高職院校離退休檔案信息化管理的探討

楊艷麗 張海東

[摘? ? 要] 隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的不斷進(jìn)步，高職院校離退休人員逐年增加，而離退休人員的檔案管理也面臨新的問(wèn)題。如何提高高職院校離退休工作人員的檔案管理水平，建立完善的離退休人員檔案管理制度，是信息時(shí)代離退休管理工作科學(xué)化和規(guī)范化的重要內(nèi)容。

[關(guān)鍵詞] 高職院校;離退休人員;檔案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 13. 061

[中圖分類(lèi)號(hào)] G271? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]? A? ? ? [文章編號(hào)]? 1673 - 0194（2019）13- 0143- 03

0? ? ? 引? ? 言

信息化是以現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)為基礎(chǔ)，對(duì)所研究對(duì)象各要素匯總至數(shù)據(jù)庫(kù)，供特定人群生活、工作、學(xué)習(xí)、輔助決策等和人類(lèi)信息相關(guān)的各種行為相結(jié)合的一種技術(shù)。使用該技術(shù)后，可以極大地提高各種行為的效率，為推動(dòng)人類(lèi)社會(huì)進(jìn)步提供極大的技術(shù)支持。

檔案管理信息化是指在檔案管理活動(dòng)中，全面應(yīng)用電子信息技術(shù)，并由國(guó)家行政管理部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一組織規(guī)劃的過(guò)程。檔案信息化管理是一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為信息化的檔案信息，以信息化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

隨著信息化迅速發(fā)展，如何改變高職院校離退休檔案的傳統(tǒng)管理模式，建立數(shù)字化、信息化的檔案管理模式，進(jìn)一步改進(jìn)離退休檔案管理工作，對(duì)提升離退休檔案管理的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，提高離退休檔案信息的利用效率，創(chuàng)新高職院校離退休管理工作，改進(jìn)高職院校離退休管理服務(wù)工作具有重要意義。

1? ? ? 高職院校離退休檔案管理存在的問(wèn)題

1.1? ?高職院校對(duì)離退休檔案信息化管理缺乏足夠重視

隨著國(guó)家對(duì)電子檔案管理工作的重視，要求電子檔案管理在符合滿(mǎn)足電子檔案真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性的管理要求的同時(shí)，應(yīng)進(jìn)一步達(dá)到功能完善、適度前瞻。目前，離退休人員檔案管理信息化已成為檔案管理工作的重要組成部分。而高職院校對(duì)離退休檔案信息化管理認(rèn)識(shí)不夠充分，對(duì)檔案信息化管理模式缺乏系統(tǒng)的深入研究，普遍認(rèn)為離退休檔案管理僅僅是輔助性工作，其基本功能只是被動(dòng)接受離退休人員檔案，提供相應(yīng)地保管措施，從而忽視了離退休檔案管理工作的潛在價(jià)值。同時(shí)，對(duì)高職院校離退休檔案管理工作的評(píng)價(jià)體系集中在檔案的信息保存的有效性、安全性方面，不重視信息資源價(jià)值的開(kāi)發(fā)，并且錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案信息化管理只是將相應(yīng)地紙質(zhì)檔案通過(guò)各種手段轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，忽視了離退休檔案管理信息化對(duì)高職院校發(fā)展的積極作用，導(dǎo)致離退休檔案信息化建設(shè)發(fā)展緩慢。

1.2? ?高職院校離退休檔案管理制度不健全

隨著高職院校離退休人員數(shù)量的逐年增長(zhǎng)，檔案信息化管理已成為學(xué)院離退休管理工作的一項(xiàng)重要職能。隨著老齡化社會(huì)進(jìn)程的加劇，離退休人員相關(guān)的各類(lèi)薪資信息、醫(yī)療保險(xiǎn)、養(yǎng)老保險(xiǎn)、黨組織關(guān)系轉(zhuǎn)接及各類(lèi)社區(qū)活動(dòng)等都需要完善高效的信息管理手段進(jìn)行歸納、整理。只有具備完善的離退休檔案管理制度，才能更好地提高離退休人員管理的效率和質(zhì)量。檔案管理制度不健全，管理效率低下，信息化管理缺乏體制配套，發(fā)展受到局限，嚴(yán)重影響了高職院校離退休管理工作的服務(wù)水平和資料管理，不利于離退休部門(mén)檔案資料的保存和利用。

