如何做好民營企業(yè)辦公室主任的幾點(diǎn)感悟

張斌杰

【摘 要】民營企業(yè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域廣泛，作為國民經(jīng)濟(jì)體系中的重要組成部分，是目前拉動(dòng)我國經(jīng)濟(jì)增長的重要力量之一，與國有企業(yè)共同承擔(dān)著我國經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的歷史重任，是目前我國政府大力支持的企業(yè)類型。民營企業(yè)辦公室部門絕對可以稱得上是核心樞紐部門，在企業(yè)內(nèi)承擔(dān)上傳下達(dá)的作用，其直接管理者辦公室主任更是一個(gè)責(zé)任重大的職位，既要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好管理工作，又要為辦公室員工進(jìn)行工作上的安排與指導(dǎo)。本文將主要圍繞如何做好民營企業(yè)辦公室主任的問題展開論述，并結(jié)合實(shí)際情況給出一些合理化建議。

【關(guān)鍵詞】民營企業(yè)；辦公室主任；感悟

民營企業(yè)管理有其特殊性，辦公室的日常工作內(nèi)容寬泛、繁雜。伴隨企業(yè)改革與職工利益的矛盾沖突日益強(qiáng)烈，辦公室主任的日常工作量和工作難度都會大大增加，這就對其自身的業(yè)務(wù)能力提出了更高的要求。民營企業(yè)辦公室主任必須要注重自身修養(yǎng)的提高，以能夠在日常的工作中處理好各方面的關(guān)系，做好領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，以促進(jìn)民營企業(yè)的穩(wěn)中向好發(fā)展。筆者正在擔(dān)任一家民營企業(yè)的辦公室主任，對于辦公室目前的工作現(xiàn)狀比較了解，在下文中將主要闡述如何做好一名民營企業(yè)辦公室主任的幾點(diǎn)感悟，并結(jié)合實(shí)際情況給出一些合理化的建議。

一、目前民營企業(yè)辦公室主任工作狀況概述

（一）日常事務(wù)繁忙，導(dǎo)致工作效率低下

據(jù)筆者對民營企業(yè)現(xiàn)實(shí)情況的了解來看，其辦公室部門日常的工作非常繁忙，每位員工幾乎都是忙的不可開交，尤其是辦公室主任，幾乎是事無巨細(xì)地關(guān)注每一項(xiàng)工作的開展，有時(shí)連吃飯和休息的時(shí)間都被工作給擠占了[1]。由于每一項(xiàng)工作的流程都比較復(fù)雜，其工作經(jīng)常需要聯(lián)系各個(gè)部門的負(fù)責(zé)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)的交接事宜，這樣使得辦公室主任的工作效率低下，不能夠很好的發(fā)揮出其在辦公室內(nèi)統(tǒng)籌兼顧的作用，不利于日常工作的高效率開展。

（二）監(jiān)督職責(zé)不到位，導(dǎo)致工作出現(xiàn)差錯(cuò)

目前民營企業(yè)其短期發(fā)展目標(biāo)主要是提高經(jīng)濟(jì)效益，在激烈的市場競爭中存活下來并發(fā)展壯大，所以辦公室的高效率工作是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提出的一項(xiàng)具體要求。但是由于事務(wù)繁多，辦公室主任對于每一項(xiàng)工作的監(jiān)督作用就落實(shí)不到位，難以做到全面監(jiān)督，經(jīng)常是一件工作只由職員經(jīng)手后直接傳達(dá)給下級各部門，容易導(dǎo)致差錯(cuò)的出現(xiàn)。還存在一部分辦公室主任對于自身的監(jiān)督職能認(rèn)識不到位，單純認(rèn)為自己的工作只是分配與管理，這就導(dǎo)致了工作傳達(dá)經(jīng)常出現(xiàn)問題。

（三）專業(yè)能力不夠強(qiáng)，導(dǎo)致管理工作不到位

據(jù)筆者了解，目前部分民營企業(yè)的辦公室主任還存在業(yè)務(wù)能力不夠強(qiáng)，綜合素質(zhì)比較弱的現(xiàn)象[2]。這主要是由于某些辦公室主任剛剛?cè)肼?，對于各?xiàng)工作的開展形式還不是十分熟悉，導(dǎo)致其管理工作不到位，使辦公室各項(xiàng)工作的開展效率得不到有效的提升，這也是目前亟待解決的一個(gè)重要問題。

二、關(guān)于如何做好民營企業(yè)辦公室主任的有效途徑分析

（一）簡化工作形式，創(chuàng)新工作流程

針對于因辦公室主任工作繁忙而導(dǎo)致工作效率低下的問題，可以從其自身入手，充分發(fā)揮主任在其部門內(nèi)自由裁量的權(quán)利，簡化工作形式，創(chuàng)新工作流程，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作的高效開展。辦公室主任必須突出工作重點(diǎn)分清主次，抓住主要矛盾解決關(guān)鍵問題，瑣碎零散、重復(fù)性高的事情可以交由職員完成，這樣會大大提高其工作效率。何為工作重點(diǎn)？筆者認(rèn)為可以這樣理解：領(lǐng)導(dǎo)目前所關(guān)注的重點(diǎn)事項(xiàng)和推進(jìn)工作的難點(diǎn)就是工作重點(diǎn)；在重大決策前，掌握實(shí)情大膽諫言就是重點(diǎn)；在貫徹落實(shí)中，積極協(xié)調(diào)認(rèn)真督查就是重點(diǎn)；在貫徹落實(shí)后，認(rèn)真總結(jié)掌握規(guī)律就是重點(diǎn)。這些才是辦公室主任應(yīng)做的日常工作，能夠大大簡化其工作形式，提高工作效率。

