淺談過(guò)程方法在固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理中的運(yùn)用

■ 白玲玲

固定資產(chǎn)投資一般是指為獲取未來(lái)經(jīng)濟(jì)收益或使用效益，新建、改建、擴(kuò)建、購(gòu)置固定資產(chǎn)和對(duì)既有固定資產(chǎn)進(jìn)行技術(shù)改造的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。通常，把有一個(gè)主導(dǎo)功能、有一個(gè)總體設(shè)計(jì)、經(jīng)濟(jì)上統(tǒng)一核算、實(shí)施中統(tǒng)一管理、包含一個(gè)或一系列有內(nèi)在聯(lián)系的單項(xiàng)工程的固定資產(chǎn)投資活動(dòng)，作為一個(gè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目（以下簡(jiǎn)稱(chēng)項(xiàng)目）[1]。

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案（以下簡(jiǎn)稱(chēng)項(xiàng)目檔案）是指項(xiàng)目從論證、立項(xiàng)、建設(shè)一直到驗(yàn)收的整個(gè)過(guò)程中形成的文字、圖表、聲像等不同表現(xiàn)形式且具備查考保存價(jià)值的原始記錄，通常包括項(xiàng)目綜合管理類(lèi)檔案、設(shè)備設(shè)施類(lèi)檔案以及基建工程類(lèi)檔案。

在項(xiàng)目建設(shè)中，檔案通過(guò)專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收是整個(gè)項(xiàng)目申請(qǐng)竣工驗(yàn)收的必備條件之一，同時(shí)在項(xiàng)目的建設(shè)、運(yùn)行及后期運(yùn)維工作中，項(xiàng)目檔案都具有非常重要的作用。

一、項(xiàng)目檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題

項(xiàng)目通常都是一個(gè)系統(tǒng)性的工程，建設(shè)過(guò)程中涉及的部門(mén)和專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域較多，比如項(xiàng)目的總體管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、設(shè)備設(shè)施的采購(gòu)部門(mén)和使用部門(mén)、檔案管理部門(mén)，項(xiàng)目中有基建工程的還會(huì)涉及基建部門(mén)，對(duì)外還會(huì)有設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等多個(gè)行業(yè)的參建者。同時(shí)項(xiàng)目的建設(shè)周期較長(zhǎng)，短則一兩年，長(zhǎng)則七八年甚至超過(guò)十年之久。一個(gè)歷時(shí)長(zhǎng)且涉及領(lǐng)域廣的項(xiàng)目會(huì)給其檔案管理工作帶來(lái)較大的困難，主要表現(xiàn)在以下幾方面。

（一）收集工作困難

檔案收集是做好檔案工作的基礎(chǔ)，同時(shí)也是檔案實(shí)際工作中的重點(diǎn)和難點(diǎn)。項(xiàng)目檔案的形成貫穿著整個(gè)項(xiàng)目的運(yùn)行過(guò)程，目前大多數(shù)檔案管理人員對(duì)項(xiàng)目檔案的管理都是在項(xiàng)目快要竣工驗(yàn)收時(shí)才介入，由于管理的滯后，使得項(xiàng)目建設(shè)前期檔案管理人員疏于對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的了解，并缺乏對(duì)前期建設(shè)中檔案的監(jiān)管，后期驗(yàn)收時(shí)對(duì)文件歸檔的齊套率不能有效管控，造成部分項(xiàng)目檔案缺失，影響了整個(gè)項(xiàng)目檔案的完整性和齊套性。

（二）檔案專(zhuān)業(yè)人才缺乏

項(xiàng)目檔案因形成周期較長(zhǎng)且涉及知識(shí)面廣，管理的專(zhuān)業(yè)性也較強(qiáng)，這對(duì)項(xiàng)目檔案的管理人員要求就比較高。檔案專(zhuān)業(yè)人才缺乏是目前檔案實(shí)際工作中普遍存在的現(xiàn)象，作為非主營(yíng)業(yè)務(wù)的項(xiàng)目的檔案更是缺乏檔案專(zhuān)業(yè)人員的管理，且通常檔案管理人員流動(dòng)性較大，這就使得項(xiàng)目檔案管理的經(jīng)驗(yàn)難以有效繼承，上崗的新人也需經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的培訓(xùn)才能勝任。