1.3? ?高職院校離退休檔案管方式方法落后

當(dāng)前，高職院校離退休檔案信息化管理主要依靠原始的紙質(zhì)檔案的歸納、整理，但對(duì)數(shù)字化檔案管理缺乏明確認(rèn)識(shí)，沒(méi)有建立相應(yīng)的電子化檔案管理制度，導(dǎo)致檔案內(nèi)容不夠完整和全面，缺乏完善的電子檔案交接流程，電子版檔案移交比較混亂，影響離退休人員檔案的完整度和精準(zhǔn)度。在離退休檔案信息化操作過(guò)程中，信息的采編、收錄、增加、修改等工作，沒(méi)有明確崗位，專(zhuān)人負(fù)責(zé)。在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，未建立嚴(yán)格的檔案使用制度，沒(méi)有嚴(yán)格規(guī)定檔案借閱、復(fù)制的要求，工作人員權(quán)責(zé)不明晰，經(jīng)常出現(xiàn)將檔案信息透露給無(wú)關(guān)人員，人為造成信息泄露，違反檔案工作紀(jì)律，使檔案管理工作陷入被動(dòng)局面。

1.4? ?高職院校離退休檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化程度低

檔案管理信息化的終極目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案信息在互聯(lián)網(wǎng)上共享，方便利用。實(shí)現(xiàn)檔案信息化，必須要先建立檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)。不建立檔案系統(tǒng)信息化的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，就不可能實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化和信息化。高職院校離退休檔案信息化建設(shè)方面缺乏統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化意識(shí)。檔案信息化建設(shè)的基本目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化信息的無(wú)損生成、快捷傳遞、永久保存、使用共享等安全管控。當(dāng)前高職院校離退休檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)滯后，電子文檔的歸檔存在問(wèn)題。受眾多因素的影響及條件限制，使得高職院校檔案信息發(fā)展進(jìn)程比較緩慢，學(xué)院離退休管理部門(mén)還未采用專(zhuān)業(yè)的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，這使得在實(shí)際工作中離退休檔案信息化流程停滯不前，極大地降低了工作效率。沒(méi)有完善的離退休檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案管理模式陳舊，無(wú)法進(jìn)行檔案信息的查詢(xún)及檢索。隨著高職院里退休人員的逐年增多，產(chǎn)生了大量的離退休人員檔案原始資料，然而這些資料無(wú)法及時(shí)進(jìn)行電子化而兼容到離退休檔案管理信息系統(tǒng)中，造成了查詢(xún)、檢索的不便，無(wú)法感受到信息化給離退休工作帶來(lái)的便利。

1.5? ?高職院校離退休檔案信息化管理基礎(chǔ)建設(shè)薄弱

軟件和硬件設(shè)備是高職院校離退休檔案管理信息化發(fā)展的基礎(chǔ)，也是高職院校離退休檔案信息化管理的具體體現(xiàn)。當(dāng)前學(xué)院離退休管理部門(mén)沒(méi)有配備專(zhuān)門(mén)的檔案辦公、整理、閱覽用房和檔案庫(kù)房。硬件方面雖然配備了計(jì)算機(jī)、一體機(jī)等基礎(chǔ)辦公設(shè)施，但高性能服務(wù)器、快速掃描儀等專(zhuān)用器材添置仍然不能滿(mǎn)足需求，老舊設(shè)備升級(jí)不及時(shí)。高職院校網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、檔案數(shù)字化設(shè)備落后，缺乏相關(guān)專(zhuān)門(mén)軟件管理系統(tǒng)，不能夠滿(mǎn)足離退休檔案信息化管理的要求，基層設(shè)施配備嚴(yán)重落后。

1.6? ?高職院校離退休檔案管理人員綜合素質(zhì)不足

檔案管理人員的管理觀念和綜合能力是離退休檔案管理信息化的根本基礎(chǔ)。隨著高職院校離退休人員的數(shù)量逐年增多，檔案利用率加大，同時(shí)離退休管理部門(mén)工作人員數(shù)量少，檔案管理信息化專(zhuān)業(yè)水平低，使檔案管理工作面臨著越來(lái)越多的問(wèn)題。首先是思想認(rèn)識(shí)不夠：高職院校離退休部門(mén)工作人員的管理觀念比較落后，認(rèn)為數(shù)字化管理方式使用起來(lái)不方便，技術(shù)難學(xué)，對(duì)于使用各類(lèi)軟件管理系統(tǒng)采取消極抵抗的態(tài)度;其次，相關(guān)管理人員不具備先進(jìn)的管理觀念，沒(méi)有接受過(guò)正規(guī)培訓(xùn)，使得離退休檔案信息化管理停滯于原始紙質(zhì)檔案管理水平;第三，由于離退休管理工作量的逐年增加，離退休管理工作人員期待值和主動(dòng)性不高，對(duì)工作職責(zé)的理解也局限于傳統(tǒng)的照章辦事、因循守舊;此外，部分離退休管理工作人員檔案素質(zhì)不足，缺乏積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)態(tài)度，習(xí)慣采取邊干邊學(xué)的方式，逐漸積累經(jīng)驗(yàn)，缺乏系統(tǒng)性的培訓(xùn)。

