探析基層疾控中心檔案管理工作的建設(shè)

郭佃曉

摘 要：基層疾控中心的檔案信息是后期疾病走勢、疾病流行特點分析的重要依據(jù)，是防控措施制定過程中的主要參考。由此可見，基層疾控中心檔案管理工作有著至關(guān)重要的作用。近年來，隨著信息化的不斷發(fā)展，基層疾控中心檔案無論數(shù)量還是種類都有了明顯的提升，加快基層疾控中心檔案管理工作的信息化建設(shè)已成為當下需要重點關(guān)注的問題。基于此，本文主要對基層疾控中心檔案管理工作的建設(shè)進行討論。

關(guān)鍵詞：基層疾控中心;檔案管理;信息化建設(shè)

現(xiàn)階段，許多基層疾控中心在開展檔案管理工作的過程中其手段仍然比較落后，導(dǎo)致查找所需資料時費時費力，制約了檔案材料作用的發(fā)揮。因此，對基層疾控中心檔案管理工作予以改革與創(chuàng)新是當下管理過程中的首要任務(wù)。其改革與創(chuàng)新的主要方向應(yīng)該為：要始終圍繞檔案信息數(shù)字化存儲開展改革創(chuàng)新工作，推動檔案管理工作的規(guī)范化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，并將這些數(shù)字化的信息材料上傳至計算機中，一方面便于保存，另一方面也能改善傳統(tǒng)管理工作的弊端，對后續(xù)基層疾控中心的疾病防控工作和應(yīng)急處置等都有重要意義。

一、基層疾控中心檔案管理建設(shè)的必要性分析

1.傳統(tǒng)檔案管理工作較為繁瑣與復(fù)雜，且工作強度高

據(jù)了解，基層疾控中心在日常工作中都會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息和檔案資料，借助傳統(tǒng)的檔案管理方式對其進行收集、整理與保管以及后續(xù)利用的方式已不能滿足信息化社會對檔案管理工作的需求。同時，在疾控信息化不斷推行的背景下，也給檔案管理工作指明了新的思路與方向，是減輕檔案管理工作人員勞動強度，提升其工作效率的有效途徑。此外，信息化的實施還能打破傳統(tǒng)對存儲空間有較高要求的弊端，避免了因意外情況的發(fā)生而導(dǎo)致紙質(zhì)檔案丟失與損壞的情況。

2.辦公自動化逐漸普及

隨著社會的不斷進步與發(fā)展，目前我們已步入信息化社會，信息技術(shù)在各行各業(yè)的應(yīng)用范圍也有了明顯的拓寬，對各類工作效率的提升都有著重要意義。基層疾控中心也可以借助信息技術(shù)，根據(jù)自身工作內(nèi)容建構(gòu)起相應(yīng)的系統(tǒng)，推動基層疾控中心電子管理的實現(xiàn)，進而利用電子管理過程中產(chǎn)生的大量的電子檔案，為后續(xù)檔案的利用與開發(fā)奠定良好的基礎(chǔ)。

二、基層疾控中心檔案管理工作的建設(shè)措施

1.要具備檔案管理信息化觀念

基層疾控中心的檔案是疾控中心開展社會活動過程中逐漸形成并積累的具有一定價值的記錄，具有真實性特征，其作用也是至關(guān)重要的。因此領(lǐng)導(dǎo)要具備檔案管理信息化的觀念，加大對檔案管理工作的重視程度，并采取多樣化的方式與手段，來對檔案管理工作信息化建設(shè)的重要性和必要性進行宣傳，以此使檔案管理人員達成思想共識。同時，信息化是每個行業(yè)發(fā)展的必然趨勢和要求，疾控中心檔案管理工作也不例外，只有確保了其數(shù)字化和信息化的發(fā)展趨勢，才能更好地滿足疾控工作的需求。處于大數(shù)據(jù)背景下，檔案所定義的范圍是寬泛的，只要具有一定保存價值的文件、數(shù)據(jù)或視頻等，都可被視為檔案?；诖耍部刂行臋n案管理人員除了需要具備較高的服務(wù)意識外，還要具備對具有保存價值檔案信息的敏感度。同時，在進行檔案收集、保存等工作內(nèi)容時，還要在原有的采集基礎(chǔ)上有所拓寬，將工作側(cè)重點放在檔案管理工作中的新型檔案信息采集上去。

