事業(yè)單位檔案信息化管理策略探討

張茜倩

【摘 要】伴隨當(dāng)代信息科學(xué)的飛速進(jìn)步，事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案的管理逐漸顯出了它的重要意義。積極改進(jìn)檔案管理方案，優(yōu)化和提高信息化管理的層次，對(duì)建設(shè)方便快捷的檔案管理模式，增強(qiáng)檔案系統(tǒng)信息化構(gòu)建，確保公共機(jī)構(gòu)各項(xiàng)工作的科學(xué)進(jìn)行有重要意義。文章首先討論了檔案信息管理的主要優(yōu)點(diǎn)，研究了信息管理中包含的問(wèn)題，同時(shí)給出了提高事業(yè)單位管理信息化的方式，目的在于為新時(shí)代的機(jī)構(gòu)管理和服務(wù)提供參考。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；信息化

伴隨中國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，事業(yè)機(jī)構(gòu)的當(dāng)代管理方式逐漸完善事業(yè)單位內(nèi)的多類檔案。部分單位尚未將事業(yè)單位的檔案管理工作尚未做好，不但對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的決策具有一定的影響，也對(duì)單位內(nèi)部人才的培養(yǎng)和域管理有一定的影響。由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化的興起和各類文件管理軟件的產(chǎn)生，中國(guó)公共事業(yè)單位的檔案管理工作也日漸成熟。對(duì)于現(xiàn)代信息化日漸普及的今天，事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)是是當(dāng)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

一、事業(yè)單位檔案信息化管理的主要優(yōu)勢(shì)

（一）緩解檔案管理工作強(qiáng)度

當(dāng)代信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和廣泛普及以及相關(guān)辦公軟件的大量使用，促進(jìn)了事業(yè)單位檔案的管理工作的發(fā)展，大大提高了事業(yè)單位文件管理的水平。通過(guò)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)、信息化輸入、網(wǎng)絡(luò)云空間存儲(chǔ)等，文件信息管理工作科學(xué)的避免了傳統(tǒng)文件媒體管理、手動(dòng)錄入等較為繁瑣的缺點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了方便的數(shù)字處理，促進(jìn)了檔案信息資源的收集、儲(chǔ)存、管理、應(yīng)用、備份、分享和搜索越來(lái)越突出顯而易見(jiàn)的優(yōu)勢(shì)。

（二）提高檔案管理工作效率

有效推動(dòng)檔案的管理信息化，可以給檔案管理提供科學(xué)的技術(shù)支持和發(fā)展機(jī)會(huì)。提高檔案管理效率，豐富發(fā)展新形式的檔案信息化管理機(jī)制，能夠改進(jìn)軟硬件管理體系。不但可以轉(zhuǎn)換檔案管理功能、增強(qiáng)管理效率、增強(qiáng)檔案管理的科學(xué)性，同時(shí)還可以保障檔案信息資源的共享發(fā)展。在相關(guān)政策法規(guī)允許的條件下，通過(guò)科學(xué)創(chuàng)建工作區(qū)網(wǎng)絡(luò)，增強(qiáng)各事業(yè)單位機(jī)構(gòu)、部門(mén)和其他相關(guān)部門(mén)之間的合作?？梢愿玫貙?shí)現(xiàn)信息交流和資源共享，提高管理水平和工作效率，為公共事業(yè)機(jī)構(gòu)的發(fā)展和進(jìn)步提供更好的服務(wù)。

（三）促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展

在當(dāng)代信息化社會(huì)中，信息化建設(shè)是顯示事業(yè)機(jī)構(gòu)整體管理能力和服務(wù)水平的重要表現(xiàn)。檔案信息資源是事業(yè)機(jī)構(gòu)在新時(shí)代進(jìn)行公共決策和公共服務(wù)的重要參考資料。科學(xué)的創(chuàng)新管理方法，加強(qiáng)對(duì)于應(yīng)用數(shù)字和信息技術(shù)的使用，大力推進(jìn)檔案信息管理任務(wù)，對(duì)于保障檔案管理的可持續(xù)發(fā)展具有重要作用，為事業(yè)單位檔案管理領(lǐng)域的不斷發(fā)展和進(jìn)步做好準(zhǔn)備。

二、事業(yè)單位檔案信息化管理存在的問(wèn)題

（一）不重視檔案信息化管理

在固有的檔案管理模式里，事業(yè)機(jī)構(gòu)的管理人員對(duì)檔案管理重要意義的重視程度不夠，缺少主動(dòng)性和創(chuàng)新管理意識(shí)，缺乏對(duì)于檔案管理工作的整體規(guī)劃。人們常說(shuō)文件管理只是保存和儲(chǔ)蓄相關(guān)人員的檔案，但卻并不愿意投入時(shí)間和精力，導(dǎo)致檔案信息管理形式過(guò)于表面化。特別是隨著信息管理要求的不斷引入，單位領(lǐng)導(dǎo)固有的管理意識(shí)和思想很難適應(yīng)信息化的發(fā)展需要。

（二）未能有效開(kāi)發(fā)檔案信息資源

信息技術(shù)的發(fā)展為事業(yè)單位檔案信息資源的整合開(kāi)發(fā)供給科學(xué)的技術(shù)支撐。但是部分單位并未合理利用檔案信息資源，對(duì)于檔案信息資源的科學(xué)收集缺乏統(tǒng)一管理，工作水平較低，同時(shí)片面建設(shè)現(xiàn)象較為嚴(yán)重。事業(yè)單位內(nèi)部缺乏完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)的有效性和多樣性相對(duì)較差。檔案信息資源的開(kāi)放程度和共享性極低。同時(shí)，因?yàn)橐恍n案信息資源往往會(huì)涉及到國(guó)家機(jī)密，所以許多事業(yè)單位出于對(duì)互聯(lián)網(wǎng)有害因素的防范和重要信息安全考慮都會(huì)有嚴(yán)格的信息資源保護(hù)措施。導(dǎo)致檔案信息資源的開(kāi)放性和共享性較差，信息管理通常只在單位系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行。

