淺談實(shí)現(xiàn)農(nóng)墾醫(yī)院檔案管理信息化的途徑

劉海波

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的總體需求，因此在檔案管理工作中推行信息化是一種必然選擇。醫(yī)院檔案作為國(guó)家檔案資源的一部分，引入信息化管理手段十分必要，可進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。本文就實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理途徑進(jìn)行了闡述。

1、醫(yī)院檔案的概念

醫(yī)院檔案是指醫(yī)院在醫(yī)療保健、科研教學(xué)、藥品經(jīng)營(yíng)及其他有關(guān)活動(dòng)中形成的有利用價(jià)值和歷史意義的文字、聲像、圖片等的資料。醫(yī)院的檔案主要有人事檔案、設(shè)備檔案、病歷檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案等。醫(yī)院檔案的類型和內(nèi)容比較多，檔案管理的工作十分艱巨。做好醫(yī)院的檔案管理工作，可為醫(yī)院開展人才培養(yǎng)、設(shè)備管理、醫(yī)療開展、科學(xué)研究、經(jīng)費(fèi)控制等各項(xiàng)工作提供重要依據(jù)。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院各項(xiàng)工作的重要組成部分，是醫(yī)院未來發(fā)展的依托和保證。

2、醫(yī)院引進(jìn)檔案信息化管理的必要性

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，醫(yī)院的檔案管理工作基本上都是靠工作人員用手工的方式來完成的。然而由于醫(yī)院檔案龐雜，需要做的工作非常多，盡管工作人員為此付出了大量勞動(dòng)，但取得的工作成果并不理想，很難適應(yīng)檔案管理規(guī)范化的要求。而積極引進(jìn)檔案管理信息化技術(shù)，可以使檔案管理變得高效、便捷、降低各種差錯(cuò)。引進(jìn)檔案管理信息化的必要性有：

①以提高醫(yī)院檔案管理的工作效率

利用以計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托的信息化管理手段進(jìn)行檔案管理，可以把檔案管理工作人員從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來，大量的工作可以交由計(jì)算機(jī)來進(jìn)行，使檔案管理人員動(dòng)動(dòng)手指、操作計(jì)算機(jī)就可以完成繁雜的檔案管理工作，不僅減少了工作人員的工作強(qiáng)度，提高了工作效率，也降低了人工作業(yè)的差錯(cuò)率，還有利于檔案的檢索和查尋。

②有利于醫(yī)院的檔案資源實(shí)現(xiàn)共享

醫(yī)院檔案有其特殊的屬性，很難在傳統(tǒng)的檔案管理方式中實(shí)現(xiàn)資源共享，而利用信息化的檔案管理技術(shù)，使檔案資源實(shí)現(xiàn)共享非常便捷。通過將檔案資料轉(zhuǎn)化成電子信息后，利用信息化網(wǎng)絡(luò)的信息傳輸優(yōu)勢(shì)，可以將無保密要求的檔案資料在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)共享，需要者只需通過資質(zhì)的認(rèn)證，就可以從網(wǎng)絡(luò)上找到需要的資料，為各個(gè)部門之間的工作配合提供了便利條件，提高了辦公效率。

③可以降低醫(yī)院檔案管理工作的成本

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案資料的保管需要專門的庫(kù)房，還需配備檔案柜、檔案盒、消防器材等必要的設(shè)施，如果按照更高的標(biāo)準(zhǔn)要求，庫(kù)房?jī)?nèi)還應(yīng)安裝空調(diào)、吸濕器等以控制室內(nèi)的溫度和濕度，還要有專人進(jìn)行衛(wèi)生清理和保持。雖然傳統(tǒng)檔案管理需要更大的成本投入，但仍然難免會(huì)使紙質(zhì)的檔案因保存過久而變質(zhì)損壞，給檔案資料帶來?yè)p失。而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，可將檔案資料放入存儲(chǔ)卡、磁盤和光盤等多種載體當(dāng)中保存，不僅方便管理，而且保管時(shí)間不受限制，還節(jié)省了空間占用，無需投入建設(shè)檔案庫(kù)房和購(gòu)買其它輔助設(shè)施的資金。

④可避免醫(yī)院檔案遺失和提高檔案資料的保密性

信息化的檔案管理是依托計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)的，改變了傳統(tǒng)管理方式中人為傳遞檔案資料的方式，使人為因素造成的檔案材料遺失的問題不再出現(xiàn)。在信息化管理應(yīng)用中，檔案信息資料的傳遞工作可在互聯(lián)網(wǎng)中完成，不僅傳遞速度快，而且保證了檔案材料的完整性和安全性。

3、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理的有效途徑

①完善信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施

引進(jìn)信息化檔案管理手段應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)馁Y金投入，必備的硬件設(shè)備包括計(jì)算機(jī)及所屬的一系列辦公輔助設(shè)備，及其它儲(chǔ)存介質(zhì)。硬件齊備后，要配備專門的信息化管理的軟件，從而實(shí)現(xiàn)專業(yè)化的管理。

②充分有效地利用檔案資料

信息化檔案管理的實(shí)現(xiàn)使得檔案的利用更加方便快捷，無疑會(huì)提高其利用率。在引進(jìn)信息化檔案管理技術(shù)后，應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，使檔案資料得到廣泛利用，體現(xiàn)出檔案社會(huì)化的服務(wù)價(jià)值。

③熟練掌握和應(yīng)用信息化檔案管理設(shè)備

應(yīng)注重對(duì)信息化檔案管理人才的培養(yǎng)，選拔有信息化技術(shù)特長(zhǎng)的人才就職于檔案管理工作。對(duì)從事檔案管理的人員應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)地信息化技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn)，使他們能盡快掌握信息化檔案管理技術(shù)，以適應(yīng)信息化檔案管理工作的需要。

④有效控制醫(yī)院信息化檔案管理中的安全風(fēng)險(xiǎn)

被納入檔案進(jìn)行管理的一般來說都是醫(yī)院的重要資料，有的資料還具有嚴(yán)格的保密性，其價(jià)值和意義不可替代。因此，必須保證這些檔案資料的安全。在檔案信息化管理過程中，要對(duì)有重要價(jià)值或者具有保密性的資料進(jìn)行加密保存，只有許可人員才可以掌握密鑰。在進(jìn)行信息共享時(shí)，要確保這部分內(nèi)容通過加密的方式傳輸，需要的人通過得到的一次性使用的密鑰進(jìn)行使用，但不允許拷貝。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，主要依靠人來進(jìn)行管理，信息化檔案管理依然由人借助計(jì)算機(jī)同時(shí)要加強(qiáng)工作人員遵紀(jì)守法和職業(yè)道德教育，提高安全意識(shí)，加強(qiáng)工作責(zé)任心，保證在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息資料安全。

綜上所述，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是大勢(shì)所趨，醫(yī)院應(yīng)積極推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。由于信息化管理具有系統(tǒng)性和長(zhǎng)期性等特點(diǎn)，這項(xiàng)工作不可能只依靠檔案管理部門一家來完成，需要醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)給予高度重視，加大支持力度，還需要醫(yī)院各部門協(xié)調(diào)配合、統(tǒng)籌開展，為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化提供強(qiáng)有力的的保障，從而推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作穩(wěn)步向前發(fā)展。

（作者單位：161005黑龍江省農(nóng)墾齊齊哈爾管理局中心醫(yī)院）