探究林業(yè)科研檔案的收集與歸檔

王睿

林業(yè)科研檔案是林業(yè)科技檔案中最重要的組成部分，也是開展科研工作的必要條件。因此，做好科研檔案收集與歸檔工作對于提高林業(yè)科技水平具有重大意義。隨著多年以來科研工作不斷積累的經(jīng)驗(yàn)促使林業(yè)開始向現(xiàn)代化林業(yè)轉(zhuǎn)型，為了適應(yīng)社會的發(fā)展，林業(yè)科研檔案應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，積極改善現(xiàn)有管理手段，推動林業(yè)生態(tài)建設(shè)。

一、林業(yè)科研檔案的作用

林業(yè)科研檔案指的是廣大林業(yè)工作者在林業(yè)科研過程中所形成的具有保留價值的文字、數(shù)據(jù)、音頻影像等各種載體形式的文件資料。它屬于真實(shí)的歷史記錄，對于后期指導(dǎo)科研工作具有重大意義。林業(yè)科研檔案具有以下作用：一是林業(yè)科研檔案是實(shí)現(xiàn)正確決策的重要依據(jù)，在進(jìn)行科研項(xiàng)目時，需要借助林業(yè)科研檔案中的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)來判斷當(dāng)前工作方向是否正確;二是促進(jìn)新技術(shù)的開發(fā)，林業(yè)科研檔案與科研活動有著密切聯(lián)系，在進(jìn)行科研活動時需始終以林業(yè)科研檔案作為參考依據(jù)，從中了解以往工作狀況，并總結(jié)其經(jīng)驗(yàn)，啟發(fā)科研工作者產(chǎn)生新的工作思路，從而研發(fā)出新的科研技術(shù)，提高工作效率。同時，它還能有效保存科研成果，林業(yè)科研檔案所涉及到的范圍較廣。所以將長期以來科研領(lǐng)域中獲得的科研成果均記錄在檔案中，能為后續(xù)科研人員提供重要的科研資源;三是林業(yè)科研檔案為林業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)而服務(wù)，它能轉(zhuǎn)化成生產(chǎn)力，促進(jìn)科研項(xiàng)目的再開發(fā);四是促進(jìn)學(xué)術(shù)交流，林業(yè)科技人員可通過檔案編寫的書籍、論文等資料與其他業(yè)內(nèi)人士進(jìn)行溝通。

二、林業(yè)科研檔案收集與歸檔工作的保障措施

1、做好林業(yè)科研檔案收集工作的措施

（1）按照歸檔制度接收科研資料

檔案部門收集科研檔案的基本方法就是按照歸檔制度接收科研資料，科研部門在科研課題結(jié)束后應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定將科研活動過程中形成的科研資料進(jìn)行系統(tǒng)的整理與篩選，并交由檔案部門進(jìn)行歸檔。而檔案部門在接收科研資料時需辦理好交接手續(xù)，并遵守歸檔制度完整的保存科研資料。在進(jìn)行交接的過程中，應(yīng)明確個人責(zé)任，由于科研資料較為繁雜，所以應(yīng)陳列細(xì)致的交接清單，并核對接收資料，確保后期科研檔案的應(yīng)用不受到影響。

（2）確定科研檔案收集渠道

為了確?？蒲袡n案保存完整，檔案管理部門應(yīng)確定科研檔案收集渠道，并根據(jù)實(shí)際情況對每個收集渠道進(jìn)行定向收集。如龍巖市科研所在收集科研檔案時，根據(jù)內(nèi)容的不同，收集渠道也有所不同，好比在收集科研規(guī)則、計劃文件時，工作人員需向辦公室文書進(jìn)行收集;而收集定題論證文件時則向課題主持人收集，這樣一來，可以讓科研檔案的資料收集更加精準(zhǔn)且齊全。另外，在開展科研檔案收集工作時還應(yīng)當(dāng)注意其它工作相互結(jié)合，首先，檔案收集應(yīng)結(jié)合計劃管理，將文件資料收集工作列入到計劃管理中，保證每個科研項(xiàng)目計劃都有完善的檔案收集所需內(nèi)容;其次，檔案收集應(yīng)結(jié)合現(xiàn)場收集，檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)深入科研現(xiàn)場，這樣可有效保證即使在歸檔制度不健全的情況下科研檔案收集質(zhì)量也不會受到任何影響;再者，集中收集應(yīng)結(jié)合隨時收集，檔案收集工作應(yīng)與其它工作相互配合，隨時發(fā)現(xiàn)問題隨時收集，有利于零散資料的收集，尤其在相關(guān)人員發(fā)生人員調(diào)配時，應(yīng)及時將與本人相關(guān)的科研資料移交給調(diào)配人員所在檔案部門，并對已中斷的科研項(xiàng)目進(jìn)行科研資料的清理，確保收集工作正常進(jìn)行;最后，內(nèi)外部收集應(yīng)相互結(jié)合，有些科研項(xiàng)目并不完全由本單位人員獨(dú)立完成，在這種情況下，檔案管理人員既要做好內(nèi)部科研資料收集工作，又要做好對外收集工作，當(dāng)所收集的資料出現(xiàn)不完整現(xiàn)象時，應(yīng)積極與協(xié)助單位進(jìn)行補(bǔ)充，保證科研檔案足夠完整。

