新時期人事檔案信息化管理的思考

吳啟瑞

【摘要】社會誠信化、規(guī)范化的提升以及信息技術(shù)的發(fā)展，人事檔案的重要性越來越突顯，需要我們引起高度重視，同時還要積極運(yùn)用所有符合實(shí)際的手段，進(jìn)一步強(qiáng)化人事檔案的信息化建設(shè)，創(chuàng)新管理模式，從而構(gòu)建全面、詳細(xì)的人事檔案，使人事檔案的信息化管理順利實(shí)現(xiàn)。引發(fā)檔案管理模式的變革促進(jìn)其管理水平的提升，在確保信息安全的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，進(jìn)而合理運(yùn)用人才。本文主要闡述了新時期人事檔案信息化管理的意義，然后對其存在的問題進(jìn)行探討，并提出相應(yīng)的解決措施，以供參考。

【關(guān)鍵詞】新時期;人事檔案;信息化管理;問題;制度

在人力資源管理中，人事檔案所發(fā)揮的作用極為重要，其真實(shí)記錄了個人開展本職工作期間的各項(xiàng)事情，所以在人才考核和選拔的時候可以提供更多有效依據(jù)，同時借助人事檔案還可以促進(jìn)人事管理水平的提高。所以新時期需要對人事檔案信息化管理工作引起高度重視，充分借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，使人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化順利實(shí)現(xiàn)，并提高檔案信息化水平，以便于更好地查詢、變更和儲存檔案，及時、快速傳遞檔案信息，在確保信息安全的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，這對促進(jìn)人事檔案利用效率的全面提高極為有利。

一、新時期人事檔案信息化管理的意義

人事檔案信息化管理，即在檔案管理活動中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，數(shù)字化管理檔案信息資源，確保有效利用檔案資料。當(dāng)前信息技術(shù)的發(fā)展速度越來越快，人事制度得到深入改革，在日常工作中，有諸多的人事檔案資料產(chǎn)生，人才流動頻率越來越快。就人事檔案管理工作來說，需要在最短的時間內(nèi)將理念轉(zhuǎn)變，不斷展開創(chuàng)新，充分整合已有資源，改變過去單一紙質(zhì)管理方法。要充分利用信息化管理手段，積極開發(fā)利用人事檔案，確保其利用起來更加便捷、高效，顯著提高人事檔案管理的工作效率。除此之外，進(jìn)一步強(qiáng)化人事檔案信息化管理工作，還可以自動化管理檔案資料，使信息資源得到更好的分享，把人事檔案資料的價值充分發(fā)揮出來。

二、人事檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

近年來，我國人事檔案管理信息化得到了迅猛發(fā)展，但是人事檔案信息化仍有諸多問題存在。在發(fā)展中，這些問題對人事檔案信息化的發(fā)展極為不利，主要表現(xiàn)在下面幾個方面：

（一）人事檔案信息化管理制度缺乏健全性。新時期人事檔案管理工作中，諸多仍運(yùn)用傳統(tǒng)的管理制度，并未立足于現(xiàn)代科技的發(fā)展展開創(chuàng)新，這就導(dǎo)致現(xiàn)在社會對人事檔案管理工作的要求未得到滿足，同時也對新時期人事檔案管理信息化建設(shè)造成了阻礙，人事檔案管理制度缺乏健全性，管理工作效率不高，在檔案管理工作中仍有諸多漏洞存在，容易泄露人事檔案信息，給單位和個人帶來極大的損失。

（二）信息化人才隊伍建設(shè)匱乏。在人事檔案管理信息化的遞進(jìn)下，人事檔案管理人員的信息化程度得到了提高，這是人事檔案發(fā)展的大勢所趨。人事檔案的信息化管理需要打造一支掌握信息化知識的檔案人才，不僅要把傳統(tǒng)的人事檔案流程掌握到，同時還要對現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行熟練操作。立足于近年來的情況可以看出，盡管也引進(jìn)了一些信息化技術(shù)的專業(yè)人才，但仍沒有提升人事檔案管理的整體素質(zhì)，重點(diǎn)是缺少復(fù)合人才，此問題使人事檔案信息化的建設(shè)和發(fā)展受到了嚴(yán)重阻礙。

（三）人事檔案信息安全性差。立足于客觀的角度，由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的特點(diǎn)，決定了可以人們更加快捷地復(fù)制和傳播檔案，因此人事檔案信息的安全性較差;立足于主觀的角度，信息安全建設(shè)并未引起重視，檔案的保密意識和安全意識薄弱，使得檔案的管理和歸檔有諸多問題存在。檔案的操作人員不能及時發(fā)現(xiàn)漏洞，操作缺乏規(guī)范性，發(fā)現(xiàn)了也不及時解決。特別關(guān)鍵的是，計算機(jī)病毒的傳播越來越廣泛，電子存儲設(shè)備技術(shù)有一定的缺陷存在，對人事檔案電子信息的保密和安全造成了嚴(yán)重威脅。

