醫(yī)用高值耗材專購包管理模式探索

■ 周 君 周 力 陳婕卿 千 紅 賈昱晞 山其君 行 辰

醫(yī)用高值耗材管理是現(xiàn)代化醫(yī)院管理的重要組成部分，其管理水平會直接影響醫(yī)院的醫(yī)療安全和質(zhì)量[1]。中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院北京協(xié)和醫(yī)院（以下簡稱“北京協(xié)和醫(yī)院”）借助醫(yī)院資源規(guī)劃重塑耗材管理模式，通過HRP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了常規(guī)高值耗材的精細(xì)化管理，但是臨床使用中還存在需要進(jìn)行特殊管理的耗材，比如骨科手術(shù)所需的成套相關(guān)耗材，其使用需求不穩(wěn)定、專業(yè)性較強(qiáng)，需要根據(jù)每次的手術(shù)類型進(jìn)行成套采購和消耗[2]。為加強(qiáng)對手術(shù)成套耗材的管理，北京協(xié)和醫(yī)院創(chuàng)新提出高值耗材專購包管理模式，并進(jìn)行實(shí)踐和探索。

1 醫(yī)用高值耗材專購包管理模式

1.1 醫(yī)用高值耗材專購包管理模式范疇

醫(yī)用高值耗材專購包管理涉及采購到貨、使用出庫、結(jié)算管理、付款管理和核算管理等主要流程。此外，當(dāng)出現(xiàn)專購包的追加采購、采購變更、采購取消、虛擬套餐物資出庫等特殊情況時(shí)，醫(yī)院也配有相應(yīng)的管理方法。

1.2 醫(yī)用高值耗材專購包管理流程再造

1.2.1 采購到貨流程。當(dāng)有手術(shù)需要新增高值耗材專購包時(shí)，先通過主數(shù)據(jù)維護(hù)流程將該高值耗材專購包信息傳遞到HRP系統(tǒng)中；HRP系統(tǒng)內(nèi)置高值專購包清單，主責(zé)醫(yī)師查看手術(shù)醫(yī)囑，確認(rèn)手術(shù)所需要的高值耗材專購包信息；信息確認(rèn)無誤后，HRP系統(tǒng)將自動檢查各高值耗材專購包的預(yù)算情況；醫(yī)生在HRP系統(tǒng)中對其相關(guān)手術(shù)的高值耗材專購包需求進(jìn)行復(fù)核并審批；器材處采購員對系統(tǒng)中生成的需求單進(jìn)行審核，審批通過后的高值耗材專購包需求單通過HRP系統(tǒng)自動傳送至供應(yīng)商平臺；供應(yīng)商根據(jù)需求單將擬發(fā)出的高值耗材專購包的發(fā)貨數(shù)量、批次、有效期等詳細(xì)信息錄入供應(yīng)商平臺，并同步至醫(yī)院HRP系統(tǒng)，隨后進(jìn)行發(fā)貨；庫管員對封好的高值耗材專購包進(jìn)行掃碼和檢查，并安排送至手術(shù)室；主責(zé)護(hù)士通過HRP系統(tǒng)對專購包進(jìn)行掃碼驗(yàn)收。

1.2.2 使用出庫流程。護(hù)士通過掃描高值耗材專購包條碼和患者ID實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)，并交由主刀醫(yī)生實(shí)際用于患者手術(shù)中；根據(jù)手術(shù)室實(shí)際使用高值耗材量和實(shí)際退回供應(yīng)室的數(shù)量，對耗材消耗量進(jìn)行確認(rèn)；根據(jù)專購包清單上的高值耗材實(shí)際使用情況，在系統(tǒng)中自動生成采購訂單、入庫、出庫記錄；采購員將高值耗材專購包采購訂單入庫記錄通過HRP系統(tǒng)同步至供應(yīng)商平臺。一方面，醫(yī)院根據(jù)實(shí)際采購訂單，在HRP系統(tǒng)中自動扣減高值耗材專購包預(yù)算；另一方面，供應(yīng)商根據(jù)采購訂單，清點(diǎn)實(shí)際退回耗材，確認(rèn)耗材退回。

1.2.3 結(jié)算管理流程。供應(yīng)商將實(shí)際發(fā)出耗材、退回耗材與供應(yīng)商平臺中數(shù)據(jù)信息進(jìn)行核準(zhǔn)匹配；醫(yī)院采購員確認(rèn)對賬結(jié)果，確認(rèn)通過后由供應(yīng)商開具發(fā)票；醫(yī)院進(jìn)行匹配、核定結(jié)算采購訂單后，移交至財(cái)務(wù)處完成結(jié)算流程。

1.2.4 付款管理流程。在系統(tǒng)中完整填寫待付款清單，包括付款類型、付款部門、計(jì)劃內(nèi)或計(jì)劃外標(biāo)識、付款金額、付款日期等信息，經(jīng)審批核定后完成付款流程。

