淺談檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀與優(yōu)化建議

齊峰

摘 要：基于日益繁榮的社會經(jīng)濟時代背景之下，信息技術(shù)也開始迅猛發(fā)展，其技術(shù)被應(yīng)用進了人們的生活以及工作的很多領(lǐng)域當中，檔案工作也融入進了信息化時代的熱潮當中，那么檔案工作中的信息化建設(shè)英如何加強呢？本文將著手于信息化建設(shè)的重要性，就檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀以及所存問題予以分析，且針對檔案信息化建設(shè)予以優(yōu)化建議。

關(guān)鍵詞：檔案信息化? 建設(shè)? 現(xiàn)狀? 建議

目前，數(shù)字化應(yīng)用的領(lǐng)域在不斷的擴張，檔案的信息化建設(shè)也離不開數(shù)字化，可以說其為檔案信息化建設(shè)奠定了基石。因此，電子檔案的實現(xiàn)的覆蓋領(lǐng)域也愈加廣泛;信息化建設(shè)與檔案管理工作的有效結(jié)合，促使檔案管理工作更加的高效：其拜托了傳統(tǒng)檔案管理模式下的時間、空間、地域等各個方面的束縛，其有效的促進了檔案信息的合理高效性的利用，也給檔案管理工作提供了便利。因此，檔案信息化建設(shè)以及優(yōu)化。

一、檔案信息化建設(shè)的必要性

檔案信息化建設(shè)則是基于信息技術(shù)的支持之下，使得檔案的管理工作與時代接軌，形成新的檔案管理理念。在信息技術(shù)的支持下，制定相應(yīng)的檔案管理與服務(wù)規(guī)范和基本構(gòu)架，從而使得檔案工作能夠得以信息化建設(shè)。

以往的紙質(zhì)檔案的保存工作是一個難題，紙質(zhì)檔案在保存的過程中，管理人員要考慮防潮、防蟲蝕、防火、防破損等，對于檔案的存儲要十分周密的考慮環(huán)境問題，與此同時還要不定期的對于環(huán)境中的各項指標進行探測，其保存就需要極大的投資，并且紙質(zhì)檔案通常情況下沒有備份，檔案資料的遺失系數(shù)相當大，與此同時，在重復(fù)性的檔案查閱過程中檔案的受損系數(shù)也會隨之增大，更有甚者造成資料損毀遺失，其導(dǎo)致檔案管理工作的難度系數(shù)增大。在科技力量的推動昂之下，檔案的信息化建設(shè)將這些問題予以解決，但是檔案信息化建設(shè)周昂仍存有一些短板，信息化的電子版檔案在管理、查閱、應(yīng)用等工作上還需不斷的完善。因此，在檔案信息化建設(shè)的過程當中，應(yīng)當做好檔案信息數(shù)字化的環(huán)節(jié)，以使得檔案信息化建設(shè)服務(wù)能夠做到更好的服務(wù)于社會。

二、檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及問題

當今，我國在檔案信息化建設(shè)的道路上整體呈現(xiàn)出樂觀的景象，但是仍有一些問題需要解決，所存問題如下：

1.基礎(chǔ)設(shè)施相對薄弱

基于容量相對較大的服務(wù)器、構(gòu)建數(shù)據(jù)庫及局域網(wǎng)、購置計算機等設(shè)備的支持之下，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息化建設(shè)，與此同時，還需要針對應(yīng)用于檔案工作中的軟件予以開發(fā)，加強網(wǎng)絡(luò)的維護及管理工作。要想檔案信息化建設(shè)做到完備，那么需基于良好的軟件和硬件設(shè)施的支持之下，那么其就需要大量的投資。當前，我國的檔案管理部門在檔案管理工作中的投入資金有限，沒有能力購置相對完善的硬件管理設(shè)備，管理部門的硬件資金投入大部分由國家承擔，因此檔案信息化建設(shè)受到了束縛，其建設(shè)設(shè)施不能得以滿足。

