廣東省民政廳 廣東省檔案局關(guān)于印發(fā) 《社會(huì)組織檔案工作的指引》的通知

各地級(jí)以上市民政局、檔案局，佛山市順德區(qū)民政和人力資源保障局、檔案局，各省級(jí)社會(huì)組織：

為貫徹落實(shí)省委省政府關(guān)于規(guī)范管理社會(huì)組織的相關(guān)要求，加強(qiáng)我省社會(huì)組織檔案工作規(guī)范化管理，引導(dǎo)社會(huì)組織重視檔案，幫助社會(huì)組織建立和規(guī)范檔案工作，促進(jìn)社會(huì)組織各項(xiàng)建設(shè)，廣東省民政廳、廣東省檔案局制定了《社會(huì)組織檔案工作的指引》?，F(xiàn)予以印發(fā)，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。

廣東省民政廳

廣東省檔案局

2015年9月23日

第一條 為加強(qiáng)我省社會(huì)組織檔案工作規(guī)范化管理，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及其《實(shí)施辦法》《廣東省檔案條例》，結(jié)合社會(huì)組織工作實(shí)際，制定本指引。

第二條 本指引所稱社會(huì)組織是指經(jīng)本省各級(jí)民政部門(mén)登記的社會(huì)組織。

第三條 本指引所稱社會(huì)組織檔案是指社會(huì)組織在登記、變更、注銷以及運(yùn)營(yíng)、社會(huì)服務(wù)等活動(dòng)中形成，具有憑證和查考價(jià)值的各種形式和載體的文件材料。

第四條 檔案是社會(huì)組織知識(shí)資產(chǎn)與信息資源的重要組成部分。檔案工作是社會(huì)組織運(yùn)營(yíng)與服務(wù)等活動(dòng)的基礎(chǔ)性管理工作。社會(huì)組織應(yīng)維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全。

第五條 社會(huì)組織應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視和保障，明確社會(huì)組織法定代表人或負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，指定專人開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)工作。規(guī)模較大的社會(huì)組織應(yīng)配備專職人員管理檔案。

第六條 社會(huì)組織檔案工作應(yīng)以滿足社會(huì)組織各項(xiàng)活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，積極開(kāi)展各類檔案的收集整理、保管保護(hù)和開(kāi)發(fā)利用等活動(dòng)，為社會(huì)組織可持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。

第七條 社會(huì)組織應(yīng)根據(jù)本組織業(yè)務(wù)范圍與特點(diǎn)，建立健全檔案工作體制與機(jī)制，積極將檔案工作納入本組織發(fā)展規(guī)劃、年度或?qū)ｍ?xiàng)工作（活動(dòng)）計(jì)劃，納入本組織運(yùn)營(yíng)管理議事日程，納入有關(guān)部門(mén)和人員的崗位責(zé)任制。

第八條 社會(huì)組織的檔案宜實(shí)行綜合管理，也可對(duì)本組織內(nèi)不同形式和形成規(guī)律的檔案進(jìn)行分類分部門(mén)保管，并于一定時(shí)間后按規(guī)定向檔案人員移交。有下屬經(jīng)濟(jì)實(shí)體或分支（代表）機(jī)構(gòu)的，社會(huì)組織還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其檔案工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。

第九條 社會(huì)組織在換屆選舉過(guò)程中，應(yīng)積極穩(wěn)妥做好各類檔案的交接管理，保持檔案工作連續(xù)性，保障本組織會(huì)員或理事、股東等方面查閱檔案的權(quán)益。

第十條 各級(jí)登記管理機(jī)關(guān)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)單位、有關(guān)職能部門(mén)在對(duì)社會(huì)組織的監(jiān)督檢查、等級(jí)評(píng)估、服務(wù)采購(gòu)評(píng)審等活動(dòng)中，應(yīng)鼓勵(lì)、引導(dǎo)社會(huì)組織建立檔案工作制度、留存完整記錄。

第十一條 各級(jí)檔案行政管理部門(mén)應(yīng)支持、服務(wù)社會(huì)組織檔案工作，幫助和指導(dǎo)社會(huì)組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)建設(shè)。

第十二條 社會(huì)組織在文件辦理過(guò)程中，應(yīng)考慮和確保滿足歸檔質(zhì)量要求。歸檔的文件應(yīng)為原件，文件制成材料應(yīng)符合耐久性要求。永久及30年保管期限的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件一并歸檔。

第十三條 社會(huì)組織應(yīng)根據(jù)本組織實(shí)際，明確文件歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔份數(shù)、歸檔要求。文件形成者向檔案人員歸檔時(shí)，應(yīng)編制移交清冊(cè)，辦理交接手續(xù)。

