淺談互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展

李洋

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，眾多行業(yè)領(lǐng)域中已經(jīng)廣泛應(yīng)用了高新技術(shù)來協(xié)助處理工作。檔案管理工作比較復(fù)雜，同樣需要互聯(lián)網(wǎng)新興管理技術(shù)，進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新，能夠增加檔案管理工作的效率，促進(jìn)檔案管理工作更加規(guī)范有序。本文簡要分析了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下檔案管理工作創(chuàng)新與發(fā)展的重要性和意義，論述了當(dāng)前檔案管理工作的基本情況，提出了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的幾點(diǎn)措施。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代;高新技術(shù);檔案;管理;創(chuàng)新

隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，我們的社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)高新技術(shù)發(fā)展階段，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的關(guān)鍵推動(dòng)力。在社會(huì)不斷發(fā)展的階段中，信息越來越多的推動(dòng)著社會(huì)進(jìn)入"信息大爆炸"的階段。隨著時(shí)代的發(fā)展與改革的深化，檔案管理也顯得十分重要，因?yàn)闄n案是人的社會(huì)活動(dòng)中信息的重要載體，它記載著在過去期間運(yùn)行留下的痕跡，它可以為今天的人力、物力、財(cái)力的管理上助上一臂之力，在激烈的競爭中求得發(fā)展與生存。檔案作為信息資料的主要載體，對(duì)大量信息記載，成為十分重要的信息資源。深入開發(fā)整合檔案信息資源，推動(dòng)著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，加快社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展起著十分重要的作用。檔案管理工作如何主動(dòng)響應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，更新檔案管理的內(nèi)容和范圍，檔案收集的方式和方法，檔案服務(wù)的對(duì)象和主體。這是我們檔案管理者需要面對(duì)和認(rèn)真思考的問題。

一、檔案管理存在的問題

1.檔案的重要性宣傳不夠到位

首先，檔案管理工作者對(duì)檔案的重要性尚未進(jìn)行廣泛的宣傳。其次，大多數(shù)人事檔案管理是并發(fā)的，屬于非專業(yè)管理。由于受專業(yè)和時(shí)間的限制，檔案管理工作者無法及時(shí)了解檔案管理的新知識(shí)和新技術(shù)。

2.不夠重視檔案交接手續(xù)

大學(xué)專業(yè)學(xué)習(xí)檔案管理的人才絕大部分會(huì)留在高校任職，而社會(huì)企事業(yè)單位中大部分檔案管理工作者都不是全職的，這導(dǎo)致了高校內(nèi)檔案館的檔案管理工作比社會(huì)其他企事業(yè)單位做得要好，所以在離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，檔案手續(xù)容易出現(xiàn)沒有按程序辦理的問題，導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問題責(zé)任不明、界限不清。因此出現(xiàn)了工作前后交接脫節(jié)、檔案管理硬件設(shè)施不完善、文件管理工作者培訓(xùn)不到位等問題。

3.管理能力落后

高校內(nèi)受過專業(yè)教育的檔案學(xué)人才實(shí)際流向社會(huì)工作的為少數(shù)。大多數(shù)實(shí)際工人沒有專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，文件收集的意識(shí)薄弱。此外，大多數(shù)文件管理工作者兼?zhèn)淞硕鄠€(gè)職位，并且沒有充分投入到檔案工作中。部分檔案資料不真實(shí)準(zhǔn)確，檔案資料未及時(shí)準(zhǔn)確補(bǔ)充，檔案資料無法真實(shí)反映人的實(shí)際情況，造成檔案不完整。

4.對(duì)檔案工作理解錯(cuò)誤

長期以來，包括一些領(lǐng)導(dǎo)干部在內(nèi)的不少人對(duì)檔案工作存在一些誤解。認(rèn)為檔案工作不是單位的主要工作，也不能為單位帶來經(jīng)濟(jì)利益，因此只要不泄漏，能應(yīng)付查檔就行。這表明一些人對(duì)檔案工作了解不夠，忽視檔案工作的重要程度，這種輕視檔案工作的思想使檔案工作者無法適應(yīng)現(xiàn)在的檔案管理需求，從而無法達(dá)到嚴(yán)謹(jǐn)完成檔案工作的要求。