（四）軟硬件設(shè)施基礎(chǔ)缺乏平衡性。各級單位對人事檔案信息化的建設(shè)進(jìn)度和要求有所差異，所以不同單位的人事檔案信息化管理軟件開發(fā)程度所存在的差異極大。軟件開發(fā)互不干涉，所以可以通用的、規(guī)范化的管理軟件開發(fā)十分滯后;硬件上信息化所需要如掃描打印設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)等設(shè)備，在先進(jìn)程度上和齊全性上均有諸多缺陷。大部分單位仍采用的是手動模式輔助計算機(jī)的管理，軟硬件基礎(chǔ)缺乏牢固性，使人事檔案管理的信息化建設(shè)受到了嚴(yán)重限制。

（五）信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后。人事檔案信息數(shù)據(jù)庫涉及的內(nèi)容較多，其中主要包括四種功能，即收集、整理、歸檔、查詢和傳遞。然而在數(shù)據(jù)庫建設(shè)的時候，存在不及時補(bǔ)充和更新數(shù)據(jù)的現(xiàn)象，同時有諸多的數(shù)據(jù)錯誤存在。由于人事檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)滯后，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)不能得到有效共享，進(jìn)而導(dǎo)致信息化水平差。人事檔案信息化過程中，本身便具有諸多的主觀因素和不可抗力，嚴(yán)重影響了其安全性，如信息保存的壽命、黑客和計算機(jī)病毒。此外，人事檔案信息和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的形式缺乏標(biāo)準(zhǔn)性、統(tǒng)一性和規(guī)范性，也導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫建設(shè)較為滯后，網(wǎng)絡(luò)開放、推廣、共享率較差，檔案信息資源建設(shè)不能和數(shù)據(jù)庫建設(shè)保持同步，使人事檔案信息化的發(fā)展受到了嚴(yán)重制約。

三、新時期人事檔案信息化管理策略

人事檔案管理信息化建設(shè)是現(xiàn)階段檔案管理工作的必然趨勢，就現(xiàn)階段的人事檔案管理信息化工作所存在的問題，提出下述幾點(diǎn)有效措施：

（一）完善人事檔案信息化管理制度。人事檔案管理信息化制度的完善性，可以從制度上有效保障單位的人事檔案管理工作，因此各單位必須要對人事檔案管理信息化的相關(guān)制度進(jìn)行完善，確保人事檔案管理工作的科學(xué)性和規(guī)范性，就檔案保存方式、檔案管理工作的規(guī)范性和檔案信息的真實(shí)性等展開統(tǒng)一要求，以免檔案在使用和管理的過程中出現(xiàn)問題，對檔案的利用效率造成影響。機(jī)關(guān)事業(yè)企業(yè)單位要立足于實(shí)際的人事檔案管理工作不斷完善制度，讓人事檔案信息化管理工作有相關(guān)規(guī)章制度為保證，為單位人事檔案管理工作的順利開展奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）打造高素質(zhì)管理隊伍。檔案管理人員的能力直接決定了人事檔案管理水平，人事檔案管理人員要利用各種計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)管理各種人事檔案資料，促進(jìn)單位的良好發(fā)展。針對現(xiàn)階段實(shí)際情況來說，人事檔案管理人員的綜合能力水平低，特別是信息化意識缺乏，不能有效掌握信息技術(shù)，所以嚴(yán)重阻礙了人事檔案管理的信息化發(fā)展。在人事檔案管理中，為了將信息化管理順利實(shí)現(xiàn)，就必須加大對檔案管理人員的教育和培訓(xùn)力度，一方面，應(yīng)打造一支專業(yè)的檔案管理隊伍，引進(jìn)更多專業(yè)人員使管理隊伍得到充實(shí)，還可以積極和高校展開合作，招聘一些綜合能力強(qiáng)的大學(xué)生充實(shí)檔案管理隊伍，使檔案人員的思維得到開發(fā)，創(chuàng)新檔案管理工作。另一方面，在日常工作中要加大對檔案管理人員的教育和培訓(xùn)力度，特別是部分工作年限較長的檔案工作人員，傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)模式的影響對他們的管理理念影響極大，所掌握的信息技術(shù)較少，難以順利開展人事檔案信息化管理。對此，要選擇某一固定時間培訓(xùn)人事檔案管理人員，既要展開技能培養(yǎng)，同時還要培訓(xùn)其職業(yè)道德素養(yǎng)，主要展開各種信息化技術(shù)和信息技術(shù)的教育、人事檔案管理人員的職業(yè)道德教育、使命感和責(zé)任感方面，促進(jìn)人事檔案管理水平的提升。

