新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及相應(yīng)對策

摘 要：醫(yī)院檔案管理是國家檔案事業(yè)范疇的基本構(gòu)成部分。相對經(jīng)濟(jì)、科技、人事等檔案管理而言，“醫(yī)院檔案”的管理水平長期處于較低檔次，這不僅與我國龐大的醫(yī)療市場規(guī)模不相匹配，同時也嚴(yán)重阻礙了我國醫(yī)療產(chǎn)業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展，導(dǎo)致醫(yī)療檔案信息的社會價值、經(jīng)濟(jì)價值被嚴(yán)重削弱。本文基于新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化需求，探索存在的問題并提出相應(yīng)對策，從宏觀角度為醫(yī)院檔案管理工作提供可行性建議。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；檔案管理；以人文本；全生命周期

1 主、客體視角下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的必要性

一方面，主體視角下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的必要性。所謂主體，包括醫(yī)院及相關(guān)醫(yī)療機(jī)構(gòu)為代表的檔案管理執(zhí)行者，新形勢下我國醫(yī)療事業(yè)蓬勃發(fā)展，人民群眾健康意識不斷提高，醫(yī)院作為社會主要醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)，其工作負(fù)荷在不斷提高。

另一方面，客體視角下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的必要性。所謂客體，主要是指醫(yī)院檔案的服務(wù)對象（以患者為主），在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，醫(yī)院檔案發(fā)揮著更高的經(jīng)濟(jì)價值，微觀層面它可以為患者提供精準(zhǔn)的病歷信息、病史追查，為醫(yī)療糾紛提供可靠的法律依據(jù)、緩解醫(yī)患矛盾，宏觀上它可以為醫(yī)療事業(yè)科學(xué)規(guī)劃、決策提供參考，為醫(yī)學(xué)科研工作提供豐富素材，整體上關(guān)系到我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2 新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題分析

以下從宏觀角度分析新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化中存在的主要問題。

2.1 以病為本的檔案管理思維造成嚴(yán)重的信息孤島

“以病為本”是當(dāng)前我國大多數(shù)醫(yī)院檔案管理的“通病”，其表現(xiàn)為，根據(jù)病患當(dāng)前疾病情況建立“臨時性檔案”，在結(jié)束治療之后，檔案交付患者或直接丟棄，病患再次入院治療過程中重新開啟建檔，由此形成一個低效率的“檔案循環(huán)”。值得注意的是，這一過程中大量寶貴的醫(yī)療信息會失真甚至丟失，臨時建檔又會導(dǎo)致醫(yī)療資源的嚴(yán)重浪費(fèi)（如治療方案、體檢數(shù)據(jù)、病史資料等），不僅醫(yī)院要進(jìn)行重復(fù)勞動，也導(dǎo)致病患面臨較大的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。

更為嚴(yán)重的是，新形勢下醫(yī)院檔案管理在“以病為本”的思維下，難以有效地推動現(xiàn)代化建設(shè)。例如，臨時性檔案大多以紙質(zhì)或部分電子化形式存儲，“人機(jī)混合”的檔案生成途徑容易造成系統(tǒng)對接障礙，如“門診”、“繳費(fèi)”、“住院”、“醫(yī)學(xué)檢驗(yàn)”等各部分形成的數(shù)據(jù)，難以通過統(tǒng)一、完整形式交付，各部門之間形成“信息孤島”；此外，一些規(guī)格較高的大型醫(yī)院（如三甲醫(yī)院）雖然引進(jìn)了較為發(fā)達(dá)的醫(yī)療管理系統(tǒng)，一定程度上消除了部門之間的“信息孤島”，但由此所形成的檔案內(nèi)容卻被封閉到醫(yī)院內(nèi)部，與其他醫(yī)院及醫(yī)療機(jī)構(gòu)、主管部門之間的共享程度不足，在“以病為本”檔案流轉(zhuǎn)過程中，同樣無法完全發(fā)揮檔案管理的價值。

2.2 各自為政的檔案管理方式造成權(quán)責(zé)范圍不明確

宏觀層面，我國醫(yī)院檔案管理表現(xiàn)出較強(qiáng)的“各自為政”現(xiàn)狀，不同醫(yī)院在檔案管理模式構(gòu)建中，都會采取更適合自身的方式。誠然，這與國內(nèi)醫(yī)院檔案管理匱乏統(tǒng)一、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)制度有關(guān)，但更核心的問題在于，醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化意識不強(qiáng)，尤其是領(lǐng)導(dǎo)層沒有認(rèn)識到檔案價值，操作中仍以“經(jīng)驗(yàn)主義”為指導(dǎo)原則。現(xiàn)實(shí)中，醫(yī)院檔案管理部門的設(shè)計(jì)是位于“辦公室”之下的，除了病歷檔案之外，還包括設(shè)備、基建、人事、會計(jì)、科研等諸多方面，分別有不同的部門負(fù)責(zé)，即在同一個醫(yī)院組織結(jié)構(gòu)下形成了多部門管理檔案的現(xiàn)象，這很明顯是違背《檔案法》關(guān)于“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的要求的，檔案信息、數(shù)據(jù)、實(shí)物等分散管理，一旦發(fā)生丟失或損壞，難以確認(rèn)權(quán)責(zé)問題，最終給國家、醫(yī)院和患者造成損失。

