新形勢(shì)下企業(yè)辦公室管理效能的研究

蘭瑛

[摘? ? 要] 公司或者集團(tuán)公司辦公室管理效能的高低，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)是否能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)有著重要的影響，代表著組織管理層的形象因此也決定著企業(yè)文化和組織的整體管理水平。新形勢(shì)下，企業(yè)辦公室管理工作面臨著更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，必須對(duì)辦公室管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，才能實(shí)現(xiàn)辦公室管理水平的提升，協(xié)同各部門(mén)資源達(dá)成組織目標(biāo)，從而為促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展與提高奠定良好的基礎(chǔ)。文章主要對(duì)新形勢(shì)下企業(yè)辦公室管理工作的實(shí)際情況及提升企業(yè)辦公室管理效能的措施進(jìn)行了分析。

[關(guān)鍵詞] 企業(yè);辦公室;協(xié)同;管理效能

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 13. 038

[中圖分類(lèi)號(hào)] F272.9? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]? A? ? ? [文章編號(hào)]? 1673 - 0194（2019）13- 0088- 02

0? ? ? 引? ? 言

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，行業(yè)轉(zhuǎn)型、產(chǎn)業(yè)升級(jí)進(jìn)程不斷加快，同時(shí)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，這樣的背景下，企業(yè)若想獲得更好的生存與長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，必須加快改革進(jìn)程。同時(shí)，公司尤其是集團(tuán)公司辦公室管理具有較強(qiáng)的綜合性管理職能，辦公室管理的職責(zé)范圍也相對(duì)豐富，需要對(duì)公司重大決策事項(xiàng)和重要工作進(jìn)行部署、檢查、跟進(jìn)、協(xié)調(diào)和落實(shí)，對(duì)內(nèi)、對(duì)外代表企業(yè)形象，影響企業(yè)文化和組織的整體管理水平，必須給予充分重視。新形勢(shì)下，應(yīng)根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，合理開(kāi)展辦公室管理工作，并充分發(fā)揮辦公室管理工作的作用，促進(jìn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

1? ? ? 辦公室管理的作用

1.1? ?“協(xié)同左右”

辦公室主要圍繞高層的決策部署，負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)部部門(mén)、外部單位、政府機(jī)構(gòu)等之間的溝通與協(xié)調(diào)，是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)工作得以有序、高效開(kāi)展的協(xié)調(diào)者。協(xié)同多個(gè)部門(mén)資源，團(tuán)結(jié)統(tǒng)一完成組織目標(biāo)。具體來(lái)說(shuō)，對(duì)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門(mén)之間的關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)，為促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展建立良好內(nèi)部環(huán)境;對(duì)平級(jí)單位、上級(jí)單位、政府機(jī)構(gòu)等與企業(yè)有關(guān)的外單位進(jìn)行協(xié)調(diào)，構(gòu)建有效合作關(guān)系、良性競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系，為推動(dòng)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展建立良好的內(nèi)外部環(huán)境。

1.2? ?“溝通內(nèi)外”

現(xiàn)代社會(huì)中，企業(yè)每天都要接收大量的信息，這些信息可以幫助企業(yè)更好地制定發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，有利于使企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中獲取更好的生存與發(fā)展。辦公室負(fù)責(zé)重大公務(wù)和商務(wù)接待、協(xié)調(diào)政府機(jī)構(gòu)的關(guān)系等，建立有效的溝通機(jī)制，確保信息傳達(dá)的暢通性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性，從而為企業(yè)決策及其運(yùn)行提供有效的指導(dǎo)，是確保企業(yè)各項(xiàng)工作得以順利開(kāi)展的前提與基礎(chǔ)。企業(yè)辦公室管理過(guò)程中，應(yīng)創(chuàng)建良好的溝通環(huán)境，建立完善的溝通機(jī)制，構(gòu)建科學(xué)化、現(xiàn)代化的信息網(wǎng)絡(luò)，確保信息的順利、有效傳達(dá)。信息溝通過(guò)程中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，力求客觀、真實(shí)地反映信息，從而保障信息的暢通性、安全性、準(zhǔn)確性，使得企業(yè)及時(shí)掌握動(dòng)態(tài)的內(nèi)外部環(huán)境因素變化，準(zhǔn)確調(diào)整企業(yè)發(fā)展和經(jīng)營(yíng)策略。

