一致。由于文件類型、文本內(nèi)容及格式的不同，給文件的整理、查找、交接等帶來諸多不便。

2.查找不方便。人事檔案管理是記錄高校內(nèi)部相關(guān)人員工作、學(xué)習(xí)、生活的日常記錄，當(dāng)然要妥善保管。但花大力氣整理、保存的這些檔案是要使用的，是需要經(jīng)常查找、核對(duì)相關(guān)資料的。傳統(tǒng)的人事檔案全部為紙質(zhì)文件，當(dāng)然不具備搜索功能，雖然有人事檔案清單，可能通過清單找出相應(yīng)的材料存放位置。但人事檔案的資料很多，有時(shí)要從這個(gè)位置取出想要的文件也是需要點(diǎn)力氣，用完后還要放回原位。有時(shí)核對(duì)一條信息就可能需要花掉一個(gè)小時(shí)的時(shí)間，而如果是電子檔案，查找信息這樣的工作，在電腦上幾個(gè)簡(jiǎn)單的操作就可以輕松搞定。

3.保存不容易。檔案是需要長(zhǎng)期保存的，時(shí)間一長(zhǎng)，檔案量再不是一個(gè)柜子或幾個(gè)柜子就能放下的。隨著時(shí)間的增加，存放的空間也在與日俱增。傳統(tǒng)檔案的管理不僅浪費(fèi)了空間，也給相關(guān)工作人員帶來不少麻煩，如果遇到更換存放地點(diǎn)時(shí)，那工作量就更大了。而與增加工作量相比，更讓人不安的是，搬運(yùn)及運(yùn)輸過程中，檔案的安全，是否會(huì)丟失、破損等。

4.交接有困難。高校人事檔案管理是一個(gè)長(zhǎng)期的工作，期間難免會(huì)有人事變動(dòng)。雖然交接時(shí)會(huì)有交接清單、交接記錄，也有相關(guān)的交接制度規(guī)定，但面對(duì)記錄繁雜的檔案清單，面對(duì)文件柜中的一大堆檔案，短時(shí)間內(nèi)根本無法核對(duì)清楚，檔案中信息記錄的準(zhǔn)確性更是無法徹查。交接中的困難還體現(xiàn)在交接之后的后續(xù)工作中。需要的材料找不到，材料上的標(biāo)注不清晰、有歧義等都給新人事檔案管理人員的工作帶來困難。

三、信息化背景下的人事檔案管理建議

1.校領(lǐng)導(dǎo)牽頭檔案信息化。包括高校人事檔案在內(nèi)的各類檔案管理信息化，是時(shí)代的要求，也是網(wǎng)絡(luò)信息高速發(fā)展的必然結(jié)果。高校這一群體作為時(shí)代的引領(lǐng)者、社會(huì)進(jìn)步的開拓者，理應(yīng)順應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的需要。人事檔案管理的信息化，管理上需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的決策，制度上需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的審批，經(jīng)濟(jì)上需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的安排、實(shí)施上需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持。無論是電腦及網(wǎng)絡(luò)的軟硬件建設(shè)，相關(guān)制度的制訂和實(shí)施，還是檔案管理信息化的人員協(xié)調(diào)、人事高速都離不開學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持。因此，校領(lǐng)導(dǎo)重視、校領(lǐng)導(dǎo)牽頭是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化的基礎(chǔ)和保障。

2.提高工作人員業(yè)務(wù)水平。傳統(tǒng)的人事檔案管理僅依靠相關(guān)人員的手工操作，業(yè)務(wù)繁瑣，但操作難度不大，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)要求也不高，但檔案信息化對(duì)相關(guān)人員的業(yè)務(wù)能力要求就不同了。檔案信息化徹底改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案管理模式進(jìn)行徹底革新。檔案信息化不只是簡(jiǎn)單地將文字材料錄入電腦，也不只是為了實(shí)現(xiàn)檔案信息材料的數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化，而是要通過網(wǎng)絡(luò)與部分其他檔案管理部門進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)連接，使檔案管理服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、高效化、社會(huì)化。因而檔案管理信息化需要安全完善的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)施、需要專業(yè)的人才隊(duì)伍建設(shè)。

