談文書檔案管理辦公自動化應用

蔡?

【摘要】本文通過對文書檔案管理的辦公自動化應用進行了詳細的分析，并對應用問題進行了論述，另外，筆者結合自身實際工作經(jīng)驗，提出辦公自動化應用在文書檔案管理中的策略。

【關鍵詞】文書檔案管理;辦公自動化;應用

在檔案管理工作中，文書檔案管理是其重要的內(nèi)容之一，隨著信息化時代的到來，在文書檔案管理工作中引用了信息自動化技術，使文書檔案辦公效率得到了明顯的提高。在文書檔案管理工作中將其與自動化技術相結合，構建檔案管理自動化信息處理系統(tǒng)，使文書檔案管理辦公自動化得以實現(xiàn)，對檔案進行全方面有效的管理，使文書檔案管理的服務質(zhì)量得到不斷提升。

一、辦公自動化應用在文書檔案管理中的優(yōu)點

辦公自動化應用在文書檔案管理中，同以往傳統(tǒng)的檔案管理不同之處在于，其更多的是將繁瑣的手工勞動，通過信息化的手段加以簡化和完善。通過計算機，文書檔案將反饋成電子的資料和信息，通過自動發(fā)送、接收、存儲等形式，全面化加速信息的傳遞。辦公自動化應用到文書檔案管理當中，其有非常大的作用，具體表現(xiàn)在許多方面。提高檔案管理效率，傳統(tǒng)的檔案管理模式，一般是采用手工抄寫檔案的方法。然而，檔案管理人員的失誤或者是中間文字數(shù)據(jù)傳遞環(huán)節(jié)的誤差，都會導致檔案管理出現(xiàn)比較大的錯誤，效率不斷降低。信息化的手段出現(xiàn)后，檔案管理人員只要通過點擊鼠標就可完成原來的檔案抄寫工作，大大降低了出錯的可能性;利于文書檔案的信息共享，原來的文書檔案僅僅被存放于傳統(tǒng)的庫房之中，其有用的信息很能被共享到外界，被科研機構和社會大眾所運用。而辦公自動化工具在有效保管文書檔案的同時，能夠對文書檔案中的數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)的統(tǒng)計和分析。使得檔案中的數(shù)據(jù)能夠被很好地利用，大大縮短了檔案信息的反饋時間;便于檔案的搜索和提取，計算機只要輸入相應的數(shù)據(jù)，通過模糊查詢的方式能夠快速提取想要的檔案。

二、辦公自動化應用過程中存在的問題

（一）電子檔案在應用的過程當中，一旦產(chǎn)生錯誤性的操作，就會產(chǎn)生非常嚴重的后果。與此同時，因為是共享的資源，文件就是開放性的，其功能強大且儲存方法各不相同。由于轉換模式不同，一旦外部受到影響，信息就會處于不安全的狀態(tài)。除此之外，檔案信息的安全問題備受人們的關注，一些網(wǎng)絡病毒及故障等，均成為檔案信息安全隱患，因此，電子檔案的安全性是不言可喻的。電子檔案其本身需要較高的保密性，所以必須要高度重視其存在的一些風險因素。

（二）由于辦公自動化飛速發(fā)展，以往文書檔案管理人員對其高要求已無法滿足。文書檔案管理人員當中，大多數(shù)不是專職人員，沒有這方面的專業(yè)技能。對于檔案管理中的專業(yè)知識并不了解，仍然只用紙張文件進行管理，或者是只對計算機或數(shù)據(jù)表面上通曉，文書檔案管理工作中實施辦公自動化后完全勝任不了這項工作，這就需要對其整體水平進行提高。

三、文書檔案管理中辦公自動化的應用對策

（一）電子檔案在存儲及安全方面特別重要。作為檔案管理部門，對其在檢查和維護及更新等多個方面上必須要高度重視，要任命專管人員對其進行一定時間內(nèi)的更新及備份，從而使其安全性能得到有效的提高。除此之外，必須要將辦公自動化系統(tǒng)與內(nèi)外網(wǎng)分開。并且采用防火墻對其加以保護，進出的數(shù)據(jù)要無間斷進行過濾，對一些不相關的訪問及時進行阻止，并運用防火墻對記錄的相關信息進行檢測，最后進行警告。

（二）文書檔案管理人員的整體素質(zhì)提升。主要有以下幾個方面的內(nèi)容：第一，改變原有傳統(tǒng)辦公自動化硬件設施，良好的硬件設施是保證辦公自動化有效實施的前提條件，對于一些先進的高尖型硬件，要對其加大投入的力度，與此同時，管理人員要對設備的操作與性能進行熟練的掌握。第二，管理人員要定期進行相關知識的培訓，鼓勵管理人員進行自主學習，對于積極向上的管理人員進行獎勵，從而激發(fā)管理人員對于學習新技能和新知識的熱情，從而達到提高管理人員素質(zhì)水平的目的。第三，加強地區(qū)間的溝通與合作關系，定期與相關單位聯(lián)合舉辦檔案管理交流會，取其精華，采納成功經(jīng)驗，從而使檔案管理工作更加完善。

四、結束語

綜上所述，文書檔案管理工作在單位或者企業(yè)中的地位越來越凸顯，是新形勢下檔案管理的需要，另外，辦公自動化應用于文書檔案管理當中，這也是現(xiàn)階段企業(yè)發(fā)展的遠大目標。因此，就辦公自動化而言，要不斷地進行探索與研究，不斷進行分析與全方面的總結，規(guī)范其操作上的流程，在信息的傳遞與使用的過程當中，必須要注意防范安全隱患，確保文件傳遞的安全性。同時要培養(yǎng)一批具有高素質(zhì)的文書檔案管理人員，不僅要加強技術方面的培訓，更要進行素質(zhì)方面的培養(yǎng)。

【參考文獻】

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