試析城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題

呂燕萍

摘要：在檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，能夠?qū)⒃据^為繁瑣費(fèi)事的管理工作進(jìn)行簡(jiǎn)化，在保證檔案資料完整性的同時(shí)，降低檔案工作的管理難度。不過在檔案管理數(shù)字化建設(shè)中仍存在諸多不足，本文就將對(duì)這些問題進(jìn)行分析，并提出合理的解決措施。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化建設(shè) 檔案管理 解決措施

在城市化進(jìn)程不斷深入的今天，城建檔案信息量也在逐漸增加，這使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)今發(fā)展需求，必須運(yùn)用數(shù)字化的管理手段做到與時(shí)俱進(jìn)，提高管理效率，從而為社會(huì)提供更好的服務(wù)。

一、城建檔案數(shù)字化技術(shù)

（一）數(shù)字化技術(shù)。數(shù)字化技術(shù)是以計(jì)算機(jī)軟硬件、協(xié)議、周邊設(shè)備等為基礎(chǔ)的一種集中技術(shù)，主要是對(duì)信息展開感知、定量、處理、控制、傳遞及存儲(chǔ)工作。在檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，能夠?qū)⒃械募堎|(zhì)文件轉(zhuǎn)化成數(shù)字形式存入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，這種存管方式能夠延長(zhǎng)紙質(zhì)文件的存儲(chǔ)時(shí)間，保證檔案資料的安全性、完整性。

（二）城建檔案分類。目前，結(jié)合數(shù)字化發(fā)展要求，城建檔案中需要轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案的主要有科技檔案、文書檔案和照片檔案這三種。其中科技檔案中涵蓋了城建的基礎(chǔ)資料、生產(chǎn)活動(dòng)資料等;文書檔案中包含國(guó)家及黨制定的相關(guān)政策;而照片檔案則是城建現(xiàn)場(chǎng)施工照片、項(xiàng)目照片以及各種可以反映建設(shè)活動(dòng)的照片。

（三）數(shù)字化文件的要求。對(duì)于數(shù)字化文件來說，在編輯過程中既要保證影像的清晰度，不能存在雜點(diǎn)或黑邊的情況。還需減少圖像傾斜情況的發(fā)生，盡可能讓傾斜角度在1度以內(nèi)。最大的傾斜范圍不可超過半個(gè)字。

二、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義

傳統(tǒng)城建檔案管理工作的開展主要以人工作業(yè)方式為主，在信息查閱和檢索上存在諸多問題，且利用人工管理還會(huì)使信息整合期間存在丟失、損毀等現(xiàn)象。另外，傳統(tǒng)城建檔案管理中，由于管理內(nèi)容繁多，管理事項(xiàng)較為繁雜，造成了大量的人力物力損耗，帶來了較大的成本支出。又由于管理體系的缺失，檔案資料的深度和廣度得不到提升，且各項(xiàng)資料數(shù)據(jù)較為分散，很難進(jìn)行有效整合，這種情況不僅導(dǎo)致城建檔案管理難度的增加，而且在資料存儲(chǔ)上也占用了較大空間，不利于查找和利用。而使用數(shù)字化技術(shù)卡主檔案管理工作，則能夠解決上述問題。利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，能夠更好的實(shí)行資料數(shù)據(jù)的整理、分析和處理，提高資源共享效率，增大檔案資料利用率。

三、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的問題

（一）資金投放力度不足。檔案數(shù)字化建設(shè)所需的硬件設(shè)施相對(duì)較多，如電腦、專業(yè)圖紙掃描儀、輔助性設(shè)備等，同時(shí)還需要建立完善的數(shù)字化管理平臺(tái)，以促進(jìn)檔案管理工作的有序開展。不過在檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，政府給予的資金補(bǔ)助相對(duì)較低，建設(shè)工作中很多硬件設(shè)施無(wú)法制備齊全，且由于城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不足，相應(yīng)的資金補(bǔ)助力度也存在差異性，導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化建設(shè)多集中在一二線城市，三四線城市的建設(shè)效率較低，制約了檔案管理數(shù)字化的普及。

