基于GTD原理的秘書時(shí)間管理探索

陳丹瑜

秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，工作較為紛繁復(fù)雜，為了盡可能提高工作效率，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的時(shí)間管理。本文就秘書在時(shí)間管理上存在的問題，基于GTD原理對秘書時(shí)間管理進(jìn)行探索，歸納出按照收集、整理、執(zhí)行、回顧四個步驟進(jìn)行時(shí)間管理的方法。

秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，每天大大小小的事務(wù)也很多。秘書常常覺得自己很忙，總有干不完是事情，到頭來卻不知道都做了些什么。因此，能否合理安排時(shí)間，直接影響著秘書工作效率的高低，秘書應(yīng)該有一套有效的時(shí)間管理方法，切實(shí)提高工作效率和工作質(zhì)量。

一、秘書時(shí)間管理存在的問題

（一）工作目標(biāo)不明確

秘書的主要職責(zé)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人處理日常事務(wù)、聯(lián)系接待、會議活動安排、文書處理、調(diào)查研究、協(xié)調(diào)工作及領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)等。除了一些日常工作，秘書還有很多臨時(shí)性的事務(wù)要處理，較為繁雜。沒有明確的工作目標(biāo)，就會出現(xiàn)先射擊后畫靶子的情況，打到哪兒就算哪兒。有些重要的工作在某個時(shí)間點(diǎn)前應(yīng)該要完成的卻沒有完成，影響了后續(xù)工作的開展。

（二）工作計(jì)劃不具體

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。秘書工作繁瑣，更是如此。沒有制定具體的工作計(jì)劃，或者計(jì)劃性不強(qiáng)，整天忙于應(yīng)付，工作起來就會手忙腳亂，往往被日常工作搞得暈頭轉(zhuǎn)向，就像無頭蒼蠅一樣。工作效率大大降低，自己覺得很忙很累，但卻不知道自己都做了些什么。

（三）工作完成不及時(shí)

置身于今天這個信息爆炸、科技飛速發(fā)展的知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，秘書工作任務(wù)繁重，有些秘書做事總是拖拖拉拉?；蛴X得事情不著急，先放一邊;或覺得太多事情了，明天做也無所謂等等，把本應(yīng)該立即完成的事情不斷的往后拖。但是新的一天又可能有新的任務(wù)，有時(shí)還要處理一些突發(fā)情況，事情越積越多，總是難以及時(shí)完成工作任務(wù)。

二、GTD原理

GTD英文全拼是“Get Things Done”，中文翻譯就是“把事情做完”。GTD時(shí)間管理是由美國作家戴維.艾倫提出的一種高效的時(shí)間管理方法，用一句話來說就是把要做的事情記錄下來，整理好、安排時(shí)間執(zhí)行就可以了。戴維.艾倫認(rèn)為人一生所感覺到的不安往往不是因?yàn)槭虑槎嘧霾贿^來，而是許多事情應(yīng)當(dāng)及時(shí)去做的卻沒有做到。GTD就是要確保你該做的事情都做到。對于不確定性的工作，也有一個可控范圍操作，直至成為可以具體執(zhí)行的事務(wù)，進(jìn)而達(dá)到有效的時(shí)間管理。

GTD原理的提出已得到廣泛應(yīng)用。例如熊傳毅等人針對個人在時(shí)間管理中存在的問題，構(gòu)建了個人GTD時(shí)間管理系統(tǒng)，讓個人成為了時(shí)間的主人;金劍鋒在高校輔導(dǎo)員時(shí)間管理研究中發(fā)現(xiàn)GTD對輔導(dǎo)員的職業(yè)發(fā)展能提供強(qiáng)有力的推動作用;楊克儉則基于 GTD原理，提出了一種辦公室工作有效管理的基本框架，在實(shí)踐中進(jìn)行了嘗試，并證明是有效的。

三、基于GTD原理的秘書時(shí)間管理探索

秘書工作應(yīng)當(dāng)圍繞著領(lǐng)導(dǎo)工作進(jìn)行，本質(zhì)就是為領(lǐng)導(dǎo)工作提供全方位的服務(wù)，這種服務(wù)性也體現(xiàn)了秘書工作的被動性，而且秘書事務(wù)眾多繁雜，常常難以用一種特定的方法策略統(tǒng)一處理。怎樣變被動為主動，提高工作效率？結(jié)合GTD的基本原理，我們把秘書的事務(wù)管理歸入GTD 的管理體系中去，將各項(xiàng)工作記錄下來，整理好、安排時(shí)間執(zhí)行，定期回顧調(diào)整，就能實(shí)現(xiàn)對時(shí)間的有效管理。具體可分為收集、整理、執(zhí)行、回顧四個步驟。

