新形勢下高校干部人事檔案管理和發(fā)展探討

唐詩佳

【摘要】新時期高校干部人事檔案管理日益規(guī)范化，但在其管理過程中，也暴露出一定的問題，必須要采取有效的方式加以解決，促進(jìn)高校干部人事檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。本文以高校干部人事檔案管理為出發(fā)點(diǎn)，對其中存在的問題以及發(fā)展途徑進(jìn)行了詳細(xì)的研究和分析。

【關(guān)鍵詞】新時代; 高校;干部;人事檔案;管理

高校是我國人才培養(yǎng)的搖籃，同時也是我國現(xiàn)代化人才的聚集地，承擔(dān)著科研、技術(shù)發(fā)明等重任。伴隨著高校的進(jìn)一步擴(kuò)大和發(fā)展，對干部人事檔案的利用率不斷提升，同時對干部人事檔案準(zhǔn)確性、時效性的要求越來越高。在這種新的形式下，高校傳統(tǒng)干部人事檔案管理模式已經(jīng)無法滿足高校對人事檔案的新需求，必須要采取有效的措施，推動其朝著規(guī)范化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

一、高校干部人事檔案管理的重要性

（一）是高校實(shí)施人才戰(zhàn)略的一個重要支撐。高校干部人事檔案就是一個人才信息的資源庫。在引進(jìn)人才的時候，通過干部人事檔案，就可以獲得其全部信息;同時，還可以通過干部人事檔案，了解其專業(yè)、強(qiáng)項(xiàng)，從而使得學(xué)校在引進(jìn)人才的過程中，做到知人善任。可以說，高校干部人事檔案管理為高校的師資培訓(xùn)、人才選拔、預(yù)測、人才引進(jìn)等提供了極為重要的服務(wù)，對高校人才戰(zhàn)略的發(fā)展具有重要的作用。

（二）是促進(jìn)高校干部人事改革的重要參考。高校干部人事檔案管理工作就是不斷收集有價值的材料、信息，并完善檔案的內(nèi)容，確保檔案中的信息能夠全面、客觀地反映出高校干部的情況。因此，高校在干部人事制度改革中，通過干部人事檔案就可以全面了解干部的德才表現(xiàn)，成為高校進(jìn)行干部人事改革、選拔干部的重要依據(jù)。

二、高校干部人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）重視程度不夠，缺乏檔案意識。目前，多數(shù)高校還沒有充分認(rèn)識到干部人事檔案管理的重要性，并未將其列入高校管理活動中。具體表現(xiàn)為：首先，教職工對人事檔案缺乏基本了解，對于哪些材料需要?dú)w檔，哪些材料不需要?dú)w檔并不十分了解。從而使得多數(shù)干部的獎勵材料、訪學(xué)材料、培訓(xùn)和出國材料等，都未納入干部人事檔案中。其次，在檔案的填寫過程中具有較大的隨意性，有的人在填寫檔案的時候，態(tài)度不認(rèn)真，隨意涂改，甚至前后不一致。再次，個別干部在填寫檔案的時候，為了自身的利益，常出現(xiàn)弄虛作假的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了干部人事檔案的真實(shí)性。最后，高校檔案的管理部門，由于未充分認(rèn)識到干部人事檔案管理的重要性，在工作中常出現(xiàn)形成材料不嚴(yán)謹(jǐn)，對形成材料沒有及時移交，對收到的材料未進(jìn)行嚴(yán)格的審查和鑒別等現(xiàn)象。

（二）干部人事檔案管理水平較低。首先，干部人事檔案管理制度不完善。盡管高校已經(jīng)建立了相應(yīng)的管理制度，但在執(zhí)行和落實(shí)的過程中，仍存在一定的不足之處，常導(dǎo)致干部人事檔案材料歸檔的過程中出現(xiàn)拖欠、擠壓和缺失等現(xiàn)象。尤其是將干部人事檔案委托于檔案館管理的高校來說，常常是在學(xué)校的人事調(diào)動、任免結(jié)束之后，檔案的管理部門才能接觸到與其相應(yīng)的人事檔案，從而使得許多工作都是在事后補(bǔ)充完成的。其次，干部人事檔案管理水平較低。目前，高校檔案管理人員大多未經(jīng)過專業(yè)的知識培訓(xùn)，對檔案管理的新知識、新技術(shù)了解不深。并且在具體管理的過程中，對政策法規(guī)把握不準(zhǔn)確，從而使得其在檔案管理過程中，常出現(xiàn)檔案資料收集不全、管理不規(guī)范等現(xiàn)象。最后，檔案管理信息化滯后。伴隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，高校干部人事檔案管理工作已經(jīng)進(jìn)入信息化管理階段。但就目前而言，多數(shù)高校在進(jìn)行干部人事檔案信息化管理的過程中，僅僅局限于將檔案的目錄、個人信息、檔案的索引目錄等輸入到計算機(jī)中，并未進(jìn)一步對其開發(fā)和利用?？梢哉f，現(xiàn)代高校檔案信息化管理水平較為低下，檔案數(shù)字化程度較低。

