商務溝通理論視閾下“三步寫作法”在商務英語寫作教學中的應用

陳茜

（北部灣大學 國際教育與外國語學院，廣西 欽州）

在商務溝通視域下，商務英語寫作能力被視為商務溝通中最為重要的核心能力之一。商務英語寫作在樹立公司的企業(yè)形象與客戶構筑良好的業(yè)務關系方面扮演著重要的角色。因此，溝通有效性是衡量商務寫作質量的核心標準[1]。良好的商務英語寫作素養(yǎng)和過硬的寫作能力是從事商務活動與溝通必須具備的本領。

一 商務溝通理論下的“三步寫作法”

考特蘭. L.博韋(Courland L. Bovee)和約翰.V. 希爾(John V. Thill )認為提升溝通技能是商務職業(yè)發(fā)展中最為重要的步驟，掌握最恰當?shù)臏贤ǚ椒ň鸵馕吨@得職業(yè)生涯的核心競爭優(yōu)勢。他們的“三步寫作法”通過設立模擬真實的商務職場溝通情境，力求以案例學習的方式指導學生將所學知識應用到商務寫作中，從而有效地提高溝通技能和提升職業(yè)競爭優(yōu)勢?！叭綄懽鞣ā狈譃橛媱濍A段，寫作階段和完成階段三個關鍵步驟。

（一） 計劃階段

在進行商務寫作之前一個重要的步驟就是要做好計劃。博韋(Bovee)和希爾(Thill)認為，在寫作的計劃階段就要對商務寫作時間進行優(yōu)化配置，制定有效的計劃，積極主動地探尋收集受眾的基本信息和相應的 需求[2]，從而清晰地界定寫作目的，確定寫作中心思想。在商務英語寫作的教學過程中，計劃階段就是要求教師有意識地訓練學生對信息的收集，分析與綜合的能力，根據(jù)具體的商務情境來調整寫作思路。

（二） 寫作階段

在商務英語寫作實施階段，博韋(Bovee)和希爾(Thill)指出，寫作要適應受眾，可通過采用換位思考，禮貌，正面強調和非歧視性語言來提高對受眾的敏感性[2]。 寫作要使用對話語氣，簡明的語言和正確的語態(tài)來控制風格。在編寫信息時使用恰當?shù)脑~匯來構造有效的句子，如合理地使用單句和復合句來打造統(tǒng)一和連貫的段落。

（三） 完成階段

商務英語寫作完成階段是對所寫的文本進行質量校對的關鍵階段，需要寫作者有針對性地對寫作語言，內容，風格，語氣，句型的搭配使用，漏掉的部分以及格式等方面進行有效評估和準確的校對。這一階段主要是培養(yǎng)學生對于文本自我修正的能力，需要學生掌握相應的修改方法和校對技巧，養(yǎng)成獨立自主學習和自我修正的好習慣。

二 “三步寫作法”在商務英語寫作教學中的應用

（一） 做好商務寫作之前的計劃

在商務寫作的計劃階段，博韋(Bovee)和希爾(Thill)認為應該首先分析情況，確定目的，建立受眾檔案，關注對方文化、語言、組織等級和地位等行為方式[2]。比如商務寫作中抬頭，該怎么稱呼對方，一定要提前做好功課，明確對方在公司的組織等級地位，在寫作語氣和風格的選擇上也要略有不同，以顯示對對方的尊重。其次是收集信息，確定受眾需求并獲取滿足其需要的信息。在商務寫作過程中，總會發(fā)現(xiàn)學生對于商務寫作任務目標的解讀太過于模糊，以至于不知道如何確定受眾的需求。在面對材料時顯得毫無頭緒，無從下筆，常?；貜偷氖且恍o關緊要的內容，跑題偏題的情況時有發(fā)生。教師在設計商務英語寫作教學任務時，要求學生具有敏銳的洞察能力，學會準確地過濾掉無關緊要的信息，關注與收信人最為相關的重點信息，準確識別對方公司的具體要求，對相關產品內容進行仔細甄別，不能千篇一律，胡亂發(fā)送。商務寫作計劃階段的最后一個步驟是組織信息，確定中心思想，限定范圍，列出內容提綱，為下一步的商務寫作做好內容鋪墊?？傊?，在計劃階段，教師要有意識地培養(yǎng)學生根據(jù)具體的商務情境來調整寫作思路，積極主動收集客戶相關信息，正確識別客戶具體要求的寫作能力。