（三）整理工作不規(guī)范

基于以上兩點(diǎn)因素，項(xiàng)目檔案后期的整理工作存在著很大的不穩(wěn)定性。一方面收集的不完整本身就影響了整個(gè)項(xiàng)目檔案的完整性，達(dá)不到項(xiàng)目檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，特別是一些關(guān)鍵、重要檔案的缺乏對(duì)項(xiàng)目的建設(shè)和后期運(yùn)維將帶來(lái)不利影響；另一方面，人員的缺乏使得項(xiàng)目檔案在后期的整理工作中為了趕時(shí)間、趕驗(yàn)收，對(duì)部分檔案整理的規(guī)范性把控不嚴(yán)，如簽署不規(guī)范或缺乏、以復(fù)印件代替原件、交付物與合同或協(xié)議約束內(nèi)容不一致等等，這些都不利于項(xiàng)目后期運(yùn)維工作的開(kāi)展。

二、過(guò)程方法簡(jiǎn)介及其在項(xiàng)目檔案管理中的運(yùn)用

項(xiàng)目檔案管理工作中存在的問(wèn)題，究其原因，最根本的在于檔案管理人員缺乏對(duì)項(xiàng)目檔案從產(chǎn)生到歸檔整個(gè)生命周期的全過(guò)程管控，過(guò)程方法恰好強(qiáng)調(diào)“將相互關(guān)聯(lián)的過(guò)程作為一個(gè)體系加以理解和管理，有助于組織有效和高效地實(shí)現(xiàn)其預(yù)期結(jié)果。這種方法使組織能夠?qū)ζ潴w系的過(guò)程之間相互關(guān)聯(lián)和相互依賴(lài)的關(guān)系進(jìn)行有效控制，以提高組織整體績(jī)效”[2]。項(xiàng)目檔案管理工作各環(huán)節(jié)之間聯(lián)系緊密，上一環(huán)節(jié)的質(zhì)量必定會(huì)影響下一環(huán)節(jié)的效率，通過(guò)過(guò)程方法的運(yùn)用，對(duì)其各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管控，可大大提升項(xiàng)目檔案管理工作的效率。

過(guò)程方法是ISO9001質(zhì)量管理七大原則之一，在《質(zhì)量管理體系要求》過(guò)程方法的總則中提出“本標(biāo)準(zhǔn)倡導(dǎo)在建立、實(shí)施質(zhì)量管理體系以及提高其有效性時(shí)采用過(guò)程方法，通過(guò)滿(mǎn)足顧客需求增強(qiáng)顧客滿(mǎn)意”，“過(guò)程方法包括按照組織的質(zhì)量方針和戰(zhàn)略方向，對(duì)各過(guò)程及其相互作用進(jìn)行系統(tǒng)的規(guī)定和管理，從而實(shí)現(xiàn)預(yù)期結(jié)果。可通過(guò)采用PDCA循環(huán)以及始終基于風(fēng)險(xiǎn)的思維對(duì)過(guò)程和整個(gè)體系進(jìn)行管理，旨在有效利用機(jī)遇并防止發(fā)生不良結(jié)果”[3]。

簡(jiǎn)而言之，過(guò)程方法在項(xiàng)目檔案管理中的運(yùn)用就是通過(guò)對(duì)識(shí)別出的項(xiàng)目檔案管理活動(dòng)進(jìn)行P（Plan）D（Do）C（Check）A（Act）動(dòng)態(tài)循環(huán)，通過(guò)縝密的過(guò)程把控，使得我們持續(xù)改進(jìn)從而獲得項(xiàng)目檔案工作管理效率的提升和用戶(hù)對(duì)項(xiàng)目檔案工作的滿(mǎn)意度。