在高校人事檔案管理信息化的過程中，高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其檔案信息化的水平，使其能進(jìn)行規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息化處理操作，能熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)進(jìn)行文字、表格、圖片、聲音等檔案材料的處理，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)。能夠利用網(wǎng)絡(luò)，在保障信息安全的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案材料的安全傳送，全面提高檔案管理工作的效率和水平。

3.制定標(biāo)準(zhǔn)化的檔案內(nèi)容。標(biāo)準(zhǔn)化的檔案包括檔案所含文件的標(biāo)準(zhǔn)化，及各文件內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案可以省去重復(fù)的文件設(shè)計(jì)，運(yùn)用規(guī)范化的格式按順序添加就可以了，再也不用面對(duì)五花八門的各種檔案，既不方便錄入，還非常容易出錯(cuò)。檔案的信息化不但減輕了檔案管理員的工作負(fù)擔(dān)，還大大地降低出錯(cuò)幾率。此外，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，特別是進(jìn)入21世紀(jì)以來，人員流動(dòng)頻繁，人員的流動(dòng)必然導(dǎo)致檔案的轉(zhuǎn)移。而標(biāo)準(zhǔn)化的檔案格式，有利于各地人事檔案管理的高效交接。

4.設(shè)置嚴(yán)格的操作權(quán)限。檔案是重要的絕密材料，因而檔案的保密工作至關(guān)重要，對(duì)高校人事檔案來說，首先要對(duì)相關(guān)人員的操作權(quán)限進(jìn)行合理設(shè)置，明確各類人員的查詢、修改、添加、刪除等權(quán)限。為了進(jìn)一步強(qiáng)化管理，還可以對(duì)每項(xiàng)權(quán)限進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)化，比如查詢，各院系相關(guān)人員只可以查詢本院系學(xué)生及老師的人事檔案，對(duì)其他院系的老師和學(xué)生檔案則沒有查詢權(quán)限。操作權(quán)限的合理設(shè)置，既可以有效保護(hù)檔案內(nèi)容，又便于明確責(zé)任，增強(qiáng)相關(guān)人員的責(zé)任心和責(zé)任感。

5.構(gòu)筑安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。網(wǎng)絡(luò)及信息化的飛速發(fā)展確實(shí)方便了我們的生活、簡(jiǎn)化了我們的工作、改變了我們的生活方式……網(wǎng)絡(luò)給我們帶來的影響已經(jīng)深入到我們生活中的每個(gè)角落。就高校的人事檔案來說，檔案的信息化確實(shí)簡(jiǎn)化了工作流程、減輕了檔案人員的工作負(fù)擔(dān)，還大大地提高了檔案的檢索及修改效率。但事情總是一分為二的，檔案信息化給我們帶來各種便利的同事，也增加了安全的風(fēng)險(xiǎn)。為此高校檔案信息管理部分，要從軟硬件兩個(gè)方面入手，讓專業(yè)人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全配置、文件加密、構(gòu)筑防火墻、安裝殺毒軟件并定期更新。此外，還要結(jié)合本校實(shí)際情況，就檔案管理部門的網(wǎng)絡(luò)及計(jì)算機(jī)使用制訂相關(guān)規(guī)范，多管齊下，以確保檔案的安全。

四、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作既是各類高等院校工作的一部分，也是各類行政企事業(yè)單位的一項(xiàng)基本工作。檔案管理工作的性質(zhì)決定了其必須具有高度的保密性、條理性和復(fù)雜性，而信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，讓檔案管理工作變得輕松、高效成為可能，也讓檔案保密工作變得更加簡(jiǎn)單。高校人事檔案管理信息化，不僅是時(shí)代的需要，也是高校自身建設(shè)的需要，有效利用人事檔案信息可以為高校的科學(xué)決策提供依據(jù)。本文從人事檔案的性質(zhì)、日常工作、相關(guān)制度入手介紹了人事檔案管理的基本情況，然后結(jié)合人事檔案管理實(shí)際，指出了傳統(tǒng)人事檔案管理的不足，并結(jié)合當(dāng)前中國(guó)高校情況，提出了實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化的幾點(diǎn)建議。學(xué)無止境，人事檔案管理工作同樣如此，生活在信息時(shí)代，更要學(xué)會(huì)運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)一步完善檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄭晨.論高校檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容和步驟[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2008