信息化檔案管理業(yè)務流程初探

周琴

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，信息化檔案管理是未來發(fā)展的必然趨勢。在信息化時代中目前普及化程度最高的就是大數(shù)據(jù)信息處理方式。伴隨著我國高等學校教育改革的深入發(fā)展，傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案管理工作方式已經(jīng)無法滿足于檔案管理工作的需要，信息化時代的檔案工作業(yè)務流程必須進行創(chuàng)新，償試著把業(yè)務流程的重組引入高校檔案管理工作來。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案;信息化;大數(shù)據(jù);業(yè)務流程重組

伴隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，信息化檔案管理是未來發(fā)展的必然趨勢。在信息化時代中目前普及化程度最高的就是大數(shù)據(jù)信息處理方式。大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)意味著要改變傳統(tǒng)的思維方式和計算方法，并不因為數(shù)據(jù)的龐大，而是在于這些龐大數(shù)據(jù)能為我們提供更快捷的運算過程和更強大的數(shù)據(jù)分析結(jié)果。舍恩·伯格評價：“大數(shù)據(jù)是一種新的價值觀和方法論”。而國務院也于2015年9月5日印發(fā)了關(guān)于《促進大數(shù)據(jù)發(fā)展的行動綱要》，這是國家首次從發(fā)展戰(zhàn)略全局的高度為出發(fā)點，提出我國目前所面臨大數(shù)據(jù)發(fā)展的重要性。綱要對大數(shù)據(jù)的內(nèi)在涵義做出更權(quán)威的闡述，讓我們對大數(shù)據(jù)有了更全面、更深刻的認知。隨著我國高等教育改革的不斷深入，高校人事檔案管理越來越呈現(xiàn)出專業(yè)性和復雜性的特點，對我們檔案管理工作提出了更新、更高的要求。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案時代的業(yè)務流程顯然已經(jīng)無法滿足信息化檔案管理的需要，必須要對其進行業(yè)務流程的重組。

業(yè)務流程重組（簡稱：BPR）最早由美國的Michael Hammer 和James Champy提出來，這是一種出現(xiàn)在上個世紀90年代的全新管理思想，他們?yōu)槠涠x為：通過企業(yè)的運作戰(zhàn)略方案，運營工作流程以及對支撐系統(tǒng)、組織、結(jié)構(gòu)和政策的重組，從而達到生產(chǎn)力的最優(yōu)化為目的。專業(yè)數(shù)據(jù)人士曾提出：經(jīng)過提取、存儲、分析和深度挖掘等方式可以準確的得出大數(shù)據(jù)的分析結(jié)果。筆者認為可以嘗試著借鑒企業(yè)業(yè)務流程的基本原理，結(jié)合目前高校檔案工作數(shù)據(jù)化管理及服務的工作要求，重組目前正在運用的紙質(zhì)檔案工作業(yè)務流程。讓其組織機構(gòu)由原來組織結(jié)型轉(zhuǎn)化成流程型模式，這種全新的業(yè)務流程主要分成以下四個步驟：全面采集、分散存儲、后臺分析、可視化發(fā)布。

一、檔案信息數(shù)據(jù)全面采集

1.根據(jù)高校檔案管理工作規(guī)劃及需要解決的問題，制定出科學合理的全方面檔案信息數(shù)據(jù)采集工作業(yè)務流程。首先，業(yè)務流程要從大數(shù)據(jù)的角度出發(fā)，明確高校目前現(xiàn)存檔案信息數(shù)據(jù)具體包括哪些？其次，要明確知道這些數(shù)據(jù)分別所處在學院的哪些職能部門中，誰是負責人誰保管？再次，要知道目前這些檔案數(shù)據(jù)的現(xiàn)存使用狀態(tài)如何？這些第一手的基礎數(shù)據(jù)信息不僅僅是制定大數(shù)據(jù)檔案信息業(yè)務流程的重要參考依據(jù)，同時也是確保大數(shù)據(jù)檔案信息采集完成后使用效果的最重要基礎性支撐材料。

2.根據(jù)高校全方位管理的需要，積極采集空白、缺失檔案信息數(shù)據(jù)的方案。檔案信息數(shù)據(jù)的采集，在于需獲取學院所有職能部門全部檔案信息數(shù)據(jù);檔案信息數(shù)據(jù)的整理，在于解決各部門各類型檔案之間混雜性的問題;檔案信息數(shù)據(jù)的分析，在于深層挖掘各類檔案數(shù)據(jù)之間緊密關(guān)聯(lián)。因此，高校應當嚴格遵照“全面采集”原則，建立建全檔案信息數(shù)據(jù)采集各種規(guī)章制度和檔案工作管理辦法。

