總裝車間簡道云業(yè)務流程應用

徐友誼　姜磊　龔龍強　鄧智良　張海峰

摘 要：隨著移動辦公的飛速發(fā)展，業(yè)務流程化、數(shù)據(jù)電子化已成為一種趨勢。如何將業(yè)務流程結合電子化嵌入生產(chǎn)車間的日常管理，是制造行業(yè)的一大課題。本文主要講述依托簡道云平臺對總裝車間的業(yè)務流程進行搭建，實現(xiàn)總裝車間業(yè)務流程化、數(shù)據(jù)電子化，助力車間進行成本控制、提升運行效率。

關鍵詞：業(yè)務流程;簡道云;管理

1 總裝車間現(xiàn)狀

在主機廠四大工藝車間中總裝車間人數(shù)最多，約占四大工藝車間總人數(shù)的50%，涉及業(yè)務最廣，例人員培訓、崗位考核、設備點檢、旁路管理、物料斷點、工藝變更、監(jiān)視測量等，各類型業(yè)務累計超過100項。各層級人員對相應業(yè)務流程的使用頻率高，以2018年全年統(tǒng)計，相關數(shù)據(jù)超過25萬條。而目前業(yè)務流程的主要方式還是依靠紙質媒介、人工流轉，存在如下問題：

1.1 保存查閱不便

為了證明產(chǎn)品符合要求和過程有效運行并在有需要時實現(xiàn)可追溯，總裝車間針對使用的178項紙質記錄規(guī)定了明確的保存方式及年限。以“班組長質量檢查“記錄為例，班組長需要每天使用5次該記錄，每次記錄2條相關數(shù)據(jù)，以總裝車間60個班組長統(tǒng)計全年數(shù)據(jù)約15萬條，使用紙張約5000張。該記錄在工段文件柜集中存放，保存年限為1年。受紙張質量、外界環(huán)境影響，經(jīng)過一段時間后紙張便會出現(xiàn)發(fā)黃發(fā)脆的情況，且容易遭受蟲蛀鼠害。但ISO9001：2015質量管理體系7.5.3文件控制章節(jié)中要求”質量管理體系和本標準所要求的形成文件的信息應景行控制，以確保：a）需要文件的場所能獲得適用的文件;b）文件得到充分保護，如防止泄密誤用、缺損“。[1]可見目前記錄的保存查閱風險較高。

1.2 流轉緩慢

業(yè)務流程一般步驟多，涉及區(qū)域廣、牽涉人員多、流轉周期長，對流程的及時傳遞與迅速處理要求較高。以“總裝車間變化點管理“流程為例，該流程涉及總裝車間、質量區(qū)域，牽涉人員包含車間班組長、工段長、值班工程師、值班經(jīng)理、質量工段長等角色，從變化點流程發(fā)起→值班工程師審核→值班經(jīng)理審核→班組長跟蹤→工段長驗證等環(huán)節(jié)，根據(jù)不同類型的變化點制定不同的跟蹤周期，多則耗時約2周，若不能及時流轉完成，無法保證變化點的有效控制。

1.3 業(yè)務監(jiān)管、數(shù)據(jù)分析應用難

目前車間業(yè)務流程相互獨立，數(shù)據(jù)孤立無法相互共享，大量的數(shù)據(jù)沒有統(tǒng)一的平臺歸口管理，大部分數(shù)據(jù)仍以紙質形式留存，不便于統(tǒng)計分析，且大量紙質數(shù)據(jù)重新轉化為電子數(shù)據(jù)費力耗時，業(yè)務無法進行有效監(jiān)管，數(shù)據(jù)分析展示基本處于停滯狀態(tài)，沒能發(fā)揮數(shù)據(jù)真正的應用價值，數(shù)據(jù)變得雞肋，無法為車間管理運行提供決策。

2 簡道云介紹

簡道云是帆軟軟件公司的主要產(chǎn)品，通過幫助用戶搭建靈活易用的應用平臺，旨在滿足企業(yè)/部門的個性化管理需求，幫助企業(yè)規(guī)范業(yè)務流程提升管理效率，促進團隊協(xié)作減少工作溝通障礙，實現(xiàn)數(shù)據(jù)追蹤形成企業(yè)數(shù)據(jù)資產(chǎn)。簡道云操作簡單用戶入門容易，無需編程即可搭建OA辦公、銷售管理、生產(chǎn)管理等應用。同時簡道云安全保障無憂，擁有強大的備份服務器集群定期備份數(shù)據(jù)并結合分布式服務器集群在發(fā)生故障節(jié)點后自動接管，數(shù)據(jù)傳輸加密從網(wǎng)絡層到數(shù)據(jù)層從內部視角到外部視角均部署防護和監(jiān)測體系，機密信息及未脫敏信息禁止展示安全保障無憂。目前已有超1000萬人、40萬家企業(yè)在應用簡道云，超60萬個管理應用被搭建起來。

3 簡道云業(yè)務流程應用

3.1 團隊建立

簡道云作為企業(yè)微信的第三方應用，通過關聯(lián)企業(yè)微信與簡道云能實現(xiàn)通訊錄的共享。管理員可直接將企業(yè)微信中的成員同步至簡道云通訊錄，在簡道云通訊錄中設置相關角色，便于后期流程的應用及權限管理。

3.2 業(yè)務流程梳理

從20世紀90年代引入質量管理體系至今，質量管理體系已經(jīng)廣泛應用到各大領域。ISO9001：2015標準鼓勵在建立實施質量管理體系以及改進其有效性時采用過程方法，通過滿足顧客要求，增強顧客滿意，因此業(yè)務梳理的核心首先應該是先別體系過程，其次根據(jù)具體過程開展業(yè)務流程梳理。

