事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新路徑探索

魏峰

摘 要：隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理制度等也隨之發(fā)生了一系列變化。因檔案管理工作相當耗時費力，所以其應(yīng)隨著時代發(fā)展更新管理方式，事業(yè)單位檔案是保存政府或公民信息的重要載體，其管理工作是公共管理中的重要部分。研究當前事業(yè)單位管理的創(chuàng)新具有重要的意義。本文對目前事業(yè)單位檔案管理中的問題進行了分析，探討了事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新路徑。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理

事業(yè)單位是我國科教文衛(wèi)等事業(yè)集中的部門，其檔案管理是單位豐富的歷史材料，記錄著民眾的相關(guān)信息，其管理方式及利用效率對民眾具有重要的意義。我國事業(yè)單位檔案管理始于70年代，經(jīng)過長期的發(fā)展積累了很多的經(jīng)驗，取得了一定的成績，但隨著新公共服務(wù)理論的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理呈現(xiàn)新的形態(tài)，必須積極探索新的檔案管理路徑，以適應(yīng)社會的發(fā)展。

一、相關(guān)理論基礎(chǔ)

1.事業(yè)單位檔案管理的闡釋

事業(yè)單位指由國家行政單位舉辦，所需經(jīng)費由公共財政支出，主要提供科教文衛(wèi)等活動非物質(zhì)生產(chǎn)的社會公共組織。由檔案室直接對檔案主體進行管理的檔案管理工作，其內(nèi)容包括檔案收集整理，檔案保管檢索等。檔案管理要解決檔案的分散，零亂，量大等狀況，社會檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的提升。

建立檔案是為了利用，檔案最重要的作用是憑證與參考，事業(yè)單位做好檔案管理工作不僅可作為制定未來發(fā)展方向的一手資料，更有利于單位領(lǐng)導(dǎo)掌握本階段的工作開展情況，有利于上級部門了解單位一段時期工作開展的情況，是各項工作的重要環(huán)節(jié)。

2.新公共服務(wù)理論

新公共服務(wù)理論是反思公共管理理論的基礎(chǔ)上建立的全新公共服務(wù)理論，其思想來源主要是社區(qū)與公民社會理論。在檔案公共服務(wù)中的運用是對傳統(tǒng)檔案服務(wù)理念的突破，體現(xiàn)了公民的參與醫(yī)院，促進了檔案管理工作的信息共享。

新公共服務(wù)理論有利于政府職能的轉(zhuǎn)變，認為政府應(yīng)該改變傳統(tǒng)的壟斷話語權(quán)地位，政府應(yīng)將掌握的政治資源服務(wù)于民眾。隨著我國社會經(jīng)濟的發(fā)展與政府職能的轉(zhuǎn)變，在新公共服務(wù)理論引導(dǎo)下，為事業(yè)單位檔案管理提供了新的思路。理應(yīng)更新思想，將檔案管理的重點放在服務(wù)公民的目標上。追求公共利益，事業(yè)單位檔案管理公共利益的實現(xiàn)需要強大的信息技術(shù)作為保障。必須建立以實現(xiàn)公共利益為目標，順應(yīng)數(shù)字化時代的要求。

二、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案管理制度建設(shè)不完善

事業(yè)單位在檔案管理中缺乏監(jiān)督制度直接體現(xiàn)了制度不健全的問題。雖然在檔案管理中事業(yè)單位建立了比較規(guī)范的管理流程，但在監(jiān)督方面未明確提出監(jiān)督方式，缺乏外部的監(jiān)督機構(gòu)與具體的監(jiān)督措施。導(dǎo)致當前檔案管理制度在實施中存在不規(guī)范的問題。