（一）收集

對于秘書來說，收集就是把秘書要做的任務(wù)、想法、項(xiàng)目等全都記錄下來。可以打開筆記本、文件夾、電腦、郵箱等，把待辦事項(xiàng)以及日常性的事務(wù)（不分大?。┤加涗浵聛怼Ａ硗?，由于秘書工作的繁復(fù)性，秘書還要定期進(jìn)行預(yù)估。例如年初就要對今年的主要工作有所計(jì)劃，當(dāng)月要對下個月的工作有預(yù)先計(jì)劃，當(dāng)周要對下周的工作有預(yù)安排，當(dāng)日對次日工作的預(yù)估。這些事務(wù)無論大小、輕重緩急，全部都記錄下來。記錄的方式可以多種多樣，如紙本記錄，電子文本記錄、電子表格記錄、手機(jī)記錄app等。從中選擇一種最適合秘書自己的記錄方式，將其固化，而后統(tǒng)一用這種記錄方式，以便查詢。

（二）整理

事項(xiàng)記錄下來后，秘書需要定期或不定期對這些事務(wù)進(jìn)行有效分類、整理。首先將這些事務(wù)按是否可以付諸行動分成兩大類，一類是參考資料及垃圾類，一類是可付諸行動的事務(wù)。對參考資料的整理主要就是構(gòu)建一個文檔管理系統(tǒng)，并按時(shí)間順序、事項(xiàng)類型、項(xiàng)目性質(zhì)等分類編制索引目錄;對于垃圾類，即無關(guān)緊要的一些事務(wù)及資料如上網(wǎng)、閑聊、廣告單等，可直接丟棄、刪除。對于需要采取行動的，可以按照以下類別采取行動。

1.如果該事項(xiàng)屬于項(xiàng)目性質(zhì)，包含一系列具體行動，秘書要將行動具體細(xì)化。比如“秘書開展一次調(diào)研工作”就是一個項(xiàng)目，需要分解為確定調(diào)研課題、選定調(diào)研對象、收集相關(guān)資料、確定調(diào)研方法時(shí)間、深入調(diào)查、評估調(diào)查結(jié)果等多個行動。

2.如果該事項(xiàng)屬于秘書日程安排的事項(xiàng)，事務(wù)的完成有時(shí)間限制的，秘書應(yīng)當(dāng)及時(shí)將該事項(xiàng)編排到日程表中，同時(shí)備注提醒時(shí)間、標(biāo)注相關(guān)細(xì)節(jié)處理等。

3.如果該事項(xiàng)屬于下一環(huán)節(jié)的行動事項(xiàng)，秘書可以根據(jù)工作事務(wù)的輕重緩急，進(jìn)行以下安排：第一，立刻完成。GTD中有一個2分鐘法則，倘若事情是2分鐘內(nèi)能夠完成的，毫不猶豫，立刻去做，當(dāng)然2分鐘也不是絕對，5至10分鐘都可以。比如補(bǔ)充打印復(fù)印用紙、 用完的資料放回原位、將文件呈送給領(lǐng)導(dǎo)等。第二，委托他人。假如秘書不適合或沒有必要親自完成的事務(wù)，也可以委托他人辦理。但對于委托他人辦理的事項(xiàng)，秘書要做好登記，每件事情都要注明具體日期并及時(shí)跟進(jìn)完成情況。第三，延緩行動。倘若完成事務(wù)的時(shí)間超過2分鐘，并且秘書又是最適合完成該事項(xiàng)的人選，則可以把事務(wù)填入清單系統(tǒng)，等將來閑余的時(shí)間再完成。例如秘書參與某項(xiàng)技能培訓(xùn)提升自己，可以先列入未來清單，等時(shí)機(jī)成熟再去采取行動。