5.檔案管理手段落后

在許多單位部門中往往存在檔案庫房陳舊，相關(guān)設(shè)備嚴(yán)重匱乏，現(xiàn)有設(shè)備老化，更談不上現(xiàn)代化的紅外線監(jiān)控、濕溫度管控等現(xiàn)代化設(shè)備。并且在一些部門中只愿意對(duì)其他工作加大投入，而不愿為檔案管理工作添加新設(shè)備新員工，以致檔案庫房的設(shè)備老化、工作陳腐甚至出現(xiàn)了報(bào)廢的情況。而在一些單位部門中甚至未設(shè)立專門的檔案管理職務(wù)或?qū)n案庫房直接設(shè)置在倉庫中。這樣的檔案管理工作是極為落后的，極易導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)遺失、變質(zhì)、蟲蛀等情況，檔案信息的丟失是單位中無法彌補(bǔ)的巨大損失。檔案管理工作一直采用手工查找的方式處理檔案工作?，F(xiàn)今已進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，社會(huì)各階層各單位都要順應(yīng)時(shí)代潮流更新自己的設(shè)備和手段，以便更好地完成工作。大部分單位已經(jīng)開始將幾十年前老舊的紙質(zhì)檔案人工錄入成電子檔案進(jìn)行存檔，但這只是龐大的檔案管理工作中的一小部分。要將檔案管理工作真正的電子化數(shù)據(jù)化高效化，還有很多問題需要解決和完善。

二、檔案工作創(chuàng)新需要解決的主要問題

1.要在思想觀念上創(chuàng)新

工作的任何飛躍和創(chuàng)新都必須先于新的創(chuàng)造性思維方式。要充分認(rèn)識(shí)創(chuàng)新是檔案工作發(fā)展的動(dòng)力，在今天的社會(huì)中，檔案管理案件發(fā)展中的許多問題都沒有現(xiàn)成的答案，沒有經(jīng)驗(yàn)可借鑒。只有更新想法，大膽嘗試和勇敢，才可以在探索和發(fā)展創(chuàng)新方面取得進(jìn)步。然而，多年來，許多部門的歸檔工作一直處于被動(dòng)的狀態(tài)。檔案作為一種重要的信息資源，只是在過去的檔案工作中改變了“重新隱藏和輕度使用”的概念，充分認(rèn)識(shí)管理是必要的手段，利用才是真正的目的。要做到這一點(diǎn)，我們必須創(chuàng)新思想，注重強(qiáng)化三種意識(shí)。一是要有信息轉(zhuǎn)化意識(shí)。檔案管理就像是一個(gè)巨大的信息庫，但各種信息分散在大量單個(gè)文件中，只有在需要時(shí)，通過組織和標(biāo)準(zhǔn)化信息系統(tǒng)，我們才能更好地發(fā)揮檔案信息的作用，反映檔案的信息價(jià)值。因此，將檔案的內(nèi)容轉(zhuǎn)化為更直接，更適合經(jīng)濟(jì)建設(shè)和改革開放的信息，這是檔案部門不可推卸的責(zé)任，也是檔案工作關(guān)注市場經(jīng)濟(jì)體制而應(yīng)做到的新目標(biāo)。二是要有信息推銷意識(shí)。檔案是擁有大量的信息和需求市場的，檔案部門應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換為“可銷售”的信息。要做好調(diào)查研究，了解市場，明確市場需求，掌握市場動(dòng)態(tài)，確定檔案現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的目標(biāo)和內(nèi)容。三是增強(qiáng)檔案效率意識(shí)。如果要使檔案適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求，就必須使檔案工作更有效地促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和改革開放。要改變過去檔案工作中不作為的思路，增強(qiáng)檔案工作的效率。

