醫(yī)療設備全生命周期信息化管理研究與實踐

山其君，周力

中國醫(yī)學科學院北京協(xié)和醫(yī)學院北京協(xié)和醫(yī)院 器材處，北京 100730

引言

醫(yī)院資源規(guī)劃（Hospital Resource Planning，HRP）系統(tǒng)是醫(yī)院融合現(xiàn)代化管理理念和流程，支持整體運營管理功能的統(tǒng)一高效、信息共享的醫(yī)院資源管理系統(tǒng)平臺，是實現(xiàn)專業(yè)化、科學化績效評價和決策支持的數(shù)據(jù)基礎[1-2]。

我院依托HRP 系統(tǒng)建設實現(xiàn)醫(yī)院固定資產(chǎn)的全生命周期管理，是構(gòu)建固定資產(chǎn)精細化管理的核心，是醫(yī)院運營管理的基礎，有助于推進醫(yī)院接軌國際管理水平，推動固定資產(chǎn)管理進一步發(fā)展[3-8]。其規(guī)劃架構(gòu)總結(jié)管理成效，提出問題和解決方法，融合了醫(yī)院相關管理制度和流程，在原有系統(tǒng)的基礎，實現(xiàn)了固定資產(chǎn)全生命周期各環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)采集和記錄，順應醫(yī)院精細化、科學化管理目標[9-13]。醫(yī)院固定資產(chǎn)管理范圍主要包括房屋及建筑物、專用設備、通用設備和其他固定資產(chǎn)，其中專用設備是本文論著的主體，包括能夠單獨使用的醫(yī)療設備，通用設備包括信息設備、家具家電、后勤、保衛(wèi)設備等。

1 研究內(nèi)容

1.1 管理目標

管理目標主要有三個方面：① 實現(xiàn)全流程管理，醫(yī)療設備全生命周期管理包括申請、合同、采購、驗收、上賬、維護、維修、維保、盤點、計量、報廢等環(huán)節(jié)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)管理流程規(guī)范化[14-15]；② 建立唯一編碼管理體系，設備上賬后生成唯一編碼，按編碼索引全生命周期管理信息[16]；③ 完善風險追溯管理，消除設備全生命周期管理記錄不完整和資質(zhì)證件管理的風險。

1.2 流程再造

原有醫(yī)療設備管理信息系統(tǒng)，僅能支持設備申請、維修、報廢管理功能，不能記錄設備全生命周期信息，并且不支持在同一界面查看設備維修、報廢信息數(shù)據(jù)，因此不能滿足現(xiàn)有全生命周期管理目標。在梳理管理要求和業(yè)務流程的基礎上，HRP 系統(tǒng)的規(guī)劃進行了管理流程再造，構(gòu)建了數(shù)據(jù)完整、運行穩(wěn)定、規(guī)范管理的醫(yī)療設備全生命周期管理平臺。

（1）醫(yī)療設備的申請、采購、驗收、上賬在HRP 院內(nèi)采購管理（HRP-USC）系統(tǒng)完成，合同簽署在合同管理系統(tǒng)中完成，采購環(huán)節(jié)在院內(nèi)采購管理系統(tǒng)和供應商平臺（HRP-PM）由采購員和供應商共同完成。固定資產(chǎn)上賬后的環(huán)節(jié)在HRP-PM 系統(tǒng)中完成，按照唯一院內(nèi)設備編碼進行索引和管理，選中任意一條固定資產(chǎn)，不僅能夠查詢到其臺賬信息，而且能夠查詢到其在使用過程中歷次維護、維修、維保、計量直至報廢的信息。醫(yī)療設備全生命周期管理在信息系統(tǒng)中實現(xiàn)示意圖，見圖1。

圖1 醫(yī)療設備全生命周期管理在信息系統(tǒng)中實現(xiàn)示意圖

（2）醫(yī)療設備全生命周期管理數(shù)據(jù)具有準確性、完整性、一致性、唯一性的特點。準確性是指每一個環(huán)節(jié)均由至少兩人審核確認，有效保障數(shù)據(jù)準確；完整性通過系統(tǒng)設置的必填選項進行校驗，如有字段沒有填寫，不能提交通過；醫(yī)療設備數(shù)據(jù)在各個環(huán)節(jié)中進行補充完善，字段內(nèi)容不斷增加，沒有修改過程，因而確保一致性；醫(yī)療設備數(shù)據(jù)通過唯一編碼進行查詢，是醫(yī)療設備在系統(tǒng)中的唯一身份識別碼。

