科技類場館后勤保障信息平臺建設初探
——以中國科學技術館為例

趙鵬艷，趙 博

2014年國家多部委聯(lián)合發(fā)布《關于促進智慧城市健康發(fā)展的指導意見》，2016年3月，國家“十三五”規(guī)劃綱要明確提出“以基礎設施智能化、公共服務便利化、社會治理精細化為重點，充分運用現(xiàn)代信息技術和大數(shù)據(jù)，建設一批新型示范性智慧城市”；①2016年11月22日，國家發(fā)展改革委、中央網(wǎng)信辦、國家標準委聯(lián)合發(fā)布《關于組織開展新型智慧城市評價工作務實推動新型智慧城市健康快速發(fā)展的通知》，這一系列加快智慧城市建設的政策措施，充分說明智慧城市建設已經(jīng)上升為國家戰(zhàn)略。2017年11月，中國科協(xié)在《關于認真學習宣傳貫徹黨的十九大精神的實施方案》中提出：“建設‘智慧科協(xié)’。明確組織使命，加強大聯(lián)合大協(xié)作，推動科協(xié)組織重構和業(yè)務流程再造。應對互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能技術迅猛發(fā)展趨勢，圍繞網(wǎng)上建家、網(wǎng)上動員、網(wǎng)上組織、網(wǎng)上服務的需要，特別是滿足科技工作者學術交流、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)等新型社交需要，推進‘AI+科協(xié)’服務，建設‘智慧科協(xié)’‘數(shù)字科協(xié)’?！雹?/p>

中國科學技術館作為我國唯一的國家級綜合性科技類場館，在實施科教興國戰(zhàn)略和人才強國戰(zhàn)略、提高全民科學素質方面承擔著重任，將緊緊圍繞中國科協(xié)“智慧科協(xié)”建設總體要求，按照“以用戶為中心、以應用為根本、以成效為導向”原則，發(fā)展“智慧科技館”，重點打造“智慧服務”“智慧管理”“智慧共享”三大樣板。③作為中國科技館“智慧場館”建設的一部分，后勤保障信息平臺是實現(xiàn)中國科技館“智慧管理”的重要組成部分。本文結合項目實踐，根據(jù)中國科技館打造“智慧服務”“智慧管理”“智慧共享”平臺建設目標，通過開發(fā)、建設后勤保障信息平臺，實現(xiàn)后勤資源實時監(jiān)管和合理有效調配，推進科技館后勤保障綜合業(yè)務的統(tǒng)計分析及決策支持建設，進一步加強對設備設施、建筑物、辦公家具等的清晰管理與即時維護，提升全館后勤保障服務的現(xiàn)代化、信息化、智能化水平。

1 建設要求、目標及內容

1.1 建設要求

中國科學技術館位于國家奧林匹克公園內的新館，占地4.8萬平方米，建筑規(guī)模10.2萬平方米，地下一層，地上四層、局部五層。后勤保障部作為中國科學技術館的重要職能部門，主要負責建筑工程及設施的維修和物業(yè)管理工作；動力、交通等設備運行保障工作；職工后勤、醫(yī)療等保障服務工作；保潔、供電、供水、供暖、電梯、空調、綠化等外包的管理工作，管理著多家專業(yè)化公司，人員多，工作雜亂，每家專業(yè)化公司都有不同的工作方式和管理模式，日常的業(yè)務數(shù)據(jù)都以紙質版分別保存，難以實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和橫向的聯(lián)合協(xié)作，主要弊端有：建筑、設施設備巡檢、報修記錄采用傳統(tǒng)手工記錄管理，效率低，不便于數(shù)據(jù)收集和統(tǒng)計分析；各專業(yè)建筑紙制圖紙、電子化圖紙缺少信息化管理手段，查詢共享難；各類設施設備、建筑物、辦公家具等資產沒有建立清晰臺賬；對內、對外人員工作缺乏監(jiān)管手段，沒有具體考核指標；領導管理決策缺少數(shù)據(jù)支持等。

隨著云計算、移動互聯(lián)、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等信息技術的迅猛發(fā)展和中國科學技術館后勤保障各項業(yè)務的開展，對中國科學技術館后勤管理提出更高要求，迫切需要建設后勤保障信息平臺，實現(xiàn)設施設備、建筑物、辦公家具等的清晰化、網(wǎng)絡化、智能化管理。

1.2 建設目標

1）構建統(tǒng)一的資產數(shù)據(jù)庫，對所有專業(yè)的固定資產、物資實現(xiàn)從采購到臺賬、入庫、申領、出庫、退庫、調撥、盤點、報廢、銷賬詳細記錄跟蹤，支持對資產的全生命周期管理。

2）構建一體化的移動巡檢維修平臺，對各專業(yè)的設備設施，實施標準化的巡檢、維修記錄，積累后勤保障部巡檢運維大數(shù)據(jù)，實現(xiàn)資源優(yōu)化配置。

