信息技術(shù)高速發(fā)展時(shí)期企業(yè)人事檔案管理思考

陶麗琴

【摘要】立足現(xiàn)代社會(huì)，企業(yè)的發(fā)展離不開人事檔案的支持性作用，強(qiáng)化信息載體作用的發(fā)揮，事關(guān)人才的選拔與使用，凸顯依據(jù)性作用，對(duì)企業(yè)健康與可持續(xù)發(fā)展意義深遠(yuǎn)。傳統(tǒng)人事檔案管理模式凸顯滯后性，與時(shí)代發(fā)展不相適應(yīng)。本文以現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理發(fā)展實(shí)踐為依托，分析了發(fā)展中存在的問(wèn)題，提出了信息時(shí)代對(duì)企業(yè)人事檔案管理的新思考。

【關(guān)鍵詞】企業(yè);人事檔案;信息化;管理;思考

企業(yè)人事檔案主要形成于各種人事活動(dòng)之中，強(qiáng)化對(duì)個(gè)人諸多表現(xiàn)的全面記錄，是個(gè)人資歷與學(xué)歷的體現(xiàn)與證明。人事檔案是企業(yè)管理不可或缺的內(nèi)容，是人事活動(dòng)的核心，與個(gè)人的發(fā)展以及企業(yè)進(jìn)步息息相關(guān)，社會(huì)價(jià)值突出。因此，要重視企業(yè)人事檔案管理工作的有序開展，做好收集、整理以及保存工作，以便更好發(fā)揮人事檔案服務(wù)企業(yè)與社會(huì)的功能。

一、企業(yè)人事檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）人事檔案管理模式滯后，整體管理水平不高。立足當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理實(shí)踐，傳統(tǒng)管理模式仍占據(jù)主導(dǎo)地位，凸顯呆板性，缺乏靈活性。從管理人員角度分析，專業(yè)化培訓(xùn)匱乏，對(duì)崗位職責(zé)認(rèn)識(shí)不深刻，工作內(nèi)容不明確。人事檔案管理知識(shí)與培訓(xùn)的匱乏直接影響檔案管理者工作積極性與熱情，專業(yè)思想不強(qiáng)，無(wú)法保證檔案收集與整理的可行性與完善性，與企業(yè)發(fā)展不同步，在根本上制約了人事檔案管理工作對(duì)企業(yè)生產(chǎn)價(jià)值的發(fā)揮，制約了檔案管理效率的提高。

（二）人事檔案信息化建設(shè)緩慢，管理人員信息化操作水平亟待提升。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到大范圍普及，人事檔案管理也將其滲透在管理實(shí)踐之中，目的是有效提升檔案分類的合理性以及查閱的高效性，切實(shí)提升人事檔案管理效率。但是，很多企業(yè)對(duì)信息技術(shù)的認(rèn)識(shí)不到位，仍停留在紙質(zhì)檔案時(shí)代，尚未真正體會(huì)到信息技術(shù)對(duì)人事檔案管理的實(shí)際作用，制約人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。另外，管理人員信息技術(shù)操作水平有限，無(wú)法將計(jì)算機(jī)優(yōu)勢(shì)有效融入人事檔案管理工作之中，信息化程度總體發(fā)展速度緩慢。

二、如何提升企業(yè)人事檔案管理水平

（一）充分認(rèn)識(shí)人事檔案的服務(wù)功能，樹立加強(qiáng)人事檔案信息化管理的緊迫意識(shí)。確保人事檔案管理工作高效運(yùn)行，是當(dāng)前加強(qiáng)人事檔案信息化管理的緊迫任務(wù)。樹立加強(qiáng)人事檔案信息化管理的緊迫意識(shí)要從意識(shí)形態(tài)上重視、從物質(zhì)形態(tài)上支持，逐步建立與現(xiàn)代化發(fā)展相適應(yīng)的人事檔案信息化管理工作機(jī)制。樹立人事檔案管理的效率意識(shí)，認(rèn)清信息化管理的效率優(yōu)勢(shì)，充分運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和運(yùn)作方式，提高企業(yè)人事檔案服務(wù)效率。