2.要在檔案管理模式上創(chuàng)新

因?yàn)闄n案管理其實(shí)是比較固定性的工作，所以檔案管理模式多年來沒有太大的改變和創(chuàng)新，有必要簡化檔案部門長期實(shí)施的一些繁瑣而嚴(yán)格的步驟。檔案工作者應(yīng)善于思考，動(dòng)腦筋，并針對(duì)工作中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行小型開發(fā)和小型創(chuàng)新。目前，許多檔案部門已經(jīng)將管理檔案的計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序普及，但大多數(shù)都限于簡單的各種文件目錄的輸入，輸出或檢索，它們?cè)谖募芾淼钠渌矫孑^少使用。事實(shí)上，很多其他的檔案工作都可以通過計(jì)算機(jī)文件管理軟件來提高工作效率。

3.要在在服務(wù)機(jī)制和手段上創(chuàng)新

服務(wù)機(jī)制和手段的創(chuàng)新主要是更新服務(wù)理念，創(chuàng)新服務(wù)范圍和內(nèi)容，創(chuàng)新服務(wù)方式。要積極進(jìn)行深入處理，擴(kuò)大服務(wù)內(nèi)容，改變服務(wù)方式，更好地服務(wù)于社會(huì)和群眾。日常檔案服務(wù)僅限于協(xié)助單位使用檔案文件，而對(duì)如何用本單位的檔案幫助、協(xié)助外單位和社會(huì)服務(wù)方面考慮得較少。這種現(xiàn)象不符合日益增長的工作要求。檔案部門必須由被動(dòng)、等待服務(wù)變?yōu)橹鲃?dòng)的服務(wù)，努力將檔案技術(shù)現(xiàn)代化、高效率化實(shí)現(xiàn)。解決手工操作速度慢、效率低的問題。充分并積極利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，數(shù)字技術(shù)，成像技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)和手段，提高檔案工作的技術(shù)含量和水平。并且有必要充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)共享檔案信息資源，使服務(wù)范圍從“窄”變?yōu)椤皩挕保?wù)水平由“淺”變?yōu)椤吧睢?。檔案部門還應(yīng)擴(kuò)大服務(wù)方式和服務(wù)領(lǐng)域，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，通過將其加工和加工成社會(huì)需要的高質(zhì)量“產(chǎn)品”來更好地完成檔案工作。

4.要充分發(fā)揮全職檔案人員創(chuàng)新主體的作用

全職檔案工作者應(yīng)當(dāng)重視觀念的更新，培養(yǎng)出色的的業(yè)務(wù)技能。全職檔案工作者的創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新精神和創(chuàng)新能力是改變檔案工作情況的關(guān)鍵。檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。這要求從事檔案工作的全職檔案工作者必須具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)能力、較強(qiáng)的管理能力以及服務(wù)意識(shí)。

三、檔案工作創(chuàng)新的意義

1.檔案工作的創(chuàng)新是需要隨著人們檔案意識(shí)的增強(qiáng)而建立的，隨著檔案意識(shí)的增強(qiáng)人們可以與時(shí)俱進(jìn)的增強(qiáng)檔案資源建設(shè)。

首先，隨著社會(huì)的進(jìn)步，人們對(duì)案件使用的認(rèn)識(shí)越來越強(qiáng)烈，對(duì)檔案內(nèi)容的要求越來越高。我們不僅需要原始的文書檔案，更需要從原始文書檔案中提取和加工檔案，以及更符合現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代而產(chǎn)生的科技檔案、聲像檔案和實(shí)物檔案。檔案工作創(chuàng)新要求能夠快速方便地查找與政策、法規(guī)、公共福利、服務(wù)等相關(guān)的檔案文件，這些文件是人們密切關(guān)注的并且是已經(jīng)公開的現(xiàn)行文件。其次，隨著現(xiàn)代管理技術(shù)的廣泛使用和電子文件的大規(guī)模產(chǎn)生，檔案館不僅要接收和管理紙質(zhì)檔案，還需要管理新型載體的檔案例如電子檔案。這使檔案部門和檔案管理員的要求變得更高。