1.3? ?“承上啟下”

辦公室既要完成企業(yè)管理者下達(dá)的各項(xiàng)計(jì)劃工作任務(wù)，又要保障與各部門(mén)建立和諧的工作關(guān)系，在管理的同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)有效溝通，避免空白管理和重復(fù)管理造成時(shí)間、人力成本的浪費(fèi)，以進(jìn)一步提升管理效率[1]。在企業(yè)中，可以將辦公室當(dāng)作一個(gè)信息范圍大、接觸面廣的綜合管理機(jī)構(gòu)，上傳下達(dá)是其一項(xiàng)重要職責(zé)。通過(guò)搜集相關(guān)的信息，并制定多種備用方案，提出建設(shè)性的、合理的參考意見(jiàn)，為企業(yè)管理層提供有效、全面的決策依據(jù)，做企業(yè)管理者的參謀和助手，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高奠定良好的基礎(chǔ)。同時(shí)，及時(shí)向下傳達(dá)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示，以保障企業(yè)各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，完成企業(yè)預(yù)期目標(biāo)。

1.4? ?“破墻補(bǔ)位”

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，只有辦公室管理者準(zhǔn)確地把握自身管理職責(zé)，才能確保辦公室管理效能得到充分的發(fā)揮。辦公室管理工作中，不僅要完成企業(yè)管理者下達(dá)的任務(wù)，還要確保內(nèi)部各部門(mén)之間的工作關(guān)系和諧。在實(shí)施管理的同時(shí)加強(qiáng)內(nèi)部各部門(mén)之間的聯(lián)系，打破“部門(mén)墻”的阻礙，合理有效部署工作，避免重復(fù)管理、空白管理而導(dǎo)致的人力、時(shí)間浪費(fèi)，從而實(shí)現(xiàn)組織管理效率的提高。

2? ? ? 新形勢(shì)下企業(yè)辦公室管理的優(yōu)化思路

2.1? ?創(chuàng)新辦公室管理觀念

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)管理中也納入了諸多新思想與新方法，這就給辦公室管理工作提出了更高的要求。因此，必須創(chuàng)新企業(yè)辦公室管理的觀念，充分考慮企業(yè)實(shí)際情況，確保辦公室管理的預(yù)見(jiàn)性、計(jì)劃性、全面性，建立健全管理機(jī)制，才能在競(jìng)爭(zhēng)日趨激勵(lì)的市場(chǎng)環(huán)境中得到更好的生存與發(fā)展。不斷創(chuàng)新辦公室管理工作的思路，優(yōu)化辦公室管理工作的方法，深入挖掘崗位的潛在價(jià)值，充分調(diào)動(dòng)并有效利用員工的創(chuàng)造性、積極性，并通過(guò)制度的約束作用，確保辦公室管理工作的切實(shí)落實(shí)。只有對(duì)辦公室管理理念進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)企業(yè)制度規(guī)范、企業(yè)文化進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，才能為企業(yè)生產(chǎn)、運(yùn)營(yíng)及其發(fā)展提供新的生機(jī)和活力。

2.2? ?完善辦公室管理制度

企業(yè)應(yīng)建立健全長(zhǎng)效管理制度，以規(guī)范約束內(nèi)部行為，實(shí)現(xiàn)辦公室管理效能的提高。通過(guò)應(yīng)用健全的辦公室管理制度，來(lái)對(duì)實(shí)際辦公室管理工作進(jìn)行規(guī)范，有利于調(diào)動(dòng)員工的主動(dòng)性與積極性，從而為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。除了辦公室內(nèi)部管理制度外，還應(yīng)圍繞黨委、董事會(huì)、經(jīng)理層在公司的功能定位和運(yùn)行情況，制訂一個(gè)頂層文件《公司章程》以及黨委會(huì)、董事會(huì)、總經(jīng)理三個(gè)《工作規(guī)程》，針對(duì)這四個(gè)文件細(xì)化現(xiàn)代企業(yè)制度“1+3”權(quán)責(zé)關(guān)系表，明確各自在決策、執(zhí)行、監(jiān)督環(huán)節(jié)中的權(quán)責(zé)和工作方式，制定完善公司各治理主體的責(zé)權(quán)清單和工作機(jī)制。