3.高校內(nèi)部職能部門制定檔案信息大數(shù)據(jù)協(xié)作協(xié)議，實現(xiàn)檔案信息共享機制。目前，各高校內(nèi)部職能部門都擁有自己獨立的，功能單一的辦公管理操作系統(tǒng)，比如：學院辦公室的OA系、教務處的教學管理系統(tǒng)、人事處的全國教師信息管理系統(tǒng)、科技處的科研統(tǒng)計系統(tǒng)、國有資產(chǎn)處的資產(chǎn)統(tǒng)計系統(tǒng)、學生工作處資助貸款等等。這些工作管理系統(tǒng)基本上都沒有與檔案室的管理系統(tǒng)建立聯(lián)系，從而導致各類檔案信息數(shù)據(jù)沒有互通協(xié)作。因此，要針對高校內(nèi)部這種檔案信息數(shù)據(jù)“各自為政”“信息孤島”的窘境，加快制定檔案大數(shù)據(jù)互操作協(xié)議的業(yè)務規(guī)則與考核標準盡快構(gòu)建起檔案信息大數(shù)據(jù)管理平臺，把各部門中分散孤立、類型繁多的檔案信息數(shù)據(jù)有效整合，這樣能更好的推進高校內(nèi)部職能部門之間乃至高校與高校之間檔案信息大數(shù)據(jù)資源的“三互”功能：互聯(lián)、互通與互享。避免了各部門之間的重復工作，大大提高了工作效率。

二、檔案信息數(shù)據(jù)分散存儲

檔案信息分散存儲，就是高校內(nèi)部各職能部門將本單位所屬的檔案信息數(shù)據(jù)存儲在單獨的電腦設備中。目前咱們常用的網(wǎng)絡存儲系統(tǒng)通常采用集中存儲服務器來存放所有檔案信息數(shù)據(jù)，其安全性和可靠性比較低，隨著檔案信息量的逐年增加無法滿足現(xiàn)有存儲應用的需求。而分散存儲可以利用多臺存儲服務器來分擔存儲的負荷，既提高了存儲系統(tǒng)的安全性和使用性，隨著高校職能部門調(diào)整增設時，這樣更易于檔案的擴展工作。

1.根據(jù)檔案信息數(shù)據(jù)的專有屬性特征來構(gòu)建合理的存儲方式。首先，對我們已經(jīng)采集到檔案信息數(shù)據(jù)和在下一工作階段即將采集到的各類檔案信息原始數(shù)據(jù)進行科學的劃分成三種類型，分別是結(jié)構(gòu)化類型、半結(jié)構(gòu)化類型和非結(jié)構(gòu)化類型。接著，根據(jù)以上劃分的三種數(shù)據(jù)類型來創(chuàng)建檔案信息分散式文件管理系統(tǒng)、分散式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和分散式數(shù)據(jù)流處理管理系統(tǒng)。最后制定規(guī)范的存儲管理辦法。

2.構(gòu)建高校檔案信息大數(shù)據(jù)存儲平臺。目前最為典型運用的就是“HDFS”存儲管理系統(tǒng)，因其具有成本低、包容量大、數(shù)據(jù)分析精準等優(yōu)點，成為各高校大力推廣使用的檔案信息數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)。

3.把采集的檔案信息數(shù)據(jù)進行優(yōu)化，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量，做好數(shù)據(jù)管理。第一，通過使用Google Refine這種數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工具，把各部門分散式存儲的檔案信息數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)分析。第二，根據(jù)這些真實數(shù)據(jù)從而提高檔案信息數(shù)據(jù)整體質(zhì)量。第三，檔案信息數(shù)據(jù)都有自己的生命周期，根據(jù)生命周期來進行技術(shù)優(yōu)化，增加或者刪除，保證檔案信息數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

三、檔案信息數(shù)據(jù)分析

檔案信息數(shù)據(jù)分析，就是把各部門收集的大量檔案信息數(shù)據(jù)通過算法搜索將隱藏其中的信息，根據(jù)我們自己工作的要求進行數(shù)據(jù)分析的過程。數(shù)據(jù)分析常常與計算機科學有關(guān)，通過計算機后臺的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、在線分析處理、檢索系統(tǒng)等各類方法來實現(xiàn)上述目標。