（二）城建檔案管理缺乏專業(yè)人才。城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，需要具備較強(qiáng)計(jì)算機(jī)能力、管理能力的復(fù)合型人才參與工作。不過結(jié)合目前情況來看，很多檔案管理人員并非本專業(yè)人員，或者檔案管理者是從其他部門借調(diào)的人員，自身的管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)相對(duì)較少，很難提升檔案管理數(shù)字化建設(shè)水平。另外，由于管理人員對(duì)于相關(guān)工作缺乏系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和掌握，使得數(shù)字化建設(shè)工作存在諸多問題。

（三）管理機(jī)制缺失。城建檔案數(shù)字化建設(shè)需要建立在標(biāo)準(zhǔn)檔案管理上，以此來發(fā)揮檔案管理的作用，提升城建檔案利用率。不過在數(shù)字化建設(shè)中，由于管理機(jī)制缺失較為嚴(yán)重，對(duì)計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)和應(yīng)用效率較低，使得檔案管理數(shù)字化在實(shí)際使用中存在著較多不匹配、不完善的情況。

（四）安全性較低。檔案管理的安全系數(shù)較低，一方面是由于在檔案數(shù)字化建設(shè)中，所需的資料數(shù)據(jù)會(huì)經(jīng)過很多人員的交接來實(shí)現(xiàn)最終的整合和完善，交接過程中很容易發(fā)生信息泄露、丟失或者破損等情況，加劇了檔案數(shù)字化建設(shè)的不安全性：另一方面則是由于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)等軟硬件設(shè)施的影響，使得數(shù)字化檔案信息在保存和調(diào)取過程中很容易受到黑客、病毒等的攻擊，最終文件信息丟失。

四、城建檔案數(shù)字化建設(shè)的建議

（一）加大管理力度，注重各項(xiàng)資源的投放。政府部門應(yīng)加大對(duì)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重視力度，轉(zhuǎn)變?cè)械臋n案管理理念，將現(xiàn)有的檔案管理模式與數(shù)字化技術(shù)有效結(jié)合起來。再者，加大資金投放力度，做好相應(yīng)的宣傳工作，進(jìn)而構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，提升信息檢索效率。另外，城建部門還需加強(qiáng)專業(yè)設(shè)備、軟件的購(gòu)買，確保配套設(shè)施的完善性，從而保證檔案管理數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量。

（二）強(qiáng)化檔案管理人員素質(zhì)。在信息技術(shù)時(shí)代下，檔案管理人員也將面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。工作人員需要通過不斷學(xué)習(xí)和進(jìn)修來提高自身的整體綜合素質(zhì)水平，掌握更多專業(yè)化的管理知識(shí)和操作技能，并結(jié)合自身情況進(jìn)行不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，確保檔案管理數(shù)字化建設(shè)的高效落實(shí)。另外，城建部門需要增加檔案管理人員的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，增大檔案管理人員對(duì)信息化的掌握程度，打造一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。

（三）完善管理機(jī)制。管理機(jī)制的完善能夠更好的推動(dòng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，通過完善的管理機(jī)制能夠?qū)?shù)字化建設(shè)中各項(xiàng)工作內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督和控制，確保各項(xiàng)配套設(shè)施制備的齊全性，為檔案資料的信息化管理提供幫助。與此同時(shí)，還要對(duì)相關(guān)硬件設(shè)施予以及時(shí)的更新和優(yōu)化，以此來優(yōu)化設(shè)備運(yùn)行系統(tǒng)，保證檔案管理數(shù)字化功效的充分發(fā)揮。

（四）構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系。構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)系統(tǒng)，能夠確保檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的運(yùn)行安全，有效抵御病毒和黑客的攻擊，增強(qiáng)檔案資料存管的安全性，避免損毀、丟失等問題的產(chǎn)生。再者，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系中，應(yīng)采取多樣化的技術(shù)類型來加強(qiáng)資料管理的合理性、規(guī)范性，削弱不安全因素的影響。

在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，一方面要建立完善的管理體系，加大監(jiān)管力度，另一方面還需進(jìn)行不斷的創(chuàng)新與優(yōu)化，提升數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用效率，以此實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)數(shù)據(jù)與現(xiàn)有數(shù)據(jù)的有效結(jié)合，增強(qiáng)城建檔案的完整性、真實(shí)性。