因此，檔案信息化管理既需要政治素質(zhì)好的檔案管理人員，也需要掌握網(wǎng)絡(luò)通訊和自動(dòng)化等現(xiàn)代信息技術(shù)的專(zhuān)業(yè)人員。但受高職院校傳統(tǒng)體制、編制的影響，離退休管理部門(mén)難以配備受過(guò)檔案專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的人來(lái)管理檔案工作。

2? ? ? 完善高職院校離退休人員檔案管理的對(duì)策

2.1? ?加強(qiáng)高職院校離退休檔案的管理意識(shí)

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，高職院校離退休檔案管理工作過(guò)程中也將不斷面臨新的挑戰(zhàn)。目前高職院校離退休檔案管理的主要矛盾是管理工作還停留在原先發(fā)展水平，與時(shí)代發(fā)展中檔案管理工作不斷增長(zhǎng)的需求不相適應(yīng)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作方式已難以達(dá)到新時(shí)代發(fā)展中檔案信息化管理的實(shí)際需求，對(duì)離退休檔案管理改革勢(shì)在必行。高職院校離退休管理部門(mén)要確實(shí)提高對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)知水平，加強(qiáng)對(duì)離退休人員檔案管理的力度，從而帶動(dòng)離退休管理部門(mén)對(duì)檔案管理信息化的重視。加強(qiáng)高職院校和個(gè)人對(duì)離退休檔案管理信息化的認(rèn)知，可以促進(jìn)離退休人員不斷學(xué)習(xí)和提高個(gè)人的檔案管理水平，為學(xué)院離退休檔案信息化工作提供有力的保障。

2.2? ?建立完善的高職院校離退休檔案管理制度

高職院校離退休檔案管理的內(nèi)容包括健全管理制度和完善監(jiān)督制度，并且符合信息化建設(shè)要求的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范?？茖W(xué)合理的高職院校檔案信息化管理體制，是離退休部門(mén)開(kāi)展各項(xiàng)工作的基本保障。檔案管理制度內(nèi)容應(yīng)包含對(duì)離退休工作及人員相關(guān)檔案的收集、整理、歸檔、保管、移交、借閱等多個(gè)方面。離退休人員的檔案存檔分電子版和紙質(zhì)版兩種方式，以便查找及歸類(lèi)。檔案信息化管理應(yīng)當(dāng)符合真實(shí)性、有效性、時(shí)效性的管理要求，數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)收集齊全，電子版應(yīng)當(dāng)保持原貌納入檔案管理信息化系統(tǒng)并統(tǒng)一管理保存。

2.3? ?豐富高職院校離退休檔案管理方式方法

進(jìn)一步完善高職院校退休人員檔案交接制度。一是離退休管理部門(mén)在學(xué)院各單位工作人員退休時(shí)，通過(guò)相關(guān)管理部門(mén)獲得該人員的個(gè)人材料，并通過(guò)退休人員本人填寫(xiě)《退休人員個(gè)人情況登記表》，豐富學(xué)院退休人員個(gè)人的相關(guān)材料及家庭狀況、住址和聯(lián)系方式，以便退休人員離開(kāi)工作崗位后，仍能和原單位保持聯(lián)系。二是離退休管理部門(mén)設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)離退休人員檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的管理和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)庫(kù)資料完整無(wú)差錯(cuò)，方便隨時(shí)更新、及時(shí)查找及增減離退休人員資料。三是離退休檔案借閱、歸還、復(fù)制都應(yīng)有完整記錄，方便及時(shí)歸檔，避免檔案出現(xiàn)丟失及信息泄露。四是電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)功能完善、適度前瞻，滿(mǎn)足電子檔案真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性的管理要求。通過(guò)信息化的管理方式，進(jìn)一步提升高職院校離退休人員檔案管理的精準(zhǔn)度，確保離退休管理服務(wù)工作效率，有效保障離退休人員應(yīng)該享有的生活質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)。

2.4? ?推動(dòng)高職院校離退休檔案管理信息化管理建設(shè)

