簡(jiǎn)析信息網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代醫(yī)院工資檔案管理

于露

【摘要】在檔案管理工作中，工資檔案管理是重要工作之一，隨著我國(guó)檔案管理信息化改革的不斷深入，醫(yī)院工資檔案的信息化管理也成為檔案信息管理的重要內(nèi)容，通過進(jìn)行信息化檔案管理，可以有效解決目前出現(xiàn)的各種檔案管理問題，這種新型的管理模式，主要是通過利用先進(jìn)的軟件和硬件對(duì)工資檔案進(jìn)行管理，可以在檔案管理者的自助服務(wù)模式下，進(jìn)行工資信息庫的處理，使醫(yī)院工資檔案管理工作信息化。

【關(guān)鍵詞】信息化;網(wǎng)絡(luò);醫(yī)院工資;檔案管理

目前醫(yī)院的工資檔案信息化管理，可以在當(dāng)今社會(huì)發(fā)展當(dāng)中加強(qiáng)醫(yī)院工資檔案管理的信息化程度，提高信息化管理的工作效率和準(zhǔn)確程度，更好地為人們提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，優(yōu)化醫(yī)院的人力資源管理效率。對(duì)醫(yī)院工資檔案管理信息化主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

一、工資檔案信息化管理和工資核算的聯(lián)系

想要保證醫(yī)院每個(gè)職工工資發(fā)放的準(zhǔn)確性，就應(yīng)該有全面的工資檔案信息管理系統(tǒng)，為工資核算做技術(shù)支撐?？梢院敛豢鋸埖卣f，工資檔案的信息管理是醫(yī)院工資核算工作的基礎(chǔ)，如果沒有完善的工資檔案信息系統(tǒng)，那么醫(yī)院每個(gè)職工的工資發(fā)放便沒有可靠的依據(jù)。除此之外，醫(yī)院每個(gè)員工的工資核算工作幾乎涉及了整個(gè)醫(yī)院人事檔案信息管理的方方面面。而且醫(yī)院工資核算工作對(duì)各個(gè)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和實(shí)時(shí)性有著較高的要求，不允許各種數(shù)據(jù)有任何的差池，更不允許在數(shù)據(jù)錄入過程當(dāng)中出現(xiàn)任何的差錯(cuò)。工資核算工作涉及面很廣，往往會(huì)有很大的工作量，如果還采用傳統(tǒng)的人工處理的方式，那么很可能增加該工作的出錯(cuò)率，工資核算工作是一門重復(fù)性較強(qiáng)的工作，往往需要通過多次的重復(fù)核對(duì)才能夠得到最終的工資單。工資核算數(shù)據(jù)采集有著較高的要求，并且職工的工資安全都是由數(shù)據(jù)進(jìn)行反映的，如果想要獲取正確的工資記錄，那么就應(yīng)該保證所采集到的信息不出現(xiàn)任何的問題。

醫(yī)院工資核算的特點(diǎn)有以下幾點(diǎn)：首先，醫(yī)院的工資核算是醫(yī)院財(cái)務(wù)部門和人事部門最日常的工作，該工作涉及的方面較廣，涉及人員數(shù)量較多，對(duì)數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性有著很高的要求，并且大量的重復(fù)工作導(dǎo)致這一工作經(jīng)常出現(xiàn)各種問題。醫(yī)院工資的信息化管理，一般是將具有抽象性質(zhì)的工資屬性進(jìn)行輸出，如果薪酬專員想讓自己手中的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，就應(yīng)該確保系統(tǒng)可以記錄每一位員工的信息。比如說，我國(guó)2006年的事業(yè)單位工資改革是工資制度改革的重大進(jìn)步，在這一變革中，我國(guó)的社會(huì)工資結(jié)構(gòu)發(fā)生了重要的變化，其中，員工的工資套改年限中的計(jì)算方法和職工參加工作的時(shí)間、不計(jì)入工齡的大專、本科學(xué)歷以上的學(xué)習(xí)年限、中斷的考核年限、中斷的工齡年限等相關(guān)信息密切相關(guān)。因?yàn)橛辛诉@些限制條件，使得我國(guó)的工資檔案涉及到了醫(yī)院人事檔案的方方面面。而且，為了保證醫(yī)院?jiǎn)T工的基本權(quán)益，有關(guān)部門應(yīng)該保證每一位職工工資每月或按期準(zhǔn)確、及時(shí)、無誤發(fā)放，這一項(xiàng)要求不僅僅是對(duì)薪酬專員的基本要求，同時(shí)也是醫(yī)院職工理應(yīng)享有的權(quán)益。但是，要達(dá)到這個(gè)要求就必須有準(zhǔn)確無誤的工資檔案信息做強(qiáng)有力的支撐，傳統(tǒng)的信息檔案管理一般靠人工進(jìn)行工資的記錄、整合、計(jì)算、發(fā)放，這種信息管理模式無法滿足當(dāng)代社會(huì)的發(fā)展需求，還會(huì)浪費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力，而信息化時(shí)代的到來為醫(yī)院工資信息管理提供了有利的條件，通過利用信息化的手段，可以有效提高醫(yī)院工資管理的效率。其次，工資檔案的信息化成為人力資源管理信息化的重要組成部分，真正意義上實(shí)現(xiàn)了職工工資的自動(dòng)化管理。最后，工資核算的相關(guān)特點(diǎn)也決定了信息化的工資管理應(yīng)該對(duì)檔案信息的準(zhǔn)確性和實(shí)時(shí)性有著更高的要求。然而，醫(yī)院工資檔案的準(zhǔn)確性和實(shí)效性一定離不開工資檔案管理的信息化，在信息化時(shí)代的今天，信息化可以為醫(yī)院工資檔案管理工作提供十分有利的條件，由于信息化的手段可以更加高效、及時(shí)、準(zhǔn)確地獲取每個(gè)職工的檔案信息，這就保證了醫(yī)院有關(guān)部門可以及時(shí)將獲取的信息進(jìn)行處理，從而為工資核算工作的進(jìn)行提供信息保障。因此，相關(guān)部門不僅僅應(yīng)該重視工資檔案管理信息化的重要意義，還應(yīng)該在信息化管理時(shí)，分析各個(gè)信息化技術(shù)的利弊，選擇出適合自己今后發(fā)展的方法，保證醫(yī)院的信息化管理可以真正達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。