2.3? ?改善辦公室管理作風(fēng)

對(duì)企業(yè)辦公室管理工作來(lái)說(shuō)，工作作風(fēng)的優(yōu)良與否，直接影響著辦公室管理效能。良好的工作作風(fēng)，可以增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力、提高工作效率。基于這樣的原因，員工應(yīng)不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，以實(shí)現(xiàn)自身能力的提高，包括協(xié)調(diào)辦事能力、綜合分析能力、組織管理能力等，只有這樣，才能確保辦公室管理的效能。除此之外，辦公室工作人員、管理人員，均要加強(qiáng)對(duì)本職工作的研究，具備創(chuàng)新精神，從而在實(shí)際工作中，能夠勇于開(kāi)拓辦公室管理新局面，建立并不斷完善優(yōu)質(zhì)高效、信息靈敏、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的辦公室管理機(jī)制和工作作風(fēng)，不僅能促進(jìn)辦公室管理效能的進(jìn)一步提高，還能促進(jìn)企業(yè)文化的傳播。

2.4? ?提高辦公室管理水平

企業(yè)辦公室管理是一項(xiàng)復(fù)雜的、系統(tǒng)型的工作，涉及企業(yè)內(nèi)部的全部資源及各種活動(dòng)。正確處理管理決策、管理機(jī)制、管理對(duì)象、管理規(guī)范、“以人為本”管理理念之間的關(guān)系，是提高信息收集處理、日常接待、公文收發(fā)、管理層會(huì)前準(zhǔn)備及會(huì)后部署等日常管理工作效率的重要前提，也是提高管理效能、辦公室管理效益、促進(jìn)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的基礎(chǔ)。以企業(yè)實(shí)際情況為根據(jù)，充分挖掘辦公室人員的內(nèi)在潛能，充分發(fā)揮其積極性，創(chuàng)新管理方法，高效完成管理者布置的任務(wù)，是提高辦公室管理效能的有效手段。

3? ? ? 新形勢(shì)下企業(yè)辦公室管理效能的提高策略

3.1? ?提高辦公室人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

提高辦公室工作人員、管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與綜合能力，是確保辦公室管理效能的重要前提與基礎(chǔ)。同時(shí)，只有這樣，才能更好地協(xié)助企業(yè)管理者開(kāi)展辦公室管理的相關(guān)工作。不斷提高辦公室人員的整體素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)辦公室管理效能的不斷提高。為了提高辦公室人員的整體素質(zhì)，可以綜合應(yīng)用自學(xué)、再教育、崗位培訓(xùn)等方式，調(diào)動(dòng)員工的參與性、積極性，并要引導(dǎo)員工根據(jù)自己的崗位，建立良好的職業(yè)規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值、自我價(jià)值的完美統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)個(gè)人與企業(yè)的共同發(fā)展。

3.2? ?有機(jī)結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)與辦公室管理

在企業(yè)中，為實(shí)現(xiàn)辦公室管理效能的提高，應(yīng)將其與企業(yè)業(yè)務(wù)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，將企業(yè)發(fā)展目標(biāo)作為根據(jù)，以實(shí)現(xiàn)利益最大化為目標(biāo)，促進(jìn)企業(yè)業(yè)務(wù)與辦公室管理的協(xié)同發(fā)展。為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的規(guī)范管理，管理者應(yīng)全面掌握本行業(yè)的相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度以及行業(yè)行規(guī)，同時(shí)還要實(shí)時(shí)分析市場(chǎng)動(dòng)向以及市場(chǎng)發(fā)展趨勢(shì)，深入研究行業(yè)辦公室管理模式，致力于業(yè)務(wù)知識(shí)、技能的不斷提高。有機(jī)結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)與辦公室管理，可以促進(jìn)企業(yè)業(yè)務(wù)工作的進(jìn)一步發(fā)展，同時(shí)也有利于辦公室管理機(jī)制的完善，從而可以為推動(dòng)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

