城建檔案安全體系建設(shè)問題探討

李紅梅

【摘要】城建檔案安全體系建設(shè)對于城建檔案的保存、管理和利用有十分重要的意義，但分析安全體系建設(shè)現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)存在很大的問題，未來相關(guān)單位需要重視這些問題的解決，加強(qiáng)城建檔案安全體系建設(shè)，保證檔案的安全管理水平。

【關(guān)鍵詞】城建檔案;安全體系建設(shè)

隨著城鎮(zhèn)化進(jìn)程的加快，城市規(guī)劃建設(shè)工作取得了很大的成就，城市管理水平有了顯著提升，同時導(dǎo)致城建檔案的數(shù)量激增，城建檔案管理工作面臨新挑戰(zhàn)，管理工作中一些問題逐漸凸顯。而檔案的實(shí)體安全和數(shù)據(jù)安全管理成為整個城建檔案工作的重中之重。積極分析和探討城建檔案管理中的難點(diǎn)，加強(qiáng)檔案安全體系建設(shè)提上了重要日程，研究相應(yīng)的解決措施，以提高城建檔案的安全管理水平成為今后一個時期城建檔案工作的關(guān)鍵問題。

一、城建檔案安全體系建設(shè)的必要性

城建檔案是城市建設(shè)和發(fā)展的真實(shí)記錄，是進(jìn)行城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理工作的重要基礎(chǔ)資料，是城市可持續(xù)發(fā)展的寶貴資源，也是工程建設(shè)、運(yùn)營養(yǎng)護(hù)、維修改造等工作的重要依據(jù)，對保障城市生產(chǎn)生活秩序、維護(hù)城市安全、應(yīng)對城市突發(fā)事件具有十分重要的意義。也關(guān)系到城建檔案的傳承，對于未來城市的發(fā)展、問題的分析、城市發(fā)展趨勢的研判等具有非常重要的意義。

二、城建檔案安全體系建設(shè)現(xiàn)狀

（一）安全意識不足。長期以來，檔案界普遍存在“重收集、輕管理”的現(xiàn)象。相對檔案的安全管理來說，更重視檔案的日常管理，也就是更重視城建檔案信息的收集、整理、歸納和保存，將城建檔案收集到位后就認(rèn)為完成工作，不重視檔案進(jìn)館后的安全管理工作。對于個別城建檔案館來說，缺乏對檔案安全管理的系統(tǒng)性規(guī)劃，導(dǎo)致檔案管理工作比較瑣碎，整體布局不完善，對可能危及檔案安全的種種問題心存僥幸、預(yù)估不足、重視不夠。

（二）安全保障不到位。一是硬件建設(shè)不到位，個別縣市城建檔案庫房建設(shè)不達(dá)標(biāo)，有的沒有檔案庫房;有的沒有按照檔案庫房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)建造;建設(shè)環(huán)境不良，存在漏水、承載超負(fù)荷等問題;檔案裝具不足，導(dǎo)致檔案排列過擠、過滿，出現(xiàn)漲庫時甚至直接將檔案摞在地上，容易潮濕或被鼠蟲咬壞。二是信息安全建設(shè)不到位，尤其是對電子檔案來說，沒有形成系統(tǒng)的安全保護(hù)措施，電腦運(yùn)行系統(tǒng)存在漏洞，很容易被攻擊導(dǎo)致檔案信息流失;專業(yè)技術(shù)人才不足，沒有專職的信息安全管理人員，對于信息化技術(shù)了解不足，無法進(jìn)行有效的信息安全管理;投入經(jīng)費(fèi)不足，無法滿足檔案館庫及檔案管理系統(tǒng)運(yùn)營費(fèi)用，包括系統(tǒng)升級維護(hù)、庫房保溫除濕、調(diào)控設(shè)備維護(hù)更新等。三是制度建設(shè)不足，城建檔案的管理制度不夠完善，存在缺漏的地方，制度的落實(shí)情況也不到位，很多管理措施都是走形式，起不到應(yīng)有的效果。