構(gòu)建高職院校離退休檔案信息化管理，并不是要摒棄傳統(tǒng)的檔案管理模式，而是由傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案保管為主，逐漸過(guò)渡到數(shù)字檔案管理和軟件應(yīng)用為主的管理模式和工作方式。在信息化管理模式下，既要保質(zhì)保量管理好紙質(zhì)檔案，又要采取信息化手段提供檔案的服務(wù)利用。信息化管理模式和紙質(zhì)檔案管理模式相比，紙質(zhì)檔案的真實(shí)性更強(qiáng)，安全性更高，管理流程也相對(duì)簡(jiǎn)單。但是，紙質(zhì)檔案不能滿(mǎn)足工作需求的弊端也十分明顯，主要體現(xiàn)在紙質(zhì)檔案空間占有率高，損耗大，閱讀效率低，檔案遺失率高，檔案?jìng)浞堇щy，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的分析和利用等方面，需要通過(guò)信息化的管理模式來(lái)彌補(bǔ)。

高職院校離退休檔案信息化管理工作，通過(guò)建立完善的學(xué)院離退休人員檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，加強(qiáng)檔案管理工作和信息化技術(shù)的融合。高職院校離退休人員的個(gè)人信息除了有完整的紙質(zhì)材料，還應(yīng)建立完整的電子版檔案在離退休人員總數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)存檔，包括工作期間的個(gè)人資料及退休后的健康醫(yī)療、興趣愛(ài)好及家庭情況，力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。通過(guò)信息化手段不但能降低離退休管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提高工作效率，還能讓查閱檔案的人高效快速地獲取信息。對(duì)離退休檔案管理可以按照慣例需求靈活排序、提取信息。備份時(shí)使用電子存儲(chǔ)設(shè)備即可，隨時(shí)存檔隨時(shí)備份，節(jié)省空間，操控靈活，提高檔案管理水平。突破高職院校離退休實(shí)體檔案管理封閉被動(dòng)的局限，通過(guò)信息化手段實(shí)現(xiàn)檔案信息共享和數(shù)據(jù)分析，為科學(xué)決策提供可靠依據(jù)。

2.5? ?改善高職院校離退休檔案管理軟硬件設(shè)施水平

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，儀器設(shè)備更新速度逐漸加快。相對(duì)于其他業(yè)務(wù)部門(mén)，離退休管理工作更應(yīng)該明確業(yè)務(wù)重點(diǎn)，在確保信息安全的前提下，針對(duì)老舊設(shè)備進(jìn)行升級(jí)，充分利用現(xiàn)有辦公設(shè)施，規(guī)范統(tǒng)一各部門(mén)各區(qū)域系統(tǒng)信息應(yīng)用，做到信息同步、標(biāo)準(zhǔn)一致，方便離退休檔案信息的維護(hù)和更新，同時(shí)應(yīng)設(shè)立各級(jí)軟件使用權(quán)限，確保檔案管理的保密性和安全性。盡管檔案管理網(wǎng)絡(luò)的設(shè)計(jì)、完善及推廣過(guò)程存在各類(lèi)不確定因素，但作為離退休檔案管理方法的唯一出路，我們必須緊跟網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的信息變革步伐，推動(dòng)辦公信息化、自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)高職院校間離退休檔案管理的信息同步統(tǒng)一的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)。

2.6? ?提升高職院校離退休檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

一個(gè)合格的檔案管理人員除應(yīng)具備熟練使用計(jì)算機(jī)、檔案管理軟件的能力，還需要理解檔案管理規(guī)范、對(duì)檔案信息價(jià)值有獨(dú)到的見(jiàn)解并具備一定的知識(shí)更新能力。高職院校離退休部門(mén)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)、技能的培訓(xùn)，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，具備多元化、開(kāi)放化與先進(jìn)化的檔案管理理念，全面提高現(xiàn)有離退休人員檔案數(shù)據(jù)的利用效率及質(zhì)量。為了提高學(xué)院離退休檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，定期給予檔案管理的信息化培訓(xùn)，加快和完善離退休管理部門(mén)檔案管理的信息化建設(shè)。因此，加強(qiáng)高職院校離退休人員檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，需要加強(qiáng)管理人員的引進(jìn)和培養(yǎng)，促進(jìn)院校離退休人員檔案管理部門(mén)的工作更有成效。

3? ? ? 結(jié)? ? 語(yǔ)

總之，高職院校離退休檔案管理信息化是離退休管理工作的大勢(shì)所趨。隨著高職院校退休人員的逐年遞增，離退休人員檔案管理的重要性日益凸顯，通過(guò)數(shù)字化管理手段，將離退休人員檔案資源轉(zhuǎn)化為信息資源，服務(wù)于離退休人員管理，有利于提高工作效率，提升離退休檔案管理規(guī)范化水平，為高職院校離退休管理工作的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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