3.3? ?建立學(xué)習(xí)型辦公室

建立學(xué)習(xí)型辦公室是順應(yīng)信息時(shí)代、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的與時(shí)俱進(jìn)的必然要求，是企業(yè)建立學(xué)習(xí)型組織的重要組成部分，也是提高辦公室管理效能、創(chuàng)新能力的主要手段。以企業(yè)辦公室實(shí)際情況及其特征為根據(jù)，并與崗位職責(zé)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，定期組織學(xué)習(xí)活動(dòng)，將各種知識(shí)、崗位要求、行為規(guī)范以及企業(yè)價(jià)值觀轉(zhuǎn)變?yōu)閸徫荒芰Α⒐餐妇凹白杂X(jué)行動(dòng)。建立學(xué)習(xí)型辦公室，通過(guò)學(xué)習(xí)，達(dá)到信息的交流、反饋與共享，從而為企業(yè)及個(gè)人的發(fā)展提供有力的保障。此外，經(jīng)過(guò)學(xué)習(xí)之后，也可以采取考核，并適當(dāng)給予獎(jiǎng)懲，以確保員工的積極性，并在辦公室內(nèi)部建立良性的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境。例如，企業(yè)可以運(yùn)用一些業(yè)務(wù)考試、業(yè)務(wù)評(píng)測(cè)、業(yè)績(jī)考核等方式，來(lái)讓那些敢于創(chuàng)新、了解業(yè)務(wù)、掌握技術(shù)、有效管理的企業(yè)員工得到他們需求的崗位和待遇，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)崗位的公平競(jìng)爭(zhēng)[2]。

3.4? ?加強(qiáng)辦公室的監(jiān)督職能

企業(yè)辦公室管理工作開(kāi)展過(guò)程中，首先是建立規(guī)范的辦公室管理工作秩序，確保政令暢通、有效指揮、科學(xué)決策。其次，辦公室管理具有監(jiān)督的重要職責(zé)。辦公室對(duì)組織內(nèi)部的部門(mén)尤其是對(duì)管理職能部門(mén)有督察、督辦的職責(zé)，組織通過(guò)這種授權(quán)與檢查、局部與整體之間的督察、督辦，使得各部門(mén)能有機(jī)結(jié)合、有效運(yùn)行，這是確保企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)、重點(diǎn)任務(wù)、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃得以充分落實(shí)的關(guān)鍵所在?；诖耍k公室管理應(yīng)以企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、工作重心為核心，建立高效、合理的監(jiān)督機(jī)制。

4? ? ? 結(jié)? ? 語(yǔ)

綜上所述，辦公室管理是企業(yè)管理工作中的重要組成部分，在企業(yè)中，辦公室具有協(xié)同左右、溝通內(nèi)外、承上啟下、破墻補(bǔ)位的重要作用，直接影響著企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)是否能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，應(yīng)通過(guò)創(chuàng)新辦公室管理觀念、完善辦公室管理制度、改善辦公室管理作風(fēng)、提高辦公室管理水平的措施，實(shí)現(xiàn)辦公室管理工作的優(yōu)化，并要采取提高辦公室人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、有機(jī)結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)與辦公室管理、建立學(xué)習(xí)型辦公室、加強(qiáng)辦公室的監(jiān)督職能等策略，提高組織的管理效能，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

[1]何春燕.關(guān)于企業(yè)辦公室管理創(chuàng)新的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（8）：18，20.

[2]單瑩，王璨，葉柳.新形勢(shì)下企業(yè)辦公室管理效能的研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（22）：11.