（二） 重視商務寫作的過程

在商務寫作的過程，博韋(Bovee)和希爾(Thill)提出，要適應受眾，對受眾需要要敏感，可采用換位思考，禮貌，正面強調和非歧視性語言[2]。通過建立可信度和樹立企業(yè)的正面形象來構筑與受眾的良好關系。使用對話語氣、簡明的語言和正確的語態(tài)來控制風格。在編輯信息時使用恰當?shù)脑~匯，才能寫出有效的句子和連貫的段落。在商務溝通中，如果收信人的地位和級別都很高，寫信時要注意禮貌，語氣要正式得體。不要使用隨意或不專業(yè)的表達方式。對人稱的表述也是要格外注意，因為公司的信函雖然是由你來起草的，但是人稱上要注意使用“we”而不是“I”。因為你是作為公司的代表來完成這項任務，這時你代表的是公司行為，而不是個人行為。在商務寫作中，要避免使用過于專業(yè)化，晦澀難懂的的表達方式。為了使收信人能夠快速地掌握你的寫作意圖，務必使用簡明的語言，簡短的結構，表達清晰的句子。在寫作過程中，博韋(Bovee)和希爾(Thill)建議可以通過三個層次來審視寫作是否合格：有力的詞匯，有效的句子和連貫的段落[2]。要把寫作的重點放在詞匯是否得到正確使用，謹慎地選擇有效的專業(yè)詞匯和短語來傳達你的意圖，而不是使用抽象和模糊而又難以理解的詞匯。在商務寫作過程中，可以看到學生是完成了文本寫作，但是通篇卻看不到一個跟專業(yè)相關的詞匯和表達方式，完全沒有任何專業(yè)性可言。在寫作的教學過程中，教師要正確引導學生掌握商務英語寫作專業(yè)的和特有的表達方式。要提醒學生使用最恰當?shù)木湫蛠肀磉_觀點。在商務寫作當中，通常是一個段落表達一個主題內容，為了使寫作內容更加通順和流暢，要選擇合適的詞匯，變換句型，可適當交叉使用簡單句和復合句，合理地變換重復的內容，輔以過渡的表達方式如表示因果關系，比較，轉折等語氣詞把各個觀點和段落進行有效地銜接和轉化，讓收信人更加容易理解你要表達的信息。

（三） 有效地校對寫作內容

商務寫作內容完成后接來下最重要的步驟就是要校訂信息，評價內容，對內容進行編輯，重寫，修改，排版，檢查拼寫等錯誤使之更為完美。當完成了商務寫作任務后，如何檢查寫作的內容是否準確，是否合乎標準這是拋給學生的一大難題。這也是在商務英語教學中，教師時常碰到的難點。校對并不只是教師要做的事情，學生終將要把學過的內容應用于實踐。如何有效地檢查寫作的內容也是學習商務寫作課程必須具備的能力之一，而這種能力也是最能考驗學生日后的業(yè)務能力。授人以魚不如授人以漁，與其教師把修改意見直接發(fā)給學生，不如教授學生掌握基本的修改方法和切實有效的校對技巧，養(yǎng)成自我修正的好習慣。校對的技巧可以從檢查寫作的語言，寫作的內容以及寫作的可讀性這三個方面著手。比如檢查寫作的內容，新聞報道法就是一種比較切實的方法。新聞報道法就是檢查所寫的信息是否回答了這些問題：何人、何事、何時、何地、何故和如何[2]。然后再根據(jù)具體的要求進一步檢查寫作中長短句的搭配使用，段落長度，結構和措辭修飾成分等等。檢查詞匯是否專業(yè)，句型是否簡潔，甚至小到標點符號是否正確，因為標點符號也能夠反映出寫信人基本業(yè)務素質的好壞，細節(jié)有時也能決定成敗。

三 “三步寫作法”對商務英語寫作教學的啟示

商務英語寫作的最終目的還是培養(yǎng)學生進入社會，從事商業(yè)公司業(yè)務，將課堂中所積累的寫作技能付諸實踐[1]。2013年，欽州學院成為教育部首批應用型大學聯(lián)盟理事學校，針對我校的實際，商務英語專業(yè)培養(yǎng)出來的應用型人才就是畢業(yè)后直接在外貿公司就業(yè)的學生。鑒于我校商務英語寫作課時較少，上課內容專業(yè)性強，學生寫作基礎比較薄弱的實際情況，如何高效而又專業(yè)地上好商務英語寫作課并取得積極而實用的教學效果，如何把重要的寫作知識點教給學生，使學生能夠在以后工作中得以學以致用，以下提出幾點建議。