3）標準化采購、入庫、申領、出庫、退庫、調撥、維修、保養(yǎng)8個流程，后臺服務的流程引擎驅動業(yè)務流轉，以短信通知形式將業(yè)務待辦及時送達相關人員，以提高工作效率和管理水平。

4）研究可視化地圖技術，實現(xiàn)對后勤保障部固定資產按層、專業(yè)、分類等進行展示，以此追溯資產的臺賬、入庫、出庫、維修、保養(yǎng)等各業(yè)務事件，很好的展現(xiàn)資產的全生命周期管理。

5）以后勤保障部業(yè)務價值為核心，實現(xiàn)管理的透明化和精細化，提供一個以業(yè)務價值為核心的綜合業(yè)務工作平臺，為決策提供科學化的數(shù)據(jù)依據(jù)及技術手段，支持后勤保障部相關業(yè)務的運行。

1.3 建設內容

后勤保障信息平臺是綜合性信息系統(tǒng)，應滿足以下幾個方面。1）覆蓋電梯、空調、水暖、變配電、房屋、家具、餐飲、保潔、會服、綠化等專業(yè)。2）實現(xiàn)固定資產和存量資產的統(tǒng)一編碼。3）功能模塊包括采購、資產、巡檢、維修、保養(yǎng)、能源、值班以及可視化平面地圖、綜合統(tǒng)計分析等。4）建立“采購、入庫、申領、出庫、退庫、調撥、維修、保養(yǎng)”8個業(yè)務流程，驅動業(yè)務在后勤保障部不同職責人之間流轉，短信提示可有效實現(xiàn)后勤保障工作的主動、快捷與高效。5）主要用戶包括后勤保障部員工和第三方服務公司的客服人員/巡檢維修人員，同時，實現(xiàn)全館員工通過PC端進行故障報修。6）后勤保障信息平臺把人、資產、業(yè)務管理起來，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。因此，應至少包括3個層級，一是決策支持平臺，為管理決策做統(tǒng)計分析和支持服務；二是信息管理系統(tǒng)，包括建筑、設施設備本身信息和使用、維護、更換、報廢信息、能源消耗（電、水、熱力、燃氣、汽油）情況等等，實行動態(tài)調控、監(jiān)測和管理；三是末端應用系統(tǒng)，針對不同的專業(yè)、用途以及目標群體獲得不同權限。綜合信息化系統(tǒng)也是一個平臺，通過平臺可以擴展很多其他模塊或增值業(yè)務，如對接oa辦公系統(tǒng)、電力監(jiān)控系統(tǒng)、空調融冰曲線監(jiān)控系統(tǒng)等。

后勤保障信息平臺通過一段時間的運行所收集的大數(shù)據(jù)就能分析出建筑、設施設備的實用情況、維修率，構配件的易損情況、能源消耗情況等等，為管理決策提供有力的依據(jù)。信息化可以優(yōu)化后勤管理流程，縮短管理環(huán)節(jié)和響應時間進而降低管理成本，使各項服務更高效快捷，提升服務的滿意程度，從而整體推動中國科技館后勤管理水平的提升。

2 建設原則

2.1 編碼化

編碼化，指對后勤保障部負責管理的固定資產和非固定資產建立統(tǒng)一編碼體系，以二維碼為載體進行巡檢、維修、維護和盤點等。參考《GB/T7027-2002信息分類和編碼的基本原則與方法》《固定資產分類與代碼GBT-14885-2010》等，按照“固定資產代碼-時間代碼-流水號”的基本格式，建立固定資產編碼規(guī)范。采用了“WZ部門-專業(yè)-時間代碼-流水號”的基本格式，實現(xiàn)了非固定資產統(tǒng)一編碼。在平臺開發(fā)建設過程中，通過對RFID、二維碼的比較，結合后勤保障部的業(yè)務情況，最終選擇了二維碼作為載體，支持對固定資產的巡檢、維修、維護和盤點業(yè)務。

2.2 痕跡化

痕跡化，指對變配電、給排水、空調、電梯、房屋管理、家具、醫(yī)務、保潔、會服、綠化、餐飲、車輛管理12個專業(yè)的日常業(yè)務進行實時記錄跟蹤，形成無死角記錄，以時間、資產為主題進行深度追溯。痕跡化管理最大的優(yōu)點是，通過查詢各業(yè)務記錄詳情，可以有效復原已經(jīng)發(fā)生了的業(yè)務活動，便于對業(yè)務、資產等進行深度分析，為科學決策提供詳細的數(shù)據(jù)支持。

后勤保障信息平臺，覆蓋了上述12個專業(yè)，功能實現(xiàn)了采購、臺賬、入庫、申領、出庫、退庫、報廢、銷賬、巡檢、維修、保養(yǎng)、能源、值班等，對每一個業(yè)務都根據(jù)管理的需要，記錄相關的人員、資產等詳細信息，既實現(xiàn)了單個業(yè)務明細的查詢，也支持了以時間、資產主題的深度追溯，如固定資產的全生命周期業(yè)務追溯、非固定資產的庫存變化明細追溯。

