淺談水庫(kù)檔案管理信息化建設(shè)

常金霞

摘 要：為了有效分析得出水庫(kù)檔案管理信息化建設(shè)的有效實(shí)行策略，本文通過(guò)分析當(dāng)前水利工程檔案管理信息化建設(shè)在指導(dǎo)理念，信息化建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等方面的缺點(diǎn)，研究水庫(kù)檔案信息化在現(xiàn)代水庫(kù)檔案管理建設(shè)中的重要作用，根據(jù)實(shí)際情況探究相關(guān)的解決措施。

關(guān)鍵詞：水庫(kù)檔案;信息化

如何科學(xué)有效地管理水庫(kù)工程的信息資源，為社會(huì)和水利各部門提供深層次、全方位的信息，水利工程的檔案管理信息化建設(shè)是十分重要的。水庫(kù)在調(diào)節(jié)不同時(shí)空的水資源平衡中占有不可或缺的作用，隨之形成了許多不可或缺的文件和檔案，合理高效的檔案管理有利于水庫(kù)工程的進(jìn)一步構(gòu)建優(yōu)化，信息技術(shù)高速發(fā)展是提升水庫(kù)檔案管理信息化建設(shè)效率的一個(gè)契機(jī)，會(huì)給這個(gè)領(lǐng)域帶來(lái)日新月異的變化。

一、水庫(kù)檔案管理信息化建設(shè)信息化存在的問(wèn)題

水庫(kù)檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)特點(diǎn)鮮明的工作，它是人與自然斗爭(zhēng)、融合、獲得并最終實(shí)現(xiàn)共存的過(guò)程。具有很強(qiáng)的時(shí)效性，就辦公文件管理而言，這是一項(xiàng)非常復(fù)雜和集成的管理任務(wù)。雖然其管理的信息內(nèi)容非常復(fù)雜，但文件管理工作本身對(duì)文件信息的及時(shí)性要求很高。隨著存檔內(nèi)容隨時(shí)間變化，這需要文件管理器進(jìn)行實(shí)時(shí)更改。在過(guò)去的傳統(tǒng)管理工作中，維護(hù)文件的及時(shí)性比較困難，需要大量的工作人員和時(shí)間，但效率非常低。主要存在以下幾個(gè)問(wèn)題：

一是的工作理念沒(méi)有與時(shí)代同步，相對(duì)比較落后，檔案工作的質(zhì)量和效率都不盡如人意。一方面是許多單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)水利工程檔案工作重視不夠，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到文件管理的重要性。他們?cè)诠ぷ髦型幼⒅匾恍?shí)際問(wèn)題的解決，卻忽略了檔案資料的管理，比如在工程建設(shè)和工程運(yùn)行過(guò)程中，工作人員不按照規(guī)定填寫表格格式或需求，比如缺少內(nèi)容，不完整的簽名，不健全的蓋章程序和不規(guī)則的信息排列，大大降低了工程的數(shù)據(jù)存檔效率。

二是信息化建設(shè)的程度較低。信息化建設(shè)設(shè)施的不足限制了水庫(kù)檔案的信息化建設(shè)，目前很多的檔案管理信息化建設(shè)部門仍舊停留在紙質(zhì)資料的歸檔階段，管理的方式十分封閉，無(wú)法進(jìn)行數(shù)據(jù)的處理和分析。除此之外，標(biāo)準(zhǔn)化滯后，檔案管理信息化建設(shè)的各項(xiàng)規(guī)章制度沒(méi)有得到嚴(yán)格執(zhí)行，水庫(kù)管理人員獲得的檔案信息不夠及時(shí)，也使得水庫(kù)檔案信息化的正確性難以得到保證，檔案管理的信息化進(jìn)展難度隨之加強(qiáng)。

三是缺少檔案管理信息化建設(shè)的專業(yè)人員，現(xiàn)階段缺乏文件管理的專業(yè)知識(shí)和文件信息管理技術(shù)。當(dāng)今社會(huì)，信息技術(shù)突飛猛進(jìn)，檔案管理信息化建設(shè)也應(yīng)順應(yīng)社會(huì)發(fā)展，用信息化的管理方法使檔案得到有效管理。但在在實(shí)際的建設(shè)操作落實(shí)過(guò)程中，還存在著大量的紙質(zhì)檔案，沒(méi)有利用信息技術(shù)進(jìn)行管理。這主要是由于目前水庫(kù)工程建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)人員少，計(jì)算機(jī)技術(shù)和軟件技術(shù)人員短缺所致。工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和軟件技術(shù)知之甚少，只是一些簡(jiǎn)單的日常操作，檔案只是簡(jiǎn)單的分類、歸檔和存儲(chǔ)，電子檔案只在計(jì)算機(jī)初始狀態(tài)下存儲(chǔ)，相對(duì)復(fù)雜的操作，似乎不知所措。另外，很多工作人員從來(lái)沒(méi)有參加過(guò)系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，在水庫(kù)檔案管理信息化建設(shè)中，摸著石頭過(guò)河，致使很多資料沒(méi)有系統(tǒng)的管理和整合，即使勉強(qiáng)整理出來(lái)，分類也不太規(guī)范，導(dǎo)致使用檔案資料，在電腦上找了很久也找不到。這說(shuō)明目前工作人員對(duì)水庫(kù)工程建設(shè)的檔案管理信息化建設(shè)大多處于收發(fā)、檢索、保管階段，檔案管理信息化建設(shè)的專業(yè)知識(shí)不夠，綜合素質(zhì)有待提高。