（三）檔案管理信息化應(yīng)用程度低

事業(yè)單位裝備了大量的計(jì)算機(jī)和打印機(jī)等文件管理設(shè)施硬件，同時(shí)在辦公系統(tǒng)、硬件換代和維護(hù)方面投入了很多資金，各類基礎(chǔ)設(shè)施也越來(lái)越完善。但是，仍有很大部分基層單位仍然使用人工搜索方法將“無(wú)紙化”辦公等看做信息管理?，F(xiàn)代化的文件管理體系、搜索工具和數(shù)據(jù)資源應(yīng)用效率不高，檔案信息很難做到實(shí)時(shí)更新，同時(shí)檔案信息資源的數(shù)據(jù)信息化處理和共享水平也不高。

三、提高事業(yè)單位檔案管理信息化工作的有效策略

（一）提高人員合作并協(xié)調(diào)工作職責(zé)

檔案管理人員與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)專員間的配合應(yīng)更加緊密。若想保證檔案信息化建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)專員不僅應(yīng)該輸入和更新檔案信息，而且管理者也應(yīng)該及時(shí)對(duì)檔案信息平臺(tái)進(jìn)行維護(hù)。所以，檔案管理這和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)專員之間應(yīng)構(gòu)建科學(xué)的互通體系，提高雙方的合作程度。以確保文件信息及時(shí)更新和輸入，進(jìn)而有效提高信息管理的質(zhì)量和效率。同時(shí)，在檔案管理的日常工作中，還要注重使工作人員養(yǎng)成服務(wù)意識(shí)。為了很好的實(shí)現(xiàn)工作職能，提供更好的服務(wù)，工作人員應(yīng)該更加注重工作中的規(guī)范化管理。

（二）構(gòu)建信息化平臺(tái)的推廣模式

提高對(duì)事業(yè)單位信息化平臺(tái)的構(gòu)建是為了更好地服務(wù)于檔案信息需求者。因此，在改善工作的過(guò)程中，單位的檔案管理部門(mén)要大力推廣信息化的檔案管理平臺(tái)同時(shí)進(jìn)行一定的宣傳，以達(dá)到提高平臺(tái)的影響力、增加其知名度的目的。另外，我們還能借鑒大型企業(yè)的先進(jìn)檔案信息管理經(jīng)驗(yàn)，在提升公共機(jī)構(gòu)效率的前提下，逐步完善事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)。

（三）加強(qiáng)檔案管理信息化以及數(shù)字化建設(shè)

首先，在文件管理中運(yùn)用科學(xué)技術(shù)以達(dá)到提高工作效率和水平的效果。檔案管理人員通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)保證信息更新，科學(xué)規(guī)范地保存檔案信息。同時(shí)還要利用科學(xué)儀器，如掃描儀等來(lái)存貯圖片。這種方式實(shí)現(xiàn)了檔案無(wú)紙化的管理，節(jié)省成本和資源。其次，文件管理需要提高數(shù)字化建設(shè)，文件管理數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)在于它能夠讓文件儲(chǔ)存更加安全可靠。因此，事業(yè)單位應(yīng)學(xué)習(xí)數(shù)字化所涉及的信息技術(shù)和科學(xué)方法，建立和完善目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)。這樣能夠很大程度上減輕員工的負(fù)擔(dān)，提高工作效率，從而保證優(yōu)良的工作質(zhì)量。

（四）創(chuàng)新信息化設(shè)備

為提高對(duì)于檔案信息化管理體系的構(gòu)建，應(yīng)該使用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和電子存儲(chǔ)設(shè)施等硬件。因此，應(yīng)該在現(xiàn)代軟件和硬件兩方面加強(qiáng)投資，單位領(lǐng)導(dǎo)不僅應(yīng)該提供政策上的支持，還應(yīng)該有一定的資金投入。因?yàn)闄n案信息量大，應(yīng)采用穩(wěn)定安全的電子存儲(chǔ)設(shè)施。事業(yè)單位還應(yīng)建立完善的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，高效地推動(dòng)信息化管理，優(yōu)化現(xiàn)代管理方法。有效管理電子文件的基礎(chǔ)是確保紙質(zhì)文件能夠被妥善的保管，逐步形成完整的電子文件體系，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息的便利性來(lái)提高檔案的信息化管理。進(jìn)而更好地保存檔案材料和改善事業(yè)單位的整體水平。

四、總結(jié)

總之，伴隨當(dāng)代社會(huì)與經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案信息管理已變成事業(yè)單位現(xiàn)代化管理的發(fā)展目標(biāo)。檔案管理信息化確保了單位檔案的實(shí)時(shí)性和精確性，讓事業(yè)單位管理更加合理有效。事業(yè)單位管理人員一定要把握時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，采取一定的措施，提高檔案管理信息化建設(shè)。同時(shí)也要明確單位檔案管理目標(biāo)，將傳統(tǒng)檔案管理與信息化管理有機(jī)的聯(lián)系在一起，采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，對(duì)單位檔案實(shí)行數(shù)字化信息管理，逐步完善檔案管理工作的完整性和及時(shí)性，提升事業(yè)單位的現(xiàn)代化管理水平

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