（一） 注重培養(yǎng)學生的跨學科能力

商務英語寫作具有跨學科性的特點。文秋芳（2014）指出商務英語專業(yè)學生作為應用型人才，他們的商務寫作能力必須要強調寫作的交際性和商務性的特點[3]。在商務英語寫作課程設置上，也要兼顧其他課程內容的輸入，做好各個課程之間無縫銜接，實現(xiàn)“融通性”。在商務英語寫作教學中，對學生英漢雙語能力及跨文化能力的培養(yǎng)也是不可忽視的重要環(huán)節(jié)。學生除了學習相關專業(yè)詞匯和句型表達外，還需要對來信的內容進行解讀，良好的英漢雙語轉化能力對商務溝通尤為重要。要增強對外國文化背景的學習，使學生能夠了解并識別商務信函接收人所在國的語言，習俗，禮儀和禁忌等方面的文化差異，掌握相關的跨文化溝通技巧，提高學生的跨文化交際能力。同時，要適當引導學生關注和掌握最新的商務動態(tài)，保持對商務信息敏感度，培養(yǎng)學生的商務思維能力，真正做到語言，專業(yè)和通識教育的有效結合，為日后無障礙商務溝通打下堅實的文化基礎。

（二） 模擬真實商務情境下的教學設計

傳統(tǒng)的商務寫作教學模式不能激發(fā)學生的學習興趣，教學內容陳舊，更偏重語言能力的訓練，寫作實際操練的空間比較小。因此，教師要設計好各個教學環(huán)節(jié)，讓學生能運用所寫的商務知識，在有限的教學時間里去完成相應的學習任務。在實際教學中，教師要從商務溝通的角度出發(fā)，以學生為中心，不斷地激發(fā)學生學習商務寫作的興趣。改變傳統(tǒng)的以教師為中心的授課模式，針對不同的教學內容，不斷地創(chuàng)新和優(yōu)化教學設計，并且有效地利用最新的網絡資源來輔助商務英語寫作教學。綜合利用項目化教學法，案例分析，課堂討論，創(chuàng)造模擬的商務情景等多種教學法并把這些教學法有機地融合在商務寫作過程中。比如我校鼓勵學生參加國際貿易從業(yè)技能綜合實訓（POCIB）比賽，通過實訓軟件，它使學生不再停留在枯燥的理論學習上，而是在模擬商務活動中體驗生動的貿易環(huán)境，掌握相關的溝通技巧，完成相應商務環(huán)節(jié)的各項仿真業(yè)務。

（三） 改變傳統(tǒng)的商務英語寫作批改模式

每一種類型的商務信函幾乎都有自己專有的詞匯和獨特的表達句型。比如建立業(yè)務關系函和簽約函，都有專業(yè)的詞匯以及寫作表達模式。在批改寫作內容時，教師要把批改的重點放在學生是否使用了相關專業(yè)詞匯以及相應的句型，傳達的信息是否準確，是否滿足受眾需求。要擺脫傳統(tǒng)批改英語寫作的思維定勢，從商務溝通的角度出發(fā)，用商務人士專業(yè)眼光來看待學生的寫作內容。即使寫作內容有些小的語法錯誤，但是從商務溝通的角度來看，只要能把信息準確地傳遞給對方，并達到預期的溝通效果，這樣的商務英語寫作仍是成功的。從學生層面上看，學生日后終究要獨立地處理公司的業(yè)務，要學會站在客戶的角度去看待寫作內容，能準確識別客戶來信當中的要求，抓住重點內容，培養(yǎng)自主寫作能力。教師在平時的教學活動中就要培養(yǎng)學生善于發(fā)現(xiàn)文本存在的不足之處以及查缺補漏的能力，并對文本進行相應的修改和校對。教師要在課前設計好寫作質量評價表，設立內容的具體評價標準，讓學生對自己所寫的內容進行自我評價，鼓勵學生間互評，成立學習小組進行評價探討，反饋并提出相應的修改意見，讓學生養(yǎng)成自主校對的好習慣，提高寫作技能從而改進寫作的質量。同時，教師在寫作過程中對學生校對的內容輔以相應的寫作指導建議，讓學生逐漸擺渡依賴教師的心理狀態(tài)，真正做到能力獨立?？傊?，這個階段教學的重點就是要引導學生以批判的眼光評價自己的作文，成為獨立自主，具有分析能力的寫作者[4]。

四 結論

商務英語寫作是公司內外公共關系能力的體現(xiàn)，寫作內容的好壞關系到公司的形象和信譽。在商務溝通理論視閾下，商務寫作從計劃，寫作和完成三個關鍵步驟有效地推進寫作的整個過程。教師在仿真的商務情境中引導學生明確寫作目的，完善寫作過程和校對寫作文本，提升了自主寫作思維能力和商務溝通能力，從而促進了商務英語寫作教學質量的提高。