（三）檔案庫房和實(shí)體檔案管理不規(guī)范。目前，城建檔案管理中安全管理措施存有很多問題，比如：部分檔案庫房和辦公區(qū)混在一起，有的庫房內(nèi)還堆放其他雜物，有的單位檔案不能及時上架;沒有單獨(dú)的調(diào)閱室，檔案的查閱和利用沒有相關(guān)的登記手續(xù);個別檔案室沒有張貼禁煙禁火的標(biāo)志，有的缺少消防栓，有的滅火器已失效成為擺設(shè)，還有的照明系統(tǒng)不符合要求，沒有使用白熾防爆燈，窗簾材質(zhì)不防火，防塵措施實(shí)施不足;部分單位消毒手段不到位，不能進(jìn)行及時的消毒滅菌措施，也沒有及時更換避蟲藥;部分單位的庫房沒有設(shè)置防盜窗、報警器等或者報警器失靈無法實(shí)施報警功能;安全制度不健全，缺乏相應(yīng)的應(yīng)急防范預(yù)案等問題。

（四）檔案信息安全存在隱患。信息化技術(shù)在檔案管理中的大范圍應(yīng)用，帶來一定的信息安全隱患。一是對檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化加工，存在一定的安全風(fēng)險，這主要是因?yàn)閿?shù)字化加工人員來源復(fù)雜、流動性大、良莠不齊，批量檔案帶出庫房去數(shù)字化加工場地，安全保密措施存在漏洞。二是信息技術(shù)的日新月異，給城建檔案的信息安全帶來新的挑戰(zhàn)。因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)的互通性和共享性等特征，很容易被入侵或者攻擊造成信息風(fēng)險，加之相應(yīng)的信息安全措施不足，安全手段的更新滯后于信息技術(shù)的發(fā)展。三是存儲介質(zhì)的局限性，數(shù)字存儲和網(wǎng)絡(luò)存儲設(shè)備有很大的局限性，電子檔案的長期保存有很大的制約性。四是數(shù)據(jù)異地異質(zhì)備份未開展或不能及時開展，導(dǎo)致城建檔案數(shù)據(jù)無法實(shí)現(xiàn)異地共享，或者保存方式單一化，一旦發(fā)生意外事故，檔案安全性不能很好得到保障。

三、加強(qiáng)城建檔案安全體系建設(shè)的有效策略

（一）強(qiáng)化安全管理意識。加強(qiáng)城建檔案的安全體系建設(shè)，首先要強(qiáng)化安全管理意識。城建檔案管理單位需要提高對檔案管理和安全管理重要性的認(rèn)識，樹立“安全第一”的思想，強(qiáng)化安全管理意識，充分認(rèn)識到城建檔案安全管理的重要性。城建檔案管理單位需要克服安全管理存在的問題，消除僥幸心理，將檔案安全管理當(dāng)作檔案管理工作的重點(diǎn)，采取多樣化的措施，保證城建檔案的安全性。各個單位也要嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)和單位制定的規(guī)章規(guī)范，健全檔案安全管理規(guī)章制度，將檔案安全管理納入到單位年度工作計劃和考核內(nèi)容中去，與其他業(yè)務(wù)工作同部署和同考核，以促進(jìn)檔案安全體系的建設(shè)，落實(shí)相關(guān)責(zé)任，執(zhí)行相關(guān)制度，實(shí)施相關(guān)措施。

（二）加大智慧庫房建設(shè)投入。嚴(yán)格執(zhí)行國家檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，切實(shí)加強(qiáng)各地檔案館館房建設(shè)。一是加快館庫建設(shè)。嚴(yán)格按照檔案存放要求和檔案館建筑設(shè)計要求進(jìn)行建設(shè)，切實(shí)加強(qiáng)城建檔案館館房建設(shè)，保證檔案館建設(shè)項(xiàng)目的工程質(zhì)量，提高城建檔案館的抗震設(shè)防能力和應(yīng)對其他自然災(zāi)害的能力，確保檔案安全。二是安裝專業(yè)檔案裝具，并按照“八防”要求配備建設(shè)智慧庫房。安裝自動紅外防盜報警系統(tǒng)、庫房門配有電子門禁系統(tǒng)、庫區(qū)安裝電子監(jiān)控系統(tǒng);庫房安裝防光阻燃窗簾，除濕機(jī)加濕及溫濕度智能調(diào)控系統(tǒng);配備自動滅火報警系統(tǒng)等設(shè)備。確保檔案庫房安全，保證檔案安全可控。三是加大人力投入，改變“無人管檔”的問題。設(shè)法增加城建檔案館編制，引進(jìn)高素質(zhì)的專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理，同時加強(qiáng)對現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，提高城建檔案從業(yè)人員的專業(yè)技能和責(zé)任意識，解決人手不足和業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊的問題。

