淺談企業(yè)辦公室督查工作開展方法

張海寧

摘 要：督查是辦公室主要工作職能之一，是促進決策落實，保證政令暢通，提高工作效率的重要手段。本文以中石化石油工程設(shè)計公司為例，介紹了企業(yè)辦公室督查工作開展的方法和經(jīng)驗，為相關(guān)單位工作的開展提供借鑒。

督查工作是企業(yè)辦公室重要職能，是提升工作效率，保證決策落實，改進工作作風(fēng)的重要工作手段。作為企業(yè)運行的中樞，企業(yè)辦公室必須融入企業(yè)中心工作大局，建立督查工作開展制度，明確工作方法，才能保證全局工作執(zhí)行有力，扎實推進。

中石化石油工程設(shè)計公司（以下簡稱石油工程設(shè)計）是國有勘察設(shè)計百強企業(yè)，近年來，面對國際油價斷崖式下跌的局面和嚴峻復(fù)雜的內(nèi)外部形勢，緊緊圍繞市場開發(fā)主線，用高效的項目運行，過硬的技術(shù)質(zhì)量，優(yōu)質(zhì)的現(xiàn)場服務(wù)維護好現(xiàn)有市場，不斷拓展新的市場發(fā)展空間，取得了良好的經(jīng)營業(yè)績。下面以該公司辦公司督查工作開展情況為例，介紹企業(yè)辦公室督查工作開展的一些方法和建議。

一、加強督查工作制度建設(shè)

石油工程設(shè)計不斷總結(jié)經(jīng)驗，探索建立公司督查工作制度，逐步規(guī)范工作運行，提高督查工作效率與質(zhì)量。辦公室緊盯公司重點決策事項，狠抓工作落實，強化過程信息反饋。所有督查事項做到“三明確”，即主責(zé)部門與配合部門明確，任務(wù)完成時間與關(guān)鍵時間點明確，主要目標(biāo)成效與衡量標(biāo)準(zhǔn)明確。進一步明確各部門正職領(lǐng)導(dǎo)對辦公室督查工作負主要責(zé)任，將督查工作開展情況與部門正職年度績效考核掛鉤，促進責(zé)任落實。制度的建立和完善，為督查工作開展提供了基礎(chǔ)，提供了保障。

二、規(guī)范督查工作開展方法

（一）規(guī)范督查立項工作

以公司會議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)批示、單項重點事項安排為督查事項的確立依據(jù)，按照時間順序開展督查工作，每個事項對應(yīng)一個編號。督查事項須經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后發(fā)布，通知責(zé)任部門和相關(guān)單位。督查立項的內(nèi)容包括事項編號、責(zé)任部門、具體事項表述、督查依據(jù)、工作進展、存在問題及建議、評分等7項。形成督查事項通報如下表1所示

（二）規(guī)范過程跟蹤與調(diào)研分析

明確督查事項反饋時間。對于一般事項按照雙周跟蹤進展，特殊事項按照領(lǐng)導(dǎo)要求及時跟蹤反饋。重點反饋時間的進展情況、存在問題和下一步工作計劃。對于不能按時反饋督查事項進展情況的部門，酌情在事項最終評分中扣除一定分數(shù)。

對于日常性的具體工作安排，及時準(zhǔn)確反饋工作進展和計劃安排。對于涉及面廣、政策性強、長期系統(tǒng)性工作做好督查與調(diào)研相結(jié)合的工作，實事求是開展調(diào)查研究，掌握實施情況、把握內(nèi)在規(guī)律，為工作提出建議，為決策提供支持。

（三）規(guī)范督查事項過程通報

辦公室按月編印督查工作月報，每月底前呈送公司領(lǐng)導(dǎo)，并在公司級會議上進行督查工作匯報。對于領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的重點事項，及時將進展情況向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。

（四）規(guī)范督查工作考核辦法

督查工作在事項完結(jié)后，由單位主要領(lǐng)導(dǎo)或者其委托的領(lǐng)導(dǎo)打分（長期性、系統(tǒng)性工作在每年12月中旬開展打分）。對每項工作設(shè)置總分10分的考核分數(shù)，從時效性、實效性、貢獻價值三個方面進行評定。時效性即事項完成時間與決策確定的時間是否一致。實效性即事項完成的效果是否與決策時預(yù)期的效果一致。貢獻價值從是否超出決策的期望、對公司發(fā)展的貢獻程度來考量。辦公室負責(zé)匯總各部門分數(shù)，形成部門的年度督查工作考核得分，并在年終部門績效考核和部門負責(zé)人業(yè)績考核中應(yīng)用。

三、加快督查工作信息化建設(shè)

在異常嚴峻的市場形勢下，為保證公司各項決策執(zhí)行落地，確保各項工作按照領(lǐng)導(dǎo)班子思路正常開展，石油工程設(shè)計督查工作的開展呈現(xiàn)點多面廣的特點，多達上百項的督查事項依靠傳統(tǒng)的電話通知，手填表格，人工匯總已難以保證工作的效率和質(zhì)量。為此，石油工程設(shè)計辦公室充分利用信息化手段，依托公司信息化平臺，建設(shè)督查管理系統(tǒng)，實現(xiàn)全過程任務(wù)提醒，網(wǎng)上流轉(zhuǎn)，自動匯總，極大提升了督查工作效率，為決策事項的及時跟蹤、實時反饋提供了有力支撐。

四、下一步工作計劃

督查工作的開展為石油工程設(shè)計領(lǐng)導(dǎo)層各項決策、工作部署的有力執(zhí)行提供了保障。針對目前督查工作的現(xiàn)狀，下一步將圍繞以下方面開展工作：一要提高辦公室人員工作能力，強化責(zé)任意識和擔(dān)當(dāng)意識，敢作敢為，真抓實干，減少畏難情緒，保證督查嚴肅性；二要加強和改進督查工作考核，充分發(fā)揮考核的指揮棒工作，細化評分規(guī)則和評分辦法，建立責(zé)任追究機制，確保督查工作制度執(zhí)行到位；三要進一步加強信息化建設(shè)，改進現(xiàn)有網(wǎng)上辦理流程，推動移動APP辦公上線，提升工作效率，保證工作進度的實時查看。