2.3 流程化

流程化，指建立采購、入庫、申領、出庫、退庫、調撥、維修、保養(yǎng)8個業(yè)務流程，通過后臺服務的流程引擎驅動業(yè)務的流轉，以提高工作效率、管理和服務水平。

后勤保障信息平臺，在建立標準業(yè)務流程的過程中，充分調研了各專業(yè)的業(yè)務現(xiàn)狀，考慮不同專業(yè)業(yè)務的共性和特殊性，遵循中國科學技術館的相關業(yè)務管理要求，建立了采購、入庫、申領、出庫、退庫、調撥、維修、保養(yǎng)8個業(yè)務流程，通過“流程引擎驅動+短信通知”的方式加速了業(yè)務流轉，提高了業(yè)務的標準化和秩序化，提高了各專業(yè)各業(yè)務的工作效率，防止了低效率和資源浪費，進而提高了后勤保障部整體的工作效率和管理服務水平。流程化管理，增強了后勤保障部工作的規(guī)范性，促進了業(yè)務的穩(wěn)健性。

圖1 Web應用功能架構

2.4 可視化

可視化，指建立后勤保障部的固定資產的可視化平面地圖，按照樓層和資產進行分類，可查看固定資產生命周期內的各種業(yè)務事件，加強了對固定資產的管理。

后勤保障信息平臺，在建立可視化平面地圖的過程中，選擇了基于CAD地圖的開發(fā)模式，以樓層、專業(yè)、資產分類、資產分類子類為一個圖層展示，以完整顯示一層地圖的方式查看資產在本樓層的分布，以放大的局部地圖來查看資產及其生命周期的業(yè)務事件，使得各專業(yè)的管理者能夠對科技館平面樓層資產地圖進行直感操作，實現(xiàn)日常工作的平面直觀化安排。

2.5 數(shù)據(jù)化

數(shù)據(jù)化，指不斷積累后勤業(yè)務數(shù)據(jù)、設備運行巡檢維修保養(yǎng)數(shù)據(jù)，構建后勤保障部的綜合大數(shù)據(jù)平臺，以提供更優(yōu)質的后勤保障服務。

后勤保障信息平臺，逐步構建了資產大數(shù)據(jù)、巡檢大數(shù)據(jù)、維修大數(shù)據(jù)、保養(yǎng)大數(shù)據(jù)平臺，隨著系統(tǒng)上線，開始逐步積累后勤工作業(yè)務大數(shù)據(jù)。這4個方面的大數(shù)據(jù)均與后勤保障部管理的設備設施相關聯(lián)，取代了原來的離散化、碎片化的紙板數(shù)據(jù)形態(tài)，形成了系統(tǒng)化、對象化、一體化的大數(shù)據(jù)平臺，為科學決策提供最準確最詳實的一手資料。

在“大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算”的背景下，后勤保障部的數(shù)據(jù)化建設，使得部門能夠降低運行成本并提高管理水平，為中國科學技術館提供更加穩(wěn)健的、優(yōu)質的保障服務。

3 后勤保障信息平臺功能架構

3.1 Web應用功能架構

中國科學技術館后勤保障信息平臺，web端應用主要包括資產管理、采購管理、能源管理、巡檢管理、維修管理、維護保養(yǎng)管理、可視化平面地圖、綜合統(tǒng)計分析、值班管理九個業(yè)務模塊，以及工作臺、系統(tǒng)管理，應用支撐組件實現(xiàn)業(yè)務功能模塊的敏捷開發(fā)，接口服務提供與其他業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交互，具體Web應用功能架構如圖1所示。

3.2 移動端App應用功能架構

移動端App應用主要包括App應用建設內容（采購管理、資產申領、資產出庫、資產退庫、資產盤點、日常巡查、維修處理、當班查詢）和移動平臺建設內容，具體功能架構如圖2所示。

圖2 移動端App應用功能架構

圖3 后勤保障信息平臺PC端界面

3.3 運行界面

從2017年10月項目啟動開始，經(jīng)過需求調研、系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)測試、初驗及試運行、項目驗收環(huán)節(jié)，2018年9月后勤保障信息平臺正式上線運行，可以同時操作Web端和移動App處理相關業(yè)務。其中：后勤保障信息平臺PC端包含11個功能模塊，50個二級功能、203個功能點（圖3）；后勤保障信息平臺移動端（Andriod、IOS）包含10個模塊、14個二級功能、27個功能點（圖4）。

圖4 后勤保障信息平臺移動端界面

注釋

①《中華人民共和國國民經(jīng)濟和社會發(fā)展第十三個五年規(guī)劃綱要》第三十六章推動城鄉(xiāng)協(xié)調發(fā)展，第三節(jié)促進城鄉(xiāng)公共資源均衡配置。

②《關于認真學習宣傳貫徹黨的十九大精神的實施方案》。

③中國科學技術館信息簡報(2019年簡報第136期)。