人事檔案管理由傳統檔案實體管理向信息化管理的改革

王巍

摘 要：在信息技術的逐步發(fā)展過程中，傳統的檔案實體管理在人事檔案管理中存在的問題逐漸暴露出來。這些問題的存在嚴重影響了人事檔案管理工作的發(fā)展。因此，需要采取有效的方法。改革檔案實體的傳統管理，將檔案實體的傳統管理轉變?yōu)樾畔⒐芾?，進一步促進人事檔案管理的發(fā)展。本文主要對人事檔案管理從傳統的檔案實體管理到信息管理的改革進行了簡要的探討，僅供同行交流和借鑒。

關鍵詞：人事檔案管理；傳統檔案實體管理；信息管理

在人事管理系統中，人事檔案管理是人事檔案管理的重要組成部分。人事檔案管理的內容主要是記錄人們的活動和思想，是人們生活軌跡的重要載體。它主要針對人才的信息進行詳細記錄，是提供人才的主要參考依據。加強人事檔案管理，可以大大提高人事工作的效率，使人力資源得到合理的開發(fā)和利用，有利于促進社會經濟的發(fā)展和建設。針對傳統人事檔案管理中存在的問題，合理的解決辦法是將傳統的檔案實體管理轉變?yōu)樾畔⒐芾?，實現人事檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

1 信息管理改革的必然性

由于傳統的人事檔案管理存在著較為嚴重的問題，傳統的檔案實體管理已不能滿足當前社會發(fā)展的具體要求。因此，有必要將傳統的文件實體管理轉變?yōu)樾畔⒐芾??？梢哉f，人事檔案管理從傳統的檔案實體管理向信息管理的改革有其必然性，但改革的方向值得深思。

所謂信息管理，是對傳統的檔案管理模式進行有效的轉變，將信息技術應用于檔案管理模式，發(fā)揮信息管理對檔案的作用，使檔案管理更加規(guī)范化和系統化。實施檔案信息化管理，可以有效提高檔案管理效率，有效降低檔案管理成本，方便查閱檔案，同時減少人員損失和財產消耗。實施檔案信息化管理，就是要合理利用先進的信息技術，對檔案管理過程實施有效的控制，保證檔案信息化管理的有效發(fā)展。使企業(yè)或相關單位能夠有效地實現數字化和信息化。由于傳統的人事檔案管理存在著較為嚴重的問題，傳統的檔案實體管理已不能滿足當前社會發(fā)展的具體要求。因此，有必要將傳統的文件實體管理轉變?yōu)樾畔⒐芾?。可以說，人事檔案管理從傳統的檔案實體管理向信息管理的改革有其必然性，但改革的方向值得深思。

所謂信息管理，是對傳統的檔案管理模式進行有效的轉變，將信息技術應用于檔案管理模式，發(fā)揮信息管理對檔案的作用，使檔案管理更加規(guī)范化和系統化。實施檔案信息化管理，可以有效提高檔案管理效率，有效降低檔案管理成本，方便查閱檔案，同時減少人員損失和財產消耗。實施檔案信息化管理，就是要合理利用先進的信息技術，對檔案管理過程實施有效的控制，保證檔案信息化管理的有效發(fā)展。使企業(yè)或相關單位能夠有效地實現數字化和信息化。

2 信息管理中可能存在的問題

2.1 對信息化認識不足

在信息管理的過程中，如果相關管理者對信息化缺乏深刻的認識，對信息化的認識不夠，就不能充分認識到發(fā)展信息管理的重要性。在這種情況下，即使進行信息管理改革，在改革過程中也會遇到各種障礙。因此，人事檔案管理不能發(fā)揮有效的推動作用。

2.2 信息安全系統不夠健全

人事記錄是個人發(fā)展，涉及個人隱私。因此，人事檔案一直是一種保密狀態(tài)。由于人事檔案涉及重要的個人資料，特別需要加以保護。一旦人事檔案資料被泄漏，就會使人事檔案的安全性消失，從而無法保證人事檔案中的個人隱私的安全性，并會暴露個人隱私。但我國目前的信息安全體系建設還不完善，存在很多問題，使得信息管理存在很大的問題。

2.3 資源建設與人才建設不協調

在實施信息化管理的過程中，如果相關組織單位沒有在組織建設中發(fā)揮應有的作用，就沒有合理的資源建設和人才建設的優(yōu)化配置。這將加大人力資源建設和人才建設投資的難度。如果人力資源得不到有效保障，人力資源的開發(fā)就會失去動力，在實施信息化管理的過程中，資源建設與人才建設之間就會出現不協調的問題。

3 改革的具體措施

3.1 加強對人事檔案管理的理解

要有效培養(yǎng)管理人員和工作人員的意識，使人們充分認識人事檔案管理的重要性，進行思想上的轉變，使人們重視人事檔案管理工作。這不僅有利于推動人事檔案管理工作的改革。使人事檔案管理工作更符合當今社會發(fā)展的要求，使人事檔案管理工作能夠正常進行。此外，為了提高對檔案管理的認識，還可以有效提高相關檔案管理人員的綜合素質，使管理人員的管理能力得到合理提高，相關管理人員將逐步加強對人事檔案管理服務的重視，以開展高質量的人事檔案管理服務，實現勤奮工作、愛心奉獻，使人事檔案管理從傳統的檔案實體管理向有效的信息管理改革轉變。

3.2 建立信息網絡管理

信息管理是將計算機和網絡技術應用于人事檔案的管理。計算機技術的應用標志著人事檔案對信息管理的改革，也是改革的必要條件。這需要管理模型的先進性。將先進的計算機技術應用于檔案信息管理，提高人事檔案的管理水平和管理效率。

3.3 建立健全的記錄管理系統

完善的管理制度是工作順利進行的保證，人事檔案管理也是保證。在借鑒以往傳統檔案管理體制的基礎上，綜合考慮諸多因素，不斷完善檔案管理體制，使檔案管理工作的順利進行有了很好的保證。

4 結語

總之，人事檔案是人們活動的詳細記錄，是數據和信息的載體。人事檔案的有效管理，可以使人事檔案的相關工作順利開展。雖然我國現行人事檔案管理制度和規(guī)章制度還不夠完善，還需要進一步完善，但只要合理實現人事檔案管理由傳統的檔案實體管理向信息管理的改革，加強檔案信息管理，就能使人事檔案管理工作順利開展，實現人事檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

[1]張同芹.人事檔案管理研究述評及趨勢展望[J].科技致富向導，2013（30）.

[2]王曉梅.人事檔案管理由傳統檔案實體管理向信息化管理的改革[J].才智，2012（13）.

[3]韓淑華，王建猛，劉麗梅，岳麗君.高校人事檔案管理存在的問題與對策[J].河北科技師范學院學報（社會科學版），2011（03）.