2.加大檔案管理信息化的軟硬件平臺的建設(shè)力度

想要更好地實現(xiàn)基層疾控中心檔案管理的信息化，充足的資金既是基礎(chǔ)，又是保障。因此，在預(yù)算編制過程中，要將檔案管理信息化建設(shè)費用納入到其中，保障基層疾控中心檔案管理信息化建設(shè)的順利開展。同時，為了確?；鶎蛹部刂行臋n案管理的信息化建設(shè)的高效進行，基層疾控中心還要根據(jù)具體工作需要不斷完善與更新信息化設(shè)備。負責檔案管理的人員還要對檔案的歸檔工作給予重視，切實提升采集數(shù)據(jù)的質(zhì)量，并將整理好的檔案信息錄入到檔案管理系統(tǒng)當中?；鶎蛹部刂行臋n案管理部門還要不斷提升檢查辦法的科學(xué)性和考核制度的完善性，提升對檔案內(nèi)數(shù)據(jù)的檢查力度，保障檔案數(shù)據(jù)庫的準確與完整。要不斷加快檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)，確保各基層的疾控中心系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)一性，并有針對性的技術(shù)服務(wù)為系統(tǒng)的正常使用做保障。另外，疾控中心計算機檔案管理系統(tǒng)的管理與維護也是值得重點關(guān)注的問題。這就需要疾控中心要始終確保電子檔案信息的真實性和完整性，并借助硬盤等對檔案數(shù)據(jù)信息予以備份，提升檔案數(shù)據(jù)庫的安全性。將疾控中心的檔案系統(tǒng)建設(shè)予以細分，還可以建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，從而更好地為工作人員提供服務(wù)，工作人員只需借助網(wǎng)絡(luò)即可實現(xiàn)一般檔案的全文查詢，而對于密集檔案目錄則需要經(jīng)過一定的授權(quán)才可獲得查詢權(quán)限。同時，還要始終以重點時期、重大事件等為中心，搜集相關(guān)的且具有價值的資料，并以信息技術(shù)為載體提升庫藏內(nèi)容的豐富性，以此推動具有載體形態(tài)多樣化、類別門類完善化的多元化庫藏結(jié)構(gòu)的建立，使特色化、完善性成為疾控中心檔案管理工作最為突出的特征。

3.對現(xiàn)有的檔案管理體系予以完善

近年來，基層疾控中心的業(yè)務(wù)創(chuàng)新工作也在如火如荼的開展當中，無論是業(yè)務(wù)檔案的種類還是類型也都出現(xiàn)了明顯的變化。尤其是近年來電子檔案的出現(xiàn)與發(fā)展，資源種類、格式以及后期的存儲形式與傳統(tǒng)業(yè)務(wù)工作相比都有明顯的區(qū)別。在此背景下，基層疾控部門要著重開展歸檔調(diào)研工作，以有關(guān)部門工作為參考，從中汲取較為先進的經(jīng)驗，更好地推動電子檔案的規(guī)范化管理，不斷開拓出疾控業(yè)務(wù)檔案管理工作的新模式。同時，無論是針對何種類型的檔案信息，都要不斷推動其向規(guī)范化、信息化方向發(fā)展，并充分挖掘出新型檔案信息資源建設(shè)的標準，這是保證檔案管理信息化能夠順利實施的前提條件。如果對上述過程并未高度關(guān)注，落實過程有所欠缺，那么檔案管理信息化就會缺乏穩(wěn)固的基礎(chǔ)，檔案管理過程中的基本工作內(nèi)容的質(zhì)量也會無法得到保障。