（三）強(qiáng)化檔案實(shí)體安全建設(shè)。加強(qiáng)城建檔案的安全體系建設(shè)，要堅持將檔案安全制度和規(guī)范立起來，將一切行為法治化和規(guī)范化，以制度化建設(shè)的推進(jìn)促進(jìn)檔案安全體系的建設(shè)。一是要加強(qiáng)檔案安全制度建設(shè)，按照管理權(quán)限完善有關(guān)檔案收集、整理、保管、開放和利用登記本制度，完善檔案出入庫登記制度，特別是在數(shù)字化加工期間，要明確專人對檔案的入檔和借調(diào)進(jìn)行詳細(xì)的記錄。二是要建立嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)，城建檔案的數(shù)量和內(nèi)容越來越豐富，因此檔案管理應(yīng)朝向科學(xué)化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化方向發(fā)展，所以要制定科學(xué)的管理方式，適用嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)。比如對于檔案的收集、歸檔、信息整理和儲存、運(yùn)用、檔案轉(zhuǎn)交等，都建立嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，按照檔案類別、內(nèi)容、載體等的不同，制定不同的保管期限和歸檔位置等;在輸入計算機(jī)和數(shù)據(jù)庫時，要規(guī)劃好目錄形式并進(jìn)行標(biāo)注，還要注意反復(fù)核對信息，保證錄入的準(zhǔn)確性。三是不定期加強(qiáng)對庫房“八防”設(shè)施和檔案裝具的巡查，及時發(fā)現(xiàn)存在的安全隱患，立行立改。

（四）加強(qiáng)檔案信息安全保障體系建設(shè)?！度珖墙n案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》中明確要求：全國各級城建檔案館在城建檔案信息學(xué)資源開發(fā)利用和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)中，要提高信息安全意識，防止失密、泄密的發(fā)生。一是加強(qiáng)硬件建設(shè)，要配備先進(jìn)的服務(wù)器、存儲、備份設(shè)備，認(rèn)真采取身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，保證計算機(jī)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全保密，內(nèi)部局域網(wǎng)要與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離。二是非公開的城建檔案信息一律不得上網(wǎng)。三是要采取必要的計算機(jī)病毒防范措施，避免網(wǎng)絡(luò)受到病毒破壞。四是及時對重要城建檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行異地異質(zhì)備份。以備發(fā)生意外時及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。

（五）未雨綢繆，加強(qiáng)平時的應(yīng)急演練。各級城建檔案管理部門還應(yīng)制定針對地震等自然災(zāi)害以及突發(fā)公共事件的應(yīng)急預(yù)案，并應(yīng)加強(qiáng)平時的應(yīng)急演練，不斷提高應(yīng)對、處置自然災(zāi)害和突發(fā)公共事件的能力。確保意外發(fā)生時，城建檔案實(shí)體和檔案信息的安全。

四、結(jié)語

總之，安全體系建設(shè)對于城建檔案管理有著舉足輕重的意義，相關(guān)單位需要重視對城建檔案的安全體系建設(shè)，從安全管理目標(biāo)出發(fā)，采取多樣化的管理措施，提升安全水平，保證管理安全性。

【參考文獻(xiàn)】

[1]汪春芬.淺談城建檔案安全管理的問題與對策[C].檔案管理理論與實(shí)踐——浙江省基層檔案工作者論文集，2017.