（二）增強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)，切實(shí)提升信息化操作水平。對(duì)于人事檔案管理工作，管理效果與人員素質(zhì)息息相關(guān)，因此，要重視自身素質(zhì)與能力的全面提升。在信息技術(shù)的影響下，人事檔案管理人員面臨更高的標(biāo)準(zhǔn)與要求，不斷提高、改善知識(shí)結(jié)構(gòu)，尤其是在計(jì)算機(jī)操作方面，挑戰(zhàn)重重。因此，要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行積極掌握，將其熟練應(yīng)用在人事檔案管理實(shí)踐之中。除此之外，要善于對(duì)先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行借鑒，提升操作水平，強(qiáng)化管理能力的增強(qiáng)，為人事檔案管理工作的順利開展提供堅(jiān)實(shí)的保障。

（三）構(gòu)建信息化現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)，強(qiáng)化責(zé)任管理制度的全面落實(shí)。依托科技，現(xiàn)代企業(yè)要建立更加完善與科學(xué)的人事檔案管理系統(tǒng)，以人性化為基本原則，強(qiáng)化與自身發(fā)展實(shí)際的結(jié)合。具體講，要重視增強(qiáng)人事檔案管理的便捷性，發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的作用，合理擴(kuò)大使用范疇，力求人事檔案管理的連續(xù)性。依托信息化檔案管理模式，切實(shí)提升檔案管理的實(shí)效性。為使原始紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案做到很好的銜接，在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的同時(shí)解決標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的問(wèn)題，因此我們要有一個(gè)完整的業(yè)務(wù)規(guī)范指導(dǎo)體系，要使從事檔案信息化建設(shè)的工作人員得到政策上的支持與方式方法的指導(dǎo)，從而形成一個(gè)統(tǒng)一、規(guī)范、科學(xué)、縝密的人事檔案信息資料數(shù)據(jù)庫(kù)。除此之外，要實(shí)施責(zé)任管理制度，保證責(zé)任到人，達(dá)到對(duì)人事檔案管理行為的有效規(guī)范。

（四）加快人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，增強(qiáng)人事管理的實(shí)效性。在新的發(fā)展階段，信息化建設(shè)成為人事檔案管理工作的必然。為此，要將人事檔案管理信息化建設(shè)落到實(shí)處，應(yīng)用計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備，開展計(jì)算機(jī)操作培訓(xùn)，以便能夠最大化發(fā)揮信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作的支持作用，在根本上全面提升人事檔案管理工作效率與水平。在基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)方面，人事檔案部門應(yīng)該得到足夠的支持，對(duì)本部門所需的基礎(chǔ)硬件設(shè)施進(jìn)行配備，引進(jìn)綜合辦公系統(tǒng)、開發(fā)人事檔案信息管理系統(tǒng)等，并及時(shí)更新?lián)Q代。由于信息化建設(shè)進(jìn)程的加快，對(duì)人員素質(zhì)提出了更高的要求，人事檔案管理人員需要在原有技能的基礎(chǔ)之上，還要有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、網(wǎng)絡(luò)操作能力和信息處理能力等等。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上，在社會(huì)不斷發(fā)展進(jìn)步中，傳統(tǒng)企業(yè)人事檔案管理模式凸顯嚴(yán)重滯后性，與現(xiàn)代社會(huì)人才發(fā)展與應(yīng)用不相適應(yīng)。為此，正視社會(huì)發(fā)展對(duì)人事檔案管理工作提出的新要求，肯定人事檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的作用，正視其現(xiàn)實(shí)價(jià)值，分析發(fā)展中存在的問(wèn)題，形成有效的解決策略，強(qiáng)化制度化與系統(tǒng)化建設(shè)，以信息化為方向，推動(dòng)企業(yè)人事檔案管理朝著信息化與科學(xué)化的方向發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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