2.建設(shè)標準跟不上時代發(fā)展

檔案信息化建設(shè)是以檔案信息化標準為基石的，目前，我國就檔案信息化建設(shè)頒布擴充了一系列的標準，可是其卻忽略了數(shù)字化檔案，所頒布的多數(shù)檔案將矛頭指向了紙質(zhì)檔案及音像檔案，但是檔案信息化建設(shè)的核心在于檔案數(shù)字化的管理。數(shù)字化檔案管理形式能夠?qū)n案管理的信息量予以擴增，與傳統(tǒng)檔案管理模式相比節(jié)約了管理空間、節(jié)省了管理所耗費的人力以及物力，所以，我國就檔案信息化管理工作而言，其應(yīng)重視檔案數(shù)字化管理，針對檔案數(shù)字化供給相應(yīng)的標準規(guī)范，以促使檔案管理工作順應(yīng)時代發(fā)展。

3.工作人員觀念落后

我國的檔案管理人員的思想相對落后，對于檔案的管理工作不能與時俱進，針對一些新興的觀念意識不能及時的接受和采用，甚至，在傳統(tǒng)觀念的沖擊之下，其認為檔案工作無關(guān)緊要，從而導(dǎo)致工作馬馬虎虎，造成于檔案工作中的投資費用的浪費，進一步引發(fā)了檔案管理工作中一系列的消極影響。與此同時，因為檔案管理工作人員的管理意識薄弱，在實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的歷程之中，因其根深蒂固的落后管理觀念引發(fā)的不規(guī)范的管理行為，會延長工作的處理周期，引發(fā)其它的工作阻礙，無疑增大了檔案信息化建設(shè)的難度系數(shù)。

4.管理人員素質(zhì)差

檔案工作的管理人員絕大多數(shù)文化素質(zhì)以及身體素質(zhì)都處在一個較低的水平線上，管理觀念與時代脫軌，且工作人員分配數(shù)量上有所欠缺，有部分工作人員比并非專業(yè)檔案管理工作者，工作過程中大多都是純手工式的對檔案予以處理，基于信息時代下的電子檔案、資料的查詢與手機工作等工作掌握的并不是很熟練，更有甚者，一竅不通。更談不上借助計算機來實現(xiàn)檔案的管理工作了，沒有專業(yè)人士予以檔案數(shù)據(jù)的維護工作以及相應(yīng)程序的設(shè)計工作，難免造成檔案信息化建設(shè)的工作效率銳減，因此，造成了其發(fā)展與社會經(jīng)濟要求脫軌的現(xiàn)象。

5.電子文件管理工作沒有秩序

基于科技迅猛發(fā)展的時代背景之下，檔案管理工作邁向信息化建設(shè)是勢在必行的方向，檔案管理工作中的很多環(huán)節(jié)已經(jīng)與信息化相融合，可是其在電子文件管理工作上沒有秩序可言，在對檔案實施雙軌制時，因其存儲空間缺失的原因，則對大量的電子文件予以清除，造成了檔案信息的缺失，從而違背了檔案工作標準中的統(tǒng)一性及完整性，是檔案管理工作中極大的不規(guī)范行為。其操作會造成部分資料的永久性丟失，從而造成無法彌補的損失，給檔案的管理工作造成負面影響。

二、對檔案信息化建設(shè)加以優(yōu)化的相關(guān)建議

1.增大投入資金，增加檔案信息化建設(shè)的效益

首先，應(yīng)當對檔案信息化建設(shè)過程中的設(shè)施薄弱的問題予以解決，那么主要就是在于檔案信息化建設(shè)管理中的資金投入問題。要做到讓相關(guān)部門認識到檔案管理工作的重要性，從而達到注重檔案信息化建設(shè)的目的。做好檔案管路部門與相關(guān)部門以及政府之間的相互交流工作，且做好其工作重要性的普及工作，以使得各個相關(guān)部門之間凝聚起來共同參與到檔案信息化建設(shè)的工作之中來。這樣更有利于檔案信息化建設(shè)的融資渠道得以拓寬，與此同時，檔案建設(shè)過程中對于資金的使用應(yīng)當充分有效，以給予檔案信息化建設(shè)更大的助推力。其次，從事于檔案部門的工作者，應(yīng)當以身作則，避免在工作過程中出現(xiàn)盲目從眾的心理以及攀比心理，依據(jù)檔案部門的準則規(guī)范策劃具有科學性的管理方案及舉措，基于遵循檔案管理工作的前提之下，來進一步促進檔案信息化建設(shè)，使得資金能夠在工作中得以充分有效利用，避免在工作過程中對資源的浪費行為，從而使得檔案信息化建設(shè)更具意義。