現(xiàn)有的檔案管理制度涉及到的管理領(lǐng)域不全面。大多內(nèi)容涉及檔案收集整理等內(nèi)容，很少涉及到檔案管理的研究與開發(fā)。檔案管理制度建設(shè)未根據(jù)社會發(fā)展及時更新完善，導(dǎo)致一些制度規(guī)范與實際工作脫節(jié)，不能充分發(fā)揮檔案管理制度的指導(dǎo)性與保障性作用。對檔案管理開發(fā)不重視，未挖掘檔案的潛在價值。

檔案管理制度落實執(zhí)行力度不足，缺乏制度貫徹執(zhí)行的監(jiān)管。實際檔案管理工作中，單位領(lǐng)導(dǎo)及管理者對檔案管理工作失范行為未及時指導(dǎo)糾正，導(dǎo)致檔案管理制度不能發(fā)揮制約規(guī)范的作用，導(dǎo)致檔案管理制度失去了應(yīng)有價值。

2.檔案管理智力基礎(chǔ)缺失

檔案管理建設(shè)需要堅實的智力基礎(chǔ)：人才。目前事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)中存在管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足，技術(shù)性人才缺乏等問題。事業(yè)單位要想順利進行檔案管理信息化建設(shè)需要管理人員具有計算機管理方面的知識和高層次的專業(yè)技術(shù)。但目前很多事業(yè)單位面臨著檔案管理人員學(xué)歷層次普遍較低，無法滿足檔案管理的信息化建設(shè)的問題。為解決單位檔案管理工作人員學(xué)歷層次較低的問題，政府主要通過頒布優(yōu)惠政策與提供培訓(xùn)的方式進行改變，但在實際工作中，因政府優(yōu)惠政策的力度不足，不能吸引一些較優(yōu)秀的學(xué)生到經(jīng)濟前發(fā)達地區(qū)單位工作。 政府采取集中授課的方式對工作人員進行培訓(xùn)，但在實際培訓(xùn)中缺乏強制性及對培訓(xùn)效果的檢測，檔案管理人員參加培訓(xùn)的積極性不足，培訓(xùn)經(jīng)費的投入，加重了單位檔案管理建設(shè)中資金缺乏的問題。在很大程度上降低了培訓(xùn)效果。

3.檔案管理信息化建設(shè)落后

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)不足，檔案信息內(nèi)容的安全性備受考驗。事業(yè)單位制度改革統(tǒng)籌推進，檔案管理信息化是一項需要大量的財力人力去支持的系統(tǒng)工程，但當前事業(yè)單位中，人們對檔案管理建設(shè)的重要性缺乏認識，很多領(lǐng)導(dǎo)及管理人員認識不足間接影響了事業(yè)單位檔案管理的建設(shè)。影響了事業(yè)單位檔案工作的規(guī)劃發(fā)展。

當前事業(yè)單位檔案管理中，一些檔案文件涉及的內(nèi)容不可對外公開，很多內(nèi)容涉及到保密信息，檔案管理信息化建設(shè)中需注意檔案的安全性。實際工作中人們往往忽視了檔案管理的安全性，某些檔案工作人員無意泄露了檔案信息，如使用計算機瀏覽檔案內(nèi)容與存放檔案信息，忘記進行安全保密處理，為檔案管理的安全性保密造成了巨大的隱患。

三、創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理新思路

1.建設(shè)檔案管理制度新規(guī)范

加強管理工作制度是事業(yè)單位檔案管理制定新監(jiān)督機制的首先要任務(wù)。具體從單位內(nèi)部監(jiān)督及外部公民輿論監(jiān)督兩方面入手，在制度層面建立檔案管理內(nèi)部監(jiān)督制度，組織監(jiān)督隊伍，規(guī)定監(jiān)督內(nèi)容及標準。與此同時也應(yīng)加強在技術(shù)方面的指導(dǎo)與監(jiān)督，通過利用先進的信息化技術(shù)，提高檔案管理工作效率、質(zhì)量，促進檔案管理信息化建設(shè)。充分發(fā)揮人民群眾的監(jiān)督作用，引導(dǎo)民眾參與到事業(yè)單位管理監(jiān)督中，讓人民群眾對事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量進行監(jiān)督。