2.檔案工作創(chuàng)新是加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)和提升檔案服務(wù)機(jī)制的需要。

一方面， 在社會(huì)各領(lǐng)域中，為了更好地維護(hù)自己的權(quán)益，檔案部門通過加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，以及訪問、觀察和學(xué)習(xí)活動(dòng)，以掌握檔案管理的科學(xué)方式和具體的業(yè)務(wù)操作技能。另一方面，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、管理和服務(wù)的范圍已從過去的狹窄的范圍擴(kuò)到了現(xiàn)在較大的范圍，涉及的領(lǐng)域、行業(yè)也越來越廣。檔案部門會(huì)遇到許多原來沒有碰到過的新問題，并且隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，原來的規(guī)章制度也會(huì)有很多不適應(yīng)，因此檔案工作必須不斷完善、不斷創(chuàng)新。這樣檔案利用者們才能通過網(wǎng)絡(luò)查閱等方式利用檔案資料，從而可以減少時(shí)間，提高檔案利用效率，過去那些落后的服務(wù)方式就會(huì)逐漸的被淘汰掉。

3. 檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。

檔案是直接形成的歷史紀(jì)錄，在繼承文件原始性的同時(shí)，也繼承了文件的記錄性，是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。正因?yàn)闄n案繼承了文件原始記錄性，具有歷史再現(xiàn)性，所以檔案才具有憑證價(jià)值的重要屬性。試想，在市場經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，社會(huì)物欲膨脹，各種矛盾利益錯(cuò)綜復(fù)雜的今天，擁有保存完整、珍貴無缺的檔案，我們可能就會(huì)免受傷害，少走彎路，獲得真諦。檔案是人類傳承優(yōu)秀文化、借鑒歷史、尋求發(fā)展的重要依據(jù)，檔案是對(duì)過去工作和歷史情況的記錄，是歷史的真憑實(shí)證，是第一手的參考材料，它是我們工作的查考依據(jù)，是生產(chǎn)建設(shè)的參考資料，是加強(qiáng)管理的必要手段，是科學(xué)研究的可靠資源，是宣傳教育的生動(dòng)素材。小小檔案，大大貢獻(xiàn)，幾頁薄薄的紙片，能為我們實(shí)現(xiàn)自己的希望，能為我們證明苦苦追尋的答案，也能為我們省去成千上萬的損失。

四、檔案管理創(chuàng)新的對(duì)策

1.提高檔案工作者的整體素質(zhì)和創(chuàng)新意識(shí)

現(xiàn)代社會(huì)檔案工作隊(duì)伍迫切需大量的高素質(zhì)人才，為互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及奠定人才基礎(chǔ)。為了擴(kuò)大檔案工作隊(duì)伍，首先，為了提高檔案工作者的整體素質(zhì)，人員素質(zhì)的提高，管理能力才會(huì)加強(qiáng)，這是眾所周知的。檔案部門要在提高崗位工作要求的同時(shí)，兼顧工作人員的個(gè)人能力狀況，把提高檔案工作的個(gè)人素質(zhì)與業(yè)務(wù)水平做為首要事務(wù)來進(jìn)行。要給所有的檔案工作人員創(chuàng)造受教育的機(jī)會(huì)，要廣泛開辟包括業(yè)務(wù)進(jìn)修、知識(shí)更新、擴(kuò)展視野等的平臺(tái)，為檔案人員自身價(jià)值的體現(xiàn)創(chuàng)造均衡、全面發(fā)展的機(jī)會(huì)，充分發(fā)揮每一個(gè)檔案人員的智慧和創(chuàng)造力。特別是在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，要緩解高新技術(shù)給檔案人員帶來的壓力，只有讓他們不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識(shí)。只有重視加強(qiáng)檔案人員的職業(yè)技術(shù)教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高個(gè)人的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，才能消除檔案人員在工作中的力不從心感覺?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代檔案工作的創(chuàng)新需要高素質(zhì)的創(chuàng)新人才作為推動(dòng)力，只有不斷提高檔案工作者的綜合素質(zhì)，才能為檔案工作的創(chuàng)新奠定基礎(chǔ);其次，為了提高檔案工作者的創(chuàng)新意識(shí)，檔案工作者必須要改變他們的工作理念，傳統(tǒng)的檔案工作既復(fù)雜又繁瑣，利用互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代的創(chuàng)新思維思考檔案工作中的各種問題，即利用創(chuàng)新思路處理當(dāng)前的檔案工作。這是當(dāng)前檔案工作者應(yīng)具備的基本素質(zhì)和觀念;最后，提高檔案工作者的準(zhǔn)入門檻，招募一些對(duì)檔案工作有飽滿熱情，熟悉互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代經(jīng)營規(guī)則的優(yōu)秀人才作為當(dāng)下檔案工作的主力工作者，并且對(duì)傳統(tǒng)的檔案工作者進(jìn)行定期的互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)培訓(xùn)，培養(yǎng)基本的互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)意識(shí)，為互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案工作的未來發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