二、信息化提高醫(yī)院工資檔案管理效率

首先，信息化手段的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，使醫(yī)院的工資檔案信息不斷更新和完善，薪酬專員可以通過醫(yī)院的薪酬標(biāo)準(zhǔn)體系，靈活調(diào)整員工的薪酬，這種等級(jí)薪資制度可以有效調(diào)動(dòng)職工工作的積極性。其次，信息化工資管理系統(tǒng)還可以收集各醫(yī)院工作人員的工資檔案數(shù)據(jù)，并按照人力資源處的有關(guān)要求完成政府和機(jī)構(gòu)干部年報(bào)和工資統(tǒng)計(jì)工作。最后，工資檔案信息數(shù)據(jù)庫還可以生成各種相關(guān)表格，如醫(yī)院工作人員名冊(cè)、職工工資變更審批表、工資發(fā)放表格等，還可以使相關(guān)的文件材料更加美觀、整齊，提高了表格的可視性，使員工可以更加直觀地看到自己的工資變化。

醫(yī)院工資檔案信息化可以使傳統(tǒng)工資檔案信息資料完整、方便存儲(chǔ)。事實(shí)上，工資管理信息化僅僅是人事管理信息化的一部分。該系統(tǒng)應(yīng)該和醫(yī)院的檔案管理、職稱管理、績(jī)效考核管理甚至財(cái)務(wù)管理等方面的利用信息化管理手段結(jié)合起來。因?yàn)獒t(yī)院的工資管理和其他方面密切相關(guān)，沒有其他方面的信息支持，工資檔案信息就會(huì)變成一種被動(dòng)的管理模式，就好比一個(gè)空水杯，沒有水的支持，則起不到它應(yīng)有的作用。同時(shí)，它也不能充分反映信息化帶來的便利性、準(zhǔn)確性和速度。此外，與傳統(tǒng)的人力資源管理相比，信息化背景下的人力資源管理對(duì)薪酬專員的專業(yè)素質(zhì)和信息技術(shù)應(yīng)用能力提出了更高的要求。只有掌握辦公軟件的運(yùn)行能力和在互聯(lián)網(wǎng)上獲取信息的能力，才能完全滿足信息化人力資源管理的要求。因此，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)薪酬專員的再教育和培訓(xùn)。許多單位在進(jìn)行人力資源管理信息化的過程中急于求成，認(rèn)為從現(xiàn)在開始可以一勞永逸。在設(shè)計(jì)和采購人力資源管理信息系統(tǒng)軟件時(shí)，盲目追求功能齊全、技術(shù)先進(jìn)，與單位的實(shí)際情況不符，必然會(huì)造成系統(tǒng)功能與實(shí)際情況不一致。同時(shí)，很多單位在后期不注意系統(tǒng)的維護(hù)和升級(jí)。事實(shí)上，人力資源管理的信息化是不斷變化的，新技術(shù)和管理方法也是層出不窮的。因此，信息化進(jìn)程也是一個(gè)發(fā)展的進(jìn)程，永遠(yuǎn)不可能是一勞永逸的。