2.提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

擁有大量高素質(zhì)的專業(yè)人才是檔案管理工作應(yīng)對新的形勢必須具備的基礎(chǔ)條件，因此人才是組織應(yīng)該重點關(guān)注的對象。從目前事業(yè)單位檔案管理人員的結(jié)構(gòu)現(xiàn)狀來看，重視單位檔案管理人員，建議從加強檔案管理人員的福利待遇方面入手，以此優(yōu)化檔案管理人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)。

現(xiàn)代檔案工作需要擁有較為豐富的計算機網(wǎng)絡(luò)，只有擁有過硬的信息素養(yǎng)，才能在新時代中適應(yīng)檔案信息化工作。事業(yè)單位檔案管理工作要通過制定優(yōu)惠的人才政策，引進高素質(zhì)的專業(yè)人才，通過外出培訓(xùn)等方式，提高現(xiàn)有工作人員的素質(zhì)，應(yīng)注意政府提供培訓(xùn)中加強對培訓(xùn)效果的檢驗。

事業(yè)單位對檔案管理人員的管理不能固步自封，應(yīng)及時向管理人員傳輸最先進的管理技術(shù)，定時定期組織檔案管理人員進行學(xué)習，使檔案管理人員掌握先進的檔案管理技術(shù)，提高檔案管理工作效率。對實際工作中存在的問題，及時分析原因，制定有針對性的培訓(xùn)計劃，也是對檔案管理培訓(xùn)工作有效性的一種監(jiān)督。

事業(yè)單位檔案管理的目標是實現(xiàn)利益公共化，為了更好的對檔案管理進行有效管理。應(yīng)通過以加強數(shù)字化，自動化檔案管理為手段提高檔案管理的利用率，針對當前事業(yè)單位檔案管理中技術(shù)支撐現(xiàn)狀，建議事業(yè)單位建立數(shù)字化檔案管理技術(shù)。將數(shù)字化運用到檔案管理信息平臺可有效的實現(xiàn)信息資料的更新以及對事業(yè)單位檔案管理的收集整理及補充等。檔案數(shù)字化建設(shè)能有效的為單位社會效益實現(xiàn)創(chuàng)造有利條件，應(yīng)加強數(shù)字化檔案管理建設(shè)，可通過引進外來相關(guān)技術(shù)等方式提升本單位檔案工作管理水平。

檔案管理工作自動化，它包含信息數(shù)據(jù)的自動收集，檢索等，因此應(yīng)加強事業(yè)單位檔案管理的自動化建設(shè)，為自動化建設(shè)打下堅實的基礎(chǔ)，通過運用自動化管理方式提高檔案管理效率。

4.逐步實現(xiàn)檔案管理的民主化

新公共服務(wù)理論強調(diào)行政機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)改變工作方式，政策的實施過程必須加強民主參與度。堅持實施民主化進行檔案管理工作，在檔案管理中應(yīng)轉(zhuǎn)變其角色，加強檔案管理的服務(wù)性。在檔案管理制度制定及反饋制度的建立中堅持民主化管理。

四、結(jié)語

事業(yè)單位檔案管理的改革發(fā)展已成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，為促進事業(yè)單位檔案管理快速發(fā)展，各級政府檔案管理部門也發(fā)布了促進事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的相關(guān)文件。本文對檔案事業(yè)單位對檔案管理的一些錯誤認識和檔案信息化建設(shè)投入不足、缺乏高素質(zhì)專業(yè)人才等問題進行了全面系統(tǒng)的分析。

通過加強對事業(yè)單位檔案管理重要性的認識，適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化信息技術(shù)的發(fā)展，全面實現(xiàn)大難檔案管理信息技術(shù)的發(fā)展等方面進行改進，有效加快事業(yè)單位檔案管理進程，為當前事業(yè)單位檔案管理提供有益借鑒。

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