實(shí)際工作中，過(guò)程方法在項(xiàng)目檔案管理中的運(yùn)用需要依托數(shù)字檔案管理平臺(tái)開(kāi)展。此處之所以是依托數(shù)字檔案管理平臺(tái)，一方面是因?yàn)榻陙?lái)建設(shè)數(shù)字檔案管理平臺(tái)是國(guó)家的統(tǒng)一要求；另一方面，以往的檔案管理系統(tǒng)功能模塊比較簡(jiǎn)單，僅限于錄入、檢索、紙質(zhì)借閱等檔案日常工作，不能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的全生命周期管控。而數(shù)字檔案管理平臺(tái)除具備上述日常功能外，還具備在線歸檔、在線瀏覽及下載、歸檔計(jì)劃管理等個(gè)性化功能，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)文件從產(chǎn)生到歸檔的全生命周期過(guò)程的管控。

歸檔計(jì)劃管理是過(guò)程方法在項(xiàng)目檔案工作中運(yùn)用的具體表現(xiàn)形式，通過(guò)計(jì)劃編制、計(jì)劃執(zhí)行、計(jì)劃考核、按計(jì)劃整改等環(huán)節(jié)，步步緊跟項(xiàng)目檔案的發(fā)展進(jìn)度，各環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問(wèn)題在當(dāng)前環(huán)節(jié)及時(shí)糾正，以使整個(gè)流程順暢運(yùn)行，如下圖所示：

主要通過(guò)以下幾方面來(lái)實(shí)現(xiàn)。

（一）計(jì)劃編制（Plan）

在數(shù)字檔案管理平臺(tái)中通過(guò)前期的歸檔計(jì)劃編制來(lái)確定整個(gè)項(xiàng)目檔案工作的主線條及各階段的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。項(xiàng)目取得立項(xiàng)批復(fù)時(shí)，項(xiàng)目管理負(fù)責(zé)人通知檔案管理人員項(xiàng)目立項(xiàng)情況，屆時(shí)一并提供項(xiàng)目名稱(chēng)、項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)計(jì)劃、儀器設(shè)備批復(fù)清單及節(jié)點(diǎn)計(jì)劃、建設(shè)類(lèi)工程進(jìn)度安排等詳細(xì)信息，以便檔案管理人員下達(dá)項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)要求，并編制該項(xiàng)目檔案的歸檔計(jì)劃。歸檔計(jì)劃由檔案人員牽頭編制，項(xiàng)目管理負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員一同審核其合規(guī)性。

（二）計(jì)劃執(zhí)行（Do）

歸檔計(jì)劃通過(guò)數(shù)字檔案管理平臺(tái)發(fā)布并運(yùn)用到各業(yè)務(wù)部門(mén)的具體管理工作中，將各個(gè)指標(biāo)任務(wù)的完成落實(shí)到責(zé)任部門(mén)和具體的責(zé)任人，完成時(shí)間精確到日，時(shí)間節(jié)點(diǎn)一到，系統(tǒng)自動(dòng)考核該節(jié)點(diǎn)任務(wù)完成情況，并將考核結(jié)果反饋至檔案部門(mén)、業(yè)務(wù)所在部門(mén)及績(jī)效管理部門(mén)，將考核結(jié)果作用于員工績(jī)效會(huì)激勵(lì)員工更好的完成計(jì)劃，有利于歸檔計(jì)劃的順利推進(jìn)。