四是檔案收集的不完整，利用效率低，是水庫(kù)檔案管理信息化建設(shè)中存在問(wèn)題的一部分。在檔案收集過(guò)程中，一些部門存在提交時(shí)間延遲、歸檔內(nèi)容不完整等現(xiàn)象。一些檔案部門為了滿足自身工作的需要，不愿意按照檔案規(guī)定的時(shí)間上交檔案。還存在一些技術(shù)人員為了維護(hù)自己的利益，把一些高科技檔案掌握在他們自己手中，影響了正常的檔案文件的歸檔。此外，由于相關(guān)部門對(duì)文件歸檔的范圍沒(méi)有清醒的認(rèn)知，導(dǎo)致部門的業(yè)務(wù)結(jié)果，協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要和其他內(nèi)容沒(méi)有明確的提交需求，尤其是對(duì)一些實(shí)物，圖像和其他資料存檔是很少的。所以說(shuō)在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中對(duì)于檔案資料的收集存在著各種各樣的問(wèn)題，影響了水庫(kù)檔案信息化建設(shè)的執(zhí)行效率。目前，檔案管理信息化建設(shè)工作一方面，由于專業(yè)素質(zhì)的缺乏，另一方面，由于缺乏進(jìn)一步探索研究的意識(shí)，所以大部分工作仍在收集和管理的水平，所以檔案編制和研究工作相對(duì)薄弱。

二、水庫(kù)檔案信息化建設(shè)利弊分析

水庫(kù)信息管理信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的需要和科學(xué)研究的需要。其優(yōu)點(diǎn)不言而喻，主要包括以下幾個(gè)方面：

1.方便管理水庫(kù)檔案管理信息化建設(shè)人員的工作，可以有效提高工作人員的工作效率。水庫(kù)信息電子系統(tǒng)的設(shè)計(jì)極大程度的方便了檔案管理信息化建設(shè)人員的工作，可以隨時(shí)填補(bǔ)空白，避免文件存儲(chǔ)問(wèn)題，提高了工作人員的工作效率。

2.文獻(xiàn)的準(zhǔn)確性有所提升。通過(guò)新興的技術(shù)將文件保存到數(shù)據(jù)庫(kù)中，這可以保持庫(kù)文件信息的原始外觀，從而提高其準(zhǔn)確性。

3.方便檔案的搜索。在查閱檔案時(shí)，當(dāng)我們需要什么信息，不需要像傳統(tǒng)的檔案管理那樣大費(fèi)周章，只需要在對(duì)應(yīng)系統(tǒng)輸入檔案的名稱或者特征，就可獲取所需檔案，效率較高。

當(dāng)然，檔案的信息化建設(shè)也有相對(duì)的不足之處，主要有以下幾點(diǎn)：

1.檔案的信息化管理使得難以掌握檔案的真實(shí)性和原創(chuàng)性。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的原創(chuàng)性和真實(shí)性難以確定。原始檔案和電子檔案具有很大的差異，電子檔案存在著更大的被更改的風(fēng)險(xiǎn)，并且由于編輯電子檔案的局限性，并不能判斷電子檔案是否真正被更改，也無(wú)法追溯更改的目的和相關(guān)人員的身份，導(dǎo)致即使文件的原作者也無(wú)法確認(rèn)文件的真實(shí)性，更不用說(shuō)使用計(jì)算機(jī)來(lái)識(shí)別文件的真實(shí)性。

2.依賴計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)檔案管理信息化建設(shè)信息是對(duì)計(jì)算機(jī)的依賴程度較高，在沒(méi)有計(jì)算機(jī)的前提下，無(wú)法對(duì)檔案進(jìn)行整理，也無(wú)法進(jìn)行與檔案相關(guān)的各種其他工作，會(huì)給檔案整理的工作帶來(lái)阻礙。

3.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息安全直接會(huì)對(duì)電子檔案信息的安全性產(chǎn)生一定的影響，如果出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全事故，檔案信息首當(dāng)其沖，會(huì)造成檔案信息的泄露和流失，所以單位在建設(shè)檔案信息化管理的同時(shí)，需要對(duì)于檔案文件的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行安全性能的提升。

