新時(shí)期醫(yī)院文書檔案創(chuàng)新管理的路徑研究

田云峰

【摘要】本文分析了醫(yī)院文書檔案管理工作在新時(shí)期遇到的新問(wèn)題和呈現(xiàn)的新特點(diǎn)，從服務(wù)效率和工作規(guī)范等方面探討了文書檔案管理的未來(lái)發(fā)展方向，從認(rèn)識(shí)觀念、人員結(jié)構(gòu)、制度管理、信息化建設(shè)、服務(wù)效率等方面對(duì)創(chuàng)新管理工作路徑作出了積極探索。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期;醫(yī)院;文書檔案;創(chuàng)新管理;路徑

一、醫(yī)院文書檔案管理在新時(shí)期呈現(xiàn)出的新特點(diǎn)

眾所周知，文書檔案管理有兩大特點(diǎn)：其一是收集和保存資料;其二是其載體呈現(xiàn)出豐富的多樣性特點(diǎn)。就現(xiàn)階段醫(yī)院現(xiàn)狀來(lái)看，醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)、醫(yī)療衛(wèi)生和科學(xué)研究工作，占據(jù)了醫(yī)院工作的絕大部分時(shí)間。然而，醫(yī)院文書檔案管理，并沒(méi)有放在重要的位置上。醫(yī)院對(duì)文書檔案的管理工作支持力度不大，缺乏有效的資金投入，文書檔案管理的信息化設(shè)施、設(shè)備等也不夠健全和完善，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院文書檔案的管理工作。從人才引進(jìn)來(lái)看，現(xiàn)在的醫(yī)院往往高度重視高技能人才的引進(jìn)，但對(duì)檔案管理方面的人才缺少引進(jìn)的力度。很多醫(yī)院沒(méi)有設(shè)立專職的檔案管理員，導(dǎo)致文書檔案管理工作效率低下且水平不高。這些因素都嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院文書檔案管理的建設(shè)和發(fā)展。

進(jìn)入新時(shí)期，隨著信息化建設(shè)的不斷增強(qiáng)，尤其是伴隨大數(shù)據(jù)的發(fā)展和應(yīng)用，醫(yī)院文書檔案為領(lǐng)導(dǎo)提供各項(xiàng)重大決策參考依據(jù)的職能越來(lái)越明顯。但是由于檔案系統(tǒng)長(zhǎng)期處于停滯不前的不完善狀態(tài)，文書檔案管理已經(jīng)與新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展的步伐完全不相適應(yīng)。

二、新時(shí)期醫(yī)院文書檔案管理的發(fā)展方向

（一）以專業(yè)性促進(jìn)效率提升。醫(yī)院文書檔案管理工作，具有明顯的專業(yè)性特點(diǎn)。很多人認(rèn)為，檔案管理就是簡(jiǎn)單的檔案歸置和存放。其實(shí)，這種認(rèn)識(shí)是非常片面和錯(cuò)誤的。醫(yī)院的文書檔案有著很強(qiáng)的邏輯性。從大的方面來(lái)講，它包含了醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃綱要和規(guī)章制度等;從小的方面來(lái)說(shuō)，它包含了醫(yī)院的會(huì)議記錄、大事記、各類文件以及設(shè)備的使用說(shuō)明等等。每一項(xiàng)工作中都包含著非常強(qiáng)的專業(yè)性。要確保檔案管理的優(yōu)質(zhì)高效，而且還要確保檔案的保密性，必須要由專業(yè)人士來(lái)進(jìn)行檔案管理。醫(yī)院要提高檔案管理工作的質(zhì)量，必須要堅(jiān)持的方向，首先要做的就是以專業(yè)性促進(jìn)效率提升。

（二）以綜合性維護(hù)管理規(guī)范。就目前現(xiàn)狀來(lái)看，醫(yī)院的綜合檔案室，基本承擔(dān)了醫(yī)院檔案管理的主導(dǎo)工作。檔案管理面非常廣泛，綜合性很強(qiáng)。檔案中涉及到科研、財(cái)務(wù)、黨務(wù)、醫(yī)務(wù)等諸多記錄等，它們都有著非常高的指導(dǎo)性和規(guī)范性，甚至很多檔案還涉及與醫(yī)院密切合作的企業(yè)和單位。這就要求，檔案管理、分類、梳理必須要在特定的時(shí)間段內(nèi)完成，或者按一定的周期進(jìn)行。必須加強(qiáng)這種綜合性，才能維持醫(yī)院檔案管理的規(guī)范性和有效性。

三、新時(shí)期醫(yī)院文書檔案創(chuàng)新管理的路徑研究

（一）革新認(rèn)識(shí)觀念，提高對(duì)醫(yī)院文書檔案管理的重視程度。新時(shí)期，醫(yī)院要想全面做好文書檔案管理、創(chuàng)新工作路徑、提升管理水平，必須要革新觀念，改變傳統(tǒng)觀念對(duì)文書檔案管理的認(rèn)識(shí)，要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的理解。首先，醫(yī)院高層領(lǐng)導(dǎo)要進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到開(kāi)展文書檔案管理的重要意義，將文書檔案管理經(jīng)費(fèi)投入計(jì)劃納入年度財(cái)政預(yù)算。其次，要出臺(tái)檔案管理工作制度，規(guī)范文書檔案管理各項(xiàng)工作的流程。再次，要充分挖掘文書檔案在推動(dòng)醫(yī)院綜合工作中所發(fā)揮的重要作用，讓文書檔案的價(jià)值能更好地得到發(fā)揮，從根本上讓醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及管理人員加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的重視程度。