三、高校干部人事檔案管理的發(fā)展途徑

（一）增強(qiáng)干部人事檔案管理意識。干部人事檔案是單位進(jìn)行人事管理的基礎(chǔ)，主要反映了干部個人的學(xué)習(xí)與工作的經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、專業(yè)技術(shù)水平、以及基本信息，是組織與人事部門進(jìn)行人才培養(yǎng)、選拔和任用的重要依據(jù)。高校必須要充分認(rèn)識到干部人事檔案管理的重要性，并以此為契機(jī)，增加干部人事檔案管理意識。一方面，通過宣傳等形式，使得教職工充分認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，使其在填寫檔案的過程中，能夠正確、規(guī)范化、如實(shí)填寫，并對所有材料信息，及時進(jìn)行歸檔;另一方面，檔案管理的相關(guān)部門必須要充分認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，在具體的工作中能夠端正態(tài)度、嚴(yán)格要求、認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照相應(yīng)的規(guī)章制度進(jìn)行材料的收集、歸檔、保管。同時，還必須要對提交的材料進(jìn)行嚴(yán)格的審核，確保人事檔案材料的真實(shí)性。

（二）完善干部人事檔案管理制度。高校應(yīng)充分結(jié)合檔案管理工作的需求，對現(xiàn)行的檔案管理制度進(jìn)行完善和補(bǔ)充，加強(qiáng)干部人事檔案的監(jiān)管，不斷提升人事檔案管理水平。首先，完善檔案歸檔制度。根據(jù)社會發(fā)展和需求，將教師的科研成果、學(xué)術(shù)水平等新內(nèi)容，增加到人事檔案中，以提升人事檔案的利用價值;在歸檔的過程中，還必須要把握材料的入口關(guān)，應(yīng)對材料的書寫內(nèi)容、書寫格式進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范化要求，并對不符合的材料及時進(jìn)行處理，務(wù)必將其補(bǔ)充完善。其次，優(yōu)化干部人事檔案的審核制度，使得人事檔案的審核工作常態(tài)化。如：將人事檔案中個人基本信息的認(rèn)定固定化，建立動態(tài)的信息審核認(rèn)定制度，既要對新進(jìn)、調(diào)入人員相關(guān)材料進(jìn)行審核，也要對校內(nèi)調(diào)動的材料進(jìn)行規(guī)范填寫。

（三）優(yōu)化干部人事檔案管理隊(duì)伍。人事檔案管理是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，其管理人員的專業(yè)技能、自身素質(zhì)直接決定了干部人事檔案管理的水平。因此，必須要采取有效的措施，優(yōu)化干部人事檔案管理隊(duì)伍。首先，對相關(guān)工作人員進(jìn)行專業(yè)知識培訓(xùn)，并定期進(jìn)行檢查，不斷提高其檔案管理的專業(yè)技能。其次，加強(qiáng)相關(guān)工作人員現(xiàn)代信息技術(shù)的培訓(xùn)，使其能夠充分運(yùn)用計算機(jī)、現(xiàn)代通信設(shè)備進(jìn)行檔案管理。再次，提高相關(guān)工作人員的思想道德素質(zhì)、職業(yè)道德水平，使其能夠積極主動地進(jìn)行檔案管理，并對工作高度負(fù)責(zé)。最后，招聘選拔有能力、有活力、積極性高、綜合素質(zhì)高的人員，不斷優(yōu)化干部人事檔案管理隊(duì)伍。

（四）推進(jìn)干部人事檔案信息化管理。在大數(shù)據(jù)時代，干部人事檔案管理必須要邁進(jìn)數(shù)字化時代。首先，建立人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，完善相應(yīng)的檔案信息化管理制度，并由專人負(fù)責(zé)系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保高校人事檔案數(shù)據(jù)庫的完整、準(zhǔn)確。同時，還要對整個檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行更新，并通過數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密等方式，確保干部人事檔案信息管理的安全性。其次，建立人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)查詢和共享系統(tǒng)。根據(jù)干部人事檔案的保密程度、相關(guān)的制度，開展在線業(yè)務(wù)查詢功能，以滿足高校教職工對檔案信息的知情權(quán)，確保檔案能夠快捷、準(zhǔn)確地為人事提供服務(wù);同時，高校還可以與其他高校、科研單位、社會各界之間建立干部人事檔案共享系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

（五）堅(jiān)持以人為本理念，提高檔案的利用率。高校干部人事檔案管理的最終目的是為高校人事管理提供服務(wù)。因此，在具體的人事檔案管理中，必須要不斷強(qiáng)化其服務(wù)功能，并堅(jiān)持“以人為本”的理念，從而為高校干部提供出更多的人事檔案文化產(chǎn)品和個性化服務(wù)方式。例如：通過人事檔案匯編，使其了解到個人權(quán)益、福利的維護(hù)，以及待遇的落實(shí)等。從而進(jìn)一步提高檔案的利用率，將高校干部人事檔案從檔案庫房中“解放”出來，真正發(fā)揮其作用。

四、結(jié)束語

綜上所述，高校干部人事檔案管理是高校實(shí)施管理，組織人事工作中的一個重要組成部分，同時，高校干部人事檔案管理也是高校引進(jìn)人才、任免干部的重要依據(jù)和憑證。但在新的形勢下，我國高校干部人事檔案管理中，還存在明顯的不足之處，必須要全面提高干部人事檔案管理意識、完善干部人事檔案管理制度、優(yōu)化干部人事檔案管理隊(duì)伍、推進(jìn)其信息化管理的方式，不斷推動高校干部人事檔案管理的發(fā)展。

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