2.3 人才觀念的落后導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理的后勁不足

現(xiàn)階段，我國醫(yī)院檔案管理部門在人才吸納中，表現(xiàn)出一系列的弊端，較為突出的是人才專業(yè)性不足、穩(wěn)定性較差、缺乏人才隊(duì)伍長遠(yuǎn)思考。其中，“專業(yè)性不足”意味著大多數(shù)從事醫(yī)院檔案管理工作的人員，并為經(jīng)歷專業(yè)的檔案知識學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，例如，醫(yī)院通過社會招聘的形式，吸收一些“半路出家”、具有一定計(jì)算機(jī)操作能力的人員，補(bǔ)充到檔案管理部門中，此類人才往往不具備高水平的檔案意識，其工作認(rèn)知僅為“輸入”、“統(tǒng)計(jì)”、“打印”等淺顯內(nèi)容。而“穩(wěn)定性較差”的表現(xiàn)，更多源于醫(yī)院對于檔案管理的重視不足，由于檔案部門并非創(chuàng)收部門，在員工薪資待遇、崗位晉升、相關(guān)福利等方面給予不足，發(fā)生“跳槽”的現(xiàn)象十分普遍。

3 新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化相應(yīng)對策

3.1 樹立“以人為本”思維、打破醫(yī)院檔案管理信息孤島

將現(xiàn)有“以病為本”思維扭轉(zhuǎn)為“以人為本”思維，可以有效破解醫(yī)院檔案“臨時性”的弊病，無論是針對外部病患還是內(nèi)部工作人員，在新建檔案中遵循“一次識別、終身有效”的原則，有利于醫(yī)院檔案中信息、數(shù)據(jù)的完整性建設(shè)?；诎l(fā)達(dá)國家醫(yī)院檔案管理經(jīng)驗(yàn)來看，這一做法可以有效緩解社會醫(yī)療資源不足、共享信息孤島等問題。例如，美國在20世紀(jì)80年代開始的電子健康檔案（Electronic Medical Records，簡稱EMR）實(shí)踐，通過對國民個人醫(yī)療檔案的“唯一性”建設(shè)，形成了各醫(yī)療機(jī)構(gòu)、科研機(jī)構(gòu)、保險機(jī)構(gòu)等跨平臺操作，便捷地實(shí)現(xiàn)了資源共享。通過這一舉措，保障了醫(yī)療保健質(zhì)量、減少醫(yī)療事故機(jī)率、降低醫(yī)療成本支出，這對于我國新形勢下“全民醫(yī)?！币?guī)劃具有重要的借鑒意義；在具體實(shí)施過程中，國家負(fù)責(zé)頂層設(shè)計(jì)，衛(wèi)生部門負(fù)責(zé)全國性的電子檔案平臺建設(shè)，各省、市、區(qū)醫(yī)院完善組織內(nèi)介入系統(tǒng)，并積極對接科研、保險、教育等相關(guān)機(jī)構(gòu)。

3.2 以“互聯(lián)網(wǎng)+”創(chuàng)新理念、促使醫(yī)院檔案管理規(guī)范化

“互聯(lián)網(wǎng)+”作為一種全新的經(jīng)濟(jì)業(yè)態(tài)，對于傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的轉(zhuǎn)型升級具有戰(zhàn)略性影響，“互聯(lián)網(wǎng)+醫(yī)院檔案管理”是新形勢下醫(yī)院檔案管理邁入“現(xiàn)代化”的重要途徑。一方面，加大醫(yī)院檔案管理硬件投入，構(gòu)建醫(yī)院檔案管理“生態(tài)系統(tǒng)”，例如，在醫(yī)院各職能部門中普及數(shù)字化終端設(shè)備，加強(qiáng)檔案電子化程度，在檔案部門中配備高規(guī)格保護(hù)設(shè)備。另一方面，要加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理軟件系統(tǒng)建設(shè)，引進(jìn)“大數(shù)據(jù)”管理理念，例如配置檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)、分析預(yù)測軟件等，實(shí)現(xiàn)檔案價值的深度挖掘。

“互聯(lián)網(wǎng)+”理念在醫(yī)院檔案管理中的實(shí)踐，對于傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理思維、行為具有顛覆性功能，全程電子化、數(shù)字化、智能化處理機(jī)制，促使醫(yī)院檔案管理工作更加規(guī)范。同時，“互聯(lián)網(wǎng)+”也實(shí)現(xiàn)了跨越時空，“遠(yuǎn)程醫(yī)療”成為可能，例如通過遠(yuǎn)程設(shè)備進(jìn)行異地會診、醫(yī)療救援、健康講座等，擴(kuò)大了醫(yī)院檔案的內(nèi)容來源。

3.3 加大人才培養(yǎng)投入、建立“梯隊(duì)模式”檔案管理隊(duì)伍

現(xiàn)階段而言，醫(yī)院檔案管理人才的獲取將更多地依賴社會供給，包括高校專業(yè)教育、成人網(wǎng)絡(luò)教育、個人進(jìn)修等方式，短期內(nèi)無法實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理專業(yè)人才的大規(guī)模培養(yǎng)?；诖?，醫(yī)院可從自身角度出發(fā)，投入一定的資金和人力，通過“外部引進(jìn)、內(nèi)部培養(yǎng)”的形式，打造屬于自身的檔案管理人才梯隊(duì)，保障人力資源的穩(wěn)定。

整體上，人類社會進(jìn)入21世紀(jì)之后，更加強(qiáng)烈地依賴信息技術(shù)展開各項(xiàng)管理工作，“數(shù)據(jù)”、“網(wǎng)絡(luò)”、“系統(tǒng)”等一系列集成性資源，成為提升人類管理現(xiàn)代化水平的主要動力，由此衍生而出的“大數(shù)據(jù)”、“云計(jì)算”、“互聯(lián)網(wǎng)+”等新概念，不僅對醫(yī)院檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，也進(jìn)一步暴露了原有缺陷和不足，亟待完善有效的相應(yīng)對策，以更好地適應(yīng)新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的需求。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介

吳楊（1982-），漢，女，重慶人，研究生，館員，研究方向：檔案管理。