（二）提高監(jiān)督意識，確保工作質(zhì)量

辦公室主任在進(jìn)行了簡化工作形式、創(chuàng)新工作流程的改革之后，勢必會大大降低其工作繁忙程度，能夠騰出更多的時(shí)間來進(jìn)行監(jiān)督工作，確保辦公室部門的整體工作質(zhì)量。但是要做到全面監(jiān)督也并不是一件容易的事情，需要辦公室主任善于總結(jié)勤于實(shí)踐細(xì)心觀察，對于日常工作中容易出現(xiàn)問題的地方要有一個(gè)清晰的認(rèn)識，做到監(jiān)督有道[3]。通過在管理中實(shí)踐PDCA循環(huán)，事前充分準(zhǔn)備、事中及時(shí)跟進(jìn)、事后分析總結(jié)、相關(guān)信息及時(shí)反饋。將監(jiān)督機(jī)制納入每項(xiàng)工作的管理流程，不斷提高自身監(jiān)督意識，讓每項(xiàng)工作有著落。

（三）提升專業(yè)能力，注意工作方法

對于剛?cè)肼毜霓k公室主任來說，掌握高效的工作方法是最快適應(yīng)該職位的有效途徑。第一，工作要著眼全局，統(tǒng)籌資源。辦公室主任必須要有大局意識，要時(shí)刻以企業(yè)的整體利益為重，始終站在企業(yè)全局高度來考慮和解決問題。第二，要加強(qiáng)和各部門之間協(xié)調(diào)與溝通，對于發(fā)現(xiàn)的問題要及時(shí)采取妥善方式予以解決，打破傳統(tǒng)工作流程的壁壘，做到信息的高效率流通，從而最大限度的減少工作阻礙。第三，要成為解決問題的人，不要總是把問題留給領(lǐng)導(dǎo)，要學(xué)會主動(dòng)解決問題，要成為主動(dòng)請纓、排除萬難、能夠?yàn)楣緞?chuàng)造價(jià)值的員工。

三、基于民營企業(yè)辦公室主任日常工作的感悟體會

基于筆者的日常工作，我認(rèn)為要想做好一名民營企業(yè)辦公室主任并不容易，需要各方面的能力都達(dá)到一定水平之后才能勝任，通常需要以下幾點(diǎn)要求：第一，不斷學(xué)習(xí)、善于思考；第二，勤于總結(jié)、敢于實(shí)踐；第三，清正廉潔，融洽關(guān)系。只有先做好以上這幾點(diǎn)，才算是具備了做好辦公室主任的基本條件[4]。

除了以上這幾點(diǎn)，還需要辦公室主任作為承上啟下的樞紐，正確處理好各種矛盾：一是把“一切服從、服務(wù)于大局”作為出發(fā)點(diǎn)，自覺做到小局服從大局、局部服從整體。二是善于在被動(dòng)中求主動(dòng)，對一些常規(guī)性、階段性、確定性的工作，主動(dòng)著手、提前準(zhǔn)備，對領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時(shí)任務(wù)、突發(fā)情況，要適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)思路，靈活應(yīng)變，忙而不亂；三是過與不及的矛盾，既要保持工作熱情，主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任，又不能包辦代替，越職權(quán)行事；四是規(guī)范和創(chuàng)新的矛盾，規(guī)范化是辦公室工作的基本要求，但辦公室干久了易形成“按老規(guī)矩辦”的思想，公司發(fā)展、管理提升勢必會帶來新要求，要主動(dòng)思考，放開眼界思路，不怕變化、敢于嘗試。

此外，在工作中要耐心細(xì)致地觀察每一位員工的工作狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)他們的異常情況，及時(shí)進(jìn)行心理疏導(dǎo)，要將管理工作做得有人情味，努力創(chuàng)設(shè)一個(gè)溫馨和諧的辦公室工作氛圍，這也是辦公室主任在其部門內(nèi)發(fā)揮核心作用的最好體現(xiàn)，有利于樹立辦公室主任在職員們心中的威望，從而促進(jìn)其管理工作的有效開展。

四、總結(jié)

綜上所述，在目前民營企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)改革的大背景之下，想要做好辦公室工作，必須要統(tǒng)籌兼顧各個(gè)方面的事務(wù)，要有大局意識。作為民營企業(yè)辦公室的直接領(lǐng)導(dǎo)人員，辦公室主任要切實(shí)履行好自己的職責(zé)，做到求真務(wù)實(shí)、超越期待。對辦公室工作要抱有一腔熱忱，這樣才能夠當(dāng)好上層領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，做好辦公室職員的指路人，有利于民營企業(yè)內(nèi)部工作的順利開展。雖然目前民營企業(yè)的辦公室工作仍然存在一些問題，比如管理不規(guī)范和工作流于形式等現(xiàn)象還時(shí)有發(fā)生。但是筆者相信在不久的將來，通過辦公室主任的自我努力，加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)能力的提升，在全體工作人員的共同努力下，一定可以創(chuàng)造一個(gè)民營企業(yè)發(fā)展的新春天。

【參考文獻(xiàn)】

[1]孫德本，章抉云，施寶富主編.辦公室工作實(shí)用手冊[M].遼寧人民出版社，2015.

[2]張學(xué)鋒講究工作藝術(shù)努力提高服務(wù)水平[J].秘書工作，2014（04）.

[3]方小東.協(xié)調(diào)——不可或缺的辦公室工作藝術(shù)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（06）.

[4]庫熱西·吾買爾.辦公室主任的工作藝術(shù)[J].和田師范?？茖W(xué)校學(xué)報(bào)，2016（04）.