2.通過互聯(lián)網(wǎng)完善并改進(jìn)單位檔案信息資源共享平臺(tái)

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代中檔案工作創(chuàng)新最重要的一點(diǎn)，是技術(shù)必須與創(chuàng)新思想同步發(fā)展，而為了使檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展的更快，我們需要不斷完善現(xiàn)有的檔案工作互聯(lián)網(wǎng)資源共享平臺(tái)，通過積極更新和維護(hù)，達(dá)到當(dāng)天的信息更新的最大化。此外，我們需要定期的在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)上對(duì)我們的檔案信息資源進(jìn)行不斷的殺毒以及修復(fù)，避免惡性的互聯(lián)網(wǎng)病毒入侵我們的檔案工作系統(tǒng)造成大量的檔案信息流失從而對(duì)我們的檔案工作造成巨大損失。最后，我們需要不斷提高檔案資源共享平臺(tái)的水平，有必要通過提高互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案信息工作中的應(yīng)用來及時(shí)的發(fā)現(xiàn)問題，并有效的解決問題，如此才能為檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的順利開展提供充足的條件。

3.吸收并借鑒國內(nèi)外檔案工作的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，我國的檔案工作的創(chuàng)新還處于起步階段，各項(xiàng)技術(shù)條件尚不成熟，這就需要不斷從國外數(shù)字化檔案工作改革過程中吸收國內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，研究國外檔案改革發(fā)現(xiàn)的問題，從他們的解決方案中學(xué)習(xí)，從而為我國互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下的檔案工作的順利開展提供充分條件。

五、總結(jié)

檔案是現(xiàn)代人類的社會(huì)生活中非常重要的一環(huán)，是從古至今中國社會(huì)就一直以各種形式存在的，是我們進(jìn)行社會(huì)生活的必要物件，上學(xué)、工作，在我們的日常生活中它處處存在?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，使我們的生活有了極大的改變，同樣，檔案在這個(gè)時(shí)代變遷潮流中也應(yīng)當(dāng)隨之改變，因此檔案管理工作應(yīng)隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展而創(chuàng)新，不斷完善原有的檔案管理，并且升級(jí)。

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下檔案工作的創(chuàng)新是符合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展趨勢的的重要舉措，是檔案工作上升到一個(gè)新階段的關(guān)鍵時(shí)期，而在整個(gè)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展過程中，企業(yè)已經(jīng)開始從單一的競爭發(fā)展階段到雙贏的全方位競爭合作階段，因此可以看出，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下檔案工作創(chuàng)新，檔案管理手段現(xiàn)代化創(chuàng)新化是十分重要的?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代的檔案管理模式要求各單位與其他單位在互聯(lián)網(wǎng)上共享自己的檔案信息，找到能夠達(dá)到雙贏的立足點(diǎn)，才能夠不斷推動(dòng)整體的創(chuàng)新和發(fā)展。

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