（三）執(zhí)行

執(zhí)行這個步驟是針對屬于下一環(huán)節(jié)行動事項(xiàng)，是指難以在2分鐘內(nèi)完成，又必須按時(shí)完成的任務(wù)。秘書由此實(shí)施具體的行動事項(xiàng)可以參考以下幾個方面：1.明確情境。盡量在同一情境完成相關(guān)事務(wù)。例如，秘書需要與多個客戶進(jìn)行電話溝通，同時(shí)也要?dú)w納相應(yīng)合同文本的情況下，可以先逐一完成與客戶的電話溝通工作，后續(xù)再統(tǒng)一歸納合同文本，通過情境匯總同類的事項(xiàng)可以有效提升做事效率，避免因任務(wù)切換而耗費(fèi)時(shí)間。2.分析投入時(shí)間。在執(zhí)行某一項(xiàng)具體行動之前，應(yīng)當(dāng)充分預(yù)估完成任務(wù)所需的時(shí)間，留出空余。比如安排一天事務(wù)，不能太過緊湊，連中間休息時(shí)間都沒有，而且秘書是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，也有很多臨時(shí)性、突發(fā)性的事務(wù)，因此至少應(yīng)預(yù)留50%的機(jī)動時(shí)間。3.評估精力。在精力旺盛時(shí)做要事，精力低迷時(shí)做小事。秘書在精力旺盛時(shí)，可以安排一些比較重要緊急的事務(wù)，比如急件的處理、領(lǐng)導(dǎo)交辦的一些重要事務(wù);精力較差時(shí)可以處理一些如瀏覽網(wǎng)頁信息、整理文件夾、備份資料等小事情。4.評估任務(wù)的重要性。秘書的事務(wù)繁雜且瑣碎，執(zhí)行任務(wù)要明確事項(xiàng)的重要程度，對那些意義不大又浪費(fèi)時(shí)間的事盡量不做。對于一些瑣事雜事，通?？梢愿鶕?jù)GTD的“兩分鐘原則”，只要是短時(shí)間內(nèi)可以解決的問題，就即刻解決。依據(jù)行動清單的準(zhǔn)則，秘書通過對年度、季度、月份、周的任務(wù)目標(biāo)進(jìn)一步分解細(xì)化，明確每日所要采取行動的事務(wù)，關(guān)注目前需要處理的重要而緊急的事務(wù)。秘書在執(zhí)行具體行動時(shí)還要做好統(tǒng)籌安排，兼顧那些相對重要但不緊急的事務(wù)。

（四）回顧

秘書做好時(shí)間管理，對各項(xiàng)事務(wù)的計(jì)劃、執(zhí)行進(jìn)行回顧與檢查也是關(guān)鍵的一步。秘書可以通過對比目標(biāo)評估結(jié)果，發(fā)現(xiàn)總結(jié)規(guī)律。秘書回顧的重點(diǎn)為項(xiàng)目事項(xiàng)、日程安排事項(xiàng)、下一步行動事項(xiàng)和委托事項(xiàng)。回顧檢查項(xiàng)目清單，應(yīng)當(dāng)注意項(xiàng)目中每個具體行動的進(jìn)展情況，跟進(jìn)調(diào)整項(xiàng)目的進(jìn)度;回顧檢查日程安排事項(xiàng)，要將日程安排中規(guī)定時(shí)間的事項(xiàng)逐步完成，避免遺漏;回顧檢查行動清單，需要恰當(dāng)安排好時(shí)間并明確情境，盡量在短時(shí)間內(nèi)完成更多的事務(wù);回顧檢查委托事項(xiàng)，要留意委托人對事務(wù)的完成情況，針對性對自身的行動計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整。秘書要做好回顧工作，很重要的一點(diǎn)是要留出專注的時(shí)間進(jìn)行反思回顧。不管多忙碌也要堅(jiān)持。每天抽出時(shí)間回顧那些完成的重要事項(xiàng)，看一下下一步行動清單，確定在日程之外，還可以完成哪些任務(wù)。每周再回顧這一周的事務(wù)，更新、完善秘書的任務(wù)清單。

四、 結(jié)語

綜上所述，秘書身為領(lǐng)導(dǎo)的助手，必須時(shí)刻認(rèn)識到時(shí)間管理的重要性?；贕TD原理，秘書在工作的過程中運(yùn)用收集、整理、執(zhí)行、回顧四個步驟構(gòu)成的體系進(jìn)行時(shí)間管理，能有效提高工作效率，更好地為領(lǐng)導(dǎo)、為組織服務(wù)。（作者單位：廣州市財(cái)經(jīng)職業(yè)學(xué)校）