創(chuàng)新檔案管理理念 實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

馬萍

【摘要】檔案是最重要的信息資源，是信息的重要載體，也是了解某件事物的一個重要工具。在新時代背景下，檔案管理也在不斷進(jìn)步，所以創(chuàng)新檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是非常有必要的。同時，創(chuàng)新檔案管理理念、實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化對資源的發(fā)展和利用有著非常大的好處。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;理念;創(chuàng)新;信息化;管理;效率

隨著社會的不斷進(jìn)步和科技的快速發(fā)展，現(xiàn)代檔案管理，尤其是只依靠人工調(diào)卷和人工檢索已經(jīng)無法滿足時代的需求。如今，檔案管理的目標(biāo)就是通過將遠(yuǎn)程通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等一系列現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù)結(jié)合在一起，形成一套完整的服務(wù)體系。并且以此為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享和檔案信息的遠(yuǎn)程傳輸。使人們在管理和查詢檔案時更加便捷。

一、檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)

（一）辦公效率明顯提高。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，主要是依靠人工手動操作完成記錄，然而信息化則是引入了計算機(jī)軟件，為文件資料的儲存和收集提供了很多的便利條件，從而使檔案管理的辦公效率有了明顯的提高。

（二）實(shí)現(xiàn)了資源的共享。檔案的傳統(tǒng)人工手動操作管理無法實(shí)現(xiàn)資源共享，這樣不僅會讓檔案資源的利用率大大降低，還會降低檔案資源的利用價值。而且由于檔案資源的無法共享，也會給信息和文件的查找?guī)砗艽蟮恼系K。而應(yīng)用計算機(jī)軟件的信息化管理技術(shù)，則是將每個單獨(dú)的信息檔案目錄和內(nèi)容進(jìn)行分類匯總，使之成為一個體系，這樣會大大提升檔案管理的效率和質(zhì)量。利用網(wǎng)絡(luò)平臺，將檔案信息網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、智能化，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享與利用。

（三）提高了信息傳遞的速度和安全性。在日常的工作生活中，總會出現(xiàn)信息傳遞的過程中文件丟失或者損壞的現(xiàn)象，這給檔案管理人員的工作開展帶來了不便。而檔案管理的信息化，則能夠使文件在傳輸?shù)倪^程中更加安全，并且傳遞速度更加快速。

二、實(shí)施檔案信息化的措施

（一）完善檔案信息資源管理制度。根據(jù)如今檔案信息化的現(xiàn)狀和對未來發(fā)展方向的定位，把握時間制定合適的標(biāo)準(zhǔn)，建立一個具有發(fā)展空間的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)是十分重要且必要的。在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的過程當(dāng)中，構(gòu)建檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)體系規(guī)范準(zhǔn)則時要遵循以下幾個原則：兼容性原則、開放性原則以及系統(tǒng)性原則。兼容性和開放性是指檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)和信息技術(shù)行業(yè)與檔案管理行業(yè)相互匹配的同時，對各項(xiàng)開放性標(biāo)準(zhǔn)有所控制，避免重復(fù)工作。系統(tǒng)性原則是在充分發(fā)揮各個標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范作用的條件下，加強(qiáng)各個標(biāo)準(zhǔn)之間的聯(lián)系和補(bǔ)充，使整個制度成為一個完整的體系。我們要注意的是，在完成檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系的同時，也要完善檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系、檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)體系和檔案信息管理應(yīng)用體系。在構(gòu)建檔案信息資源管理制度的同時，要不斷去拓展電子檔案的功能，優(yōu)化資源庫和軟件系統(tǒng)。對于一個企業(yè)來說，檔案是否能夠充分利用、是否合理管理是非常重要的，而一個企業(yè)如果管理機(jī)制不健全，也會對檔案的管理帶來很大的不便之處與麻煩。檔案工作在整個企業(yè)運(yùn)營中承擔(dān)著“后勤”角色，雖不在前“沖鋒陷陣”，但它固有的特性使企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮了重要作用，是企業(yè)發(fā)展的有力支撐。因此各個企業(yè)都應(yīng)該盡量建立相應(yīng)的管理機(jī)制，建立起條理清晰的管理體系，使檔案得到有效的利用和科學(xué)的管理，從而讓企業(yè)檔案可以充分發(fā)揮作用，能夠更好地為企業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)出力量。

（二）提供信息支撐在構(gòu)建。軟、硬件相互支持是做好檔案信息化管理的一個先決條件，使用性能優(yōu)良、質(zhì)量可靠的配套設(shè)備和硬件設(shè)備的同時，自行開發(fā)或引進(jìn)設(shè)計通用的信息管理軟件，把辦公自動化系統(tǒng)和檔案信息化管理結(jié)合起來，同時還要增加信息的儲存量和檔案的儲存量，提高綜合的開發(fā)能力，實(shí)現(xiàn)一體化，形成信息管理網(wǎng)絡(luò)，以此來保證信息的完整性。

（三）落實(shí)檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全保障。在檔案的信息化過程當(dāng)中，隨著電子技術(shù)的參與，越來越多的工作可以在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，因此注重檔案在網(wǎng)絡(luò)中的安全性是十分必要的。企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)安全措施，檔案管理人員也應(yīng)該提高警惕，采取防范措施包括數(shù)據(jù)備份、身份認(rèn)證等，避免和減少黑客對信息系統(tǒng)的危害。落實(shí)檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全保障可以防止病毒和黑客的惡性攻擊，提高了檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量和效率。為了保證硬件設(shè)備的安全，要定期檢查檔案信息化中用到的硬件設(shè)備，檢查服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行狀態(tài)。完善數(shù)據(jù)備份，避免由于外界條件的變化而造成的數(shù)據(jù)的損失或者丟失。重視網(wǎng)絡(luò)安全，在網(wǎng)絡(luò)平臺上可以設(shè)置在線報警系統(tǒng)，并且及時處理網(wǎng)絡(luò)安全問題，強(qiáng)化防火墻等措施來確保檔案信息應(yīng)用的安全性。相關(guān)的技術(shù)人員要設(shè)置用戶使用權(quán)限，避免用戶越權(quán)限的操作行為，落實(shí)身份認(rèn)證工作。

三、結(jié)束語

檔案管理信息化對每個企業(yè)或是對國家來說都有非常重要的意義，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足當(dāng)今的社會需求。當(dāng)今時代是互聯(lián)網(wǎng)時代、是信息化時代，在以迅雷不及掩耳的速度快速發(fā)展，企業(yè)檔案管理要想與時俱進(jìn)，必須要與先進(jìn)的信息化技術(shù)相結(jié)合，使之得到快速、有效、合理、科學(xué)的管理，從而保護(hù)信息資源的有效性、科學(xué)性和完整性，確保企業(yè)檔案朝著數(shù)字化管理方向健康發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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