2.提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，建設(shè)過硬的人才隊伍

專業(yè)性人才的選擇和培養(yǎng)對于檔案信息化建設(shè)有著極其重要的影響力，其不僅關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量，還關(guān)系到其未來的發(fā)展狀況。在工作人員的篩選過程中，首先考察其文化素養(yǎng)以及身體素質(zhì)。良好的工作能力是建立在良好的身體素質(zhì)之上的，當然在篩選的過程當中，不能一概一錘定音，也應(yīng)當考慮一些可塑型人才的錄用，對于相應(yīng)的工作人員，應(yīng)當予以周期性的專業(yè)培訓工作，對于工作人員的職業(yè)素養(yǎng)加以提升，為檔案信息化建設(shè)開拓出更為廣闊的天地。在培訓過程中，要盡最大的可能促使可塑型人才能夠數(shù)量的掌握計算機的應(yīng)用管理工作。其次，人才隊伍的優(yōu)化工作也勢在必行，要不斷的促進工作人員的技能的提升及團隊合作精神，那么就應(yīng)當著手于考核力度，加入的新成員必須經(jīng)過專業(yè)性的培訓之后且參加相應(yīng)考核之后，才能夠正式上崗，為達到考核標準的員工，絕對不能直接上崗，對于人才整體性技能的進一步優(yōu)化，以形成更為強大的檔案信息化建設(shè)的助推力，促使檔案信息化建設(shè)能夠緊跟時代的腳步，因此說構(gòu)建強硬的人才隊伍，能顧對檔案信息化建設(shè)起到了優(yōu)化作用。

3.提高技術(shù)水平，加強法制建設(shè)

要想實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的高標準，就必須使得信息化水平得以提升，要實現(xiàn)技術(shù)的優(yōu)越性與服務(wù)的優(yōu)越性共同與時俱進，參與檔案管理工作的各個 部門需協(xié)同強化信息管理的控制力度，基于先進技術(shù)的支持之下，促使信息管理信息化的技術(shù)水平及質(zhì)量有更好的提升，以使得信息化檔案建設(shè)得以促進。其次，在檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)當注重文件管理工作當中的次序問題，正確的處理好資料文件的管理次序，這樣才能夠使得其符合檔案信息化建設(shè)的規(guī)范標準。注重相關(guān)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的維護工作，嚴格的遵循檔案信息化建設(shè)的章程，以想成相對較完善的檔案管理體系，以促進檔案信息化建設(shè)能夠得以進步的優(yōu)化。在檔案的嘻嘻化建設(shè)歷程中應(yīng)該不斷地進行經(jīng)驗的總結(jié)，以進一步對其相應(yīng)的管理章程以及制度予以完善，以使得檔案信息化管理在查閱、收集、加密等方面的的可靠性能夠得以提升。

三、總結(jié)

檔案信息化建設(shè)工作相對復(fù)雜，檔案信息化建設(shè)的成長歷程是一個漫長的過程，基于各方面技術(shù)推動支持下，檔案管理的信息資源和量都在不斷的擴增，創(chuàng)痛的檔案管理模式不僅耗資多，且管理工作也相對繁雜，要想有針對性的對于這些問題予以解決，要基于檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)之上，依據(jù)其相應(yīng)的管理規(guī)范，需要不斷的完善其建設(shè)體系，從而實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的進一步優(yōu)化工作，檔案信息化建設(shè)的優(yōu)化應(yīng)該注重資金、人才、技術(shù)等各仿麥呢的優(yōu)化，從而實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的全面性優(yōu)化，才能給予社會有效的檔案信息服務(wù)，使得檔案信息化建設(shè)更上一層樓。

參考文獻：

[1]蔣曉蕊.胡可凡.我國檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀分析及問題對策[J]北疆科技大學.《信息化建設(shè)于社會生活的使用》.2016.08;

[2]景雪.檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀、存在的問題及其建設(shè)要點[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇;

[3]李玉婷，王桂萍.檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對策[J].2017.03。