（二）完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。工作人員的專業(yè)素質(zhì)，是保證文書檔案管理工作順利開(kāi)展的關(guān)鍵。一方面，醫(yī)院要不斷加強(qiáng)對(duì)專業(yè)文書檔案管理人員的引進(jìn)和培養(yǎng)，形成合理、有梯度的人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)以及科學(xué)、完善的知識(shí)體系。與此同時(shí)，醫(yī)院要注重加強(qiáng)文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，從檔案的收集、歸類、梳理、登記、存儲(chǔ)、借閱流程等諸多方面進(jìn)行系統(tǒng)、完善的組織培訓(xùn)，切實(shí)提升文書檔案管理人員自身的專業(yè)能力和工作水平。另一方面，醫(yī)院要全面實(shí)施“走出去”的培訓(xùn)發(fā)展戰(zhàn)略，積極組織各單位、各部門的文書檔案管理人員參加社會(huì)組織的相關(guān)專業(yè)技能培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷健全和完善相關(guān)的專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)，全面學(xué)習(xí)檔案管理的專業(yè)知識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，不斷增強(qiáng)檔案管理的新技能。

（三）健全制度管理，確保文書檔案管理工作有據(jù)可依。制度，是做好各項(xiàng)工作的基石和保證。要從根本上提升醫(yī)院文書檔案管理的工作效率，醫(yī)院必須要建立健全文書檔案管理體制，用工作制度來(lái)約束和規(guī)范單位文書檔案管理工作，通過(guò)建立良好的考核和激勵(lì)機(jī)制，增強(qiáng)文書檔案管理人員的工作主動(dòng)性和積極性。醫(yī)院要依據(jù)國(guó)家檔案管理部門制定的檔案管理辦法，積極建立符合自身實(shí)際情況的文書檔案管理?xiàng)l例、文書檔案登記整理流程、文書檔案存儲(chǔ)辦法、文書檔案登記借閱辦法等規(guī)章制度，確保與文書檔案管理相關(guān)的各項(xiàng)工作有章可循、有據(jù)可依。要想制度得到真正的貫徹和落實(shí)，必須要建立高度的目標(biāo)責(zé)任體系。因此，醫(yī)院要加強(qiáng)提高文化檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)培養(yǎng)，從提高員工的責(zé)任心入手，貫徹落實(shí)責(zé)任到位、責(zé)任到人，細(xì)化各項(xiàng)檔案管理工作流程，規(guī)范檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)提高文書檔案管理工作的質(zhì)量。

（四）持續(xù)改進(jìn)創(chuàng)新，促進(jìn)醫(yī)院文書檔案管理的信息化建設(shè)。進(jìn)入信息化時(shí)代，醫(yī)院必須要加快實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的信息化建設(shè)。首先，醫(yī)院要積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，并及時(shí)進(jìn)行維護(hù)更新，積極建立具有防潮和防火功能的庫(kù)房，為文書檔案管理的信息化建設(shè)提供后勤保障。其次，醫(yī)院要積極搭建網(wǎng)絡(luò)化信息采集平臺(tái)，不斷革新檔案記錄與信息采集方式方法，進(jìn)一步提高文書檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。再次，要將文書工作與文書檔案管理工作進(jìn)行整合創(chuàng)新。文書工作需要進(jìn)行創(chuàng)新以確保檔案的準(zhǔn)確性和與完整性，保證文件收集與整理優(yōu)質(zhì)高效。

（五）提高服務(wù)質(zhì)量，助力醫(yī)院樹(shù)立優(yōu)質(zhì)品牌形象。醫(yī)療行業(yè)，本身就具有很強(qiáng)的特殊性，也非常復(fù)雜。醫(yī)療診斷技術(shù)、醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)療水平、服務(wù)能力，是衡量一家醫(yī)院品牌形象的綜合因素。從醫(yī)療報(bào)銷的角度來(lái)說(shuō)，患者對(duì)文書檔案的借閱、使用頻率較高?；颊呓栝喓褪褂玫倪^(guò)程，往往包含了醫(yī)院的服務(wù)態(tài)度、服務(wù)效率和品牌形象。在當(dāng)前國(guó)家“以人為本”的人文思想理念下，醫(yī)院必須要從文書檔案管理的角度建立起完善的醫(yī)療服務(wù)管理體系，形成一整套完善的檔案借閱服務(wù)工作流程，切實(shí)增強(qiáng)文書檔案的實(shí)用價(jià)值，提高患者對(duì)醫(yī)療服務(wù)的滿意度，從而助力醫(yī)院樹(shù)立良好的品牌形象。

傳統(tǒng)的文書檔案管理方式，已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要。要應(yīng)對(duì)新的發(fā)展趨勢(shì)，醫(yī)院文書檔案管理者必須要及時(shí)更新觀念，改變傳統(tǒng)的思想觀念，提高對(duì)文書檔案的認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步重視文書檔案的利用價(jià)值，不斷創(chuàng)新文書檔案的創(chuàng)新管理模式。

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