檔案數(shù)字化管理模式在高校檔案管理中的重要作用探討

黃莉琴 楊麗娜

摘 要：高校檔案主要是在教學(xué)和管理過程中形成的，其保存對(duì)教師和管理人員工作有重要參考價(jià)值。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)在高校檔案管理趨于數(shù)字化。本文主要講述了檔案數(shù)字化管理模式在高校中運(yùn)用的意義和特點(diǎn)，重點(diǎn)闡述了發(fā)揮其重要作用的對(duì)策，主要有：提升領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)知，促進(jìn)學(xué)校信息化建設(shè)、提升高校基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，增強(qiáng)人才綜合素養(yǎng)、通過分步分階段工作，加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理效率，希望為高校進(jìn)行相關(guān)工作提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化管理模式;高校;檔案管理

檔案數(shù)字化管理的模式是科學(xué)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，和傳統(tǒng)檔案管理方法相比，操作起來(lái)更加便捷，只需通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，不受時(shí)間和空間的限制，對(duì)資料儲(chǔ)存方面要求較低，降低了傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔儲(chǔ)存和查詢的繁瑣性，減少了因其借閱對(duì)紙質(zhì)文件造成損壞或這丟失等風(fēng)險(xiǎn)，大大提升了工作效率。至今為止，檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為高校主要工作形式，促進(jìn)了學(xué)校信息化建設(shè)的快速發(fā)展。

一、檔案數(shù)字化管理模式在高校檔案管理中的意義

1.數(shù)字化教學(xué)模式的需要。隨著技術(shù)的發(fā)展，在高校檔案管理中，廣泛使用大數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，為數(shù)字化管理模式提供支撐。高校中檔案的數(shù)字化處理，可以將教學(xué)和管理過程等利用數(shù)字化的形式保存下來(lái)，這為后期使用提供支撐，促進(jìn)了數(shù)字化教學(xué)模式的使用。如教育部中進(jìn)行課程的評(píng)選工作，一般情況下是教師將特色教案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化，然后上傳評(píng)比，這種形式促進(jìn)將來(lái)數(shù)字化教學(xué)模式的運(yùn)用，或者進(jìn)行跨區(qū)域?qū)W術(shù)交流和課程探討過程中，都可傳輸數(shù)字化檔案文件。和傳統(tǒng)檔案管理的形式相比，更加快捷和簡(jiǎn)單，保證檔案的完整性。

2.檔案管理工作的需要。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)在檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為必然趨勢(shì)，在高校中，包括教學(xué)檔案在內(nèi)的眾多檔案管理已經(jīng)是云儲(chǔ)存背景下的需求，也是檔案管理工作的主要方向。數(shù)字化時(shí)代下，檔案的收集、分類、儲(chǔ)存和檢索等工作性質(zhì)發(fā)生了變化，不再是人工進(jìn)行，而是利用計(jì)算機(jī)，自主進(jìn)行工作，大大減少了人工成本和工作時(shí)間，提升檔案管理質(zhì)量和效率。另外，高校檔案數(shù)字化管理也逐漸適應(yīng)教學(xué)的變革，因?yàn)楝F(xiàn)在大多數(shù)課堂中都引入數(shù)字化教學(xué)方法，檔案部門作為教學(xué)活動(dòng)中的主要資料保存部門，實(shí)行數(shù)字化管理也是順應(yīng)時(shí)代變革的需要。

3.校園建設(shè)的需要。字化不只在教學(xué)活動(dòng)中有所運(yùn)用，在校園建設(shè)方面也有積極的作用。數(shù)字校園建設(shè)過程中，日常教學(xué)和教研等活動(dòng)中，產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)信息，數(shù)字化檔案的管理在其過程中，是增強(qiáng)教學(xué)質(zhì)量和行政管理手段的助推器。例如校園數(shù)字化建設(shè)過程中，結(jié)合檔案系統(tǒng)中對(duì)各個(gè)年級(jí)學(xué)生感興趣的課程統(tǒng)計(jì)調(diào)差，多開設(shè)相關(guān)課程，為滿足其學(xué)習(xí)要求。這是教學(xué)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)，也是進(jìn)行校園建設(shè)的基礎(chǔ)。

二、高校數(shù)字化檔案管理模式的特點(diǎn)

高校數(shù)字化檔案管理的運(yùn)用，融合信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式完全不同，其特點(diǎn)如下：

1.文檔一體化。大數(shù)據(jù)背景下，高校進(jìn)行數(shù)字化檔案管理過程中，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部調(diào)整，可以將電子版的文件和數(shù)字文件有效結(jié)合，整合到一個(gè)管理體制中，加強(qiáng)檔案文件的周期管理和控制，實(shí)現(xiàn)文檔一體化。高校檔案管理中，打破了紙質(zhì)和電子檔案的界限，對(duì)全部類型的檔案進(jìn)行數(shù)字化歸檔，做到整個(gè)管理工作的全程監(jiān)控，進(jìn)而保證傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔保存的安全性和可靠性。