（三）檔案驗(yàn)收（Check）

檔案驗(yàn)收包括單位檔案管理部門(mén)組織的驗(yàn)收和上級(jí)單位組織的驗(yàn)收。在單臺(tái)（套）設(shè)備設(shè)施或單個(gè)工程項(xiàng)目完成驗(yàn)收或建設(shè)后，單位內(nèi)部檔案管理部門(mén)組織其相關(guān)文件的驗(yàn)收工作，各業(yè)務(wù)部門(mén)相關(guān)責(zé)任人將其檔案移交至單位的檔案管理部門(mén)，由專(zhuān)職檔案管理員根據(jù)項(xiàng)目檔案工作管理相關(guān)制度的要求對(duì)其系統(tǒng)性、完整性、規(guī)范性進(jìn)行較為全面的檢驗(yàn)（Check），將檢驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)目檔案管理要求的內(nèi)容以書(shū)面或其它較為正式的方式及時(shí)反饋，并限定在有限時(shí)間范圍內(nèi)進(jìn)行整改。直到符合要求后，檔案管理部門(mén)再向上級(jí)部門(mén)申請(qǐng)進(jìn)行整個(gè)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收。

（四）驗(yàn)收整改（Act）

與驗(yàn)收相對(duì)應(yīng)，整改也包括單位內(nèi)部和上級(jí)單位驗(yàn)收發(fā)起的整改。對(duì)于由單位內(nèi)部驗(yàn)收發(fā)起的整改，各相關(guān)責(zé)任人在收到檔案部門(mén)的反饋信息后，及時(shí)按照項(xiàng)目檔案管理規(guī)定和檔案部門(mén)提出的要求進(jìn)行整改，整改完成后及時(shí)反饋給檔案管理部門(mén)，以便其申請(qǐng)整個(gè)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收。上級(jí)單位驗(yàn)收發(fā)起的整改，由檔案管理部門(mén)牽頭，各相關(guān)責(zé)任部門(mén)協(xié)助，完成整改后及時(shí)反饋給上級(jí)單位，并向上級(jí)單位申請(qǐng)檔案驗(yàn)收的批復(fù)，為整個(gè)項(xiàng)目的驗(yàn)收做準(zhǔn)備。

整個(gè)循環(huán)過(guò)程的最終目的是為了持續(xù)改進(jìn)項(xiàng)目檔案管理工作，通過(guò)持續(xù)不斷的循環(huán)改進(jìn)，可以為用戶(hù)提供完整、規(guī)范的檔案實(shí)體文件，再加上便捷的利用途徑（數(shù)字檔案管理平臺(tái)可提供紙質(zhì)借閱、在線瀏覽等不同的檔案利用方式），對(duì)提高用戶(hù)滿(mǎn)意度，提升檔案工作服務(wù)水平有很大幫助，同時(shí)也能為整個(gè)項(xiàng)目的驗(yàn)收和后期運(yùn)維工作奠定基礎(chǔ)。

三、結(jié)語(yǔ)

近幾年我國(guó)檔案工作水平有了明顯提升，從手寫(xiě)卷內(nèi)目錄、卡片檢索利用到實(shí)現(xiàn)條目的電子化管理（主要體現(xiàn)在檢索和借閱），再到現(xiàn)階段很多單位已實(shí)現(xiàn)了檔案的電子化管理，增加了在線瀏覽和下載的利用方式，有的單位甚至實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，從文件的產(chǎn)生到歸檔再到利用，實(shí)現(xiàn)了全程電子化管理。但仍有一部分單位，尤其是基層單位和中小型企業(yè)的檔案管理水平還比較滯后，還存在著檔案收集不全、利用不便等基礎(chǔ)性問(wèn)題。過(guò)程方法在檔案管理中的運(yùn)用，從文件的形成、使用一直到后期的歸檔都能較好的管控期間的各個(gè)環(huán)節(jié)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案整個(gè)生命周期的全過(guò)程管控，可避免文件丟失，也可以加強(qiáng)對(duì)檔案形成過(guò)程規(guī)范性的監(jiān)管，有助于文件及時(shí)、規(guī)范地向檔案過(guò)度，從而提高整個(gè)單位的檔案工作效率，提升檔案工作服務(wù)水平。