（3）數(shù)據(jù)多元化。原有醫(yī)療設備管理系統(tǒng)臺賬信息包括15 個基礎字段，僅能記錄結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。基于HRP 系統(tǒng)醫(yī)療設備管理，醫(yī)療設備臺賬包括52 個字段信息，記錄結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，能夠承載融合多媒體數(shù)據(jù)，例如不同格式文檔、圖片等。原有醫(yī)療設備管理系統(tǒng)與基于HRP 系統(tǒng)醫(yī)療設備管理系統(tǒng)對比表，見表1。HRP 系統(tǒng)在驗收環(huán)節(jié)需要核對使用說明書、產(chǎn)品合格證，在上賬環(huán)節(jié)需要核對醫(yī)療設備注冊證信息和附件、大型設備配置證信息和附件，以及首檢計量證書附件。系統(tǒng)支持在表中基本信息的基礎上，記錄使用說明書、產(chǎn)品合格證、注冊證、配置證和計量證書等附件的數(shù)據(jù)信息。

（4）原有醫(yī)療設備管理系統(tǒng)在不同功能模塊界面，僅能查詢該功能下的業(yè)務記錄，不支持其他功能業(yè)務記錄查詢?；贖RP 系統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)能夠通過資產(chǎn)臺賬查詢該資產(chǎn)的基礎購置信息、維修記錄、預防性維護記錄等，方便使用者查詢，提高系統(tǒng)操作效率，實現(xiàn)多層次、智能化的數(shù)據(jù)查詢方法。

（5）設備租賃管理模式有效提高設備利用率，是被廣泛采用的設備管理模式。租賃實際工作中遇到的場景也在HRP 系統(tǒng)規(guī)劃時充分考慮，例如設備租賃期內(nèi)發(fā)送設備損壞需更換備件，備件成本由租賃科室承擔，如科室無相同設備則無法發(fā)起維修流程。HRP 系統(tǒng)設備發(fā)生租賃時，該設備在租賃期內(nèi)作為租賃科室的設備，可以發(fā)起維修業(yè)務，也方便租賃科室查詢設備相關信息。HRP 系統(tǒng)能夠生成選取時間段內(nèi)，不同種類設備的利用率統(tǒng)計報表，方便查詢和調(diào)配。

1.3 醫(yī)療設備主數(shù)據(jù)管理設計

（1）供應商主數(shù)據(jù)。供應商信息以主數(shù)據(jù)形式在系統(tǒng)中進行管理，供應商接收授權(quán)碼進行注冊，在供應商平臺系統(tǒng)維護信息。供應商需維護資質(zhì)信息，包括公司名稱、供應商業(yè)務類型、地址、聯(lián)系人等基礎信息，稅號、開戶行和賬號等銀行信息，營業(yè)執(zhí)照、產(chǎn)品注冊證、授權(quán)證書等資質(zhì)信息，審批通過后才能正式進行操作[10]。供應商參與采購環(huán)節(jié)，在供應商平臺系統(tǒng)在處理采購訂單。在采購環(huán)節(jié)中，供應商維護其供貨的固定資產(chǎn)的序列號、制造年份、制造月份、保修聯(lián)系人、保修聯(lián)系方式、設備功率等信息，并與產(chǎn)品注冊證進行關聯(lián)，上傳使用說明書、產(chǎn)品合格證、計量證書等附件。供應商的資質(zhì)、產(chǎn)品注冊證的資質(zhì)效期由系統(tǒng)進行校驗和效期管理。

（2）醫(yī)療設備名稱字典主數(shù)據(jù)。為方便查詢同類設備，應對醫(yī)療設備進行使用功能分類，醫(yī)療設備名稱采用主數(shù)據(jù)管理形式，對醫(yī)療設備進行功能分類。每項醫(yī)療設備數(shù)據(jù)均按照財務要求以國標10 碼進行分類，實際工作中醫(yī)療設備名稱因采購名稱而異，而設備分類名稱更加寬泛，以這兩個名稱難以快速篩選到一類醫(yī)療設備。醫(yī)療設備名稱字典主數(shù)據(jù)由設備資產(chǎn)管理員進行管理和維護，在上賬環(huán)節(jié)進行分類選擇。名稱字典主數(shù)據(jù)還包括醫(yī)療設備是否預防性維護、是否計量、是否租賃的字段信息，方便在醫(yī)療設備在維修環(huán)節(jié)中，報修信息在系統(tǒng)中自動流轉(zhuǎn)到相應維修工程師。