2.檔案數(shù)字化。數(shù)學(xué)化檔案管理的運(yùn)用，將傳統(tǒng)檔案都轉(zhuǎn)變成數(shù)字的形式，如紙質(zhì)檔案、照片檔案、視頻檔案等，都轉(zhuǎn)變成數(shù)字形式儲(chǔ)存，在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行統(tǒng)一的管理，如檔案的分類、整合、過期檔案的銷毀等，都在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行，提升檔案管理工作質(zhì)量和效率。和以前檔案管理手段相比，具有檢索簡(jiǎn)單、快速下載等特點(diǎn)，是將來(lái)高效檔案管理的必然趨勢(shì)。

3.平臺(tái)虛擬化。隨著數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，高效檔案管理部門利用各種技術(shù)，建立各個(gè)院系的教學(xué)檔案管理平臺(tái)，構(gòu)建虛擬網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)跨院系、快空間的統(tǒng)一管理。對(duì)檔案虛擬化管理的時(shí)過程，管理人員可以結(jié)合檔案內(nèi)容主動(dòng)服務(wù)，各部門的工作人員或者學(xué)生都能通過相關(guān)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，進(jìn)行資料的查詢和下載，提升數(shù)字化檔案管理的科學(xué)性和有效性。

三、發(fā)揮檔案數(shù)字化管理模式在高校檔案管理中重要作用的策略

1.提升領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)知，促進(jìn)學(xué)校信息化建設(shè)。學(xué)校的發(fā)展離不開領(lǐng)導(dǎo)先進(jìn)的意識(shí)，高校中檔案數(shù)字化管理模式的使用，也離不開領(lǐng)導(dǎo)的重視，并將其納入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃中，增加檔案管理人員的考核，借此，促進(jìn)高校信息化建設(shè)進(jìn)程。一方面，提升領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)知，制定完善的管理體制，建立詳細(xì)的責(zé)任制，認(rèn)真分析檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，積極進(jìn)行探討，通過增加人力、物力和財(cái)力，提升數(shù)字化管理效率，保證檔案管理和學(xué)校各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視檔案收集、整理、儲(chǔ)存工作的順利進(jìn)行，在此基礎(chǔ)上，做好安全保護(hù)和宣傳工作。建立特殊教研項(xiàng)目檔案建設(shè)和管理的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，從各個(gè)角度支撐教師工作。高校檔案數(shù)字化管理還要順應(yīng)時(shí)代潮流，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，領(lǐng)導(dǎo)人員及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作思維，樹立正確、完善的檔案數(shù)字化管理的意識(shí)。另一方面，將檔案數(shù)字化管理工作納入學(xué)校信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃中，創(chuàng)建集成系統(tǒng)。學(xué)校是培育社會(huì)棟梁的地方，因此要有創(chuàng)新意識(shí)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，建立集成系統(tǒng)。建設(shè)過程中產(chǎn)生大量的電子文件、紙質(zhì)文件和文件條目等，由檔案部門統(tǒng)一管理，做到文件從創(chuàng)建到制作完成、入庫(kù)儲(chǔ)存全部環(huán)節(jié)都詳細(xì)可查。即使是不同部門，也要實(shí)現(xiàn)不同管理平臺(tái)的共享，不但方便查詢，又避免檔案的重復(fù)錄入。所以高校建設(shè)信息化過程中，檔案部門要積極參與，做到和學(xué)校中其他系統(tǒng)的資源共享，在其他部門，也要有完善的檔案管理系統(tǒng)，在工作中生成的電子文件可以自動(dòng)歸檔和上傳，大大提升檔案管理效率。

2.提升高?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)，增強(qiáng)人才綜合素養(yǎng)。檔案數(shù)字化管理，需要有多種設(shè)施做支撐，并且離不開專業(yè)的人才，這樣才能提升檔案管理質(zhì)量。