1.2.5 核算管理流程。業(yè)務(wù)人員檢查當(dāng)月發(fā)生的高值耗材專購包申領(lǐng)業(yè)務(wù)是否全部錄入系統(tǒng)，并在系統(tǒng)中完成報(bào)表匯總和核算。

1.3 HRP醫(yī)用高值耗材專購包管理模塊構(gòu)建

在醫(yī)院HIS和財(cái)務(wù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，搭建高值耗材專購包管理模塊。借助信息化工具，建立與業(yè)、財(cái)數(shù)據(jù)一體化的管理模式，同時(shí)兼顧高值耗材專購包管理流程和功能的特殊性，設(shè)計(jì)系統(tǒng)的整體構(gòu)建方案（圖1）。

2 各環(huán)節(jié)質(zhì)量控制

2.1 高值耗材專購包采購與申領(lǐng)

首先，在高值耗材專購包采購過程中，若手術(shù)醫(yī)囑注明所需專購包材料，可根據(jù)手術(shù)醫(yī)囑或手術(shù)排班形成高值耗材專購包申領(lǐng)單，避免耗材錯(cuò)領(lǐng)、誤領(lǐng)、多領(lǐng)的情況，同時(shí)減少庫存積壓。其次，高值耗材專購包申領(lǐng)單可關(guān)聯(lián)患者ID和追蹤耗材使用對象，有利于評價(jià)同批次耗材質(zhì)量和防范醫(yī)療風(fēng)險(xiǎn)。最后，高值耗材專購包申領(lǐng)單可關(guān)聯(lián)高值耗材專購包預(yù)算，有利于預(yù)算管理，避免預(yù)算超支。

2.2 高值耗材專購包使用與計(jì)費(fèi)

圖1 HRP醫(yī)用高值耗材專購包管理模塊整體構(gòu)建方案

在高值耗材專購包使用時(shí)，通過關(guān)聯(lián)耗材條碼，可追蹤患者所用耗材的批次、生產(chǎn)商、有效期等信息，有利于防范醫(yī)療風(fēng)險(xiǎn)。高值耗材申領(lǐng)單中注明手術(shù)患者信息，便于耗材領(lǐng)用與患者關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)高值耗材精細(xì)領(lǐng)用，為后續(xù)耗材掃碼計(jì)費(fèi)提供驗(yàn)證，避免計(jì)費(fèi)錯(cuò)誤。另外，通過醫(yī)生對未使用耗材的確認(rèn)進(jìn)一步對手術(shù)實(shí)際使用量進(jìn)行復(fù)核，保證手術(shù)高值耗材的計(jì)費(fèi)正確率，減少計(jì)費(fèi)錯(cuò)誤的發(fā)生。

2.3 高值耗材專購包結(jié)算

在高值耗材專購包的結(jié)算過程中，通過HRP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)與供應(yīng)商對賬，確保賬實(shí)相符。選擇相應(yīng)的供應(yīng)商進(jìn)行對賬時(shí)，系統(tǒng)能夠自動統(tǒng)計(jì)出該供應(yīng)商的采購信息、實(shí)物驗(yàn)收入庫信息、已結(jié)算和未結(jié)算耗材信息，保證賬實(shí)相符，減少手工核對的時(shí)間和人工成本。

2.4 高值耗材專購包付款和核算

在高值耗材專購包付款和核算的過程中，HRP系統(tǒng)可生成待付款清單模板，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化付款流程，有利于資金追查和資金管理。通過系統(tǒng)自動生成相關(guān)憑證，節(jié)省手工作業(yè)成本，既能降低出錯(cuò)概率，又能提高工作效率。

3 效果與評價(jià)

高值耗材專購包管理流程實(shí)現(xiàn)了閉環(huán)管理，數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)環(huán)環(huán)相扣，避免了數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入，顯著降低了勞動成本，同時(shí)解決了專購包中途掉包、個(gè)別耗材換用導(dǎo)致的成本虛高等問題[3]，為科室成本核算提供了準(zhǔn)確、可靠的數(shù)據(jù)依據(jù)。高值耗材倉庫啟用了“零庫存”物流管理方法，將醫(yī)院高值耗材的資金占用降為0，提高了醫(yī)院的資金周轉(zhuǎn)率。高值耗材專購包中的單品高值耗材條碼化管理實(shí)現(xiàn)了耗材從發(fā)貨、配送、驗(yàn)收到結(jié)算等全流程可追溯管理，顯著提高了耗材管理效率和風(fēng)險(xiǎn)控制能力。

4 結(jié)語

北京協(xié)和醫(yī)院在高值耗材專購包線上管理的探索與實(shí)踐中，不斷解決因各類管理漏洞和死角造成高值耗材運(yùn)營成本虛高等問題，利用信息化手段，結(jié)合管理模式優(yōu)化，有效降低了高值耗材專購包管理問題發(fā)生率，提高了醫(yī)院管理效率和運(yùn)營能力。未來，醫(yī)院將不斷創(chuàng)新耗材管理模式以更好地滿足醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革相關(guān)政策要求。