1.檔案數(shù)據(jù)分析的基本原理。檔案信息數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性分析是運用大數(shù)據(jù)特有的計算機算法模式，對靜態(tài)和動態(tài)的檔案信息數(shù)據(jù)進行評估，分析出有價值的數(shù)據(jù)信息，為高校的決策提供科學的基礎性依據(jù)。

2.檔案數(shù)據(jù)分析流程。目前各高校沿用的檔案數(shù)據(jù)分析流程為：發(fā)現(xiàn)問題、數(shù)據(jù)分析、分析原因、提出解決方案，這是一種被動的工作流程，嚴重的影響我們的工作效率。而檔案數(shù)據(jù)分析流程主要作用體現(xiàn)在“預測”二字，檔案數(shù)據(jù)分析流程為：分析數(shù)據(jù)信息、找內(nèi)在關(guān)聯(lián)、得預測結(jié)果、出解決辦法。而這一種主動的思維模式，這種操作流程更適用于目前檔案大數(shù)據(jù)信息化和個性化管理的工作需要，提升了工作效率。

3.采用合理的開發(fā)工具 。“購物籃分析”是目前最為先進的檔案信息數(shù)據(jù)分析工具，其主要依靠強大的云計算技術(shù)對高校工作人員行為等進行評估和梳理，快速得出高校各類檔案信息內(nèi)在的聯(lián)系性，較短時間內(nèi)把復雜多樣的高校檔案信息轉(zhuǎn)化成個性化工作需求。

四、 檔案信息可視化發(fā)布

可視化數(shù)據(jù)管理與發(fā)布系統(tǒng)VisualDB，是一套基于Web界面、實現(xiàn)關(guān)系型數(shù)據(jù)庫可視化數(shù)據(jù)錄入、更新、發(fā)布以及安全控制的軟件工具。我們可以利用該工具建立起檔案信息業(yè)務流程。

1.理解該系統(tǒng)的工作原理。數(shù)據(jù)可視化主要旨在借助于直觀的列表、圖形化手段，能更清晰更有效地傳達與溝通各類信息?？梢暬瘮?shù)據(jù)管理與發(fā)布系統(tǒng)針對科學數(shù)據(jù)庫中多學科、多類型的專業(yè)數(shù)據(jù)庫建設需求，提出了切實可行的技術(shù)解決方案，同時也方便工作人員對檔案信息數(shù)據(jù)資源進行管理。

2.檔案信息可視化發(fā)布技術(shù)的方式有三種：第一種是運用直觀的圖形技術(shù)開發(fā)出豐富的可視化分析結(jié)果。第二種是運用智能處理工作平臺中人工與機器互動，更好的對檔案信息數(shù)據(jù)分析進行調(diào)整。第三種運用技術(shù)融合機制，讓檔案信息分析結(jié)果更好強化平臺黏度。

3.檔案“信息圖”工具的使用?，F(xiàn)在有一種與可視化發(fā)布技術(shù)非常接近能夠達到互相替換使用的 “信息圖 ”技術(shù)，此項技術(shù)可以使枯燥的數(shù)據(jù)顯示出趣味性，“信息圖”技術(shù)還可以廣泛運用到高校檔案管理，各高?？筛鶕?jù)自己的情況選擇運用。

高校傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作方式已經(jīng)被信息化檔案管理工作方式所接替，新的檔案工作內(nèi)容和特征對我們檔案工作者提出了更高的要求，眾所周知，在所有生產(chǎn)要素中，勞動者自身的改變是最困難的而且也是最緩慢的，改變從思維模式開始，讓我們在高校檔案工作這條路上不斷探索、創(chuàng)新。

參考文獻：

[1][英]維克托·邁爾-舍恩伯格，肯尼思·庫克耶.大數(shù)據(jù)時代：生活、工作與思維的大變革[M].盛陽燕，周濤譯.杭州：浙江人民出版社，2013.

[2]https：//baike.baidu.com/item/業(yè)務流程重組/10375610

[3]HDFS（HadoopDistributed File System）又稱為分布式文件系統(tǒng)，以流式數(shù)據(jù)訪問模式來存儲超大文件，可以從MB乃至PB級大小。

[4]購物籃分析，該過程通過發(fā)現(xiàn)顧客放入其購物籃中的不同商品之間的聯(lián)系，分析顧客的購買習慣。通過了解哪些商品頻繁地被顧客同時購買，這種關(guān)聯(lián)的發(fā)現(xiàn)可以幫助零售商制定營銷策略。

[5]信息圖：是指數(shù)據(jù)、信息或知識的可視化表現(xiàn)形式。