首先，投入資金，加強(qiáng)硬件設(shè)置的配。高校管理部門將檔案數(shù)字化管理需要的經(jīng)費(fèi)列入學(xué)校預(yù)算中，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的投入，結(jié)合檔案管理工作量和學(xué)校需求，引進(jìn)適合的計(jì)算機(jī)、掃描儀、儲(chǔ)存器、服務(wù)器和打印機(jī)等硬件設(shè)施，為其管理工作提供充沛的物質(zhì)保障。其次，選擇適合的檔案管理軟件。數(shù)字化檔案管理工作中，最重要的是選擇一款便捷、功能全的軟件。高校要借鑒其他學(xué)校的工作經(jīng)驗(yàn)，引進(jìn)功能完善和符合學(xué)校發(fā)展的系統(tǒng)軟件，借此滿足各種檔案管理的需求。包括穩(wěn)定性強(qiáng)、安全系數(shù)高、可以科學(xué)的分類、儲(chǔ)存、操作便捷、防御能力強(qiáng)等內(nèi)容。提升檔案管理工作質(zhì)量。另外還需要加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的監(jiān)控功能，及時(shí)監(jiān)控計(jì)算機(jī)運(yùn)行過程中的數(shù)據(jù)來(lái)往，一旦發(fā)生非法訪問，發(fā)出警報(bào)并阻止。學(xué)校和軟件公司緊密合作，研發(fā)出適合自身發(fā)展的數(shù)字化檔案管理軟件。最后，加強(qiáng)數(shù)字化人才的建設(shè)。高校檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作，對(duì)管理人員要求很高，為了保證管理工作的順利進(jìn)行，需要加強(qiáng)工作人員的專業(yè)性，對(duì)其培養(yǎng)，不只是進(jìn)行檔案管理，還有計(jì)算機(jī)技術(shù)的培養(yǎng)。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)是影響其工作效率的主要原因，因此需要建設(shè)一支素質(zhì)強(qiáng)、專業(yè)能力高的的檔案管理人才隊(duì)伍。學(xué)校對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，主要內(nèi)容為計(jì)算機(jī)技術(shù)，令其熟練使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的處理，并能自主做好網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)和計(jì)算機(jī)硬件的維護(hù)工作。學(xué)校定期邀請(qǐng)專業(yè)的教授進(jìn)行專題講座，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作觀念，提升管理人員計(jì)算機(jī)使用水平，更好的為數(shù)字化檔案管理服務(wù)。

3.通過分步分階段工作，加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理效率。學(xué)校進(jìn)行檔案數(shù)字化管理工作時(shí)，要遵循開放性、實(shí)用性和特色性原則。先對(duì)學(xué)校信息化建設(shè)做好整體的規(guī)劃和補(bǔ)助，制定工作計(jì)劃，詳細(xì)標(biāo)注檔案信息化建設(shè)過程，然后分批分階段的進(jìn)行。

第一，完善檔案數(shù)字化建設(shè)的規(guī)定，建立管理制度，令檔案的收集、制作、保存、整理和傳輸?shù)炔糠侄荚谑芸貭顟B(tài)中，并從業(yè)務(wù)、技術(shù)和管理的角度制定。業(yè)務(wù)方面制度的規(guī)定，指對(duì)檔案資料進(jìn)行業(yè)務(wù)處理過程中的制度，為了統(tǒng)一管理人員工作流程;技術(shù)方面制度的確定，結(jié)合電子檔案和數(shù)字化檔案管理過程中對(duì)技術(shù)的要求制定，為了解決技術(shù)問題產(chǎn)生的管理問題;管理方面制度的制定，指檔案數(shù)字化建設(shè)和維護(hù)過程中的規(guī)則，如資源的合法性和安全性等，這一部分是由國(guó)家檔案管理部門統(tǒng)一制定的，高校要做好借鑒工作，保證數(shù)字化檔案資料的共享性和科學(xué)性。第二，完善檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)。學(xué)校結(jié)合實(shí)際情況，挑選一款符合自身工作的檔案管理軟件，要求功能齊全，最大限度的實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的完整性和兼容性，提升其管理質(zhì)量，加強(qiáng)各部門之間的信息收集。將電子檔案管理系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)銜接，實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵詞和全文檢索，促使電子化辦公中檔案的完整。第三，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理，高校信息化建設(shè)過程中，將紙質(zhì)檔案館轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案館，創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。首先做好紙質(zhì)檔案的歸類，明確其重要性，先將重要的紙質(zhì)文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換，然后再挑選檔案利用率高的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化。最后將特色的文件進(jìn)行轉(zhuǎn)化，同時(shí)做好紙質(zhì)資料的保存工作，例如學(xué)校發(fā)展過程中產(chǎn)生的具有歷史意義的照片和校情資料、畢業(yè)生名冊(cè)、成績(jī)表和經(jīng)常使用的合同等，進(jìn)行數(shù)字化歸檔[4]。除此之外，歷史悠久且重要的紙質(zhì)文件，可能因?yàn)楸４娌划?dāng)?shù)仍颍霈F(xiàn)被污染和破損等問題，管理人員要盡快進(jìn)行原件的修復(fù)并掃描，保證檔案的完整性。進(jìn)過分步分階段的工作，逐漸完善高校檔案數(shù)字化庫(kù)的建設(shè)，為促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展起重要作用。

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