表1 原有系統(tǒng)和HRP系統(tǒng)醫(yī)療設備對比表

1.4 管理閉環(huán)

醫(yī)療設備臺賬字段的選取，充分考慮醫(yī)療設備在使用過程中可能使用到的信息，實現(xiàn)采購與維護工作管理閉環(huán)聯(lián)動。實際工作中，醫(yī)療設備的維修相關信息在紙質(zhì)檔案中記錄，查詢過程繁瑣復雜，工作效率低。在HRP 系統(tǒng)規(guī)劃過程中，充分考慮實際工作需要，在臺賬信息中增加保修聯(lián)系人和聯(lián)系方式字段，方便維修環(huán)節(jié)工作。此外，食品藥品監(jiān)督管理部門的檢查通常按照產(chǎn)品注冊信息進行索引，在醫(yī)療設備臺賬信息中增加產(chǎn)品注冊證名稱和產(chǎn)品注冊證號字段，方便檢查和產(chǎn)品召回。

2 效果與展望

基于HRP 系統(tǒng)醫(yī)療設備全生命周期管理在原有系統(tǒng)的基礎上大大提升了管理的精細度，采用主數(shù)據(jù)管理模式實施科學管理?；贖RP 系統(tǒng)的醫(yī)療設備全流程管理完整記錄了醫(yī)療設備在各個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)信息，實現(xiàn)了管理重心前移的目標，并貫徹了閉環(huán)管理理念，提升了管理效果。原有系統(tǒng)和HRP 系統(tǒng)管理效果對比，見表2。

醫(yī)療設備全生命周期管理實踐中，梳理系統(tǒng)實施過程遇到的問題，進行分析并提出可行的解決建議。

（1）流程再造與制度修訂的相互補充。制度化、科學化、規(guī)范化的流程是精細化管理的基礎。HRP 系統(tǒng)的建設實施是將管理理念與業(yè)務流程信息化的過程，是實現(xiàn)醫(yī)療設備精細化管理的技術(shù)工具。流程再造過程中出現(xiàn)的新崗位、新流程，需要制度逐步完善，確保系統(tǒng)管理效能。

表2 原有系統(tǒng)和HRP系統(tǒng)管理效果對比表

（2）在設備全流程管理實踐中，部分崗位工作量不僅沒有減少反而增加了。更加精細的管理顆粒度、完整細致的審核要求導致信息錄入工作量增加。合理調(diào)整崗位人力資源配置可緩解工作壓力。

（3）員工和供應商固化的工作模式和思維習慣為新系統(tǒng)的實施帶來阻力。原有操作系統(tǒng)、工作內(nèi)容發(fā)生改變，部分系統(tǒng)使用者產(chǎn)生消極情緒。建議在新系統(tǒng)測試時，發(fā)動使用者提出改進意見，調(diào)動其積極性；在系統(tǒng)上線使用前進行操作培訓，幫助其提高適應性。

HRP 系統(tǒng)醫(yī)療設備管理功能的逐步完善和功能發(fā)展，需要與管理模型結(jié)合進行分析計算，從大量數(shù)據(jù)的采集存儲到有用的設備管理數(shù)據(jù)，最終用于數(shù)據(jù)預測。分析運用系統(tǒng)中存儲數(shù)據(jù)，使其發(fā)揮更大作用，是現(xiàn)有管理思路的落地，也進一步拓展精細化管理的縱深，探索成本效益為基礎的運營管理與預測模型下的決策制定。

3 總結(jié)

基于HRP 系統(tǒng)的醫(yī)療設備全生命周期管理模式，建立唯一編碼管理體系，支持全生命周期管理信息管理與查詢。HRP 系統(tǒng)在原有醫(yī)療設備管理系統(tǒng)的基礎上，進行流程再造，實施閉環(huán)管理，記錄設備從采購至報廢各個環(huán)節(jié)的管理信息，為保障醫(yī)療設備運行安全提供可靠數(shù)據(jù)。HRP 系統(tǒng)醫(yī)療設備全生命周期信息化管理，提升管理精細程度，為設備運營與決策制定提供數(shù)據(jù)支持。