（3）落實(shí)林業(yè)檔案收集環(huán)節(jié)

①課題申報

在科研人員申報課題時往往產(chǎn)生許多重要的科研資料，比如課題簡介、申報書、現(xiàn)場演示報告等等，如果工作人員不能在這階段做好收集工作，極易造成后期資料收集不全，因此，應(yīng)當(dāng)及時對科研資料進(jìn)行收集。

②課題鑒定

課題鑒定階段是科研檔案收集的重要環(huán)節(jié)，一旦科研成果通過鑒定表示科研

工作即將結(jié)束，此時科研資料已經(jīng)形成，課題組將轉(zhuǎn)向新課題，檔案收集人員若不抓住這一時機(jī)，會造成重要科研資料丟失，所以，需在課題鑒定環(huán)節(jié)及時收集評審申請書、鑒定大綱、檢測報告等文件資料。

③課題報獎

在科研工作中，科研人員可以申報課題科技進(jìn)步獎，此時，為了讓科研資料

更加完備，需不斷補(bǔ)充經(jīng)專家認(rèn)可的材料，并將研究報告與鑒定報告想對比，讓科研內(nèi)容更豐富，檔案人員在這個階段應(yīng)進(jìn)一步做好文件資料收集工作。

2、做好林業(yè)科研檔案歸檔工作的措施

（1）增強(qiáng)歸檔意識

檔案監(jiān)管部門需將科研檔案形成、整理歸檔等工作全部納入管理范圍中，并利用各種形式增強(qiáng)科研人員歸檔意識，如開展庫藏介紹、檔案知識等相關(guān)講座，讓科研人員充分認(rèn)知到科研檔案的重要性。尤其在新形勢的背景下，科研檔案歸檔工作也要順應(yīng)時代的發(fā)展，比如數(shù)字化歸檔，所以，科研單位應(yīng)積極聘請專業(yè)人士來講授數(shù)字歸檔的辦法，為科研檔案事業(yè)的發(fā)展提供助力，培養(yǎng)科研人員創(chuàng)新精神，幫助他們形成良好的職業(yè)素質(zhì)，督促相關(guān)人員切實(shí)做好歸檔工作。

（2）及時歸檔

林業(yè)科研工作所涉及到的知識較為廣泛，包括樹木育種、造林治沙、森林病蟲害防治等內(nèi)容，而林業(yè)科研檔案作為綜合性實(shí)踐活動的記錄載體需進(jìn)行及時歸檔，促使原本靜態(tài)的信息轉(zhuǎn)為動態(tài)，以此推動林業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程，讓每一項(xiàng)科研活動都有充足的文件資料作為支撐，促進(jìn)林業(yè)科研領(lǐng)域的長遠(yuǎn)發(fā)展。

（3）妥善保管

根據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》的相關(guān)規(guī)定，任何科研課題、產(chǎn)品、工程等

項(xiàng)目在完成或者告一段落后都應(yīng)該將產(chǎn)生的所有文件資料進(jìn)行整理，并組成保管單位，對這些文件資料進(jìn)行妥善保管，同時需準(zhǔn)確填寫保管期限及申報負(fù)責(zé)人、工程負(fù)責(zé)人等相關(guān)信息，確保林業(yè)科研檔案與科研活動能夠做到同步規(guī)劃、同步落實(shí)。以便在后期科研工作中能夠及時找到相關(guān)資料，為其提供重要參考依據(jù)。

（作者單位：152300黑龍江省海倫市林業(yè)和草原局）