目前，我國(guó)可利用的人力資源軟件種類繁多。財(cái)務(wù)主管部門和人事部門推薦不同的軟件系統(tǒng)。不同軟件系統(tǒng)的可靠性、實(shí)用性和輸入條件是不同的。同時(shí)，不同的軟件系統(tǒng)并不是通用的。因此，選擇合適的軟件系統(tǒng)來充分發(fā)揮信息技術(shù)的特點(diǎn)顯得尤為重要。信息化管理無疑是準(zhǔn)確快速的，但計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)的不穩(wěn)定所造成的信息損失會(huì)給檔案管理帶來巨大的危害。因此，做好傳統(tǒng)工資檔案的整理和保存工作，在享受信息便利的同時(shí)，具有十分重要的意義。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的信息時(shí)代，人力資源管理面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。同時(shí)，工資檔案工作中蘊(yùn)含的知識(shí)也在日益深入和廣泛地發(fā)展和豐富。只有學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代管理知識(shí)，以信息化代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理方法，才能在檔案信息資源建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)管理的基礎(chǔ)上，真正實(shí)現(xiàn)工資檔案資源的信息化，使工資檔案更好地發(fā)揮人力資源管理的作用。

三、信息化過程是信息存儲(chǔ)媒介的替代過程

我們的數(shù)據(jù)正從紙質(zhì)媒體轉(zhuǎn)移到計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，一旦文件信息進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，我們就很少返回原來的文件，這會(huì)降低文件的實(shí)際壽命。此外，因有網(wǎng)絡(luò)的支持，員工可以隨時(shí)隨地通過電腦訪問工資檔案的基本信息，為我們的工資檔案管理提供了極大的方便，同時(shí)也大大節(jié)約了成本。我們不僅要注重推進(jìn)醫(yī)院工資檔案管理的信息化進(jìn)程，還要考慮如何保證工資檔案管理信息化的健康發(fā)展。我們必須承認(rèn)信息化的重要性，重視信息時(shí)代檔案管理的方式方法。筆者認(rèn)為最重要的是注意以下幾點(diǎn)：第一，醫(yī)院薪酬檔案管理的信息化應(yīng)與檔案信息化、職稱信息化、財(cái)務(wù)管理信息化等相結(jié)合。與之兼容的是，沒有其他管理部門的信息支持，推進(jìn)工資檔案的信息化就像空中樓閣，沒有現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)。第二，醫(yī)院工資檔案管理信息化應(yīng)提高薪酬專員的素質(zhì)。在信息時(shí)代的大背景下，每一位薪酬專員都需要具備基本的業(yè)務(wù)素質(zhì)和相當(dāng)?shù)男畔⒓夹g(shù)應(yīng)用能力。如果只在網(wǎng)上操作，通用辦公軟件或?yàn)g覽信息僅僅滿足檔案信息管理的新要求是不夠的。第三，在薪酬檔案管理信息化的過程中，醫(yī)院不可能取得快速的成效和即時(shí)的效益。在薪酬管理信息化的過程中，許多醫(yī)院力圖取得持久的成功。例如，軟件的采購、設(shè)計(jì)技術(shù)和功能都過于先進(jìn)，忽視了單元本身的實(shí)際情況，甚至忽視了文件數(shù)據(jù)系統(tǒng)的后期維護(hù)和升級(jí)。第四，工資檔案的信息管理雖然非常準(zhǔn)確和方便，但不能忽視硬件設(shè)備的不穩(wěn)定性，這可能導(dǎo)致工資檔案信息的丟失，甚至給檔案管理帶來諸多后遺癥。因此，在享受信息時(shí)代檔案管理的便利的同時(shí)，也要注意傳統(tǒng)人事檔案整理的重要性，在此基礎(chǔ)上融入信息化技術(shù)。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化已經(jīng)融入了醫(yī)院工資檔案工作的各個(gè)層面，醫(yī)院工資檔案管理也面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。與此同時(shí)，工資檔案管理工作所蘊(yùn)含的各種知識(shí)將得到迅速發(fā)展和不斷豐富。只有掌握現(xiàn)代檔案管理的知識(shí)和先進(jìn)的信息手段，才能使薪酬專員以網(wǎng)絡(luò)管理為基礎(chǔ)，以工資檔案信息資源建設(shè)為核心，從而推動(dòng)工資檔案管理走向真正的信息化，使醫(yī)院的工資檔案資源更好地發(fā)揮應(yīng)有的作用。

四、總結(jié)

總而言之，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的不斷加快，信息化水平也不斷成熟，為了保證醫(yī)院的工資管理可以緊跟時(shí)代的發(fā)展需求，有關(guān)部門應(yīng)該將先進(jìn)的信息技術(shù)水平融入醫(yī)院工資管理系統(tǒng)中去，保證醫(yī)院?jiǎn)T工的工資信息可以更加準(zhǔn)確，更改員工工資時(shí)可以減少人力、財(cái)力的浪費(fèi)。通過本篇文章的論述，可以看出，通過對(duì)醫(yī)院?jiǎn)T工的工資信息進(jìn)行信息化檔案管理，可以有效解決目前出現(xiàn)的各種工資檔案管理問題，有效提高了醫(yī)院工資管理的效率。

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