第十四條 社會(huì)組織文件材料歸檔范圍與保管期限內(nèi)容參見(jiàn)附件。民辦非企業(yè)單位根據(jù)所從事社會(huì)服務(wù)的事業(yè)或行業(yè)特點(diǎn)，進(jìn)一步參考教育、衛(wèi)生、文化、體育、科研等同行業(yè)或?qū)I(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范的要求。

第十五條 社會(huì)組織檔案的分類和編號(hào)方案可參考本地區(qū)機(jī)關(guān)、企業(yè)或者學(xué)校檔案綜合管理分類方案，根據(jù)本組織業(yè)務(wù)范圍和檔案形成特點(diǎn)實(shí)際制定，以合理實(shí)用為原則，具有相對(duì)的穩(wěn)定性和可擴(kuò)充性。

第十六條 社會(huì)組織檔案的收集整理，以達(dá)到收集方面的完整、準(zhǔn)確性要求為主要目標(biāo)，兼顧整理方面的系統(tǒng)性要求。文書(shū)檔案可參考《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22）或《文書(shū)檔案案卷格式》（GB/T9705）的要求;會(huì)計(jì)檔案整理可參考《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)）《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》（DA/T39）的要求;照片檔案整理可參考《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821）《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》CDA/T50的要求;榮譽(yù)檔案可按實(shí)物材質(zhì)特點(diǎn)，進(jìn)行分類整理。

社會(huì)組織的科技類（基本建設(shè)、設(shè)備儀器等類）檔案整理可參考《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822）的要求。

社會(huì)組織具有保存價(jià)值的電子文件歸檔整理可參考《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894）等標(biāo)準(zhǔn)的要求。

第十七條 社會(huì)團(tuán)體應(yīng)結(jié)合會(huì)員業(yè)務(wù)類型特點(diǎn)，按入會(huì)時(shí)間先后排序，建立會(huì)員檔案，會(huì)員檔案內(nèi)容應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充更新。

第十八條 除在文書(shū)檔案中歸檔保存有關(guān)工作人員人事管理的材料外，社會(huì)組織還應(yīng)參照《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》要求，建立起每人一套的工作人員檔案。

第十九條 社會(huì)組織應(yīng)切實(shí)保障檔案安全，配備適合各類檔案載體保管的庫(kù)房或?qū)９瘢扇〈胧?，滿足溫濕度控制、防火、防盜和防有害生物等檔案保管技術(shù)要求（可參照J(rèn)GJ25、GB/T18894和DA/T15）。重要檔案宜異地異質(zhì)備份。

第二十條 社會(huì)組織應(yīng)對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可登記造冊(cè)，社會(huì)團(tuán)體經(jīng)會(huì)員大會(huì)、基金會(huì)經(jīng)理事會(huì)、民辦非企業(yè)單位經(jīng)理事（董事）會(huì)審議批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。

第二十一條 社會(huì)組織檔案除依法應(yīng)當(dāng)保密外，應(yīng)當(dāng)向社會(huì)開(kāi)放，滿足利用者需求。社會(huì)組織公布的檔案不得損害國(guó)家安全和利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。

第二十二條 與本組織信息化同步，社會(huì)組織應(yīng)逐步開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，加強(qiáng)電子文件歸檔管理和檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，保證電子檔案真實(shí)、完整、可用和安全。

第二十三條 社會(huì)組織保管的檔案涉及國(guó)家秘密內(nèi)容的，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定的要求。

第二十四條 社會(huì)組織注銷時(shí)，應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案處置。經(jīng)協(xié)商同意，各級(jí)國(guó)家檔案館可以接收或代為保管同級(jí)社會(huì)組織形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有利用價(jià)值的檔案。

第二十五條 對(duì)于保管條件惡劣或者因其他原因被認(rèn)為可能導(dǎo)致珍貴檔案損毀和涉密檔案不安全的，各級(jí)檔案行政管理部門(mén)有權(quán)采取代為保管等確保檔案完整與安全的措施;必要時(shí)，各級(jí)檔案行政管理部門(mén)可以收購(gòu)或者征購(gòu)。

第二十六條 社會(huì)組織所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，社會(huì)組織可以向國(guó)家檔案館寄存、捐贈(zèng)或者出賣(mài)。向各級(jí)國(guó)家檔案館以外的任何單位或者個(gè)人出賣(mài)、轉(zhuǎn)讓、交換或者贈(zèng)送的，必須報(bào)經(jīng)縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門(mén)批準(zhǔn);嚴(yán)禁向國(guó)外、境外機(jī)構(gòu)、組織或者個(gè)人出賣(mài)或者贈(zèng)送。

第二十七條 本指引由省民政廳、省檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第二十八條 本指引自2015年11月1日實(shí)施，有效期5年。