三、水庫(kù)檔案信息化管理對(duì)策

首先，應(yīng)該完備相應(yīng)的設(shè)施，我們首先需要建立檔案信息化的基礎(chǔ)。只有構(gòu)建完整的歸檔信息基礎(chǔ)架構(gòu)，才能進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)歸檔信息管理建立健全的檔案信息基礎(chǔ)，要求首先構(gòu)建檔案管理信息化建設(shè)部門和構(gòu)建用于辦公文件管理的軟件、硬件基礎(chǔ)架構(gòu)。建立完整的基礎(chǔ)設(shè)施，如硬件設(shè)施計(jì)算機(jī)房和與信息系統(tǒng)相關(guān)的軟件系統(tǒng)。另外，對(duì)于檔案信息建設(shè)工作，對(duì)文件管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)有較高的軟硬件要求。它不僅需要大量的資金，建設(shè)項(xiàng)目，人員準(zhǔn)備，還需要提前規(guī)劃、施工計(jì)劃和管理模式?；A(chǔ)設(shè)施的每個(gè)細(xì)節(jié)都需要詳細(xì)的規(guī)劃和安排，確保最大程度地完善基礎(chǔ)設(shè)施。

其次，要加強(qiáng)信息化建設(shè)的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，目前辦公文件管理效率低主要是由于文件管理現(xiàn)代化程度低。根據(jù)當(dāng)前技術(shù)的最新發(fā)展趨勢(shì)，辦公文件管理的效率是第一個(gè)實(shí)現(xiàn)辦公文件管理的現(xiàn)代化。文件管理工作的現(xiàn)代化是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的文件管理方法，采用現(xiàn)代管理方法和模型。實(shí)現(xiàn)辦公檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)代化，不僅可以促進(jìn)檔案管理與高新技術(shù)結(jié)合，提升管理過(guò)程與社會(huì)的融合程度，還可以提升檔案尋找的速度，提升企業(yè)人員的辦公效率。需要指出的是，檔案管理信息化建設(shè)工作的現(xiàn)代化不僅是管理模式和管理方法的現(xiàn)代升級(jí)，也是全面現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。一方面，在硬件上，我們需要使用現(xiàn)代硬件設(shè)備，如計(jì)算機(jī)技術(shù)，音頻技術(shù)，縮微膠片技術(shù)，靜電復(fù)印技術(shù)和激光光盤技術(shù)來(lái)收集和編譯文件。另一方面，我們需要運(yùn)用現(xiàn)代管理模式和思維來(lái)培訓(xùn)員工，開(kāi)發(fā)現(xiàn)代檔案管理信息化建設(shè)系統(tǒng)，以確保有效提高檔案管理信息化建設(shè)效率。

最后，應(yīng)該進(jìn)行及時(shí)的檔案管理培訓(xùn)，目前的管理工作，草率的態(tài)度和檔案管理信息化建設(shè)人員的懶惰狀態(tài)已成為常態(tài)。這不僅體現(xiàn)在文件管理工作中。事實(shí)上，這種情況存在于各行各業(yè)。面對(duì)這種情況，我們需要做的是改善相關(guān)人員的態(tài)度和素質(zhì)，提高他們的責(zé)任感和使命感，并通過(guò)相關(guān)專業(yè)和考試提高他們的專業(yè)技能，以確保他們?cè)跈n案信息管理工作中可以充分發(fā)揮其作用，以自身能力推動(dòng)信息技術(shù)建設(shè)，促進(jìn)檔案管理的發(fā)展和進(jìn)步。開(kāi)展人才培養(yǎng)和人才建設(shè)是文件管理和信息化的基礎(chǔ)，檔案館管理層可以跟上團(tuán)隊(duì)的需求，以跟上時(shí)代的步伐。文件管理工作不僅僅涉及技術(shù)和設(shè)備方面的工作，更重要的是管理人員的工作。因此，檔案信息化工作人員必須具備較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)水平，才能對(duì)復(fù)雜的檔案管理信息化建設(shè)信息做出標(biāo)準(zhǔn)的判斷和對(duì)策。

四、小結(jié)

信息化管理對(duì)水庫(kù)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行相應(yīng)的研究和分析，從根本上提升水庫(kù)檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量水平，從而為獲取經(jīng)濟(jì)效益提供相應(yīng)保障，以更好地促進(jìn)水庫(kù)檔案管理信息化建設(shè)項(xiàng)目的質(zhì)量水平提高和保證基本民生建設(shè)項(xiàng)目的順利開(kāi)展。同時(shí)水庫(kù)檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)與人民生活息息相關(guān)的民生建設(shè)，只有更好地促進(jìn)其發(fā)展和進(jìn)步，才能從根本上滿足人民日益增長(zhǎng)的物質(zhì)和文化需求。

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