（三）加強(qiáng)人事檔案信息化管理的安全意識。信息技術(shù)把更加快捷高效的方法和手段提供給了檔案管理，但也嚴(yán)重影響了檔案管理的安全性?，F(xiàn)階段，部分單位在展開檔案信息化建設(shè)的過程中，缺乏安全意識，進(jìn)而很容易導(dǎo)致檔案信息發(fā)生泄密和丟失，所造成的損失極大。同時很容易忽視保存電子文件方面存在的更新版本的不可識讀性和不兼容性，以及存儲材料和載體的易損毀問題，通常會丟失寶貴檔案信息資源。在管理的過程中，務(wù)必要認(rèn)真研究人事檔案管理的相關(guān)政策，在嚴(yán)格界定各種信息資料密級的同時，把計算機(jī)的加密功能正確運(yùn)用好，立足于使用權(quán)限系統(tǒng)的分類加密通用數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)，要把檔案資料的保密和利用的關(guān)系正確處理好，不僅要摒棄不思進(jìn)取、克服求穩(wěn)的保守觀念，同時還要避免隨意性強(qiáng)、不設(shè)界限的思想。此外，電子檔案對保存方式手段和保存環(huán)境具有很高的要求，管理人員要注意防病毒、防輻射、防高溫、防潮工作，大力研究檔案資料的安全性，把電子檔案的第一時間備份和維護(hù)工作做好，要對電子檔案和紙質(zhì)檔案的關(guān)系進(jìn)行認(rèn)真處理，使檔案資料的完整性和安全性得到保證。

（四）加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度。電子計算機(jī)具有自動運(yùn)算、邏輯判斷能力強(qiáng)、存貯信息強(qiáng)、精確度高和運(yùn)算速度快等特點(diǎn)，在文件管理方面，借助計算機(jī)接收、借閱、查找和歸還文件，并對到期應(yīng)銷毀的文件進(jìn)行辨認(rèn)等檔案的歸檔利用和管理工作。在人事檔案管理方面，借助計算機(jī)收集、編制、整理人事檔案，編制內(nèi)容介紹、檢索工具和內(nèi)目錄，還可以在庫房管理中運(yùn)用，用在特殊的檔案工作項(xiàng)目中，如對大型索引進(jìn)行編制，服務(wù)檔案的編制工作和檔案統(tǒng)計等工作。所以，首先要從硬件上對計算機(jī)進(jìn)行配備，促進(jìn)各類檔案館、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案室計算機(jī)應(yīng)用程度的提高，逐漸把檔案信息化水平提升。其次，要對局域網(wǎng)進(jìn)行建設(shè)和完善，確保所有工作都網(wǎng)絡(luò)化，加大人事檔案的利用力度。

（五）構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。由于人事檔案信息化管理較為復(fù)雜，需要確保人事檔案管理系統(tǒng)的先進(jìn)性、高效性和科學(xué)性。第一，需要進(jìn)一步強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)現(xiàn)代化，基礎(chǔ)設(shè)施是構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的重要基礎(chǔ)，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備可以將檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)的傳輸速度提高，更好地錄入文字圖片等。第二，我們還要建立健全人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫需要由統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)使不同區(qū)域和專業(yè)人力資源工程順利實(shí)現(xiàn)，數(shù)據(jù)庫內(nèi)容有畢業(yè)院校、工作時間、加入時間、入何組織、單位代碼、姓名、出生年月、民族、性別、身份照號和編號等信息。構(gòu)建數(shù)據(jù)庫既能促進(jìn)數(shù)據(jù)利用效率提高，還能把重復(fù)性操作減少，確保結(jié)構(gòu)更加完善和合理。第三，我們需要構(gòu)建安全保密法規(guī)，在構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)量中安全保密問題占據(jù)著極為重要的位置，構(gòu)建相應(yīng)的法律法規(guī)可以為安全管理提供法律依據(jù)，使人事檔案信息化管理中的安全性得到保障。

四、結(jié)語

把新時期人事檔案管理工作做好，符合檔案管理工作改革的要求，同時也滿足了機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)單位發(fā)展的需要，人力資源管理部門要充分認(rèn)識到人事檔案信息化建設(shè)的重要性，按照人事檔案管理工作的客觀規(guī)律，充分借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機(jī)有效開發(fā)和利用人事檔案信息資源，加大檔案信息化管理力度，確保單位在人才聘用、職稱晉升和人才培養(yǎng)上有更加公正準(zhǔn)確和完整的第一手資料作為保障。

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