論農(nóng)場社保檔案管理的作用與發(fā)展途徑

馮忠豪

社保檔案管理作為社會保險業(yè)務(wù)的一項基礎(chǔ)性工作，其工作范圍涉及到社會保險業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)，是保證社保業(yè)務(wù)有效運(yùn)行、不斷發(fā)展的重要工作。社保檔案管理工作涉及到社保工作業(yè)務(wù)的全過程，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作，可為保障受保單位及受保個人的正當(dāng)利益提供重要依據(jù)。在推動社會保險業(yè)務(wù)的發(fā)展，充分保障參保單位及參保個人的基本權(quán)益等各項工作中，社保檔案管理正不斷發(fā)揮著應(yīng)有的作用。本文針對社保檔案管理的作用與發(fā)展進(jìn)行論述。

1、社保檔案管理工作的作用

①社保檔案管理可為參保單位及個人的正當(dāng)權(quán)益提供切實(shí)保障

按照國家有關(guān)部門頒布的“社保檔案管理規(guī)定”的要求，社保檔案管理工作要保障對參保單位及個人記錄一生、管理一生、保障一生和服務(wù)一生。按照這個規(guī)定和要求，社保檔案管理工作的成效，將直接關(guān)系到參保者的利益是否得到切實(shí)保障。

②社保檔案管理是推動社會保險業(yè)務(wù)持續(xù)健康發(fā)展的重要基礎(chǔ)

作為一項基礎(chǔ)性的工作，社保檔案管理有利于促進(jìn)社保工作的規(guī)范化運(yùn)行。社會保險工作是一項繁雜的系統(tǒng)工程，社保檔案可完整準(zhǔn)確地記錄參保單位和個人的相關(guān)資料，為社保局各項工作的開展提供參考與依據(jù)。如果沒有社保檔案作為基礎(chǔ)，社保局的工作有可能會陷入困境，影響社保事業(yè)的健康發(fā)展。

③社保檔案管理是社保業(yè)務(wù)發(fā)展的必然要求

參保單位和個人從辦理參保手續(xù)開始直到退休，其中涉及很多工作環(huán)節(jié)，重要的手續(xù)及個人的詳細(xì)資料將被存入檔案。由于隨著單位和個人持續(xù)繳費(fèi)、利息需重新計算，繳費(fèi)比例和基數(shù)也要進(jìn)行調(diào)整。如果人員進(jìn)行流動時，保險業(yè)務(wù)要隨之轉(zhuǎn)移。如果保險人失業(yè)，也要享受社會保險和各項待遇等。以上這些資料都要通過檔案來記錄和反映，社保檔案可為參保人切身利益的保障。因此，社保業(yè)務(wù)的發(fā)展，必須要求社保檔案管理工作跟上社保發(fā)展的步伐，不斷為社保工作打下良好基礎(chǔ)。

④社保檔案管理可以促進(jìn)社保局工作質(zhì)量和辦事效率的提高

在檔案管理工作中，收集和整理相關(guān)資料是一項重要工作。通過資料的收集和整理，可實(shí)現(xiàn)對社保業(yè)務(wù)工作的歸納和梳理，對已處理完畢的保險業(yè)務(wù)工作進(jìn)行總結(jié)和回顧，在此過程中，找出社保工作的規(guī)律、得失和應(yīng)總結(jié)的經(jīng)驗、汲取的教訓(xùn)，可為當(dāng)前和未來的工作提供參考和借鑒，以便更好地推動社保業(yè)務(wù)的開展。社保檔案還可以為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)，使領(lǐng)導(dǎo)的決策更準(zhǔn)確和及時，促進(jìn)社保辦事效率的進(jìn)一步提高。

2、社保檔案管理的發(fā)展途徑

①將社保檔案管理納入重要工作日程

社保機(jī)構(gòu)的各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對社保檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，將此項與其它工作放在同等重要的位置來抓。日常工作中要經(jīng)常對社保檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查，加大對社保檔案管理工作在經(jīng)費(fèi)、人員待遇、軟硬件建設(shè)等方面支持力度。從事社保檔案管理工作的人員要熱愛自己的工作崗位，增強(qiáng)作為檔案管理人員的榮譽(yù)感、責(zé)任感和使命感，兢兢業(yè)業(yè)地將檔案管理工作做好。

②實(shí)現(xiàn)社保檔案管理工作的規(guī)范化和制度化

制度化管理是現(xiàn)代管理制度的體現(xiàn)，也是檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的的要求。要根據(jù)社保檔案管理的實(shí)際，不斷建立和完善社保檔案管理的各項制度。通過制度的建立和完善，明確檔案管理工作的相關(guān)責(zé)任，在進(jìn)行檔案材料收集時形成制度性約束，使各部門提高整理歸檔文件資料的自覺性，主動按制度要求收集上交檔案材料。還要建立起對檔案材料的查閱制度，明確查閱的程序、要求，要有完備的檔案材料借出手續(xù)，明確檔案材料的用途，用法，批準(zhǔn)程序，歸還時限，并做好記錄，由批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人、當(dāng)事人和檔案管理人員簽字確認(rèn)。要完善檔案存放保管制度，定期對失去價值的陳舊檔案進(jìn)行清理銷毀，在管理中要做到檔案不缺頁、不丟失，完好無損，全面完整。

③積極引進(jìn)信息化檔案管理技術(shù)

隨著時代的發(fā)展和社會的進(jìn)步，信息化技術(shù)已經(jīng)在各個領(lǐng)域蓬勃發(fā)展。就檔案管理面言，傳統(tǒng)的以手工為主的管理手段已經(jīng)無法適應(yīng)信息時代的發(fā)展和檔案管理的發(fā)展要求。在醫(yī)院檔案管理中充分利用信息化技術(shù)，進(jìn)行檔案信息的錄入、分類、歸檔、查閱等管理，可以有效提高檔案管理工作的效率，使檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化和規(guī)范化。利用信息手段，可以通過對信息的加密技術(shù)和共享數(shù)據(jù)庫的建立，可以更方便、快捷、高效地查詢和利用檔案信息，而且保密性強(qiáng)。

④社保檔案管理工作要樹立為社會服務(wù)的理念

社保檔案管理部門和人員，要密切關(guān)注社保局各項工作的開展，根據(jù)需要積極主動地提供檔案資料，以供領(lǐng)導(dǎo)和活動組織者借鑒和參考。為領(lǐng)導(dǎo)的工作決策提供依據(jù)，更好地指導(dǎo)社保局各項工作的開展。同時，社保檔案管理人員要盡量滿足參保人和參保單位對社保檔案內(nèi)容的查尋要求，并提供講解、復(fù)印等幫助。利用信息化網(wǎng)絡(luò)平臺，實(shí)現(xiàn)對檔案資料的共享，提高檔案材料的利用率，使檔案材料的查閱和利用更便捷、更準(zhǔn)確、更安全。

綜上所述，社保檔案管理工作在社會保險業(yè)務(wù)中占有重要地位，其作用越來越明顯。為使參保人員和單位的權(quán)益得到切實(shí)保障，促進(jìn)社保檔案管理工作水平的提高，應(yīng)加大重視力度，強(qiáng)化制度化管理，充分發(fā)揮管理人員的工作積極性，更好地實(shí)現(xiàn)社保檔案管理為社會提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的目標(biāo)。

（作者單位：153223黑龍江省嘉蔭農(nóng)場社會保險事業(yè)管理局）