4.不斷強化檔案信息資源的開發(fā)與利用效果

在社會不斷進步與發(fā)展的背景下，檔案利用已成為當下實施現(xiàn)代化建設(shè)過程中的中堅力量。因此基層疾控中心檔案管理工作要以工作特點為立足點，加大對檔案管理工作新經(jīng)驗和新方法的探索，并注重有價值的信息和資料的整理與總結(jié)，并及時提供與分享給其他疾控中心，從而實現(xiàn)檔案資源的最大化利用[3]。同時，基層疾控中心檔案信息的開發(fā)與利用也是疾控中心開展檔案管理工作的重要目標與方向。所以基層疾控中心要注重由最初的檔案資料管理方法逐漸向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變，為后續(xù)的查詢和檢索提供便利，最終達到資源共享、資源的最大化利用的目的。要不斷深入對疾控檔案信息的研究、分析和開發(fā)，并從中挖掘出更具價值的信息，確保提供檔案信息產(chǎn)品的質(zhì)量與層次，推動檔案庫由最初的單一作用逐漸向多元化輔助作用的轉(zhuǎn)變，并為后續(xù)領(lǐng)導(dǎo)決策和疾控工作提供有力的參考和服務(wù)。隨著疾控中心檔案管理信息化的逐漸深入，社會化、多元化以及開放化已成為目前檔案服務(wù)主要的發(fā)展方向，實現(xiàn)檔案間的資源整合也是其重要的發(fā)展趨勢，因此我們要對海量的資源予以處理，并以大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段為依托對現(xiàn)有的服務(wù)方式予以拓寬，堅持個性化需求為導(dǎo)向，除了要滿足用戶對信息的需求外，還要對其需求給予細致的分析，從而為其提供智慧化服務(wù)。同時，在強化基層疾控中心檔案收集工作時，也要在相關(guān)資料收集方面有所關(guān)注，使檔案管理工作服務(wù)更具針對性、層次性。

5.建設(shè)一支高質(zhì)量的檔案信息化管理隊伍

眾所周知，人才是現(xiàn)代社會事業(yè)取得成功的重要基礎(chǔ)與保障。基層疾控中心檔案管理信息化建設(shè)想要順利開展，也要重視人才的重要作用，不僅需要其具備豐富的專業(yè)檔案管理知識，還需要其具備一定的計算機技能。然而，許多基層疾控中心此類人才較為缺乏，基層疾控中心檔案管理信息化建設(shè)缺乏人才基礎(chǔ)?；诖耍覀円Υ蛟煲恢Ц哔|(zhì)量的檔案信息化管理隊伍。一方面，可以借助專業(yè)知識和計算機技能培訓(xùn)不斷提升檔案管理人員的綜合技能，另一方面，可以以人力資源政策為載體，提升相關(guān)人才的引進力度，使基層疾控中心檔案管理隊伍的整體質(zhì)量得到顯著的提高，從而為檔案管理的信息化建設(shè)提供重要的人才保障。

三、結(jié)語

綜上所述，基層疾控中心檔案管理的建設(shè)包含多方面內(nèi)容，本文主要側(cè)重信息化建設(shè)予以闡述，且這也是信息時代背景下勢在必行的任務(wù)。只有我們提升載體的準確性，提高管理的規(guī)范化，實施集中統(tǒng)一且深入的探索與研究，才能確?；鶎蛹部刂行臋n案管理信息化建設(shè)的全面推進，檔案管理各部門的職能作用才能得以發(fā)揮。也只有在上述基礎(chǔ)上，才能為有關(guān)決策和后續(xù)管理提供有力依據(jù)與參考，才能推動基層疾控中心檔案管理信息化建設(shè)邁向新的征程。今后，我們?nèi)砸獜娀瘷n案信息資源的開發(fā)與利用，繼續(xù)加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，從而使基層疾控中心檔案管理的效率得到有效提升。

參考文獻：

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