1）過程識別：總裝車間使用過程方法識別車間涉及的質量管理體系過程10個，以總裝車間產(chǎn)品制造過程為例，第1步填寫過程的名稱，確定過程擁有者，第2步填寫具體的輸入要求，包括內外部顧客如國家、行業(yè)、用戶、公司內部部門的要求，第3步填寫具體的輸出即具體交付物，如合格產(chǎn)品、生產(chǎn)記錄、質量報表等，第4步填寫具體的操作方法，如支持的程序文件、作業(yè)指導書等，第5步填寫使用的工具、設備、基礎設施等，第6步確定對應的部門及相關人員，第7步明確使用的關鍵準則（測量評估），第8步考慮該過程的風險，第9步根據(jù)識別的風險制定對應的措施，最后得出總裝車間產(chǎn)品制造的過程圖，見圖1。

2）流程梳理：流程圖運用簡單的符號、線條、形狀和語言，以圖形展示了流程中的作業(yè)及其先后順序，通過流程圖我們可以了解、分析、研究公司的相關流程活動。[2]總裝根據(jù)過程識別的結果，梳理體系過程相關的業(yè)務，了解運行現(xiàn)狀，明確各項業(yè)務流程輸入、輸出、節(jié)點、涉及區(qū)域、人員、順序、要求等，利用業(yè)務流程軟件繪制業(yè)務流程圖，累計完成車間86個業(yè)務流程圖。以總裝車間變化點管理流程為例，見圖2。

3.3 簡道云業(yè)務流程應用

根據(jù)業(yè)務流程梳理的情況，總裝車間制定對應的簡道云業(yè)務流程開發(fā)計劃，由車間體系組統(tǒng)一管理，各業(yè)務部門主導流程開發(fā)工作。按照簡道云流程表單的搭建步驟：首先在簡道云系統(tǒng)中選擇對應的字段完成表單設計，其次參照業(yè)務流程的梳理繪制對應的流程圖，并為每個節(jié)點設置負責人和字段權限，然后將表單發(fā)布給對應成員，最后設置數(shù)據(jù)權限，有權限的成員即可發(fā)起、查看、管理、導出數(shù)據(jù)。

1）業(yè)務流程的應用：業(yè)務流程是為客戶生產(chǎn)產(chǎn)品或服務的日?；顒?，對這些流程進行管理、改進或應用一些技術是任何組織取得成功的關鍵。[3]以總裝車間變化點業(yè)務流程為例，總裝車間受外界環(huán)境和運行策略的影響較大，通過統(tǒng)計2019年前5個月累計發(fā)生各類變化點超800次，如何維持系統(tǒng)的穩(wěn)定，在受控的條件下生產(chǎn)，確保持續(xù)穩(wěn)定的輸出成為了一個大難題。為了全面收集、記錄、查詢、跟蹤變化點的運行情況，體系組和質量組聯(lián)合開發(fā)的簡道云變化點管理流程見圖3?？傃b車間全部人員能利用該系統(tǒng)實時發(fā)起變化點流程，管理人員在接收信息后開展審批，并且利用系統(tǒng)的提醒功能流程開發(fā)人員能根據(jù)實際需求設置提醒周期和頻次，避免流轉緩慢的情況，相應負責人的驗證記錄全部在流程中體現(xiàn)，流程流轉完成后數(shù)據(jù)正常存檔方便查閱。

2）數(shù)據(jù)的應用：傳統(tǒng)的紙質數(shù)據(jù)在統(tǒng)計分析中存在諸多不便，簡道云建立了一套數(shù)據(jù)可視化工具，便于數(shù)據(jù)的展現(xiàn)和分析?？傃b車間利用該功能建立了“變化點報表”見圖4。通過后臺設置，報表能實時更新變化點數(shù)據(jù)，左上角的“變化點類型分布”圖表能顯示生產(chǎn)六要素的分布情況，右上角的“各區(qū)域變化點分布”能顯示各工藝段、班次的變化點分布情況，底部的“變化點詳情”圖表能顯示變化點的具體信息，包含時間、工段、工位、內容、控制方法、驗證記錄等。通過設置定時提醒，相應負責人會在設置的時間收到報表運行狀態(tài)，報表還支持數(shù)據(jù)導出功能，便于管理人員將數(shù)據(jù)導出開展分析應用。

4 總結

簡道云目前已應用在總裝車間崗位考核、設備管理、物料管理、工藝變更等54項業(yè)務流程，通過簡道云業(yè)務流程化，數(shù)據(jù)電子化，每年可節(jié)約流轉、查詢、監(jiān)控時間約4100小時，效率提升20%以上，每年節(jié)約金額超20萬元。該方式的應用避免了紙質文檔的管理問題，極大地提升了運行效率，保障了車間的質量輸出，節(jié)約了車間的運行成本，為后續(xù)改進提供了數(shù)據(jù)支持。后續(xù)總裝車間將繼續(xù)進行業(yè)務流程管理并開展優(yōu)化再造，深挖業(yè)務流程價值，形成核心競爭力。

參考文獻：

[1]ISO9001：2015質量管理體系要求.

[2]水藏璽，吳平新，劉志堅. 業(yè)務流程優(yōu)化與再造[M].北京：中國經(jīng)濟出版社，2013.

[3]（美）馬文·M.沃澤爾（Marvin M. Wurtzel）著;姜勝譯.什么是業(yè)務流程管理[M].北京：電子工業(yè)出版社，2017.